Come mettere in sequenza le attività in un progetto
Pubblicato: 2022-08-23Tutti creano inconsciamente attività di sequenza nella loro vita quotidiana. Pianifichiamo viaggi settimanali al negozio, puliamo e riordinamo le nostre case, facciamo commissioni - l'elenco potrebbe continuare. In questo modo, abbiamo tutti familiarità con le competenze di base della gestione dei progetti.
Quando riusciamo a identificare le attività sequenziali nella nostra vita quotidiana, è molto più facile individuarle nel contesto di un progetto complesso. Quindi, definiamo le attività sequenziali in termini di qualcosa che tutti facciamo e impariamo come possiamo metterlo in relazione con la gestione del progetto.
Cosa sono le attività sequenziali?
Le attività sequenziali sono compiti o compiti che devono essere completati, o almeno avviati, in ordine. Ad esempio, se stai facendo gli spaghetti, devi prima riempire d'acqua una pentola, poi farla bollire e poi aggiungere la pasta. Queste tre attività sono direttamente correlate e devono avvenire in questa sequenza esatta per ottenere la pasta cotta.
Qual è lo scopo delle attività di sequenziamento?
Che tu stia preparando un'ipotetica spaghettata o progettando la costruzione di un nuovo edificio, dovrai completare le attività per arrivare all'obiettivo.
La domanda è: importa davvero in quale ordine si svolgono queste attività se il risultato finale è lo stesso? La risposta è un sonoro sì! Anche se due attività possono essere avviate contemporaneamente, una sequenza è molto più logica ed efficiente dell'altra.
Un esempio di una sequenza di attività
Torniamo all'analogia con gli spaghetti. In questo scenario, dovresti mettere l'acqua a bollire prima di iniziare a tritare l'aglio. Certo, non rovinerebbe il pasto tritare l'aglio prima di far bollire l'acqua, ma in questo modo stai sfruttando al massimo il tuo tempo e le tue energie.
Prendiamo questa analogia ulteriormente e applichiamola al modo in cui uno chef gestisce una cucina. In questo caso, ogni piatto è un compito fatto di attività. Quando qualcuno ordina un determinato piatto, le attività devono essere eseguite per completare l'attività.
La parte difficile è che ci sono più attività diverse che vengono completate contemporaneamente, il che significa che si svolgono ancora più attività contemporaneamente. Se non stai attento, le attività necessarie per un compito possono intralciare quelle per un altro.
Quando si applica questo concetto a un progetto su larga scala con più risorse e vincoli, la sequenza delle attività passa da vantaggiosa a assolutamente cruciale. Quindi, come procedi esattamente con le attività di sequenziamento?
Come mettere in sequenza le attività per un progetto
Per mettere in sequenza le attività, è necessario definire la relazione tra tali attività. Esistono molti modi diversi per farlo, ma oggi tratteremo il metodo del diagramma di precedenza:
Il metodo del diagramma di precedenza utilizza un tipo di diagramma di rete per mostrare le attività che devono essere completate, come sono collegate e quale sequenza deve seguire il lavoro. Questo metodo illustra queste cose rappresentando attività con caselle (o nodi) e dipendenze con frecce che le collegano.
Passi della sequenza delle attività
Il metodo del diagramma di precedenza può sembrare complesso a prima vista, ma in realtà può essere suddiviso in pochi semplici passaggi. Supponiamo che tu abbia già un elenco di attività e vai da lì.
- Definisci gli attributi dell'attività: quando si sequenziano le attività, è necessario disporre di tutti i dettagli su ciascuna attività. Devi mantenerti organizzato e tenere traccia di questi dettagli. La definizione degli attributi dell'attività implica la denominazione di ciascuna attività, l'assegnazione di un numero, la scrittura di una breve descrizione, ecc. Ogni attività deve avere tutti gli stessi attributi definiti e annotati per poterli sequenziare accuratamente. Questo lavoro di gambe fa la differenza.
- Determina i vincoli: qualsiasi attività avrà dei vincoli, cose che la limitano. Queste cose possono essere denaro, manodopera, tempo e una serie di altre cose. Come per la definizione degli attributi dell'attività, la conoscenza è potere e la determinazione di ogni possibile vincolo è l'unico modo per mettere in sequenza le attività in modo tale da non violare questi vincoli.
- Identificare le dipendenze: al fine di sequenziare accuratamente le attività, identificare correttamente le dipendenze è, forse, la parte più importante del processo. Senza sapere esattamente come sono correlate le attività, non c'è modo di metterle in sequenza in modo appropriato. In effetti, senza la conoscenza delle dipendenze delle attività, è fin troppo facile pianificare le attività in modo errato e impostare l'intero progetto per il fallimento.
Queste relazioni possono anche essere denominate dipendenze, di cui esistono quattro tipi diversi.
- Fine-inizio (FS): in una dipendenza Fine-inizio, l'attività A deve essere completata prima che l'attività B possa iniziare.
- Da fine a fine (FF): in una dipendenza da fine a fine, l'attività A deve essere completata prima di poter completare l'attività B.
- Dall'inizio alla fine (SF): in una dipendenza dall'inizio alla fine, l'attività B non può essere completata prima dell'avvio dell'attività A.
- Da inizio a inizio (SS): in una dipendenza da inizio a inizio, l'attività B non può iniziare prima dell'avvio dell'attività B.
Migliori pratiche durante il sequenziamento delle attività
Sebbene la creazione di una sequenza di attività possa sembrare piuttosto intuitiva, ci sono alcune buone pratiche che dovrebbero essere seguite:
Crea un elenco completo delle attività prima di mettere in sequenza le attività
Quando stai lavorando a un progetto, nuove attività inaspettate si presenteranno naturalmente lungo il percorso. Ma il modo migliore per iniziare le attività in sequenza è lavorare con tutte le informazioni che hai in quel momento. Anche se sai che un'attività probabilmente produrrà più attività in futuro, non esitare a includerla nell'elenco delle attività. Le attività di sequenziamento iniziano come la migliore bozza possibile e vengono ripulite lungo il percorso.
Considera il carico di lavoro del tuo team
È necessario identificare i vincoli durante la sequenza delle attività. Un vincolo spesso trascurato è il carico di lavoro individuale e il tempo di un membro del team. Ci sono solo così tante ore al giorno e solo così tanto una persona può avere nel proprio piatto in una volta. Trascurare di tenerlo a mente può portare a battute d'arresto, burnout e attività che richiedono molto più tempo del previsto.
Conosci la differenza tra vincoli obbligatori e vincoli discrezionali
Per sequenziare accuratamente le attività, devi tenere a mente che non esiste un solo tipo. I vincoli obbligatori e quelli discrezionali sono molto diversi e devono essere entrambi identificati. I vincoli obbligatori sono concreti e non possono essere aggirati. I vincoli discrezionali, d'altra parte, sono flessibili e i membri del team possono deciderli durante la pianificazione del progetto.
Non trascurare i vincoli delle attività
Come puoi immaginare, trascurare i vincoli delle attività è uno degli errori più dannosi che puoi fare durante la sequenza delle attività. Ma è altrettanto importante tenere conto del triangolo della gestione del progetto. Questo triangolo è costituito dai tre vincoli più impattanti: ambito, tempo e costo.
La sequenza delle attività è un processo molto complesso e non è difficile dimenticare i vincoli più ampi dell'intero progetto. Tenere queste cose in primo piano può fare la differenza tra il successo del progetto e il fallimento del progetto.
Come ProjectManager aiuta con le sequenze di attività
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