Come scrivere un caso aziendale (modello incluso)

Che cos'è un caso aziendale?

Un business case è un documento di gestione del progetto che spiega in che modo i vantaggi di un progetto superano i suoi costi e perché dovrebbe essere eseguito. I casi aziendali vengono preparati durante la fase di avvio del progetto e il loro scopo è includere tutti gli obiettivi, i costi e i benefici del progetto per convincere le parti interessate del suo valore.

Un business case è un documento di progetto importante per dimostrare al tuo cliente, cliente o stakeholder che il progetto che stai proponendo è un buon investimento. Di seguito, illustriamo i passaggi per scriverne uno che li influenzerà.

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La necessità di un business case è che raccolga la valutazione finanziaria, la proposta, la strategia e il piano di marketing in un unico documento e offra uno sguardo completo su come il progetto andrà a beneficio dell'organizzazione. Una volta che il tuo business case è stato approvato dalle parti interessate del progetto, puoi iniziare la fase di pianificazione del progetto.

Come scrivere un caso aziendale

I progetti falliscono senza avere un solido business case su cui basarsi, poiché questo documento è necessario per avviare il progetto ed è la base per la carta del progetto e il piano del progetto. Ma se un business case di progetto non è ancorato alla realtà e non risponde a un'esigenza che si allinea con gli obiettivi aziendali più ampi dell'organizzazione, allora è irrilevante.

La ricerca di cui avrai bisogno per creare un business case solido è il perché, cosa, come e chi del tuo progetto. Questo deve essere chiaramente comunicato. Gli elementi del tuo business case affronteranno il perché, ma in modo più dettagliato. Pensa al business case come a un documento che viene creato durante la fase di avvio del progetto ma verrà utilizzato come riferimento durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Che tu stia iniziando un nuovo progetto o a metà di uno, prenditi del tempo per scrivere un business case per giustificare la spesa del progetto identificando i vantaggi aziendali che il tuo progetto fornirà e che i tuoi stakeholder sono più interessati a raccogliere dal lavoro. I seguenti quattro passaggi ti mostreranno come scrivere un business case:

Passaggio 1: identificare il problema aziendale

I progetti non vengono creati per il bene dei progetti. Hanno un obiettivo. Di solito, vengono avviati per risolvere un problema aziendale specifico o creare un'opportunità di business.

Dovresti "Guidare con il bisogno". Il tuo primo compito è capire qual è quel problema o opportunità, descriverlo, scoprire da dove viene e quindi affrontare il lasso di tempo necessario per affrontarlo.

Questa può essere una semplice affermazione, ma è meglio articolata con alcune ricerche sul clima economico e sul panorama competitivo per giustificare i tempi del progetto.

Passaggio 2: identificare le soluzioni alternative

Come fai a sapere se il progetto che stai intraprendendo è la migliore soluzione possibile al problema sopra definito? Naturalmente, scegliere la soluzione giusta è difficile e la strada per il successo non è lastricata di presupposti infondati.

Un modo per restringere l'attenzione per chiarire la soluzione giusta è seguire questi sei passaggi (dopo la ricerca pertinente, ovviamente):

1. Nota le soluzioni alternative.
2. Per ogni soluzione, quantificarne i vantaggi.
3. Inoltre, prevedere i costi coinvolti in ciascuna soluzione.
4. Quindi scoprine la fattibilità.
5. Discernere i rischi e i problemi associati a ciascuna soluzione.
6. Infine, documenta tutto questo nel tuo caso aziendale.

Passaggio 3: consiglia una soluzione preferita

Successivamente dovrai classificare le soluzioni, ma prima di farlo è meglio impostare dei criteri, magari avere un meccanismo di punteggio che ti aiuti a stabilire la priorità delle soluzioni per scegliere quella giusta.

Alcune metodologie che puoi applicare includono:

• A seconda del costo e del vantaggio della soluzione, assegna un punteggio da 1 a 10.
• Basa il tuo punteggio su ciò che è importante per te.
• Aggiungi più complessità alla tua classifica per coprire tutte le basi.

Indipendentemente dal tuo approccio, una volta che hai sommato i tuoi numeri, la migliore soluzione al tuo problema diventerà evidente. Ancora una volta, vorrai che questo processo sia documentato anche nel tuo caso aziendale.

