Come scrivere un'e-mail di follow-up che riceva risposte (+ best practice)

L'e-mail iniziale fa una cortese introduzione quando stai cercando di fare qualcosa, che si tratti di chiudere un affare o raccogliere informazioni. E mentre è importante, non è l'intera storia. È qui che entrano in gioco le e-mail di follow-up. Puoi inviarli a:

• • Ricorda alla persona con cui stai comunicando la tua richiesta

• Spingili educatamente all'azione
• Mostra loro che sei investito nel risultato

L'invio di un'e-mail di follow-up è la differenza tra menzionare casualmente che ti piacerebbe prendere un caffè qualche volta e mostrare a qualcuno che vuoi portarlo fuori per un appuntamento. Solo la prima email di follow-up può aumentare il tuo tasso di risposta del 40%! Per avere successo nel marketing, devi sapere come scrivere un'e-mail di follow-up che colleghi l'opportunità iniziale con i risultati effettivi e ti mostreremo come. Ma non condivideremo semplicemente best practice e modelli di email marketing di follow-up; ti insegneremo anche i passaggi fondamentali per scrivere da zero un'e-mail di follow-up di successo. Cominciamo.

Passaggio 1: decidi l'obiettivo della tua email di follow-up

Determina cosa desideri ottenere con l'e-mail di follow-up. Qual è l'obiettivo/obiettivo finale del tuo messaggio? Quale azione vuoi che il destinatario intraprenda? Alcune idee includono:

• Ricordando loro di programmare una riunione
• Prenotazione di una demo
• Iscrizione per una prova
• Chiusura di una vendita
• Costruire solide relazioni con i clienti
• Recuperare il ritardo con i clienti

Chiarire l'obiettivo ti aiuterà a scrivere il messaggio con uno scopo chiaro e a incorporare un invito all'azione (CTA) adeguato. Puoi anche aggiungere un valore immediato a seconda del tuo obiettivo specifico, aumentando le probabilità che il destinatario risponda.

Passaggio 2: scrivi una riga dell'oggetto convincente

No— "Follow-up" o "Sto aspettando la tua risposta..." non sono buone righe dell'oggetto dell'e-mail. È probabile che vengano ignorati e inducano il lettore a sentire che stai additando la colpa perché non hanno risposto, il che potrebbe ridurre il loro interesse a leggere la tua email. Le migliori righe dell'oggetto dell'e-mail convincono il destinatario ad aprire e leggere il messaggio. Scrivi una riga dell'oggetto pertinente allo scopo o all'obiettivo della tua email. Pensa alla tua email e all'azione che vuoi che il destinatario intraprenda. Ecco alcuni altri suggerimenti per scrivere forti righe dell'oggetto di follow-up:

• Usa un linguaggio orientato all'azione. Aggiungi parole potenti e numeri concreti per ispirare l'azione. Ad esempio, "Convocazione riunione: [Data e ora]". Tieni presente che alcune parole come "Gratis" e "Denaro" attivano i filtri antispam, quindi è meglio evitarle.
• Evita i clickbait. Anche se clickbait convince il destinatario ad aprire la tua e-mail, potrebbe finire per ignorarla o, peggio, eliminarla. Usa un linguaggio diretto e diretto che dica al destinatario cosa aspettarsi dopo aver aperto la tua email. Ad esempio, "[Nome destinatario], pianifichiamo una [Riunione/Chiamata] per discutere [Argomento]".
• Sii breve. Con il 56% delle e-mail lette sui telefoni cellulari, è meglio scrivere righe dell'oggetto lunghe circa cinque parole. Ad esempio, "Fasi successive: [Progetto/Opportunità].
• Crea un senso di urgenza. Usa un linguaggio che implichi un senso di urgenza senza apparire invadente o aggressivo. Ad esempio, "[Nome destinatario], sensibile al tempo: [Argomento]".
• Sii personale. Se conosci il nome del destinatario o un contatto comune, utilizzalo per rendere l'e-mail più personale e pertinente. Ad esempio, "Da non perdere, [Nome del destinatario]".
• Evidenzia il vantaggio. Indica in che modo il tuo messaggio aiuterà il destinatario a catturare la sua attenzione. Ad esempio, "Massimizzazione del ROI: proposta per triplicare le entrate".

Esempio di modello

Passaggio 3: fornire il contesto all'inizio

Dai al destinatario un aggiornamento sulla tua email iniziale. Assicurati di fornire un contesto sufficiente in modo che sappiano chi sei e cosa stai seguendo senza dover cercare la prima email. Perché questo è importante? Oggi la propria casella di posta è invasa da troppe e-mail. Per far risaltare la tua email di follow-up, è fondamentale includere un identificatore che ricordi al destinatario che lo hai già contattato. Ciò rende più facile per il destinatario trovare la tua email tra le tante che riceve e mostra la tua tenacia e determinazione. Di seguito sono riportati alcuni potenti apri che puoi provare:

• "Ricordi quando abbiamo parlato di [Argomento], ho ottime notizie e non vedo l'ora di condividerle con te. Possiamo fissare una data per una chiamata?"
• "Ho lavorato a un progetto entusiasmante che credo sarà perfetto per te. Mi piacerebbe programmare un incontro per condividere maggiori dettagli al riguardo."
• "È stato fantastico entrare in contatto con te a [Event/Place]. Volevo dare seguito alla nostra conversazione su [Argomento]."
• "Sto contattando per controllare e vedere se ci sono stati aggiornamenti su [Argomento]."
• "Volevo ricordarti di [argomento] e vedere se c'è qualche azione che possiamo intraprendere dopo."
• Il nostro comune amico, [Nome amico], mi ha suggerito di contattarti in merito a [Argomento].

