Come gestire le aspettative degli stakeholder

Gli stakeholder sono persone con un interesse acquisito nel progetto. Vorranno sapere come sta procedendo il progetto e se è prevista la consegna in tempo e nei limiti del budget. I project manager devono gestire le aspettative delle parti interessate.

Quali sono le aspettative degli stakeholder?

Le aspettative degli stakeholder sono i criteri in base ai quali uno stakeholder considererà il progetto un successo. Di solito si tratta di una combinazione di cose, dalla consegna del prodotto o servizio finale che soddisfa le aspettative di qualità stabilite dalle parti interessate al completamento del progetto in tempo e nel rispetto del budget.

Le parti interessate vorranno aggiornamenti regolari e i project manager possono utilizzare queste presentazioni delle parti interessate per gestire le loro aspettative. ProjectManager è un pluripremiato software per la gestione dei progetti dotato di funzioni di reporting personalizzabili che possono essere facilmente condivise in una varietà di formati per mantenere aggiornate le parti interessate. È facile generare report sullo stato e sul portafoglio, nonché report sulla varianza che possono essere filtrati per mostrare solo i dati che sarebbero di interesse per le parti interessate. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Perché è importante gestire le aspettative degli stakeholder?

L'ultima cosa che un project manager vuole è che le parti interessate interrompano le loro operazioni quotidiane gestendo un progetto con domande su progressi e spese. Queste sono domande legittime, ma se un project manager non possiede quella conversazione, lo allontanerà dal lavoro di progetto essenziale e potrebbe persino mettere a repentaglio il piano del progetto.

Naturalmente, non tutte le parti interessate sono clienti. Chiunque abbia un interesse acquisito nel progetto è uno stakeholder. I membri del team sono parti interessate. Gestire le loro aspettative creerà fiducia e svilupperà maggiori relazioni con il team. Questo aumenta il morale e la produttività. La gestione delle aspettative degli stakeholder è così importante perché porta a un progetto senza intoppi.

Come gestire le aspettative degli stakeholder in 6 passaggi

Può essere una sfida gestire le aspettative degli stakeholder, ma è una parte importante della gestione del progetto. Ecco alcuni passaggi che puoi eseguire per ottenere un controllo su tale processo.

1. Identifica i tuoi stakeholder

Prima di poter gestire le aspettative degli stakeholder, devi sapere chi sono. Identifica tutte le parti interessate del progetto e i loro interessi nel progetto in modo da poter capire come si relazionano al progetto.

2. Mappa i tuoi stakeholder

Dopo aver identificato i tuoi stakeholder, utilizza una mappa per visualizzare la loro relazione con il progetto. Una mappa degli stakeholder ha quattro quadranti, mantieniti soddisfatto, gestisci da vicino, monitora e tieniti informato. Collocherai ogni stakeholder nel quadrante appropriato per capire meglio come gestirlo.

3. Raccogli le aspettative dei tuoi stakeholder

Comprendere le aspettative intervistandoli e ottenere il loro punto di vista, ad esempio quali criteri prenderebbero in considerazione per un progetto di successo. Queste informazioni ti aiuteranno a gestire le loro aspettative durante il ciclo di vita del progetto.

4. Creare un documento sull'ambito del progetto e farlo approvare dalle parti interessate

Un documento di ambito spiega i confini del progetto. Stabilirà le responsabilità del team e stabilirà le procedure per la verifica e l'approvazione del lavoro completato. Consenti ai tuoi stakeholder di rivedere questo documento e approvarlo prima di implementarlo in modo che capiscano come andrà avanti il ​​progetto.

5. Creare un piano di gestione delle parti interessate

Un piano di gestione degli stakeholder viene utilizzato per definire e documentare l'approccio e l'azione per aumentare il supporto degli stakeholder e ridurre qualsiasi impatto negativo che potrebbero avere sul progetto. Ciò comporta l'identificazione delle parti interessate e la definizione del livello di potere e influenza che hanno sul progetto.

6. Comunicare con le parti interessate durante l'esecuzione del progetto

Una volta che hai un piano, devi tenere informate le parti interessate. Scopri come ogni stakeholder desidera essere aggiornato e la frequenza di tali aggiornamenti. Quindi sarai in grado di fornire a ogni stakeholder le presentazioni necessarie per tenerlo aggiornato, di persona, via e-mail, ecc.

