Come rimanere produttivi: 6 consigli per lavorare in modo efficiente

Indipendentemente dal fatto che lavori da casa o torni in ufficio, rimanere produttivo può essere difficile.

E non è solo a causa delle innumerevoli distrazioni che incontriamo quotidianamente o della sempre più breve capacità di attenzione della persona moderna. Lavorare in modo efficiente richiede capacità organizzative, disciplina e la giusta motivazione.

Inoltre, ogni persona è unica. Alcuni di noi sono più attivi al mattino, altri sono nottambuli; alcuni hanno bisogno di ispirazione, altri semplicemente si mettono al lavoro e continuano a lavorare; alcuni sono proattivi e auto-motivati, mentre altri hanno bisogno di un aiuto esterno per organizzare il loro processo.

In poche parole, non esiste una ricetta universale adatta a tutti per un lavoro produttivo.

Tuttavia, ci sono varie tecniche che puoi provare per migliorare la tua produttività e trovare il tuo equilibrio.

In questo articolo, forniamo 6 suggerimenti collaudati per l'efficienza del lavoro da implementare nella routine quotidiana. Puoi combinarli e abbinarli per trovare ciò che offre i migliori risultati per te in modo da trovare l'equazione della produttività sul posto di lavoro definitiva.

1. Non esagerare con le modifiche

Prima di tutto, non affrettarti a provare tutte le nuove idee in una volta. A volte anche un piccolo cambiamento può avere un grande impatto. Altrimenti, puoi sopraffarti e correre il rischio di finire ancora meno produttivo di prima.

Prendilo lentamente.

Prova le tecniche che sembrano più vicine al tuo attuale processo di lavoro quotidiano, organizzazione e/o personalità.

Ad esempio, forse puoi eliminare una piccola ma persistente abitudine che ti distrae e ti impedisce di portare a termine la tua giornata lavorativa.

Inoltre, concedere un po' di tempo alle modifiche prima di decidere se sono efficienti o meno. Di solito sono sufficienti due-tre mesi per superare lo stress iniziale e vedere se il nuovo approccio produce risultati. Può sembrare molto tempo, ma ricorda: le abitudini sono difficili da formare e rompere.

Indipendentemente dal fatto che la modifica funzioni per te o meno, una volta trascorso il periodo di test, puoi, se lo desideri, provare un approccio diverso.

Tuttavia, tieni presente che quando si tratta di efficienza lavorativa, anche il più piccolo cambiamento può, potenzialmente, sconvolgere la tua routine. Fino a quando non ti ci abitui e non vedi se fornisce davvero risultati, la tua produttività potrebbe risentirne.

Per evitare problemi e incomprensioni, è meglio informare il tuo diretto manager delle tue intenzioni. È importante allineare le tue azioni con il processo di lavoro generale.

2. Stabilisci obiettivi realistici

Anche se questo sembra un po' ovvio, a volte tendiamo tutti a spingerci un po' troppo oltre nella speranza di poter lavorare oltre i nostri limiti e raggiungere obiettivi irraggiungibili.

Naturalmente, non c'è niente di sbagliato nell'impostare il livello un po' più in alto della propria zona di comfort e nel lanciarsi in una sfida. Questo può, infatti, ispirarti a ottenere di più e mostrarti che sei capace di più di quanto pensassi.

Tuttavia, fissare regolarmente obiettivi non realistici può danneggiare gravemente la tua produttività.

Se non riesci a completare la tua lista di cose da fare su base giornaliera, settimanale e/o mensile, a un certo punto, probabilmente comincerai a sentirti un underachiever.

Di conseguenza, invece di lavorare in modo più efficiente ed essere più produttivo, potresti danneggiare la tua fiducia, attenuare il tuo zelo e prosciugare la tua motivazione. Potresti anche finire per darti la sindrome dell'impostore e soffrire di burnout.

Per evitarlo, quando pianifichi le tue attività, considera l'utilizzo del framework degli obiettivi SMART.
SMART sta per Specifico, Misurabile, Raggiungibile, Realistico e Limitato nel Tempo.

È uno strumento semplice che ti consente di stabilire le tue priorità, considerare le tue risorse e tracciare una linea d'azione produttiva.

La cosa migliore di questo approccio è che può essere ugualmente efficace non solo nelle organizzazioni di attività su piccola scala. Puoi anche applicarlo nella pianificazione a lungo termine e nella strategia aziendale, indipendentemente dal tuo livello di responsabilità e dal tuo ruolo nell'azienda.

3. Riconsiderare il multitasking

Gli ultimi decenni hanno glorificato il multitasking e lo hanno fatto sembrare un obiettivo di vita per i professionisti impegnati.

Tuttavia, la verità è che ci sono pochissime, se non nessuna, persone che possono effettivamente multitasking in modo efficiente.

Tuttavia, la maggior parte di noi cerca di portare a termine e destreggiarsi tra alcuni compiti fino a quando non li falliamo tutti o non raggiungiamo risultati mediocri. Alla fine, possiamo finire esausti, stressati e delusi. Non vogliamo che la nostra produttività non sia migliore di quella che sarebbe stata se avessimo affrontato ogni compito individualmente, vero?

Riprendendo i compiti uno alla volta, puoi concentrarti meglio, prestare loro la dovuta attenzione e assicurarti di ottenere i migliori risultati, il tutto senza stressarti.

Di conseguenza, alla fine di ogni compito, hai abbastanza energia per concentrarti su quello successivo.

Inoltre, sappiamo tutti che bella sensazione quando puoi finalmente spuntare un elemento dalla tua lista di cose da fare, vero? Trattare voi stessi!

