Come utilizzare Slack per mantenere il tuo team remoto produttivo e impegnato

Stai cercando di capire come usare Slack?

Bene. Ne vale assolutamente la pena.

Con oltre 10 milioni di utenti attivi giornalieri , la popolarità di Slack parla da sé. In effetti, la piattaforma è ora un punto fermo del lavoro remoto poiché sempre più team si affidano a Slack come hub di comunicazione all-in-one.

E mentre Slack potrebbe sembrare solo un'app di chat in superficie, la piattaforma vanta tutta una serie di funzionalità che consentono di risparmiare tempo per mantenere i team produttivi e coinvolti.

In questa guida, analizzeremo come utilizzare Slack per le aziende.

Che cos'è Slack, comunque?

Cominciamo con le basi.

Slack è uno strumento di collaborazione in team e gestione dei progetti. La piattaforma può essere utilizzata nel browser o come app nativa su desktop e dispositivi mobili.

Gli utenti comunicano in canali contrassegnati da hashtag specifici. Ad esempio, un team di marketing potrebbe avere canali separati per #scrittori di contenuti, #SEO e #design.

All'interno di ciascun canale, gli utenti possono taggarsi a vicenda in base alle proprie @handle. Poi inizia il divertimento.

In termini di come utilizzare Slack per comunicare, le tue opzioni sono praticamente illimitate. Ad esempio, Slack è un'ottima alternativa alle e-mail o ai ticket di progetto. Avere tali messaggi rivolti in avanti crea un senso di responsabilità e trasparenza poiché i team possono tracciare la loro comunicazione dal punto A al punto B fino a quando un problema non viene risolto.

Slack può essere utilizzato anche per la comunicazione informale. Festeggia un nuovo contratto o un compleanno? Vuoi rilasciare alcuni meme o .GIF? Fallo.

Gli utenti possono modificare il loro stato di disponibilità nel corso della giornata per segnalare ai colleghi quando sono disponibili a parlare e quando stanno svolgendo un lavoro approfondito.

In breve, Slack funge da luogo in cui i colleghi devono essere sempre "accesi". Ciò fornisce un'alternativa più tempestiva alla comunicazione esclusivamente via e-mail, ricreando anche il refrigeratore d'acqua dell'ufficio della vecchia scuola.

Perché Slack è così popolare tra i team remoti, però?

Slack potrebbe non sembrare così speciale a prima vista.

Dopotutto, ci sono molte app di chat là fuori (pensa: Teams, Google Meet) che hanno uno scopo simile.

La popolarità di Slack può essere ridotta al suo uso diffuso tra le startup e all'afflusso di milioni di nuovi utenti durante il COVID-19. All'inizio della pandemia, le aziende hanno utilizzato per impostazione predefinita una manciata di app per adattarsi alla ritrovata "normalità" del lavoro a distanza.

E per la chat di squadra, Slack è stato il vincitore. L'app ha registrato un'impennata di nuovi utenti nel bel mezzo del COVID-19 e da allora molti hanno deciso di rimanere con la piattaforma a lungo termine.

Forse il più grande punto di forza di Slack sono le sue integrazioni di terze parti. Se c'è un'app o uno strumento aziendale su cui fai affidamento, c'è un'alta probabilità che abbia un'integrazione Slack.

Trello. Google Drive. Veduta. Lo chiami, Slack si integra con esso.

Un'altra distinzione fondamentale di Slack rispetto ad altre app di chat è la varietà di bot della piattaforma, molti dei quali si concentrano sulla produttività e sul miglioramento della cultura aziendale. Ad esempio, il popolare bot Donut è progettato per ottimizzare l'onboarding dei nuovi dipendenti e aiutare i dipendenti a costruire relazioni in un ambiente remoto.

Un obiettivo generale dell'utilizzo di una piattaforma come Slack è quello di sostituire la posta elettronica a titolo definitivo (o almeno ridurre la dipendenza dei team dalla posta elettronica).

Perché usare Slack invece dell'e-mail, però? Volta.

È ben documentato che molti lavoratori perdono ore al giorno nelle loro caselle di posta. La piattaforma riduce gli inutili avanti e indietro, consolidando le notifiche e-mail in una casella di posta in tempo reale insieme alla chat del tuo team. Ad esempio, puoi pianificare e condividere un ID riunione Zoom direttamente all'interno di Slack senza rimbalzare tra i collegamenti della posta in arrivo e gli inviti.

In che modo la maggior parte delle aziende remote utilizza Slack?

Non ci sono due squadre che usano Slack allo stesso modo, ma l'obiettivo finale è lo stesso: dare ai team un posto dove rimanere in contatto senza perdere tempo nelle loro caselle di posta o destreggiarsi tra un sacco di app.

Di seguito sono riportati tre obiettivi specifici per le aziende remote che cercano di capire come utilizzare Slack:

1. Semplifica le attività e documenta la comunicazione interna tra i lavoratori
2. Incoraggiare una comunicazione tempestiva e aperta e una cultura aziendale collaborativa
3. Mantieni la produttività dei dipendenti attraverso app e integrazioni

La piattaforma è un luogo privilegiato in cui i team possono scambiare idee e tenere sotto controllo lo stato di un determinato progetto. Ad esempio, i team remoti creativi potrebbero chiedere feedback o finalizzare un contenuto. Ecco un esempio di come utilizzare Slack per la gestione dei progetti (con Trello) per fare esattamente questo:

Nel frattempo, aumentare il coinvolgimento dei dipendenti è una delle maggiori sfide nella gestione di un team remoto. Slack può aiutare in quel reparto grazie alla sua varietà di bot di coinvolgimento e strumenti di indagine per selezionare i cervelli dei lavoratori.