Passaggio 4: descrivere l'approccio di implementazione

Quindi, hai identificato il tuo problema o opportunità di business e come raggiungerlo, ora devi convincere i tuoi stakeholder che hai ragione e hai il modo migliore per implementare un processo per raggiungere i tuoi obiettivi. Ecco perché la documentazione è così importante; offre un percorso pratico per risolvere il problema principale che hai identificato.

Ora, non è solo un esercizio per placare la leadership senior. Chissà cosa potresti scoprire nella ricerca che hai dedicato all'esplorazione del problema sottostante e alla determinazione di soluzioni alternative? Potresti risparmiare milioni all'organizzazione con una soluzione alternativa a quella proposta inizialmente. Quando ti occupi di un business case solido, sei in grado di coinvolgere i tuoi sponsor o la leadership organizzativa con te e avere una visione chiara su come garantire la fornitura dei vantaggi aziendali che si aspettano.

Modello di caso aziendale

Il nostro modello di business case per Word è lo strumento perfetto per iniziare a scrivere un business case. Dispone di 9 aree chiave del business case che puoi personalizzare secondo necessità. Scarica il modello gratuitamente e segui i passaggi seguenti per creare un ottimo business case per tutti i tuoi progetti.

Elementi chiave di un caso aziendale

Uno dei passaggi chiave per avviare un business case è disporre di una checklist del business case. Quello che segue è uno schema dettagliato da seguire durante lo sviluppo del business case. Puoi scegliere quali di questi elementi sono più rilevanti per gli stakeholder del tuo progetto e aggiungerli al nostro modello di business case. Quindi, una volta approvato il tuo business case, inizia a gestire i tuoi progetti con un robusto software di gestione dei progetti come ProjectManager.

1. Riepilogo esecutivo

L'Executive Summary è una versione breve di ogni sezione del tuo business case. Viene utilizzato per fornire alle parti interessate una rapida panoramica del progetto.

2. Definizione del progetto

Questa sezione ha lo scopo di fornire informazioni generali sui tuoi progetti, come gli obiettivi aziendali che verranno raggiunti e lo schema del piano di progetto.

3. Visione, obiettivi e obiettivi

Innanzitutto, devi capire cosa stai cercando di fare e qual è il problema che vuoi risolvere. Dovrai definire la visione, gli obiettivi e gli obiettivi del tuo progetto. Questo ti aiuterà a modellare l'ambito del tuo progetto e a identificare i risultati finali del progetto.

4. Ambito del progetto

L'ambito del progetto determina tutte le attività e i risultati finali che verranno eseguiti nel progetto per raggiungere gli obiettivi aziendali.

5. Informazioni di base

Qui puoi fornire un contesto per il tuo progetto, spiegando il problema che intende risolvere e come si allinea con la visione e il piano strategico della tua organizzazione.

6. Criteri di successo e requisiti degli stakeholder

A seconda del tipo di progetto su cui stai lavorando, i requisiti di qualità saranno diversi, ma sono fondamentali per il successo del progetto. Raccoglili tutti, scopri cosa determina se li hai incontrati con successo e riferisci sui risultati.

7. Piano di progetto

È il momento di creare il piano di progetto. Scopri le attività che dovrai svolgere per portare a termine il progetto. Puoi utilizzare un modello di struttura di suddivisione del lavoro per assicurarti di aver finito. Una volta raccolte tutte le attività, stima il tempo necessario per completarle.

Il software di gestione dei progetti semplifica notevolmente la creazione di un piano di progetto. ProjectManager può caricare il tuo modello di struttura di ripartizione del lavoro e tutte le tue attività sono popolate nel nostro strumento. Puoi organizzarli in base al tuo ciclo di produzione con la nostra visualizzazione scheda kanban o utilizzare la nostra visualizzazione diagramma di Gantt per creare una pianificazione del progetto.

8. Bilancio del progetto

Il tuo budget è una stima di tutto ciò che è nel tuo piano di progetto e di quanto costerà per completare il progetto nel tempo programmato assegnato.

9. Programma del progetto

Crea una sequenza temporale per il progetto stimando quanto tempo ci vorrà per completare ogni attività. Per una pianificazione del progetto più efficace, usa uno strumento per creare un diagramma di Gantt e stampalo. Ciò fornirà quel tocco in più di visualizzazione dei dati e abilità che mancano ai fogli Excel.

10. Governo del progetto

La governance del progetto si riferisce a tutte le regole e procedure di gestione del progetto che si applicano al tuo progetto. Ad esempio, definisce i ruoli e le responsabilità dei membri del team di progetto e il quadro per il processo decisionale.

