Come organizzare riunioni di gruppo: consigli e best practice

Cos'è una riunione di gruppo?

Una riunione di gruppo è un evento programmato in cui le persone coinvolte in un progetto si riuniscono e discutono di argomenti relativi a quel lavoro. Le riunioni si presentano in molte forme, ma quelle più efficaci hanno un ordine del giorno creato dal capogruppo che delinea ciò che deve essere discusso. Un segretario acquisisce i verbali della riunione, che sono una sintesi della discussione. Possono esserci anche elementi di azione, ovvero attività che devono essere completate prima della riunione successiva.

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Riunioni informali di gruppo

Una riunione informale del team è semplicemente un incontro casuale in cui i membri del team possono scambiarsi idee. Sebbene dovrebbe esserci ancora un ordine del giorno per evitare di andare fuori strada, tale ordine del giorno è più scarno e probabilmente non ci sono presentazioni o altri elementi che richiedono una maggiore preparazione.

Riunioni formali del team

Dall'altra parte dello spettro ci sono le riunioni formali. Ancora una volta, si consiglia un ordine del giorno per tutte le riunioni, ma in una riunione formale è una struttura più ricercata e composta. Le riunioni formali come le riunioni di progetto di solito prevedono presentazioni e persino relatori che si rivolgono al gruppo. Possono anche avere linee guida più rigide su chi può parlare e quando rispetto a riunioni informali che sono più libere in termini di decoro.

Perché le riunioni di gruppo sono importanti?

Ci sono molte ragioni per organizzare riunioni di gruppo. Sebbene possano essere oggetto di abusi e abbiano una cattiva reputazione per la perdita di tempo, quando vengono gestiti con un'agenda e concentrati sulla fornitura di informazioni o sulla generazione di feedback, possono essere eccezionalmente utili.

Le riunioni di gruppo, prima di tutto, sono canali di comunicazione in cui informazioni come un piano d'azione vengono diffuse a un vasto gruppo di persone. Tende ad essere più efficiente di un promemoria, che le persone potrebbero non leggere o sfogliare e fornisce un forum per domande per garantire che tutti siano chiari su ciò che viene discusso.

Sono un ottimo modo per riunire un team attraverso domande rompighiaccio e attività che aiutano tutti a conoscersi e a costruire il tipo di legami che favoriscono la collaborazione e, a sua volta, la produttività. Le riunioni del team aiutano anche a definire i ruoli e le responsabilità di ciascun membro del team in modo che sappiano cosa dovrebbero fare e a chi riferire o chiedere se hanno domande.

Suggerimenti per eseguire riunioni di gruppo

Come già accennato in precedenza, le riunioni possono essere problematiche. Allontanano le persone dal loro lavoro, possono far sentire il team come se stessero perdendo tempo che potrebbe essere meglio utilizzato per completare i loro compiti e, spesso, alle persone piace solo sentirsi parlare. Ma le riunioni di squadra sono troppo importanti per essere ignorate solo perché possono andare fuori dai binari. Segui questi suggerimenti e avrai riunioni di gruppo rapide e produttive di cui tutti trarranno vantaggio.

Definisci lo scopo della riunione del tuo team

Prima di incontrarti, assicurati che il motivo dell'incontro sia chiaro. Se non riesci a riassumere lo scopo dell'incontro in una o due frasi, allora potrebbe non esserci motivo per incontrarsi. Molto probabilmente, c'è un motivo per l'incontro e, in qualità di capogruppo, è tuo compito definirlo chiaramente.

Crea un'agenda della riunione

Una volta che hai uno scopo per la riunione, puoi iniziare a creare l'ordine del giorno. Un ordine del giorno è un elenco di argomenti da discutere durante la riunione. Non dovrebbe essere troppo lungo. Un incontro ha maggior successo quando si concentra su uno o, al massimo, su alcuni punti correlati.

