Come creare un calendario di progetto per la gestione dei progetti

Che cos'è un calendario di progetto?

Un calendario di gestione del progetto è uno dei tanti formati per la visualizzazione di una pianificazione del progetto. In questo caso, il formato è quello che tutti conosciamo molto bene: indipendentemente dalla nostra esperienza nella gestione dei progetti, abbiamo visto tutti un calendario. Per questo motivo, i calendari dei progetti sono un modo eccellente per condividere le informazioni sulla sequenza temporale del progetto con tutti i membri del team.

Con questo in mente, i calendari di pianificazione dei progetti sono un po' più complessi di quelli che usi nella vita di tutti i giorni. Sebbene il loro formato sia familiare, includono una gamma più ampia di informazioni.

Perché i calendari di Project Management sono importanti?

C'è un motivo per cui ci affidiamo ancora a un calendario tradizionale. Sono ottimi strumenti per visualizzare il passare del tempo e creare un programma. I project manager si affidano alle visualizzazioni del calendario per illustrare le pianificazioni in uno stile facile da digerire, spesso insieme a un diagramma di Gantt, per visualizzare le informazioni nel modo più completo possibile. Detto questo, un calendario di pianificazione del progetto è un ottimo primo passo da compiere prima di tracciare una sequenza temporale.

I calendari di progetto mettono tutte le informazioni necessarie ai team sulla sequenza temporale del piano di progetto in un formato di facile comprensione. Ci vuole un occhio allenato per discernere tutto ciò che mostra un diagramma di Gantt e, per molti, formati come questi sono un po' opprimenti. Un calendario di progetto, d'altra parte, è estremamente semplice. Ognuno in un team è diverso e avere un calendario di progetto a portata di mano aiuta a soddisfare le loro varie preferenze.

Cosa c'è in un calendario di progetto?

I calendari dei progetti devono mostrare più che date di scadenza importanti. Queste sono solo una parte del puzzle. Se un calendario di progetto mostra solo questo elemento della pianificazione del progetto, i membri del team saranno costretti a fare riferimento ad altri documenti, il che può portare a confusione ed errori.

Invece, crea un calendario di progetto che metta tutte le informazioni sulla pianificazione del progetto in un'unica posizione. Queste informazioni includono attività, risorse, linee di base, date di scadenza e altro ancora.

Come creare un calendario di progetto in ProjectManager

Le regole per creare un calendario di progetto non sono scolpite nella pietra. Il modo in cui ti avvicini a un calendario dipende dal progetto, dal team e dalle preferenze personali. Con questo in mente, ci sono alcuni passaggi che dovrai seguire per qualsiasi calendario di gestione del progetto.

1. Crea attività: la creazione di attività è una parte fondamentale della pianificazione di qualsiasi progetto e, se stai creando un calendario di progetto, è probabile che tu abbia già un elenco di attività. Ora è il momento di trasferire queste attività dall'elenco al calendario di gestione del progetto. Quando lo fai, è importante "rifinire" le attività e fornire quanti più dettagli possibili. Ciò include tutti gli assegnatari, collegamenti, immagini, messaggi, ecc. I migliori calendari di progetto mantengono tutte queste informazioni in un unico posto.
2. Impostare le priorità: essere preparati a mescolare le attività è un elemento molto importante nella creazione di un calendario di progetto. Anche con la migliore pianificazione del progetto , le cose non vanno sempre come pensiamo. Questa non è necessariamente una cosa negativa, significa solo che dobbiamo essere preparati per risultati diversi. Un modo per farlo è stabilire le priorità per ogni attività. Impostando una priorità alta, media o bassa, sei in grado di spostare le attività senza compromettere risultati importanti.
3. Revisione con filtri diversi: prima di bloccare il calendario di pianificazione del progetto, ti consigliamo di rivederlo da diverse angolazioni. Questo viene fatto utilizzando i filtri per vedere solo alcuni aspetti del calendario. Ad esempio, prova a filtrare il calendario per membro del team per rivedere i carichi di lavoro. Quindi, filtra in base alla priorità dell'attività per vedere quali elementi con priorità alta sono più vicini tra loro. Tutte queste informazioni informano le decisioni su come apportare modifiche al calendario per ottenere risultati migliori.

Come tenere traccia dei progetti con un calendario dei progetti

Un modo per tenere traccia dei progetti con un calendario di progetto consiste nel confrontare le date di scadenza delle attività con l'avanzamento e stimare se le attività sono sulla buona strada per essere completate in tempo. Un altro modo per farlo è utilizzare un calendario per visualizzare le risorse e le date importanti.

