Come pianificare un evento: passaggi, suggerimenti e lista di controllo per la pianificazione di eventi

Hai bisogno di sapere come organizzare un evento? Se stai pianificando un grande evento come una conferenza, possiamo aiutarti a creare, strutturare e organizzare con successo il tuo programma di eventi. Questo blog esaminerà tutto ciò che devi considerare quando pianifichi un evento, inclusi i passaggi per la pianificazione dell'evento, i suggerimenti e un elenco di controllo facile da usare.

Che cos'è un piano di eventi?

Un piano eventi definisce come verrà eseguito un evento. Affronta tutti i componenti di un evento come le date di inizio e fine, il budget, la sede, il marketing, i partecipanti e altro ancora.

La portata e la complessità del piano dell'evento possono variare a seconda delle dimensioni dell'evento, ma le sfide fondamentali rimangono le stesse. La maggior parte di noi ha una certa esperienza nella pianificazione di un evento, che sia a casa, al lavoro o nella propria comunità. Per questo articolo, concentriamoci sui grandi eventi.

Pianificazione di un evento

La maggior parte di noi ha una certa esperienza nella pianificazione di un evento, che sia a casa, al lavoro o nella propria comunità. Per questo articolo, concentriamoci sui grandi eventi.

Una conferenza è un tipo comune di grande evento, quindi per i nostri scopi di gestione dell'evento, parliamo di una conferenza TEDx in cui siamo stati coinvolti per illustrare come pianificare un evento. Questo esempio è un buon scenario per spiegare la struttura e le sfide della pianificazione di un grande evento, insieme ai vantaggi della pianificazione di un evento con il software.

Elementi chiave della pianificazione di eventi

La prima cosa da considerare quando si pianifica un evento è la data. È un'ancora che non può cambiare. Dovrai anche stimare il numero di partecipanti. Questi saranno due elementi critici che aiuteranno a informare gli altri aspetti della pianificazione del tuo evento.

Analizziamo gli altri componenti per impostare un evento. Sono di seguito riassunti:

• Evento: in primo luogo, devi avere un evento di qualche tipo da pianificare, ovviamente. Quell'evento richiederà una serie di responsabilità, che ruotano attorno alle sue operazioni, obblighi legali e contabili.
• Budget: stima tutti i costi del tuo evento e crea un budget. Il tuo budget disponibile influenzerà molte decisioni di gestione degli eventi come la tua sede, i metodi di marketing e pubblicità, ecc.
• Luogo: L'evento deve svolgersi da qualche parte e ciò coinvolge la gestione della logistica, cibo e bevande e l'arredamento.
• Marketing: una volta selezionato un luogo, è necessario iniziare ad attirare le persone attraverso un programma di marketing che può includere un sito Web, una campagna social, un'e-mail e un lavoro di stampa.
• Pubblicità: a braccetto con il marketing c'è la pubblicità. Ciò può includere pubblicità su radio, TV, giornali e riviste.
• Volontari: un grande evento ha bisogno di un grande gruppo di persone per farlo decollare e funzionare senza intoppi. Ciò significa volontari, il che significa scrivere contratti, definire i loro ruoli, organizzare riunioni e determinare i programmi.
• Relatori: devi avere un oratore principale o un gruppo di oratori per attirare un pubblico. Ciò comporterà contratti, curatori per selezionare il talento, un programma, biografie e prove.
• Sponsor: Tutto questo costa denaro e il budget di un grande evento è fornito dai suoi sponsor. Ciò coinvolgerà ancora contratti, marketing e logistica.
• Produzione: la produzione comporterà la creazione di contratti mentre lavori alla creazione di una registrazione audiovisiva del procedimento, nonché di una trasmissione audio e video durante l'evento.
• Palcoscenico: L'evento si svolge in un luogo specifico e su quel luogo c'è un palco su cui verrà presentato l'evento vero e proprio. Questo di solito incorporerà un proiettore, schermo, microfoni, connessione Internet, batterie, cavi e altro ancora.
• Partecipanti: Non dimenticare le persone che verranno all'evento! Avrai bisogno di comunicazioni per informarli di informazioni sull'evento, processi di pagamento per riscuotere commissioni, e-mail per rimanere in contatto, indicazioni stradali, badge e punti di accesso.

