Come scrivere una presentazione che attiri (e mantenga) l'attenzione
Pubblicato: 2019-11-15Hai mai sentito che la capacità di attenzione umana è più o meno la stessa di un pesce rosso? Gli studi hanno dimostrato che la durata media dell'attenzione umana corrisponde a quella di un pesce rosso: circa 12 secondi.
Ehi, perché trascinare il pesce rosso in questo? Non è nemmeno vero!
Le persone non trascorrono solo 12 secondi su tutto ciò che vedono.
L'attenzione dipende dal compito e dal numero di distrazioni. La gente abbuffa Netflix! Questo da solo smentisce la cosa dei 12 secondi.
Quando stai cercando di promuovere il tuo lavoro, una buona presentazione può aiutarti ad attirare l'attenzione dei "gatekeeper", persone che hanno accesso a un pubblico che desideri raggiungere.
Ma il tuo tono deve essere buono. Un editore ti ignorerà a meno che tu non sappia come attirare la loro attenzione.
Di gran lunga la promozione più comune per scrivere una presentazione? Un articolo per un giornalista o editore di pubblicazioni. La tua presentazione può essere per 1 di 2 motivi:
- Per convincerli a coprire una storia che hai già
- Per vedere se sono disposti a lasciarti scrivere qualcosa per loro
Qualunque cosa tu stia scrivendo una presentazione, devi assicurarti che sia abbastanza buona da vendere a qualcuno un'idea immateriale. Prima di poter vendere il contenuto devi vendere il concept. E non è un compito facile, ma sta per diventare più facile.
In questo post imparerai:
- Come consegnare la tua presentazione a una pubblicazione
- Cosa richiede un buon tono di scrittura?
- 5 cose che non dovresti mai fare quando crei una presentazione
Come consegnare la tua presentazione a una pubblicazione
L'e-mail è una pratica comune, soprattutto per presentare un articolo.
Proprio come la tua presentazione, un'e-mail deve essere concisa pur condividendo le informazioni pertinenti. Se la tua email inizia a sembrare il futuro articolo pieno di paragrafi che vuoi scrivere, dai una seconda occhiata. Nessuno vuole leggere un romanzo in una e-mail.
Ecco lo schema di base che dovrebbe seguire un'e-mail di presentazione:
Sezione #1: Saluta. Cerca di includere qualcosa di personale, come un interesse condiviso o notizie recenti. Mantieni la tua introduzione breve e dolce.
Sezione #2: La spiegazione del tono. Scrivi 3-4 frasi per spiegare la tua idea di presentazione. Se ci vogliono più di 3-4 frasi per farlo, dovresti provare a rielaborarlo.
Sezione #3: Perché vale la pena creare la tua idea. Usa quest'ultimo paragrafo per spiegare perché pensi che sia una buona opportunità per la loro azienda. È un'occasione per evidenziare qualcosa che la loro attività fa bene? Questo pezzo apre in qualche modo un'opportunità di aumento delle entrate? I vantaggi della creazione di questo pezzo dovrebbero essere personalizzati per loro e dovrebbero essere 2-3 frasi.
Sezione #4: Il ringraziamento. Ringraziali per il loro tempo e offri loro una telefonata per discutere ulteriormente dell'argomento se sono interessati.
Quando scrivi un passo, devi agganciare qualcuno con il primo cast della tua linea. Quando invii la tua presentazione in un'e-mail, il tuo hook può essere la riga dell'oggetto dell'e-mail o la frase di apertura.
Ad esempio, un'e-mail con il seguente oggetto ha ricevuto una risposta in soli quattro minuti :
Questo post = l'antipasto. Il tuo consiglio = …condimento?
Oppure, se prendi il gancio nella riga di apertura, puoi iniziare con un complimento specifico sul lavoro della persona. Tutti amano un bel complimento.
Stai facendo un ottimo lavoro leggendo questo post, comunque!
La tua e-mail di presentazione deve anche includere materiale scritto preparato e pronto per le persone a cui fare riferimento.
I materiali scritti per una presentazione includono:
- Un portfolio di lavori passati: la prova che puoi creare un pezzo di qualità
- Riferimenti di clienti passati: rassicurazione sul fatto che sei una brava persona con cui lavorare
- Un documento di presentazione completo: l'e-mail di presentazione è la spiegazione dell'idea dell'ascensore, ma il documento di presentazione stesso va più nel dettaglio. Questo può anche essere il pezzo completo di cui vuoi scrivere una pubblicazione
Prima di premere Invia la tua e-mail alla pubblicazione che riceve la tua presentazione, dai un'occhiata a questi 9 suggerimenti extra per creare un'e-mail per la presentazione:
1. Leggi ad alta voce la tua e-mail di presentazione . La lettura ad alta voce ti aiuta a catturare e correggere le cose prima di premere Invia e ad esercitarti per tutto . Non lesinare sui tuoi punti di discussione e presumere che ti sei ricordato di includere tutto.
