Come rispondere a un'e-mail per un colloquio

Il processo del colloquio può essere un momento eccitante ma stressante per i candidati. Fortunatamente, sei in grado di alleviare le ansie. I datori di lavoro che sanno come scrivere un'e-mail aziendale sembrano compassionevoli e disponibili mentre presentano l'azienda in un modo che si distingue dalla concorrenza.

Questa guida spiegherà come rispondere a un'e-mail per un colloquio, se i candidati stanno cercando di entrare in un determinato momento, chiedendoti di organizzare qualcosa, richiedendo una chiamata o ponendo domande di follow-up.

Come rispondere a un'e-mail di richiesta di un colloquio

I candidati impegnati che hanno precedenti impegni lavorativi o familiari possono specificare un momento ideale per un colloquio. Il fatto che tu possa soddisfare o meno questa richiesta determinerà come si svolgerà l'e-mail.

Se puoi soddisfare la richiesta, prova questo modello:

Riga dell'oggetto: [AZIENDA] Conferma del colloquio

Caro [NOME],

Grazie per il tuo interesse nel colloquio per la posizione [RUOLO] presso [AZIENDA]. Sono disponibile il [DATE] alle [TIME] e non vedo l'ora di incontrarti per discutere questa posizione in modo più dettagliato.

Per favore fatemi sapere se posso fornire ulteriori informazioni prima del nostro incontro.

Cordiali saluti,

[IL TUO NOME E FIRMA AZIENDALE]

Potresti anche prendere in considerazione un modello più lungo che fornisca dettagli aggiuntivi per rendere il candidato più a suo agio:

Oggetto: [AZIENDA] Dettagli intervista

Caro [NOME],

Non vediamo l'ora di incontrarti di persona alle [ORA] del [DATA] per discutere della posizione di [RUOLO] in [AZIENDA] e desideriamo che ti senta a tuo agio e preparato al tuo arrivo. Di seguito, troverai alcune informazioni su di noi per aiutarti a pianificare il tuo colloquio.

Incontrerai [INTERVISTATORE n. 1], [INTERVISTATORE N. 1 TITOLO LAVORO] e [INTERVISTATORE n. 2], [INTERVISTATORE N. 2 TITOLO LAVORO]. L'intervista non durerà più di [LENGTH OF TIME].

Durante il colloquio, ti verrà chiesto di completare una breve valutazione delle competenze e di rispondere ad alcune domande sulla tua storia lavorativa recente. Si prega di portare [campioni, curriculum o altri documenti], nonché un modulo di identificazione per l'ingresso nell'edificio.

Il nostro ufficio si trova a [ADDRESS], vicino a [LANDMARK]. Siamo vicini a [OPZIONI DI TRASPORTO PUBBLICO] e disponiamo di ampio parcheggio nel lotto adiacente al nostro stabile.

Scoprirai che il nostro codice di abbigliamento per l'ufficio è [DRESS CODE], ma ti incoraggiamo a indossare ciò che ti rende più comodo. Per la vostra e la nostra sicurezza, vi preghiamo di indossare una mascherina, indipendentemente dal vostro stato di vaccinazione.

In caso di domande, non esitare a chiamarmi al [NUMERO DI TELEFONO].

[IL TUO NOME E FIRMA AZIENDALE]

Se non puoi soddisfare la richiesta, ecco un modello formale che offre una data e un'ora alternative:

Oggetto: Invito al colloquio presso [NOME IMPRESA]

Caro [NOME]:

Grazie per aver considerato la posizione di [RUOLO] in [AZIENDA]. Le date e gli orari migliori per partecipare a un'intervista sono [OPZIONI DATA E ORA]. Se questo intervallo non è adatto alla tua pianificazione, fornisci un elenco di date e orari alternativi e farò del mio meglio per soddisfare la tua richiesta.

Non vedo l'ora di incontrarti per discutere le tue qualifiche per questa posizione in modo più approfondito.

Cordiali saluti,

[IL TUO NOME E FIRMA AZIENDALE]

Oppure, se preferisci, puoi utilizzare questo modello casual per offrire un'alternativa:

Oggetto: Prossima intervista a [AZIENDA]

Caro [NOME]:

Grazie per la tua tempestiva risposta. [INTERVISTATORE], [TITOLO LAVORO INTERVISTATORE], è rimasto davvero colpito dalla tua candidatura per la posizione [TITOLO LAVORO] e siamo entusiasti di invitarti a fare un colloquio presso il nostro ufficio.

A causa di impegni precedenti, non siamo disponibili alle [ORARIO CONSIGLIATO] del [GIORNO, MESE E DATA CONSIGLIATI]. Puoi entrare a [NUOVO ORARIO] il [NUOVO GIORNO, MESE E DATA]? In caso contrario, fornisci alcune opzioni e farò del mio meglio per soddisfare il tuo programma.