Esempio di modello

Passaggio 4: scrivi il corpo della tua email di follow-up

Potresti aver ricevuto o inviato (non preoccuparti, non giudicheremo) email di follow-up di una riga come questa: Come puoi vedere, rispetto alle precedenti email di follow-up che abbiamo condiviso, questa non fornisce alcuna informazione aggiuntiva per suscitare l'interesse del destinatario e indurlo a rispondere. È pigro. Pensaci: risponderesti se avessi centinaia di altre cose da fare nella tua lista di cose da fare? Esattamente. Ecco perché dovresti seguire un'apertura coinvolgente con un corpo e-mail altrettanto sorprendente e ricco di valore. Sii specifico e diretto riguardo alle tue intenzioni in modo che il lettore non senta che stai perdendo tempo. Quindi usa le seguenti idee per aggiungere valore al tuo messaggio:

• Condividi le testimonianze dei clienti di altri clienti nello stesso settore/attività del destinatario
• Casi studio
• I post del blog
• Prova sociale
• Seminario Web
• Soluzioni per i punti dolenti
• Sconti e offerte esclusive
• E-book
• Video dimostrativi
• Prova gratuita estesa

Assicurati che l'idea che scegli sia rilevante per il destinatario, dove la vedono come una risorsa. Puoi anche chiedere al destinatario di condividere le proprie opinioni e punti di vista. Ad esempio, domande come "Il prezzo funziona per te?" e "Quali sono le caratteristiche più importanti per te in [Tipo di prodotto]" aprono le linee di comunicazione e ti danno una visione più approfondita della mente del lettore.

Esempio di modello

Passaggio 5: fornire i passaggi successivi con un invito all'azione

Ricordi l'obiettivo che hai determinato nel passaggio 1? Scrivi un invito all'azione persuasivo e aggiungilo alla fine della tua email di follow-up. Il destinatario dovrebbe sapere cosa fare dopo aver letto il tuo messaggio. Se non li guidi, è altamente improbabile che ti rispondano. Prendi questa email di follow-up, per esempio. Il mittente facilita la risposta del lettore e lascia aperta una linea di comunicazione, che aiuta a rimanere in contatto e a costruire relazioni. Ecco alcuni suggerimenti che puoi utilizzare per scrivere inviti all'azione simili:

• Mantienilo semplice: assicurati che il tuo invito all'azione sia facile da seguire, idealmente con un solo clic o istruzioni chiare su cosa fare dopo. Usa un linguaggio che li spinga ad agire, come "Iscriviti ora" o "Prenota la tua riunione".
• Aggiungi un po' di urgenza ma sii diretto: dì loro esattamente cosa vuoi che facciano, ad esempio "Pianifica una chiamata per saperne di più sui nostri servizi" anziché semplicemente "Ulteriori informazioni". Ma falli sentire come se dovessero agire in fretta usando frasi come "Posti disponibili limitati" o "Da non perdere".
• Rendilo visibile e sperimenta. Usa un colore contrastante per il tuo pulsante CTA per farlo risaltare dal resto dell'e-mail. Ti consigliamo di utilizzare il test A/B per provare diverse frasi e formati di invito all'azione per vedere quale funziona meglio per il tuo pubblico di destinazione.
• Mostra il valore: spiega in che modo il tuo destinatario trarrà vantaggio dall'azione che suggerisci, che si tratti di tempo risparmiato, denaro guadagnato o problema risolto.

Esempio di modello

Passaggio 6: chiudere e inviare l'e-mail di follow-up

Chiudi la tua e-mail educatamente, preferibilmente in un modo che rifletta le tue precedenti interazioni con il destinatario. Ricorda, un approccio cortese fa molto. Quindi evita di usare frasi passive-aggressive o disperate come le seguenti:

• So che sei occupato; Anch'io sono occupato, quindi facciamo in fretta
• Per favore, rispondi il prima possibile
• Scusa per essere troppo insistente
• Mi scuso in anticipo per averti disturbato
• Torna da me, ti dispiace?

Ecco alcuni buoni esempi che puoi usare invece:

• Fatemi sapere se avete domande.
• Aspetto tue notizie.
• Parla presto?
• Sono entusiasta di sentirti presto!
• Fammi sapere cosa funziona meglio per te.

Quindi concludi con un tradizionale "Cordiali saluti" o "Cordiali" e premi "Invia".

Esempio di modello

La seconda volta è un fascino

Sebbene la prima e-mail di follow-up sia efficace, preparati a inviare più di un'e-mail di follow-up come parte della tua campagna di sensibilizzazione via e-mail. Gli studi rivelano che il numero ottimale è compreso tra due e tre e il fatto che il 44% delle ripetizioni si arrenda dopo un solo follow-up può darti un serio vantaggio competitivo. Ecco una cadenza di e-mail che ha funzionato per noi di CoSchedule:

• Giorno 1: invia la prima email.
• Giorno 3: invia l'e-mail di follow-up n.
• Giorno 7: invia l'e-mail di follow-up n.
• Giorno 14: invia l'e-mail di follow-up n.
• Giorno 21: invia l'e-mail di follow-up n.

Generalmente consigliamo di interrompere dopo la quarta e-mail, ma a seconda del potenziale cliente o del lead, potremmo suggerire un follow-up dopo due settimane o un mese. Questo è tutto ciò di cui hai bisogno per navigare tra i picchi insidiosi delle caselle di posta e le valli scoraggianti dei messaggi senza risposta per raggiungere la grandezza delle e-mail di follow-up. Vai avanti, inizia a seguire e converti quei potenziali clienti!