11. Piano di comunicazione

Disporre di pietre miliari per i check-in e gli aggiornamenti di stato, oltre a determinare in che modo le parti interessate rimarranno consapevoli dei progressi nel ciclo di vita del progetto.

12. Rapporti sullo stato di avanzamento

Avere un piano in atto per monitorare e tenere traccia dei tuoi progressi durante il progetto per confrontare i progressi pianificati con quelli effettivi. Esistono strumenti di monitoraggio delle attività che possono aiutarti a monitorare i progressi e le prestazioni.

Ancora una volta, l'utilizzo di uno strumento di gestione dei progetti migliora la tua capacità di vedere cosa sta succedendo nel tuo progetto. ProjectManager dispone di strumenti di monitoraggio come dashboard e report di stato che offrono rispettivamente una vista di alto livello e maggiori dettagli. A differenza delle app leggere che ti fanno configurare una dashboard, la nostra è incorporata nello strumento. Meglio ancora, il nostro software basato su cloud ti fornisce dati in tempo reale per un processo decisionale più approfondito. Inoltre, ottieni rapporti su più di semplici aggiornamenti di stato, ma schede attività, carico di lavoro, stato del portafoglio e molto altro, il tutto con un solo clic. Quindi filtra i report e condividili con le parti interessate per tenerli aggiornati.

13. Valutazione finanziaria

Questa è una sezione molto importante del tuo business case perché è qui che spieghi come i vantaggi finanziari superano i costi. Confronta i costi finanziari e i vantaggi del tuo progetto. Puoi farlo eseguendo un'analisi di sensibilità e un'analisi costi-benefici.

14. Valutazione del mercato

Ricerca il tuo mercato, i concorrenti e il settore per trovare opportunità e minacce

15. Analisi della concorrenza

Identificare concorrenti diretti e indiretti ed effettuare una valutazione dei loro prodotti, punti di forza, vantaggi competitivi e la loro strategia aziendale.

16. Analisi SWOT

Un'analisi SWOT ti aiuta a identificare i punti di forza, i punti deboli, le opportunità e le minacce della tua organizzazione. I punti di forza e di debolezza sono interni, mentre le opportunità e le minacce sono esterne.

17. Strategia di marketing

Descrivi il tuo prodotto, i canali di distribuzione, i prezzi, i clienti target tra gli altri aspetti del tuo piano o strategia di marketing.

18. Valutazione del rischio

Esistono molte categorie di rischio che possono avere un impatto sul tuo progetto. Il primo passo per mitigarli è identificare e valutare i rischi associati alle attività del progetto.

Come ProjectManager ti aiuta con il tuo caso aziendale

ProjectManager, un pluripremiato software di gestione dei progetti, può raccogliere e assemblare tutti i vari dati che raccoglierai, per poi condividerli facilmente sia con il tuo team che con gli sponsor del progetto.

Una volta che hai un foglio di calcolo con tutte le tue attività elencate, puoi importarlo nel nostro software. Quindi viene immediatamente popolato in un diagramma di Gantt. Basta impostare la durata per ciascuna delle attività, aggiungere eventuali dipendenze e il tuo progetto è ora distribuito su una sequenza temporale. Puoi impostare pietre miliari, ma c'è molto di più che puoi fare.

Ora hai un piano di progetto e dal diagramma di Gantt online puoi assegnare i membri del team alle attività. Quindi possono commentare direttamente le attività su cui stanno lavorando, aggiungendo tutti i documenti e le immagini necessari, favorendo un ambiente collaborativo. Puoi tenere traccia dei loro progressi e modificare la durata delle attività secondo necessità trascinando e rilasciando le date di inizio e di fine.

Ma questo è solo un assaggio di ciò che offre ProjectManager. Abbiamo schede kanban che visualizzano il tuo flusso di lavoro e una dashboard in tempo reale che tiene traccia di sei metriche di progetto per la visualizzazione più accurata possibile del tuo progetto.

Prova ProjectManager e verifica di persona con questa prova gratuita di 30 giorni.

Guarda il nostro video di formazione sui casi aziendali

Se desideri ulteriori consigli sul caso aziendale, prenditi un momento per guardare Jennifer Bridges, PMP, in questo breve video di formazione. Spiega i passaggi che devi compiere per scrivere un buon business case.

Ecco uno screenshot come riferimento.