L'utilizzo di un calendario di risorse come questo semplifica il confronto del piano con la realtà. Basta confrontare dove si prevedeva che le risorse fossero allo stato attuale di queste risorse.

Migliori pratiche per creare un calendario di gestione dei progetti

I calendari dei progetti sono unici per ogni team. In effetti, parte della bellezza di un calendario di pianificazione del progetto è il potenziale di personalizzazione. Detto questo, ci sono alcune importanti regole pratiche da seguire per evitare di cadere nelle insidie ​​del calendario del progetto:

Codice colore

Poiché i calendari dei progetti sono stati utilizzati per così tanto tempo, le persone hanno raccolto alcuni trucchi per sfruttarli al meglio. Uno di questi è la codifica a colori. La codifica a colori non riguarda solo l'estetica. Si tratta di rendere i calendari dei progetti facili da capire, a colpo d'occhio.

Quando hai dimestichezza con quali colori rappresentano cosa nel tuo calendario di gestione del progetto , non è necessario leggere i dettagli ogni volta che hai bisogno di informazioni. Ciò migliora notevolmente l'efficienza. E, per studenti e lavoratori visivi, la codifica a colori significa che i calendari hanno ancora più senso.

Considera i carichi di lavoro

I calendari di progetto offrono un modo eccellente per controllare i singoli carichi di lavoro e apportare modifiche, offrendoti la possibilità di filtrare il calendario in base all'assegnatario delle attività prima di assegnare qualsiasi nuovo lavoro. Ciò ti consente di vedere quanto potrebbe essere occupato o aperto il programma di qualcuno. Naturalmente, puoi anche controllare il carico di lavoro in altri modi, ma averlo nel calendario del progetto semplifica il processo. Alcuni project manager scelgono persino di codificare a colori i loro calendari in base ai membri del team.

Indipendentemente da come scegli di rappresentare i carichi di lavoro, non vuoi che nessun membro del team occupi "troppo spazio" sul calendario. Ciò indica che è più che probabile che qualcuno stia affogando nelle attività e ciò può influire sulla qualità del lavoro o persino sulla sequenza temporale del progetto . Fortunatamente, i calendari sono un ottimo modo per controllare questi dettagli in pochi secondi.

Crea contingenze

È molto utile stabilire le priorità per le attività. Oltre a salvaguardarti dal superare le scadenze critiche, queste priorità creano anche una tabella di marcia per i piani di emergenza. Molto probabilmente, le cose non andranno esattamente come sono contrassegnate nella sequenza temporale del piano di progetto . Ecco perché i migliori project manager hanno in atto piani per adattare l'intero calendario del progetto a ogni potenziale battuta d'arresto.

Non basta essere pronti solo per uno scenario. Invece, i project manager devono "giocare" con i calendari per tracciare percorsi diversi verso la stessa destinazione (quella destinazione è il progetto completato). La buona notizia è che i calendari di gestione dei progetti online semplificano questo processo di sperimentazione e consentono agli utenti di provare tutti i piani di emergenza che riescono a pensare senza perdere nulla del loro lavoro originale.

ProjectManager ha i migliori calendari di progetto

La visualizzazione del calendario di ProjectManager offre agli utenti l'accesso al miglior calendario di progetti online del gioco e il potere di renderlo unico al 100%. Iniziare è semplice. Crea semplicemente le attività come preferisci, tramite diagrammi di Gantt, schede kanban, elenchi di attività o all'interno della vista calendario stessa.

Hai bisogno di porre una domanda a un membro del team su un determinato compito? Non è necessario passare alla tua email. Basta aprire l'attività e taggare la persona in un commento.

Diagrammi di Gantt

Oltre alla visualizzazione del calendario dei progetti, ProjectManager offre diagrammi di Gantt, schede Kanban ed elenchi di attività per offrirti i migliori strumenti di gestione dei progetti per pianificare ed eseguire i tuoi progetti. Un diagramma di Gantt ti consente di tenere sotto controllo la pianificazione del tuo progetto, assegnare compiti ai membri del tuo team, definire pietre miliari e collaborare con il tuo team in tempo reale.

La visualizzazione del calendario di ProjectManager ti consente di organizzare il tuo lavoro su un calendario tradizionale, offrendo a tutto il tuo team un punto di accesso per vedere il programma di lavoro. Avvia ProjectManager gratuitamente per 30 giorni e scopri come l'accesso ai nostri strumenti di gestione del lavoro ti aiuterà a portare al successo il tuo prossimo progetto.