Come gestire l'ambiente di progetto dall'inizio alla chiusura

Gestire un progetto è difficile. Hai una scadenza da rispettare e budget da rispettare. E all'interno di quella corsia stretta, devi fornire un prodotto o un servizio di qualità.

E questo è solo il progetto! E tutte quelle cose che possono avere un impatto sul progetto? Ci sono forze al di fuori del tuo controllo che possono sviare il tuo lavoro. Ci sono anche problemi che possono sorgere dal tuo team o dalle parti interessate.

Tutte queste cose costituiscono l'ambiente del progetto. Proprio come vivi in ​​un ambiente che ha un impatto sulla tua vita, così fa il tuo progetto. È necessario essere consapevoli dell'ambiente del progetto e prepararsi alla sua influenza sul progetto durante tutto il ciclo di vita della gestione del progetto.

Che cos'è un ambiente di progetto?

Un ambiente di progetto è tutte le forze interne ed esterne che esercitano sulla gestione del progetto. Queste sono cose dall'interno e dall'esterno del progetto che possono influire sulla pianificazione, sul budget, sul morale del team e molto altro.

Il project manager deve comprendere l'ambiente del progetto e pianificare in modo proattivo la gestione dei fattori che potrebbero influenzare il progetto. È un po' come gestire il rischio in quel modo.

Pensa all'ambiente del progetto come al contesto in cui esiste il progetto. C'è una vecchia espressione che dice: "Il contesto è tutto". Qualsiasi project manager che pensa di non aver bisogno di più dati è un project manager che riceverà una dura lezione.

Perché l'ambiente del progetto è importante?

Quando si gestisce un progetto, è una seconda natura definirne gli obiettivi, l'ambito, il budget e la pianificazione, ma spesso si trascura l'ambiente di gestione del progetto. Fallo a tuo rischio e pericolo. Ci sono fattori in gioco che devi identificare e gestire per assicurarti di portare a termine il progetto con successo.

Ad esempio, dove si sta realizzando il progetto e quello spazio ha potenziali rischi? Potrebbe esserci un terremoto, un uragano o anche qualcosa di semplice come una scarsa infrastruttura che rende difficile portare le tue risorse sul luogo di lavoro.

Un altro fattore è l'ambiente sociale. Cosa pensa la comunità locale del progetto? Saranno sconvolti e potenzialmente ostacoleranno i tuoi progressi? Potrebbe anche essere meno drammatico, come la demografia dell'area che potrebbe influenzare in qualche modo il piano di gestione del progetto.

L'ambiente del progetto è della massima importanza. La raccolta di queste informazioni è dove il software di gestione dei progetti può aiutare. ProjectManager è uno strumento basato su cloud che consente di caricare documenti e immagini illimitati sullo strumento. Organizzali nella nostra visualizzazione elenco e sono sempre a portata di mano, in loco, in ufficio o anche a casa. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!

Elementi chiave dell'ambiente di progetto

Due degli elementi principali di un ambiente di progetto sono fattori interni ed esterni:

Struttura Organizzativa e Cultura Organizzativa

La struttura organizzativa influisce sul modo in cui gestisci il progetto. Questi sono i vari sistemi che delineano come vengono eseguiti i processi per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione e, a sua volta, il funzionamento del progetto. Inoltre, la cultura organizzativa determina anche il modo in cui esegui il progetto.

Ambiente fisico

L'altro fattore chiave è l'ambiente fisico. Ciò include l'ecologia locale e la geografia fisica: condizioni meteorologiche, vincoli di accesso al sito, servizi pubblici, disponibilità di servizi locali e disponibilità di risorse umane e materiali. Questi sono fattori esterni, in quanto sono al di fuori del controllo della tua organizzazione.

Ambiente politico

L'ambiente politico in cui si svolge il progetto può influire sul modo in cui il team di progetto interagisce con le parti interessate. Possono essere in gioco attività illegali, come corruzione, differenze nelle politiche locali e nazionali, cambiamenti nel potere o influenza politica e altro ancora.

Ci sono anche questioni culturali e religiose da considerare. Ciò potrebbe causare la modifica del piano del progetto a causa della sistemazione del personale nelle strutture di lavoro, delle ferie, dell'orario di lavoro accettabile e delle considerazioni sulla sicurezza.

Altri fattori ambientali interni del progetto

Altri fattori interni includono gli strumenti, le competenze e l'esperienza del tuo team. Qual è la loro disponibilità? Hanno bisogno di formazione? Hai gli strumenti che ti servono? Ciò può influire sulla velocità e sull'efficienza del progetto, nonché sull'ambito e sugli standard.

Le forze esterne includono anche le condizioni di mercato, che sono in continua evoluzione. A seconda dell'ambiente economico, potresti non avere la capacità di finanziare il progetto. Potrebbero mancare risorse umane e materiali.

Non dimenticare gli stakeholder del progetto. Comprenderli potrebbe essere uno degli aspetti più importanti della gestione di un ambiente di progetto. Conoscere la loro esperienza, la cultura da cui provengono, la struttura in cui lavorano, la loro propensione al rischio, le priorità, ecc.

Ambiente del progetto e ciclo di vita del Project Management

Uno dei modi migliori per gestire l'ambiente di progetto è seguire le fasi del progetto. Un progetto ha cinque fasi: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo e chiusura. Durante ciascuna di queste fasi di gestione del progetto, è necessario tenere conto dell'ambiente del progetto.