2. Scrivi come se fossi in un ascensore dando un "tono dell'ascensore". Un pitch elevato è in genere di circa 90 secondi e la tua e-mail di pitch non dovrebbe richiedere più tempo per essere letta. La persona che riceve la tua e-mail dovrebbe essere in grado di ricevere rapidamente il messaggio principale, quindi fare riferimento al documento di presentazione per maggiori dettagli.
Tic tac tic tac. Porta la tua idea là fuori prima di esaurire i piani. (Fonte immagine: Hackernoon)
3. Non esplodere . Se presenti un'idea a più di una pubblicazione, dovrebbe essere un'idea unica per ciascuna di esse.
4. Sapere cosa copre una pubblicazione. Parte della creazione di una presentazione unica consiste nel vendere una pubblicazione su come la tua idea si adatta a quella già trattata. Se non riesci a comunicare che sai cosa fanno, non vorranno presentare la tua idea.
5. Collega la tua presentazione a un articolo recente che hanno scritto. Questo è un altro modo per personalizzare la tua presentazione e aumentare le possibilità di ottenere l'approvazione. Se colleghi un articolo correlato alla tua presentazione, mostra che hai pensato a come si inserisce nel marchio della pubblicazione.
6. Fornire un valore unico ove possibile. Cosa puoi offrire loro che nessun altro con un passo può offrire? Qualcosa come i dati univoci può distinguerti dalle altre proposte.
Un esempio di ciò viene da un rapporto di ricerca sull'e-commerce originale compilato da Nick Bosch di ActiveCampaign.
"Ogni singola e-mail di presentazione sul nostro studio di ricerca sulla pubblicità per l'e-commerce era specifica per chi l'ha ricevuta. Per una pubblicazione, mi sono concentrato sul valore unico che il rapporto avrebbe portato loro. Si è parlato molto dell'influenza degli annunci di Facebook e Twitter nelle elezioni.
Nel mio discorso, ho messo in evidenza in modo specifico la ricerca del rapporto che ha mostrato la forte influenza degli annunci sui social media sugli acquisti dei consumatori e ho fatto sapere ai giornalisti che si occupano di quella storia. In questo modo, potrebbero parlarne direttamente in un nuovo pezzo o collegarsi alla ricerca come fonte per altre informazioni che potrebbero avere".
7. Collega le tue notizie a una notizia importante. Niente come un piccolo slancio per rafforzare il tuo tono. Se una notizia importante è già qualcosa che una pubblicazione prevede di coprire, puoi inquadrare il tuo discorso come un modo per supportarlo e rafforzare la visibilità su entrambi i pezzi.
8. Interagisci presto e spesso sui social media . Un passo non è un'azione fatta. Se vuoi mantenere il tuo tono (e il tuo nome) in cima alle loro menti, considera l'invio di informazioni utili relative alle loro storie nei commenti ai post o sui social.
9. Rendi estremamente semplice per loro scrivere la storia. Non farli lavorare per questo. Un comunicato stampa ideale dice loro tutto ciò di cui hanno bisogno per scrivere la storia della tua idea.
Sei un venditore e stai vendendo i tuoi scritti. Non tutte le presentazioni passeranno, ma ci sono modi in cui puoi rendere la tua difficile da ignorare.
Cosa richiede un buon tono di scrittura?
La scrittura del tono non è un caso universale: devi adattare il tono alla persona che lo ascolta. A seconda del progetto che stai proponendo, devi personalizzare la tua presentazione con determinate informazioni.
Tuttavia, ci sono 6 elementi che la maggior parte di ogni campo ufficiale deve avere.
- Un gancio
- Messaggio chiave
- Pubblico previsto
- Sommario
- Cronologia della pubblicazione
- Informazioni di contatto
1. Un gancio
Come attiri l'attenzione di qualcuno con una riga dell'oggetto o la prima frase di una telefonata? Questo è il primo pezzo di un campo – e si chiama hook.
Un titolo dice alle persone di cosa possono aspettarsi di leggere, ma un gancio attira le persone. Fa la differenza tra qualcuno che vuole sentire di più o i suoi occhi che si fissano nei primi secondi di lettura.
Nella tua presentazione, non stai solo inviando il tuo pezzo a un editore nella speranza che gli piaccia, ma devi creare un hook così potente che si sentano letteralmente come se fossero attratti dal tuo pezzo.
