Come rendere meno doloroso raccogliere feedback sulla campagna?

“Puoi rivedere questa email per me? Ti mando un test veloce!”

“Ehi, potresti rivedere l'e-mail che ti ho inviato l'altro giorno? Grazie!"

"Aspetta, dove sono i commenti di Tom?"

Se hai usato una di queste frasi nell'ultimo mese, probabilmente hai il blues della recensione via email. I sintomi includono feedback sparsi, commenti contrastanti, ore di rimbalzo tra commenti e modifiche e un aumento del mal di testa.

Sfortunatamente, è una tendenza che la nostra comunità sta vivendo sempre di più. Negli ultimi anni, il nostro rapporto sullo stato dei flussi di lavoro delle e-mail ha scoperto una percentuale in calo di esperti di marketing che ritengono che il loro processo di revisione delle e-mail sia giusto.

Per alcuni, il processo di approvazione delle e-mail è troppo oneroso. In media, i marketer trascorrono 4,2 ore a raccogliere recensioni e approvazioni per una singola e-mail, che di solito è più lunga del tempo necessario per codificarla. Altri potrebbero essere alle prese con un flusso di lavoro di revisione delle e-mail troppo lassista, che porta a errori che scivolano attraverso le fessure.

Deve davvero essere così? Esploriamo.

Cosa può rovinare le recensioni e le approvazioni delle e-mail?

In teoria, dovresti essere in grado di accogliere il processo di revisione delle email a braccia aperte. Chiunque abbia mai avuto un membro del team che ha sottolineato un difetto evidente che hai totalmente trascurato, capisce quanto sia bello avere un nuovo paio di occhi sul tuo lavoro.

Allora qual è la causa di questa terribile epidemia di recensioni? Ci sono tre principali colpevoli.

Problema n. 1: feedback sparsi

Immagina di volerti preparare un panino per pranzo, ma il pane è nel bagno, le verdure sono in garage e il formaggio è nell'armadio del cappotto. Andare in giro per raccogliere gli ingredienti e ritrovarsi in cucina richiederebbe molto tempo e sarebbe fastidioso.

Sembra uno scenario ridicolo, ma è ciò con cui gli e-mail marketer devono fare i conti quando hanno bisogno di ottenere feedback da diversi azionisti. Abbiamo chiesto alla nostra community come ricevono feedback via email e molti esperti di marketing hanno indicato di utilizzare più canali per raccogliere feedback su una singola email .

Il modo più comune per ricevere feedback era tramite e-mail, con il 75% delle persone che afferma di utilizzare questo metodo. Oh grande. Più cose nella tua casella di posta! Comprensibilmente, questo sembra un luogo naturale per inviare commenti come risposta alle e-mail di prova, ma informazioni importanti possono perdersi nel thread. Il 25% delle persone che usano Slack per il feedback potrebbe dover affrontare problemi simili cercando di trovare un particolare commento durante le conversazioni.

Un altro metodo popolare per raccogliere recensioni via e-mail è verbalmente, con il 28% che gestisce le recensioni in questo modo. Mentre parlare faccia a faccia con qualcuno riduce al minimo la possibilità che tu abbia un malinteso di intenti, non lascia nemmeno una "traccia cartacea". Con tutto il resto nel piatto, puoi facilmente dimenticare i dettagli di una conversazione.

Il 21% dei marketer collabora tramite Google Docs o altri documenti condivisi. La buona notizia è che questo metodo consolida le note un po' meglio di un thread di conversazione nelle e-mail. Tuttavia, c'è il passaggio aggiuntivo di tradurre i commenti su un documento nell'e-mail effettiva in un altro programma.

L'elenco dei metodi utilizzati per raccogliere le approvazioni e-mail potrebbe continuare all'infinito. Il problema non è tanto riguardo al canale che usi. I mal di testa iniziano davvero a comparire quando diversi membri del team inviano commenti attraverso vari metodi. Quindi il responsabile del progetto viene lasciato riconciliare tutte le informazioni e tradurle in modifiche effettive.

Problema n. 2: nessun flusso di lavoro stabilito

Un altro problema che porta a trascinare le recensioni via e-mail è la mancanza di un flusso di lavoro stabilito. In poche parole, se non ci sono aspettative, nessuno può soddisfarle. È utile elaborare dettagli come:

• Quanto velocemente ci si aspetta che le persone condividano i commenti?
• Che tipo di feedback stai cercando?
• Chi ha l'ultima parola sulle decisioni individuali?
• Come gestisci le opinioni contrastanti?