Ecco un esempio di utilizzo di Polly, che fornisce ai lavoratori un luogo anonimo per fornire feedback e rispondere alle domande dei manager.

E ancora, l'obiettivo di Slack è assicurarsi che i dipendenti rimangano produttivi. Questa è un'altra sfida dei team remoti in cui i lavoratori sono indipendenti e tenere traccia delle singole attività può essere una seccatura.

Ecco un esempio di come uno strumento di monitoraggio del tempo come Timebot.chat, che offre ai lavoratori un posto dove tenere traccia delle loro attività quotidiane, blocca il tempo ed evidenzia ciò su cui hanno lavorato.

Questa è solo un'istantanea di come utilizzare Slack come team remoto. Le tue app e i tuoi flussi di lavoro preferiti potrebbero essere diversi, ma puoi utilizzare la piattaforma lo stesso.

Come usare Slack: consigli e best practices

Sebbene Slack stesso sia piuttosto intuitivo, utilizzare la piattaforma al massimo delle sue potenzialità significa comprenderne le migliori pratiche. Ecco alcuni suggerimenti rapidi per assicurarti che il tuo team utilizzi Slack in modo significativo.

Scegli i tuoi canali

Slack della tua azienda non dovrebbe essere un libero per tutti di canali casuali. Invece, le discussioni dovrebbero essere limitate ai canali basati sugli obiettivi della tua azienda per la piattaforma.

Ad esempio, ogni squadra ha un posto dove andare avanti e indietro? C'è un posto dove esprimere preoccupazioni a livello aziendale? Vuoi limitare meme e affari divertenti a un unico canale?

Non esiste un modo "giusto" per configurare i tuoi canali Slack. Naturalmente, questa libertà può essere un po' scoraggiante. Per iniziare, ecco alcuni esempi di canali consigliati evidenziati da Slack stesso.

• #Annunci
• #A caso
• #AMA (chiedimi qualsiasi cosa)
• #Cultura aziendale
• #Scatola dei suggerimenti

Delineare le aspettative

Non diversamente dai social media, alcuni critici considerano Slack un potenziale spreco di tempo per i dipendenti che può effettivamente comportare una minore produttività.

Inoltre, il fenomeno della "stanchezza rilassata" e lo stress da parte di utenti invadenti sulla piattaforma possono contribuire al burnout sul posto di lavoro.

È importante evidenziare le aspettative su come utilizzare Slack nel tuo team. Ciò può evitare perdite di tempo e allo stesso modo garantire che le discussioni siano significative e produttive.

In breve, i team non dovrebbero vederlo solo come un luogo per chattare. Consigliamo la guida di Slack per l' onboarding della tua azienda per assicurarti che il tuo team sia sulla strada giusta dalla parola "vai".

Sfrutta appieno le integrazioni

Se stai utilizzando Slack for business , hai l'imbarazzo della scelta in termini di integrazioni che puoi utilizzare. Ciò comprende:

• Strumenti di gestione del progetto (Trello, Asana, Jira)
• Strumenti per videoconferenze (Zoom, RingCentral)
• App del calendario (Google Calendar, Outlook)
• Software di collaborazione (Google Drive, Box)
• Strumenti di coinvolgimento dei dipendenti (OfficeVibe, TINYpulse)

Ad esempio, guarda Slack G-Suite per Slack. Con un'unica integrazione, puoi gestire le tue riunioni...

...e carica file da condividere con il resto del tuo team.

Ma ancora: l'obiettivo di Slack è risparmiare tempo. Potrebbe essere allettante inserire il maggior numero possibile di app e integrazioni nella piattaforma, ma cerca prima di attenerti a quelle più utilizzate.

Promuove la positività

Potrebbe sembrare banale, ma vale sicuramente la pena menzionarlo.

I tuoi colleghi non dovrebbero temere di aprire un dato canale Slack. Che si tratti di feedback o richieste, sottolinea l'importanza di mantenere la comunicazione positiva e costruttiva.

Non c'è dubbio che essere connesso 24 ore su 24 con il tuo team può essere potenzialmente stressante. Per combattere questo, incoraggia i membri del tuo team a prestare attenzione al loro tono e allo stesso modo non aver paura di far brillare la loro personalità. Slack è un brillante strumento di team building e collaborazione, garantito ai team che capiscono come affrontarlo.

E con questo, concludiamo la nostra guida su come utilizzare Slack!

Pronto per iniziare con Slack?

Mentre il concetto di apprendimento di qualsiasi nuova piattaforma potrebbe essere un mal di testa, iniziare con Slack è più facile di quanto potresti pensare.

Indipendentemente dal tipo di attività che stai gestendo, Slack può avvicinare il tuo team e allo stesso tempo supportare i tuoi obiettivi aziendali più grandi. Lo consigliamo a quasi tutti coloro che cercano di svolgere più lavoro, in particolare ai social marketer.

E proprio come capire come utilizzare Slack consente al tuo team di essere produttivo in modo efficace, tieni presente che Sprout Social può aiutarti a fare lo stesso.