Come fai a fare questo? Crea curiosità . Se suggerisci qualcosa quanto basta per incuriosire le persone, aiuta a venderle ascoltando davvero.
E indovina un po': ci sono 5 modi per creare curiosità (alcuni che probabilmente non sapevi di conoscere già!).
Nel 1994, il professore della Carnegie-Mellon George Loewenstein ha pubblicato uno straordinario articolo dal titolo banale: The Psychology of Curiosity . Ha delineato questi 5 metodi per creare curiosità:
- Fai una domanda che induce curiosità: hai il coraggio di guadagnare mezzo milione di dollari all'anno?
- Raccontare l'inizio di una storia e lasciarla intenzionalmente incompiuta: questo si chiama Effetto Zeigarnik.
- Fai qualcosa di inaspettato o viola le aspettative: ti aspetteresti di vedere "come guadagnare mezzo milione di dollari" o "hai il coraggio di guadagnare mezzo milione di dollari?" Quale pensi di ricordare?
- Crea una percezione di "Ho informazioni che tu non hai: vorranno sapere di cosa si tratta e leggere di più per scoprirlo.
- Ricorda loro qualcosa che hanno "dimenticato": AKA convincere qualcuno di qualcosa che già sanno
2. Messaggio chiave
Se la persona che legge questo pezzo può togliergli solo una cosa, quale dovrebbe essere quella cosa?
Devi essere in grado di definire chiaramente il messaggio chiave della tua idea di presentazione. Quando crei il messaggio chiave, pensa a ciò che è più importante per la persona che lo legge.
- Hanno bisogno di una risposta a una singola domanda?
- Hanno bisogno di istruzioni su come fare qualcosa?
- Hanno bisogno di qualcosa che li elevi o spieghi un'idea difficile?
Trova quella cosa più importante e spiegala nel messaggio chiave.
3. Pubblico previsto
Quando scrivi la tua presentazione, pensa a due segmenti di pubblico:
- Il pubblico a cui presenti la tua presentazione
- Il pubblico per il tuo pezzo finito
Ricorda, questa presentazione è la tua visione creativa, ma in realtà non è per te. Una buona regola pratica per aiutarti a tenerlo a mente è pensare alla parola "tu".
Racconta la storia della tua presentazione con una prospettiva "tu". Ad esempio, se scrivi un articolo per una pubblicazione automobilistica su come migliorare gli spostamenti quotidiani delle persone, mettiti al loro posto di guida.
- “Qual è la parte peggiore del tuo tragitto giornaliero?
- "Quanto è completamente noioso sedersi nel traffico?"
- "Rimanere bloccati in una zona di costruzione che non vedevi arrivare?"
- "OH CRAP, PNEUMATICO PIATTO??"
Una persona in un'azienda automobilistica probabilmente si riferisce a questo tipo di problemi e, per di più, sa come possono relazionarsi anche i loro clienti. Quando conosci il tuo pubblico, capisci come il tuo tono può aiutarlo.
4. Riepilogo
Potresti vedere la parola sommario e pensare a te stesso, " questo significa semplicemente 'di cosa tratta il mio discorso.' Duh, ovviamente lo includerò. "
Anche se non ti sbagli, rendi il tuo riassunto più specifico del semplice "di cosa tratta questa presentazione".
Un riassunto è una spiegazione concisa dei punti più importanti della tua storia. Le persone che recensiscono le presentazioni non hanno ore per leggere più pagine di spiegazione: vogliono conoscere l'idea principale e vogliono saperlo ora.
Ciò significa che hai solo bisogno di un paio di paragrafi. Concentrati sull'angolazione del tuo pezzo e riassumi i suoi punti chiave.
In un tono di scrittura, sei un venditore di idee. Una delle abilità di vendita di cui hai bisogno per concludere l'affare è la gestione delle obiezioni .
La gestione delle obiezioni è il processo di gestione delle preoccupazioni di un potenziale cliente.
Puoi sottolineare i modi in cui la tua idea è diversa da un altro pezzo su un argomento simile o cambiare la prospettiva evidenziando un problema che la tua idea aiuta a risolvere per il pubblico di una pubblicazione.
Le persone possono escogitare un milione di ragioni per non fare qualcosa, come accettare la tua presentazione. Il tuo passo deve già venderli sul perché dovrebbero.
Ryan Holiday, autore di Trust Me, I'm Lying: Confessions of a Media Manipulator , parla di come evitare il rifiuto inutile del tono e un assalto di obiezioni da parte degli editori.