Correlati: modello di piano eventi gratuito

Fasi di pianificazione dell'evento

Bene, abbiamo appena passato molto tempo sulla pianificazione di eventi, quindi suddividiamo quei suggerimenti in passaggi concreti. Questi passaggi di pianificazione dell'evento ti guideranno verso il successo. Continuiamo con il nostro esempio di conferenza.

• Passaggio 1. Determina gli obiettivi e gli obiettivi dell'evento
• Passaggio 2. Assembla la tua squadra
• Passaggio 3. Stabilisci un budget per l'evento
• Passaggio 4. Scegli data e luogo
• Passaggio 5. Seleziona gli altoparlanti
• Passaggio 6. Marketing e pubblicità di eventi
• Passaggio 7. Esegui il tuo evento

Quando suddividi il tuo programma di eventi in passaggi gestibili, l'intero processo sembra molto meno scoraggiante. Tuttavia, ci sono alcune altre cose da tenere a mente quando pianifichi il tuo evento.

Suggerimenti per la pianificazione di eventi

Sfortunatamente, ci saranno sempre variabili fuori dal tuo controllo, come il tempo, i ritardi di consegna, le difficoltà tecniche e altri potenziali disguidi. Come affermato in precedenza, non puoi modificare la data del tuo evento, quindi vorrai essere il più preparato possibile per eventuali rischi o problemi che potrebbero sorgere il giorno del tuo evento.

Lista di controllo per la pianificazione degli eventi

C'è molto da gestire quando si pianifica un evento, quindi è importante avere un elenco di tutto ciò che è necessario includere nel piano di gestione dell'evento. Di seguito è riportato un elenco di controllo generale per la pianificazione degli eventi per aiutarti a iniziare. Più domande fai, migliore sarà la tua lista di controllo dell'evento. Sentiti libero di aggiungere le tue responsabilità e compiti unici.

Traguardi e obbiettivi

• Qual è la ragione di esistenza del tuo evento?
• Quali sono gli obiettivi che questo evento dovrebbe raggiungere?
• Quali sono gli obiettivi di guadagno?
• Qual è il tuo pubblico di destinazione?
• Quante persone parteciperanno?
• C'è un costo associato alla biglietteria e che cos'è?
• Dove si svolge l'evento?
• Crea un programma di eventi.

Bilancio dell'evento

• Scopri quali saranno i costi.
• Se hai organizzato eventi simili, utilizza e modifica un vecchio budget per una previsione.
• Quale software di biglietteria e registrazione verrà utilizzato?
• Finalizzare i contributi degli sponsor.
• Imposta il prezzo del biglietto.

Data e luogo

• Quando si svolgerà l'evento?
• Avere una data di backup in caso di problemi.
• C'è la location migliore per l'evento?
• La sede è adatta al numero previsto di partecipanti?
• Decidi l'infrastruttura necessaria: wifi, capacità, bagni, vicino a negozi e ristoranti, ecc.
• Assumi un ristoratore.
• Assicurati di quale attrezzatura avrai bisogno.
• Quali sono le tue esigenze di sicurezza?
• Hai bisogno di permessi, licenze o assicurazioni?
• Crea segnaletica per eventi e piano di comunicazione per i partecipanti.

Altoparlanti

• Ricerca potenziali relatori.
• Crea un elenco di oratori rilevanti.
• Crea un tono per i relatori.
• Altoparlanti.
• Finalizza la selezione dei relatori, ottieni biografie e scatti alla testa, organizza viaggi e alloggi.

Sponsor

• Sviluppa un elenco di sponsor e cosa puoi offrire loro.
• Verifica se ci sono sponsor che hanno collaborato con eventi simili.
• Contatta potenziali sponsor.

Sito web

• Approvazione del design.
• Aggiorna il sito o creane uno unico.
• Assicurati che il sito sia in grado di gestire il traffico previsto.
• Avere un sito ottimizzato per i dispositivi mobili.

Marketing e pubblicità per eventi

• Qual è il tuo messaggio?
• Coordinarsi con strumenti digitali e piattaforme social.
• Aggiungi l'evento ai calendari online.
• Evento di mercato con post di blog e altre promozioni come video e annunci online.
• Invia promemoria a tutte le parti un mese o due prima della data dell'evento.