Non vedo l'ora di sapere di più su di te!

Migliore,

[IL TUO NOME E FIRMA AZIENDALE]

Questi modelli forniscono le migliori pratiche e-mail e guidano l'utente su come rispondere a un'e-mail per un colloquio. Nota come tutti gli esempi rafforzano la data e l'ora. Inoltre, assicurati di includere la posizione del colloquio in basso nella firma della tua azienda, insieme ai tuoi dettagli di contatto. Soprattutto, le risposte dovrebbero essere concise, positive e utili.

Come rispondere a un'e-mail per la pianificazione di un colloquio

I candidati possono rispondere al tuo interesse menzionando apertamente che sono "disponibili per un colloquio al più presto". Questo mette la palla nel tuo campo per la programmazione. Nel decidere come rispondere a un'e-mail di intervista di questa natura, potresti voler offrire più tempi diversi per evitare inutili avanti e indietro. Considera come vuoi dare un marchio alla tua azienda, sia formale che casual.

Ecco un esempio di e-mail di pianificazione di un colloquio formale:

Riga dell'oggetto: Invito al colloquio presso [NOME AZIENDA]

Caro [NOME],

Grazie per l'interesse dimostrato per il ruolo di [TITOLO LAVORO] presso [NOME IMPRESA].

Vorremmo invitarti a fare un colloquio con [INTERVISTATORE], [TITOLO LAVORO INTERVISTATORE], presso il nostro ufficio, situato a [INDIRIZZO]. L'intervista non dovrebbe durare più di [LENGTH OF TIME].

Stiamo programmando colloqui per:

• [GIORNO, DATA E ORA]
• [GIORNO, DATA E ORA]
• [GIORNO, DATA E ORA]

Rispondi direttamente a questa email per farci sapere la tua disponibilità.

Non vediamo l'ora di parlare con te.

Cordiali saluti,

[IL TUO NOME E FIRMA AZIENDALE]

Se preferisci una risposta più informale, considera il seguente modello:

Riga dell'oggetto: [NOME AZIENDA]: Disponibilità al colloquio

Ciao [NOME],

Grazie per aver fatto domanda per la posizione di [TITOLO DI LAVORO] presso [AZIENDA]. Abbiamo esaminato attentamente i materiali della tua candidatura e siamo entusiasti di invitarti a un colloquio!

Incontrerai [INTERVISTATORE], il nostro [TITOLO LAVORO INTERVISTATORE] qui a [NOME IMPRESA], che si trova a [INDIRIZZO]. L'intervista non dovrebbe durare più di [LENGTH OF TIME].

Rivedi le opzioni di data e ora fornite di seguito e fammi sapere quale funziona meglio per te:

• [GIORNO, DATA E ORA]
• [GIORNO, DATA E ORA]
• [GIORNO, DATA E ORA]

Grazie ancora per il tuo interesse nell'entrare a far parte del team di [AZIENDA]! Una volta ricevuta la tua risposta, invierò un'e-mail di conferma con ulteriori dettagli. Non vediamo l'ora di esplorare cosa puoi aggiungere al nostro team.

Migliore,

[IL TUO NOME E FIRMA AZIENDALE]

C'è anche la possibilità che un candidato che non stai considerando esprima interesse a programmare un colloquio. In questo caso, dovrai creare una risposta e-mail rispettosa per deludere delicatamente il candidato.

Considera questo modello:

Caro [NOME]:

Grazie per aver espresso interesse per la posizione di [TITOLO LAVORO] presso [AZIENDA]. È stato un piacere conoscere meglio le tue capacità e qualifiche. In questo momento, però, abbiamo scelto di perseguire un altro candidato per il ruolo.

Apprezziamo il tuo tempo e ti auguriamo buona fortuna per i tuoi sforzi professionali.

Cordiali saluti,

[IL TUO NOME E FIRMA AZIENDALE]

Non è mai facile deludere qualcuno, ma se la tua email è educata e professionale, manterrai un rapporto favorevole e potenzialmente la porta aperta a traboccare di candidati che potrebbero essere perfettamente qualificati ed eccezionali. Se assumi molte assunzioni, potresti considerare di aggiungere una riga a questo modello che dice: "Pubblicheremo posizioni [TITOLO DI LAVORO] nelle prossime settimane. Ti invitiamo a presentare nuovamente domanda, poiché riteniamo che ti adatteresti perfettamente alla nostra organizzazione".

Come rispondere a un'e-mail che richiede una chiamata per programmare un colloquio

Spesso, le interviste telefoniche sono il passo successivo nel processo di assunzione. Se hai poco tempo, inviare un'e-mail per impostare la data e l'ora di un colloquio telefonico può essere la soluzione ideale.