Usa le attività rompighiaccio

Affinché le riunioni abbiano successo, tutti dovrebbero partecipare. L'uso di un rompighiaccio per coinvolgere le persone fin dall'inizio con qualche domanda o attività divertente ripagherà quando arriverai al nocciolo della riunione, inoltre è un ottimo modo per facilitare un migliore lavoro di squadra.

Scrivi il verbale della riunione

Come sopra indicato, un segretario ha il compito di redigere i verbali delle riunioni. Può trattarsi di una posizione assegnata o di una responsabilità a rotazione, ma è una parte cruciale del successo di una riunione. I verbali della riunione catturano ciò che è stato discusso durante la riunione, ma solo le informazioni critiche. I verbali delle riunioni non sono prolissi, ma una frase o due.

Definisci gli elementi di azione dopo la riunione del tuo team

I verbali delle riunioni dovrebbero terminare con gli elementi di azione, che, come discusso in precedenza, sono compiti che il team è incaricato di completare prima di riunirsi per la riunione successiva. Questi elementi di azione dovrebbero essere chiaramente compresi da tutti prima che la riunione si interrompa.

Modelli gratuiti per aiutarti a gestire riunioni di gruppo

Per aiutarti con la tua prossima riunione, ProjectManager offre alcuni modelli gratuiti che puoi scaricare subito. Il nostro sito è un hub online per tutto ciò che riguarda la gestione dei progetti, con blog, video tutorial e, naturalmente, modelli di gestione dei progetti gratuiti per Excel e Word. Eccone alcuni per aiutarti a gestire la tua prossima riunione di gruppo.

Modello di verbale di riunione

Il nostro modello di verbale di riunione gratuito per Word semplifica l'impostazione e l'esecuzione delle riunioni. Raccoglie tutti i dati necessari per avere una riunione di successo, da chi è presente a takeaway e quando è la prossima riunione.

Modello di piano d'azione

Quando lasci la riunione, assicurati di aver prima compilato il nostro modello di piano d'azione gratuito per Excel. Elenca tutti gli elementi di azione decisi durante la riunione, con priorità, chi è incaricato di svolgere il lavoro, una sequenza temporale e molto altro.

Modello di monitoraggio delle attività

Per assicurarti di portare a termine le tue attività in tempo, utilizza il nostro modello di tracker attività gratuito per Excel. Elenca tutte le tue attività, anche le attività dipendenti, inoltre ti consente di assegnarne la priorità, impostare la durata e quindi tenere traccia dello stato per assicurarti di rispettare il tuo programma.

I progetti prevedono incontri in ogni fase del ciclo di vita del progetto. In questo video con la nostra conduttrice Jennifer Bridges, PMP, imparerai quattro ottimi consigli per migliorare le riunioni del tuo team di progetto.

Video: best practice per le riunioni di gruppo

I progetti prevedono incontri in ogni fase del ciclo di vita del progetto. In questo video con la nostra conduttrice Jennifer Bridges, PMP, imparerai quattro ottimi consigli per migliorare le riunioni del tuo team di progetto.

Ci auguriamo che ti sia piaciuto ascoltare questi suggerimenti per riunioni del team di progetto più efficienti. Grazie per la visione!

4 passaggi per organizzare una grande riunione di gruppo

Per quelli di voi a cui piace la metodologia, considera questo il metodo PCFW per gestire la tua riunione. Che cosa significa? Preparare, comunicare, facilitare e, in ogni caso, avvolgerlo. Parliamo di ciascuno dei quattro elementi chiave. Numero uno, nella preparazione c'è lo scopo e la preparazione per lo scopo della riunione. Perché stai organizzando questo incontro, chi deve essere lì, perché devono essere lì, cosa hanno bisogno di preparare in anticipo, cosa devi preparare in anticipo come project manager?