Trascrizione:

Oggi parliamo di come scrivere un business case. Ebbene, negli ultimi anni abbiamo visto il mercato, o forse le organizzazioni, le aziende o anche i progetti, allontanarsi dal fare casi aziendali. Ma, in questi giorni, le aziende, le organizzazioni e quegli stessi progetti stanno esaminando gli investimenti e stanno davvero cercando un tasso di rendimento.

Quindi ora, pensa al business case come alla tua opportunità per confezionare il tuo progetto, la tua idea, la tua opportunità e mostrare cosa significa e quali sono i vantaggi e in che modo le altre persone possono trarne vantaggio.

Vogliamo dare un'occhiata oggi per vedere cosa c'è nel business case e come scriverne uno. Voglio essere chiaro che quando cerchi informazioni su un business case, non è una valigetta.

Qualcuno ha chiamato l'altro giorno ed erano confusi perché stavano cercando qualcosa e continuavano a tirare su le valigette. Non è di questo che parliamo oggi. Quello di cui stiamo parlando sono casi aziendali e includono informazioni sulle tue strategie, sui tuoi obiettivi. È la tua proposta commerciale. Ha il tuo profilo aziendale, la tua strategia aziendale e persino il tuo piano di marketing.

Perché hai bisogno di un caso aziendale?

E quindi, perché è così importante oggi? Ancora una volta, le aziende cercano non solo i loro project manager, ma anche i membri del loro team per avere una migliore comprensione del business e un maggiore senso di idea imprenditoriale. Quindi questo business case fornisce la giustificazione per il cambiamento o il piano aziendale proposto. Delinea l'allocazione del capitale che potresti cercare e le risorse necessarie per implementarla. Quindi, può essere un piano d'azione. Potrebbe servire solo come una visione unificata. E poi fornisce anche ai decisori diverse opzioni.

Quindi diamo un'occhiata più ai passaggi necessari per mettere insieme questi casi aziendali. Ci sono quattro passaggi principali. Uno, vuoi fare una ricerca sul tuo mercato. Guarda davvero cosa c'è là fuori, dove sono i bisogni, dove sono le lacune che puoi servire? Guarda la tua concorrenza. Come si stanno avvicinando a questo e come puoi forse fornire alcune altre alternative?

Vuoi confrontare e finalizzare diversi approcci che puoi utilizzare per andare sul mercato. Quindi compili quei dati e presenti strategie, obiettivi e altre opzioni da considerare.

E poi lo documenti letteralmente.

Allora, che aspetto ha il documento? Bene, ci sono modelli là fuori oggi. I componenti variano, ma questi sono quelli comuni. E poi questi sono ciò che ritengo essenziale. Quindi c'è il riassunto esecutivo. Questo è solo un riassunto della tua azienda, di come potrebbe essere il tuo team di gestione, un riassunto del tuo prodotto e servizio e del tuo mercato.

La descrizione dell'attività fornisce un po' più di storia della tua azienda e della dichiarazione di intenti e di cosa tratta davvero la tua azienda e in che modo questo prodotto o servizio si adatta.

Quindi, descrivi i dettagli del prodotto o servizio che stai cercando di espandere, implementare o implementare. Potresti anche includere nei loro brevetti che hai in sospeso o altri marchi.

Quindi, vuoi identificare e definire la tua strategia di marketing. Ad esempio, come lo porterai ai tuoi clienti? Hai intenzione di avere un negozio di mattoni e malta? Lo farai online? E quali sono i tuoi piani per portarlo sul mercato?

Vuoi anche includere informazioni dettagliate sull'analisi della concorrenza. Come stanno facendo le cose? E, come stai pianificando, immagino, di battere la concorrenza?

Vuoi anche guardare e identificare il tuo SWOT. E lo SWOT è la tua forza. Quali sono i punti di forza che hai nell'andare sul mercato? E dove sono i punti deboli? Forse alcune delle tue lacune. E inoltre, dove sono le tue opportunità e forse le minacce per le quali devi pianificare?
Quindi la panoramica dell'operazione include informazioni operative come la tua produzione, persino le risorse umane, informazioni sulle operazioni quotidiane della tua azienda.

E poi, il tuo piano finanziario include il tuo conto profitti, profitti e perdite, tutti i tuoi dati finanziari, qualsiasi garanzia che potresti avere e qualsiasi tipo di investimento che potresti cercare.

Quindi questi sono i componenti del tuo business case. Ecco perché è così importante. E se hai bisogno di uno strumento che possa aiutarti a gestire e tenere traccia di questo processo, iscriviti subito al nostro software su ProjectManager.