Video: suggerimenti per gestire le aspettative degli stakeholder

I project manager devono, a volte, soddisfare le aspettative divergenti di più parti interessate. In questo video con la nostra Jennifer Bridges, PMP, scopri come gestire le aspettative degli stakeholder e assicurarti che siano in linea con il tuo progetto.

Ecco alcuni dei suggerimenti che qualsiasi project manager dovrebbe seguire quando gestisce le aspettative degli stakeholder.

• Documentare gli stakeholder: non tutti sono stakeholder.Tante volte quando viene avviato un progetto, ci sono persone diverse all'interno dell'organizzazione, membri del cliente, membri del team e partner fornitori che cercano di dare impatto e feedback e richiedono modifiche al piano del progetto e dobbiamo ricordare che non sono necessariamente parti interessate. In genere tutte le organizzazioni che sono interessate dal progetto hanno parti interessate che sono rappresentate nel progetto e membri del comitato di controllo delle modifiche. Ma hanno un rappresentante a cui si rivolgono a cui rispondono per l'organizzazione, quindi non tutti sono stakeholder.
• Applicare il processo: è importante come project manager mantenere i processi allineati, quindi quando altre persone nell'organizzazione, forse un project manager o i membri del tuo team, fanno sapere loro che esiste un processo, un processo di gestione del cambiamento.Quindi, se il feedback deve arrivare attraverso il progetto o le decisioni devono essere prese, deve passare attraverso il processo formale di gestione del cambiamento. Ancora una volta, sapendo che anche se applichi un processo a volte devi modificare il tuo processo, quindi mantenerlo aggiornato e mantenere tutti all'interno e all'esterno del progetto sulla buona strada.
• Fornire rapporti sullo stato frequenti e regolari: le parti interessate in genere hanno più progetti in corso, quindi partecipano a un milione di riunioni, hanno un milione di attività di cui sono responsabili e stanno esaminando molti rapporti di progetto cercando di prendere decisioni.Quindi si affidano a te, il project manager, per mantenere le cose documentate, gestite e consegnate. Ecco perché è importante fornire rapporti sullo stato frequentemente, regolarmente, aggiornati e nel formato appropriato per le parti interessate. Ricorda che i dirigenti richiedono un livello di status diverso rispetto ai membri del team. I membri del team potrebbero aver bisogno di maggiori dettagli sulla loro attività, i dirigenti potrebbero aver bisogno di maggiori dettagli sullo stato generale del progetto e sulla salute del progetto.
• Poni domande: quindi contatta regolarmente la base e fai domande ai tuoi stakeholder.Contattali di nuovo, resta in costante contatto e tocca la base e dì: "Come sta andando, cosa ne pensi del progetto?" "Soddisfa le tue aspettative?" Quindi, ponendo domande puoi vedere quali preoccupazioni hanno invece di partecipare a una riunione esecutiva e tu essere l'ultimo a sapere che verrai colpito da qualcosa che il tuo team ha perso o tu come project manager hai perso.
• Sfata i miti: poiché le parti interessate hanno più progetti, così tante cose in corso, è difficile per loro tenerne traccia, ci sono persone diverse all'interno del progetto, al di fuori del progetto che danno informazioni ed è qui che nascono i miti.Dove le persone fanno supposizioni e affermazioni errate sulle cose, quindi è importante sfatare costantemente quei miti lungo il percorso e far sì che le persone dicano la verità su ciò che sta realmente accadendo nel progetto.

Quindi riteniamo che questa sia l'oncia di prevenzione che ti farà risparmiare un chilo di cura per mantenere allineate e sulla buona strada le aspettative dei tuoi stakeholder. Segui questo semplice consiglio e avrai gestito le aspettative dei tuoi stakeholder. Meglio ancora, avrai fissato quelle aspettative a un programma allineato con il tuo progetto. Grazie per la visione!

Modelli gratuiti per la gestione delle parti interessate

Per facilitare la gestione degli stakeholder, ProjectManager dispone di modelli gratuiti per la gestione degli stakeholder. ProjectManager è l'hub online per tutto ciò che riguarda la gestione dei progetti, inclusi blog settimanali, video tutorial e modelli gratuiti di gestione dei progetti per Excel e Word. Eccone un paio che possono aiutare con la gestione degli stakeholder.

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