Ecco come rispondere a un'e-mail per un colloquio telefonico:

Riga oggetto: [NOME AZIENDA]: Disponibilità colloquio telefonico

Ciao [NOME],

Grazie per aver fatto domanda per la posizione di [TITOLO DI LAVORO] presso [AZIENDA].

Dopo aver esaminato la tua candidatura, siamo lieti di offrirti un colloquio telefonico con il nostro [TITOLO LAVORO INTERVISTATORE], [INTERVISTATORE]. Esamineremo cosa comporta la posizione e ti porremo alcune domande di follow-up sulla tua esperienza.

Abbiamo i seguenti slot per le interviste disponibili:

• [GIORNO, DATA E ORA]
• [GIORNO, DATA E ORA]
• [GIORNO, DATA E ORA]

Rispondi direttamente a questa email per farci sapere se sei disponibile in uno degli orari sopra indicati. Da lì, mi coordinerò con [INTERVISTATORE] e ti invierò un'e-mail di conferma. In caso di domande, puoi contattarmi al [NUMERO DI TELEFONO].

Migliore,

[IL TUO NOME E FIRMA AZIENDALE]

L'apertura con un ringraziamento dà un tono amichevole. Ti consigliamo di confermare il nome dell'azienda e la posizione richiesta, poiché il candidato probabilmente si è candidato a più annunci di lavoro. Inoltre, tieni presente che questo modello offre flessibilità in giorni e orari per ridurre il potenziale di conflitti di pianificazione mentre restringi le opzioni per semplificarti la vita. Assicurati di includere un numero di telefono a cui possono contattarti.

Come rispondere a un'e-mail con domande di follow-up

Se hai diversi candidati promettenti e vuoi restringere un po' di più il campo di gioco, puoi inviare un'e-mail contenente domande di follow-up. Ecco alcune domande comuni utilizzate dai datori di lavoro per valutare i candidati, insieme a un modello per questo tipo di e-mail preliminare per un colloquio.

Quali sono i tuoi requisiti o aspettative di stipendio?

È inutile chiamare un candidato per un colloquio se la tua offerta è ben al di sotto delle sue aspettative. Alcuni candidati risponderanno con un importo minimo o un intervallo che accetteranno, mentre altri potrebbero menzionare vagamente che stanno "cercando un'offerta competitiva con vantaggi" e potrebbero voler saperne di più sulla posizione prima di prendere una decisione.

Puoi dirci di più su [ARGOMENTO CHE RICHIEDE CHIARIMENTI]?

Potresti voler chiarire qualcosa nel curriculum di un candidato per aiutarti a prendere una decisione più informata. Potrebbe essere che ti stai chiedendo perché c'è un divario di due anni nel mondo del lavoro, quali abilità e competenze possiede il candidato, perché il candidato ha lasciato l'ultimo datore di lavoro o quale esperienza ha acquisito in un ruolo particolare.

Perché vuoi la posizione di [TITOLO DI LAVORO] in [AZIENDA]?

I datori di lavoro possono porre domande divertenti basate sulla personalità per conoscere un candidato e rompere il ghiaccio prima del colloquio. Oppure, possono approfondire la conoscenza del motivo per cui un candidato è interessato alla posizione e/o all'azienda. Il candidato ben studiato con il maggior entusiasmo spesso traspare.

Ecco un modello che puoi utilizzare per porre domande di follow-up:

Caro [NOME]:

Grazie per il tuo interesse per la posizione di [TITOLO LAVORO] presso [AZIENDA]. Prima di iniziare a programmare i colloqui, abbiamo un paio di domande per te.

• [DOMANDA 1]
• [DOMANDA 2]
• [DOMANDA 3]

Apprezziamo questa opportunità per conoscerti meglio. Invia le tue risposte entro [DAY, DATE & TIME] e ti ricontatterò il prima possibile per contattare la base con i passaggi successivi.

Cordiali saluti,

[IL TUO NOME E FIRMA AZIENDALE]

Ancora una volta, inizia sempre con un ringraziamento educato e ricorda chiaramente al candidato perché stai contattando. In questa e-mail, spieghi le domande come parte del processo preliminare prima della pianificazione dei colloqui e fai sapere al candidato che ti contatterai una volta ricevute le risposte.

Ottieni altri suggerimenti per intervistare i candidati con Twilio SendGrid

Quindi ora sai come rispondere a un'e-mail per un colloquio. Come puoi vedere, scrivere e-mail è sia una scienza che un'arte. La raccolta di suggerimenti e modelli garantirà che la tua azienda appaia sempre professionale, mantenendo tutte le porte aperte per acquisire talenti di prim'ordine.

Abbiamo molti altri articoli sulla padronanza dell'etichetta e-mail e sui processi di assunzione sul sito Web di Twilio SendGrid, incluso questo blog tempestivo sulla lotta ai pregiudizi inconsci durante l'intervista . Grazie per la visita e buona fortuna con le tue potenziali assunzioni!