Finalizzazione, ultimi passi

• Programma
• Ristoratore
• Relatori e sceneggiature
• Luogo
• Attrezzatura
• Decorazioni
• Contratti

Suggerimento professionale: c'è molto da coordinare e pianificare, motivo per cui c'è davvero bisogno di un software di gestione dei progetti che abbia le caratteristiche giuste per la gestione degli eventi. Fornisce un portale comune, in cui è possibile tenere traccia dei costi e delle attività con avvisi automatici. Offre inoltre sia una comunicazione che una piattaforma collaborativa che riduce la necessità di e-mail non necessarie. Il software raccoglie tutti i tuoi file in un'unica posizione e semplifica la creazione di report del team aggiungendo efficienze e riducendo lo stress.

Come ProjectManager aiuta con la pianificazione di eventi

ProjectManager è un software basato su cloud ideale per la pianificazione di eventi. Abbiamo gli strumenti per mantenere organizzate tutte le parti dei tuoi eventi, dalla gestione dei fornitori alle promozioni.

Il nostro software di pianificazione ti aiuta a tenere traccia di tutti gli elementi che compongono il tuo programma di eventi. Ti abbiamo già mostrato il nostro diagramma di Gantt online, ma offriamo anche elenchi di attività e schede kanban per l'esecuzione del tuo piano di eventi. Sposta le attività da una colonna all'altra mentre collabori al lavoro con il tuo team. È facile individuare i colli di bottiglia e superare tutto in tempo per l'evento.

Inoltre, le schede attività semplificano la fatturazione di tutti i tuoi eventi. Possono essere inviati e approvati premendo un tasto. Il nostro software offre anche una varietà di visualizzazioni, da un elenco a un calendario e persino una bacheca kanban che ti aiuta a visualizzare il flusso di lavoro per mantenere l'attività.

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Ulteriori informazioni sulla pianificazione di un evento

La pianificazione degli eventi può essere complessa. Ci sono molte palle da tenere in aria. Se quanto sopra è troppo da digerire immediatamente, puoi iniziare con il nostro modello di piano per eventi e guardare uno dei nostri esperti di pianificazione. Jennifer Bridges, PMP, ha anni di esperienza e la usa per insegnarti i fondamenti della pianificazione di eventi in questo breve video.

Ecco uno screenshot come riferimento.

Grazie per la visione!

Trascrizione:

Oggi parliamo di come organizzare un evento. Ebbene, la maggior parte di noi in qualche modo viene coinvolta nella pianificazione di un evento che sia a casa, al lavoro o nella comunità.

Ma oggi voglio concentrarmi su eventi più grandi. Quindi pensa alle conferenze. Quindi l'esempio che condividerò oggi è uno dei più divertenti in cui sono stato coinvolto, una conferenza TEDx.

Quindi voglio parlare della struttura e del layout. Voglio parlare di alcune sfide che potresti trovare comuni negli eventi, di alcune cose che abbiamo fatto per risolverle e di come il software ci ha davvero aiutato.

Quindi, prima di tutto nella disposizione di un evento, ci sono più componenti degli eventi. Quindi ho intenzione di prendere questo ad un livello elevato. Quindi ad alto livello, abbiamo l'evento. Quindi si tratta di parlare di cosa tratta lo spettacolo, qualsiasi tipo di operazione, legale e contabile.

Poi parliamo del locale. Quindi dobbiamo pianificare tutto ciò che riguarda il luogo, la logistica di quel luogo, cibo e bevande e decorazioni lì.

Poi parliamo di marketing. Quindi abbiamo un sito Web e abbiamo social media, e-mail marketing, qualsiasi tipo di stampa. E poi abbiamo anche la pubblicità. Abbiamo sfruttato radio e TV, giornali e riviste.

E poi abbiamo dovuto pianificare i volontari e anche questo è stato molto lavoro. Quindi avevamo dei contratti e dovevamo stabilire i ruoli e le responsabilità, e dovevamo pianificare i nostri incontri e programmare il lavoro e qualsiasi tipo di informazione di contatto.

Poi abbiamo avuto i relatori per l'evento TEDx. Quindi abbiamo dovuto elaborare i contratti per quello. Abbiamo dovuto passare attraverso la curatela e cercare i relatori, controllarli e lavorare con loro per definire il loro programma, ottenere la loro biografia e fare pratica.