• Avvio del progetto: in questa fase si determina se il progetto è fattibile. Le considerazioni per l'ambiente di progetto includono l'identificazione delle esigenze dei clienti, l'esecuzione di uno studio di fattibilità e l'allineamento della pianificazione del progetto con gli obiettivi organizzativi.
• Pianificazione del progetto: la pianificazione del progetto implica la creazione di un budget, una pianificazione e l'analisi del rischio (che è una componente importante di qualsiasi ambiente di progetto). Questo sei tu a decidere cosa verrà fatto dal team di progetto interno e cosa verrà appaltato.
• Esecuzione del progetto: quando si esegue il progetto, l'ambiente del progetto include le risorse e le attrezzature necessarie per svolgere le attività. Il team terrà d'occhio eventuali rischi e identificherà i problemi man mano che si presentano. Verranno effettuati anche eventuali test e verifiche delle prestazioni.
• Monitoraggio e controllo: queste due attività si svolgono contemporaneamente all'esecuzione del progetto. A questo punto, l'ambiente del progetto si espande per includere processi e strumenti che tengono traccia dei progressi e delle prestazioni. Qualsiasi variazione rispetto al piano di gestione del progetto verrà segnalata e verranno apportati adeguamenti per mantenere il progetto in carreggiata.
• Chiusura del progetto: la chiusura avviene una volta completata la consegna finale. Ora le questioni in sospeso devono essere sistemate. L'ambiente del progetto a questo punto include la gestione del processo di revisione e accettazione, il regolamento di tutti i conti aperti e la chiusura dei contratti. Questo è seguito da una revisione del progetto, documentando tutte le lezioni apprese e chiudendo tutti i record del progetto.

Esempio di ambiente di progetto

Prendiamoci un momento per pensare all'ambiente di progetto per un'estensione autostradale.

1. Innanzitutto, il progetto viene eseguito all'esterno. Devi pensare all'ambiente fisico e determinare la stagione migliore per eseguire il progetto, preferibilmente quando il terreno non è bagnato dalla pioggia o ghiacciato in inverno.
2. Poi, c'è l'ambiente politico da considerare. Lo stato o la contea sono coinvolti nel progetto e dispongono di fondi sufficienti per eseguirlo? Ci sono politiche o regolamenti che potrebbero avere un impatto sul progetto? C'è buona volontà politica per completarlo?
3. Qual è l'impatto ambientale del progetto e ha il supporto della comunità? Se non hai la gente del posto dietro il progetto, può esserci un'impasse. Potrebbero esserci anche problemi di sicurezza per il sito, o forse si propone che l'autostrada attraversi un terreno protetto in qualche modo.
4. Un ambiente di progetto interno potrebbe includere la complessità del progetto e le risorse umane disponibili per eseguire quel piano. Ciò può influire sulla velocità e sull'efficienza del tuo lavoro. Un ambiente esterno da considerare è se le condizioni di mercato supportano il progetto. Questo può cambiare l'ambito del progetto.

L'ambiente del progetto tocca ogni aspetto del progetto. I problemi più ovvi e importanti sono spesso i più difficili da vedere. Ecco perché la gestione dell'ambiente di progetto non deve mai essere data per scontata.

Come ProjectManager ti aiuta a gestire l'ambiente di progetto

ProjectManager può monitorare e gestire l'ambiente del progetto attraverso tutte e cinque le fasi del progetto. Può raccogliere documenti di progetto e fungere da hub centrale per tutti i record di progetto, collegando i team sulla sua piattaforma collaborativa per aiutarli a pianificare, tracciare e riferire sull'ambiente del progetto al fine di mantenere la rotta.

Pianifica dall'inizio alla fine sui diagrammi di Gantt

I piani di progetto devono tenere conto dell'ambiente di progetto. I diagrammi di Gantt di ProjectManager sono abbastanza robusti da organizzare tutte le attività del tuo progetto, collegare le dipendenze che possono ritardare i tuoi progressi e persino impostare una linea di base dopo aver creato la pianificazione del progetto. Con una linea di base, puoi vedere rapidamente la varianza del progetto e in tempo reale poiché il nostro software viene aggiornato istantaneamente quando lo stato del progetto viene archiviato.

Ottieni lo stato in tempo reale con i dashboard live

Ottenere una visione di alto livello del progetto consente di vedere l'intero ambiente del progetto e di acquisire rapidamente i problemi in modo che possano essere risolti rapidamente prima di avere un impatto negativo sul progetto. Il dashboard live di ProjectManager non deve essere configurato come su strumenti leggeri ma è pronto per l'uso quando lo sei tu. Raccoglie i dati in tempo reale e calcola automaticamente le metriche del progetto che vengono poi visualizzate in grafici e grafici di facile lettura.

I rapporti con un clic forniscono dati rapidamente

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Dalla pianificazione alla chiusura, il nostro software ha tutte le funzionalità necessarie per gestire l'ambiente di progetto e mitigare i rischi connessi. Ricevi notifiche, strumenti di gestione delle risorse e bacheche kanban che visualizzano il flusso di lavoro del tuo team in modo da poter cogliere i colli di bottiglia e riallocare rapidamente le risorse per mantenere i team a lavorare a pieno regime. Inoltre, ottieni più visualizzazioni del progetto in modo che tutti i membri del team possano lavorare come vogliono e rimanere aggiornati.

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