Il consiglio di Ryan? Ascolta Jack London e HL Mencken. Puoi fidarti di Ryan: i suoi libri sono già stati pubblicati.
Ryan ha seguito il consiglio di Jack London e HL Mencken per ottenere il suo contratto di libro a 6 cifre e il loro consiglio ha funzionato perfettamente. I 3 più grandi suggerimenti di Ryan sulla strutturazione di un campo per evitare obiezioni sono:
- Mantieni il tuo passo breve, semplice e al punto. Non sprecare il loro tempo. Lascia che il lavoro parli da solo.
- Le pubblicazioni hanno sentito troppe storie singhiozzanti per essere mosse dalla pietà. Semplicemente non gli importa. Quindi attenersi alla Legge del Potere n. 13: "Quando chiedi aiuto, fai appello all'interesse personale delle persone, mai alla loro misericordia o gratitudine". L'interesse personale è una leva che ti porterà da qualche parte, la prostrazione no.
- Guarda in cosa stanno attualmente pubblicando le riviste in cui vuoi essere pubblicato e guarda cosa sta cercando il mercato. Solo allora dovresti andare dagli editori con un passo.
Inoltre, aiuta a trasformare il riepilogo del passo in una copia scorrevole. La pubblicazione può rubare quella copia direttamente e usarla come spina dorsale della loro storia.
Quando presenti un articolo, includi uno schema dei titoli delle sezioni con i punti principali per dimostrare il flusso dell'articolo e gli argomenti contemporaneamente.
5. Cronologia della pubblicazione
Quando presenti una pubblicazione, in genere avresti già finito un pezzo: un giornalista sarebbe quello che scrive qualsiasi nuovo contenuto sul tuo pezzo (a meno che la pubblicazione non ti offra un sottotitolo, ma ciò accadrebbe anche dopo la presentazione).
La sequenza temporale per una presentazione a un giornalista è più correlata a fattori come:
- Questa notizia è già pubblica? Oppure il tuo pezzo è soggetto a embargo (ad es. può essere pubblicato solo in una determinata data o se prima vengono soddisfatte determinate condizioni)
- Che tipo di disponibilità puoi dare al giornalista? C'è un dirigente o un altro esperto da cui puoi fornire loro un preventivo?
Una pubblicazione avrà più voce in capitolo in fattori temporali come:
- Chi deve approvare le diverse parti – questo è in definitiva deciso da una pubblicazione
- Se è necessario eseguire del lavoro su un articolo prima che venga eseguita una pubblicazione
Fornire un tempo di consegna stimato aiuta tutte le persone coinvolte a dare priorità alle attività.
6. Informazioni di contatto
Non lasciarti coinvolgere così tanto dalla creazione perfetta della tua presentazione da dimenticare di dire a qualcuno come può contattarti con una risposta o domande.
Conclusione: 5 cose che non dovresti mai fare quando crei una presentazione
Il tuo passo è il momento decisivo per il tuo pezzo: è abbastanza buono o semplicemente non è all'altezza?
Questo post ha coperto molto di ciò di cui hai bisogno per un passo killer. MA non si tratta solo di ciò che devi fare . Devi anche pensare a cosa non fare quando lanci.
Prendi questa lista e passa attraverso la tua presentazione. Se qualcuno di questi spicca, torna al tavolo da disegno.
Ecco come non creare una presentazione:
1. Usa giganteschi muri di testo. Le persone hanno solo così tante capacità intellettuali per elaborare un passo. Il testo breve e chiaro è la strada da percorrere.
2. Ignora completamente le linee guida sul campo. Se stai proponendo un cliente, ha le proprie idee su cosa dovrebbe essere incluso nel tuo discorso. Non ignorare questi. Un passo deve essere adattato al pubblico previsto, non a te.
3. Copia e incolla i modelli di presentazione. I modelli sono meravigliosi e utili, ma non sono pensati per essere una carta gratuita per uscire dal lavoro. I modelli sono guide per aiutarti a creare la tua presentazione unica. Se qualcuno vede ripetutamente lo stesso identico tipo di presentazione da più persone che hanno lo stesso modello, urla incapace.
4. Mostra incertezza. Se la tua presentazione include frasi come "Non so se è del tutto corretto, ma..." rimuovile immediatamente. Non dire a qualcuno che la tua idea è cattiva prima ancora che l'abbia sentita. Una mancanza di fiducia nella tua idea non ti darà il Sì.
5. Generalizzare il messaggio. Un tono ideale non è pensato per coprire tutti i potenziali angoli di un argomento. Dovresti essere in grado di vendere un messaggio specifico.