Poi abbiamo avuto gli sponsor. Quindi, ancora una volta, avevamo contratti con loro, qualsiasi tipo di materiale di marketing di cui avevano bisogno da noi e noi avevamo bisogno da loro, qualsiasi tipo di materiale di cui avevano bisogno, pianificando la logistica per l'arrivo e l'allestimento.

Poi abbiamo avuto la produzione. Ancora una volta, più contratti. E pensare e pianificare l'audio e il video, e c'erano più componenti di questi.

Poi abbiamo dovuto allestire il palco. Quindi su TEDx, sai che il palco è molto importante e ci sono tutti i tipi di requisiti per quello. Quindi abbiamo dovuto allestire il palco in base ai requisiti e ai loro proiettori, schermi, microfoni e Internet, qualsiasi tipo di batterie e backup e tutti i tipi di cavi.

E poi c'erano i partecipanti. Quindi comunicare con i partecipanti, ricevere i loro pagamenti, inviare loro e-mail, dare loro indicazioni, badge e qualsiasi tipo di accesso.

Quindi c'erano più di questo, ma questo è solo un tipo di ambito di alto livello. Quindi puoi vedere che diventa complesso con l'evento. Tutte le diverse persone coinvolte, i volontari, i relatori, gli sponsor, i partecipanti, le parti interessate e i fornitori, puoi immaginare quanto diventi complesso.

Quindi, con questo, ci siamo imbattuti in diverse sfide come la data dell'evento non cambia. Quindi, se succede qualcosa, deraglia o va storto, quella data non può cambiare. E nella maggior parte degli eventi, quindi se stai facendo una conferenza, quella data non può davvero cambiare. Quindi questo porta anche un livello di stress.

E solo il numero di persone con cui hai a che fare. Anche se hai a che fare con un evento più piccolo, ci sono comunque delle sfide a causa del numero di persone. E poi ci sono variabili che sono fuori dal tuo controllo. Quindi pensa al tempo, a diversi tipi di condizioni meteorologiche avverse, indipendentemente dal fatto che nevichi o piove, o qualsiasi altra cosa che potrebbe avere un impatto su quell'evento.

E poi potrebbe esserci la consegna di attrezzature diverse o il cibo o la bevanda. Se non si presenta in tempo, allora c'è un grosso problema. Devi pensare a tutti i tipi di piani. E poi ordina i pasticci. Quindi pensa di ordinare diversi materiali di marketing o ordinare il cibo o cose diverse e si presenta sbagliato.

E poi ci sono tutti i tipi di comunicazione. Vedi, ancora, pensare a comunicare con tutti i diversi tipi di persone, è solo un sacco di sfide.

Quindi quello che abbiamo fatto è stato gettare una struttura e una base, un flusso di processo, e poi abbiamo anche implementato un software di gestione dei progetti che è stato di grande aiuto perché il vantaggio di ciò è che aiuta a fornire un portale comune per tutti i soggetti coinvolti.

Possono andare lì per ricevere aggiornamenti in tempo reale su cosa sta succedendo. Consente inoltre il monitoraggio di attività e costi. Quindi puoi impostare avvisi quando forse le attività sono completate o quando sono in ritardo, e quindi quando alcune cose devono essere pagate o se sono in ritardo.

Inoltre, è molto prezioso avere comunicazioni e collaborazioni. Quindi non c'è niente di peggio che dover passare attraverso così tante e-mail per scavare e trovare informazioni. Quindi, se qualcuno ti ha inviato qualcosa, un file o qualcosa del genere tramite e-mail, aiuta solo a collaborare e comunicare attraverso questo portale comune.

Quindi fornisce anche un repository centrale per i tuoi file. Potrebbero essere documenti di marketing. Potrebbero essere contratti. Potrebbero essere fatture. Quindi sono tutti a posto.

E poi consente anche il reporting del team. Quindi, che si tratti dei tuoi volontari o di alcuni dei tuoi partner fornitori, consente alle persone di segnalare in tempo reale. Ciò consente anche solo efficienza per l'intero evento e tutte le persone coinvolte e riduce notevolmente lo stress.

Quindi, come puoi vedere con la struttura, come questo strumento di gestione dei progetti può aiutare.

E se hai bisogno di uno strumento che possa aiutarti a pianificare il tuo evento, iscriviti subito al nostro software su ProjectManager.com.

(Questo post è stato aggiornato a dicembre 2019)