Senza una procedura operativa standard, reinventi ogni volta il processo di approvazione della posta elettronica.

Problema n. 3: troppe opinioni

Infine, le recensioni via e-mail diventano travolgenti se ci sono troppi cuochi in cucina. Anche un singolo canale di feedback sembrerà travolgente se ci sono troppe persone che intervengono. Potrebbe essere allettante pensare che più feedback equivalga alla perfezione dell'email, ma c'è un limite all'utilità di più commenti.

Avere molti membri del team coinvolti nella revisione delle e-mail non è solo un male per gli e-mail marketer. Ogni reparto o dirigente aggiuntivo che introduci deve sottrarre tempo alla propria giornata per aggiungere commenti. Mentre alcuni di questi feedback sono importanti, altri possono servire meglio l'azienda mantenendo i propri talenti altrove.

Come creare il flusso di lavoro di revisione e-mail dei tuoi sogni

Le revisioni e-mail sono un collo di bottiglia per molti team di posta elettronica, il che significa semplicemente che è un'area privilegiata per il miglioramento. Ci sono due leve che puoi usare per rivedere il tuo flusso di lavoro di approvazione della posta elettronica : il chi e il come.

Limita il numero di revisori e-mail a 2 o tre membri del team

Il miglioramento del processo di revisione delle e-mail inizia con l'osservazione di chi è coinvolto nel flusso di lavoro.

Il punto debole della collaborazione è avere 2-3 persone che contribuiscono alle recensioni via e-mail. In questo modo, puoi ottenere alcune opinioni senza dover soddisfare le preferenze di tutti. Queste poche persone potrebbero far parte del tuo team di posta elettronica o estendersi a dipartimenti come quello legale. Se non sei sicuro di chi eliminare dalla revisione quotidiana delle e-mail, inizia dall'alto. Cioè, il team esecutivo.

Il 27% dei professionisti del marketing riceve feedback dall'esecutivo o dal team operativo e questi team hanno maggiori probabilità di valutare i loro processi di approvazione come troppo onerosi. Se questo è ancora un processo di revisione prezioso per te, tienilo assolutamente. Per la maggior parte delle organizzazioni, tuttavia, la leadership esecutiva sarebbe meglio servita dalla consulenza su una strategia di alto livello, rispetto alle singole e-mail.

Concordare tempistiche e struttura per il processo di revisione

Dopo aver deciso chi è essenziale avere nel processo di revisione, pensa a come dovrebbe essere strutturato. Quali sono i tempi realistici per la raccolta e l'implementazione del feedback? Viene chiesto a tutti di rivedere un'e-mail contemporaneamente o passa attraverso diversi livelli di "filtro" di revisione? La comunicazione fa molto per assicurarsi che tutti siano d'accordo con le stesse aspettative.

Scegli uno strumento per centralizzare tutti i feedback

Dopo aver sistemato il tuo team di revisione della posta elettronica e la sequenza temporale, è il momento di mettere in ordine i tuoi strumenti. La parte più importante del "come" del processo di revisione della posta elettronica è che tutti utilizzano un unico metodo per condividere i commenti. Anche un singolo thread di posta elettronica molto lungo è migliore di un'e-mail, uno Slack, un commento di Google Drive e un Post-It del tuo capo.

Dimezza i tempi di revisione delle email con Litmus Proof

Se vuoi semplificarti la vita, prendi in considerazione l'utilizzo di Litmus Proof . Questa funzionalità di collaborazione consolida il feedback di tutti insieme al codice e-mail e ai test. Puoi invitare il tuo team principale a rivedere e possono lasciare commenti su punti specifici all'interno dell'e-mail.

Eviterai di dover inseguire i commenti e il tuo team sarà in grado di vedere le note di tutti gli altri, evitando duplicati. Oltre a condividere le prove all'interno del tuo account Litmus, puoi anche condividere i collegamenti alle prove via e-mail tramite un collegamento pubblico da allegare agli strumenti di gestione del progetto.

Curioso? Ulteriori informazioni sulla prova di tornasole .