1. Preparati

Scopo. Ancora una volta, sapere chi dovrebbe essere lì, perché sono lì, se sono responsabili delle decisioni, se sono lì per fornire input e perché ne hai bisogno lì. E poi oggetti di scena. Come hai intenzione di facilitare e gestire la tua riunione? Hai bisogno di oggetti di scena, hai bisogno di un laptop, hai bisogno di un proiettore LCD, hai bisogno di lavagne a fogli mobili, hai bisogno di lavagne, pennarelli, hai bisogno di penne e carta? Di cosa hai bisogno per le persone da usare e per facilitare l'incontro? Ti sei mai presentato in un sito e non avevi i materiali di cui avevi bisogno o che pensavi dovessero esserci? Tu come project manager puoi prepararlo.

2. Comunicare

Il secondo elemento chiave, Comunicare, è comunicare in anticipo alle persone. Invitandoli alla riunione, l'ordine del giorno, facendo loro sapere quando dovrebbero essere lì, perché dovrebbero essere lì e cinque minuti prima. Fai sapere alle persone in anticipo in modo che sappiano e possano prepararsi secondo il loro programma, tenendo presente che anche altre persone hanno orari, quindi informa le persone in anticipo in modo che possano prepararsi in anticipo, mettere insieme ciò di cui hanno bisogno per presentarsi e magari chiedere qualsiasi domanda. Magari contatta te o altri membri del team prima.

Quindi fagli sapere cosa c'è all'ordine del giorno. Di cosa parleremo? Potrebbero voler invitare anche altre persone e darti l'opportunità di dire: "Sì, è fantastico, ma non vogliamo davvero che siano presenti a questo incontro".

3. Facilitare

Facilitare l'incontro. Abbiamo visto tutti quello in cui la cosa va fuori controllo, dovrebbe essere forse una riunione sullo stato di 20 o 30 minuti o una breve chiamata o una riunione in piedi, che si trasforma in una rissa di due ore. Non lo vogliamo. Vogliamo assicurarci che tutto sia puntuale e in tema.

• Puntuale: assicurati che il tuo team rispetti la sequenza temporale della riunione.Se hai diversi punti all'ordine del giorno, sapere quanto tempo ci dedicherai e tu, come project manager, facilitandoti effettivamente a rimanere entro quel tempo. In questo modo le persone rimarranno coinvolte con te, non perderai credibilità e le persone sapranno quando aspettarsi di lasciare la riunione. quell'oggetto.
• In tema: Rimanere in tema è importante quando si organizzano riunioni di gruppo.Ci sono altre persone che hanno altri ordini del giorno che cercheranno di prendere il controllo e dirottare la tua riunione per i propri scopi, quindi devi facilitarlo e rimanere in tema. Se qualcuno solleva un argomento che non è nella tua agenda, potrebbe essere importante ma potrebbe non rientrare nello scopo di quell'incontro. È importante metterlo in un parcheggio e alla fine far sapere alla gente cosa verrà fatto.

4. Conclusione

Ultimo, ma non meno importante, Conclusione. Siamo stati tutti in quelle riunioni che sono durate troppo a lungo, quindi tutti hanno solo fretta di uscire da lì, quindi se ne vanno senza sapere esattamente cosa fare o quali sono i prossimi passi. L'elemento importante in questo passaggio è concludere con gli elementi di azione e i passaggi successivi. Quali elementi devono essere lasciati alla fine, chi dovrebbe farlo e quando dovrebbe completarlo? Quindi, quindi conoscere i passaggi successivi. Far sapere alle persone quando vi incontrerete di nuovo o quali decisioni dovranno essere prese.

Questi sono i quattro elementi chiave del metodo PCFW e come gestire le tue riunioni in modo più efficace, così forse non te ne andrai con il mal di testa e nemmeno i membri del tuo team.

Spero che li abbiate trovati preziosi e, se avete bisogno di ulteriori suggerimenti, strumenti o tecniche per gestire le vostre riunioni, venite a trovarci su ProjectManager.