4. Dai la priorità alla tua lista di cose da fare

Invece di cercare di multitasking, considera di dare la priorità alle tue responsabilità quotidiane ogni mattina e inizia con quella più importante. Questo compito può spesso essere l'obiettivo più difficile, impegnativo, dispendioso in termini di tempo e/o urgente della giornata.

Una volta che l'hai tolto di mezzo, non solo ricevi un'istantanea sensazione di realizzazione e gratificazione. Puoi anche continuare la tua giornata con il cuore più leggero perché il peggio è dietro di te.

Inoltre, quando sai di aver spuntato la cosa più importante nella tua lista di cose da fare, tutto il resto sembra un po' più semplice.

Naturalmente, questo non significa che una volta completato questo compito, puoi darti una pacca sulla spalla e farla finita.

Continua con il resto delle attività, magari lasciando per ultime quelle più facili, mentre elabori tutti gli elementi che hai pianificato. Se incontri un intoppo e/o rimani bloccato, considera di lasciare l'attività per un po' e tornarci più tardi.

Questo approccio può funzionare bene non solo nella pianificazione giornaliera, ma anche nella pianificazione settimanale e persino mensile.

5. Consenti a te stesso di fare delle pause

Le pause ti consentono di riavviare il cervello, ritrovare la motivazione e ridistribuire il tuo tempo.

Quando ti concentri su un compito troppo difficile per troppo tempo, sei sopraffatto. Di conseguenza, invece di progredire, il più delle volte ti ritrovi bloccato.

Se non ti dai delle pause, prima o poi il tuo cervello inizierà a farlo per te. Di conseguenza, la tua produttività ne risentirà ancora di più, perché continuerai a cercare di andare avanti solo per rimanere bloccato nel mezzo della tua stessa angoscia.

Questo di solito porta a frustrazione, insicurezza e/o persino disperazione.

Un ottimo modo per implementare delle interruzioni nella tua routine quotidiana è provare la tecnica del pomodoro. In esso, usi un timer per alternare il lavoro e le pause su intervalli prestabiliti. Ad esempio, puoi impostare da 20 a 45 minuti di lavoro, seguiti da una pausa di 5 o 10 minuti.

Anche se l'attività in questione richiede più tempo per essere implementata, dovresti considerare di attenerti al programma delle pause di lavoro. Ciò ti consentirà di continuare con nuova energia e una mente chiara dopo la pausa.

Inoltre, a seconda del tuo tipo di lavoro, considera di riempire le pause con attività che ti allontanano dalla tua postazione di lavoro.

Ad esempio, se lavori alla scrivania, allunga le gambe e fai qualche esercizio leggero. Il tuo lavoro prevede attività fisica? Assicurati di sederti o sdraiarti di tanto in tanto. Se trascorri la giornata in riunione, goditi un po' di tranquillità. Se lavori in isolamento, chiama un amico per chattare.

Il punto è spezzare la routine con un'attività diversa che distoglie la mente dal lavoro. Di conseguenza, quando ci torni, hai una nuova prospettiva e una nuova forza.

Sembra semplice, eppure può fare miracoli sulla tua produttività ed efficienza lavorativa.

6. Non eliminare le distrazioni: organizzale

Eliminare le distrazioni e le cattive abitudini è più facile a dirsi che a farsi. A volte, ucciderli può creare troppa frustrazione e danneggiare la produttività invece di migliorarla.

Il modo migliore per evitarlo è metterli entro i tuoi limiti e stabilire dei limiti per te stesso.

Considera la possibilità di scegliere un periodo di tempo, preferibilmente nella parte della giornata in cui di solito sei il meno produttivo. Successivamente, dedicalo esclusivamente alle attività che più spesso ti distraggono dal lavoro.

Ad esempio, supponiamo che tu sia un dipendente dai social media (beh, non lo siamo tutti?)

Se ti manca la disciplina e non ti trattieni, puoi sprecare ore della tua giornata a controllare il tuo telefono. Questo può interrompere il tuo processo di lavoro e ridurre l'efficienza perché rende davvero difficile la concentrazione.

Tuttavia, a seconda dell'uso che fai dei social media, interromperli completamente può farti sentire solo, disinformato e indietro su aggiornamenti e argomenti a cui tieni.

Per evitare ciò, puoi designare pause sui social media durante il giorno e limitare rigorosamente il tempo che dedichi loro al lavoro. In questo modo, saprai che sta arrivando una soluzione e non sarai distratto dal tuo lavoro anche se senti le notifiche che suonano freneticamente. Tuttavia, ovviamente, è meglio limitarli il più possibile, non vuoi metterti alla prova troppo.

Inoltre, puoi utilizzare un'app Digital Balance per tenere traccia delle abitudini di utilizzo del dispositivo e impostare l'utilizzo del tempo sullo schermo.

Anche se le tue distrazioni non sono digitali, puoi utilizzare questo metodo per trattenerle. In questo modo puoi migliorare notevolmente le tue abitudini di lavoro e la concentrazione.

Linea di fondo

Rimanere produttivi e lavorare in modo efficiente non è importante solo per la tua crescita e sviluppo professionale, ma anche per la tua salute mentale.

Da un lato, se sei costantemente distratto, procrastinato o semplicemente fuori gioco, tendi a perdere fiducia e motivazione. Questo può influenzare il modo in cui ti senti riguardo al tuo lavoro e come ti senti riguardo a te stesso. Per non parlare del fatto che, alla fine, può persino farti perdere il lavoro.

D'altra parte, se la scarsa efficienza è il risultato di uno sforzo eccessivo, può portare a stress, ansia e persino esaurimento.

Ottimizzando la tua cultura lavorativa, routine e processo, puoi assicurarti di sfruttare al meglio la tua giornata lavorativa senza influire negativamente sul tuo benessere.

Tutto quello che devi fare è trovare le tecniche giuste che forniscano i migliori risultati per te e prenderne l'abitudine.