Ancora nessuna copertura mediatica? Questa guida al comunicato stampa aiuta le aziende a farsi vedere

La tua strategia di marketing potrebbe implicare un mix di e-mail, social media, pubblicità, eventi e altre tattiche, ma una menzione sulla stampa può moltiplicare di dieci volte tutti questi sforzi, inviare un'ondata di nuovi clienti a modo tuo e persino portare la tua piccola impresa a il livello successivo.

Vuoi una prova? Una singola storia sul New York Times ha trasformato Beardbrand da un blog per barbuti in un attore importante nel settore dei prodotti per la toelettatura maschile.

Ma come fai a farlo accadere per la tua azienda? Come attiri l'attenzione delle tue notizie locali, per non parlare dei siti di notizie come il New York Times ? Puoi semplicemente concentrarti sulla promozione della tua attività e sperare di attirare l'attenzione di un giornalista, oppure puoi accelerare il processo scrivendo un comunicato stampa.

Che cos'è un comunicato stampa?

Un comunicato stampa è un documento che annuncia una storia degna di nota sul tuo marchio che i media potrebbero voler coprire e fornisce tutte le informazioni pertinenti di cui un giornalista o un editore avrebbe bisogno.

Alcuni punti vendita condivideranno le tue notizie basandosi esclusivamente sul comunicato stampa. Altre volte, ti contatteranno per organizzare un colloquio o ti useranno come fonte esperta per un'altra storia, soprattutto se invii regolarmente comunicati stampa che condividono argomenti degni di nota.

Semplicemente dicendo "Guarda i miei affari!" non fa notizia. Gli annunci che sono, tuttavia, includono:

• Avvio di una nuova attività, prodotto o servizio
• Tenere un grande concorso o competizione
• Collaborare con un ente di beneficenza, un'organizzazione comunitaria o una celebrità
• Ospitare un evento
• Vincere un premio
• Condivisione di una storia di successo del cliente
• Annuncio di una fusione o acquisizione
• Rebranding della tua attività
• Promuovere o assumere un nuovo dirigente

Un buon modo per valutare l'importanza di notizie della tua storia è prestare attenzione alla copertura che ricevono altre aziende.

I giornalisti cercano storie che siano tempestive, che colpiscano un gran numero di persone, che abbiano un elemento emotivo o si riferiscano ad altre notizie. Puoi anche attingere a ciò di cui le persone parlano, di persona o sui social media. Se la tua azienda ha un collegamento con una storia più grande, potresti aumentare le tue possibilità di essere coperto.

I vantaggi di scrivere un comunicato stampa

Oltre a catturare l'attenzione dei media, scrivere un comunicato stampa offre numerosi vantaggi aggiuntivi. Innanzitutto, è uno strumento conveniente che puoi aggiungere alla tua strategia di marketing, soprattutto se sei una startup con un budget limitato. Poiché le pubblicazioni vengono pubblicate online, potresti attirare potenziali clienti e backlink anche sul tuo sito.

Un comunicato stampa ben scritto ti aiuta anche a controllare la tua storia. Puoi condividere ciò che è importante per te e richiamare l'attenzione sul valore che offri. In caso di crisi, un comunicato stampa ti offre la possibilità di rispondere a una storia con la tua. E la distribuzione della tua storia attraverso un servizio di comunicati stampa può aumentare i tuoi sforzi di marketing dei contenuti aumentando il traffico web e migliorando l'ottimizzazione dei motori di ricerca.

Un altro vantaggio è la possibilità di condividere i tuoi comunicati stampa sulla pagina delle notizie o della stampa del tuo sito web. Questo può aiutarti a farti diventare un esperto nel tuo campo. Quando un giornalista visita il tuo sito e trova comunicati stampa disponibili, ti imbatti in modo più professionale e fai risparmiare tempo al giornalista rendendo le informazioni pertinenti facilmente e rapidamente accessibili.

Gratuito: modello di comunicato stampa

Per aiutarti a iniziare, abbiamo messo insieme questo modello per aiutarti a strutturare la tua storia utilizzando un formato comune di comunicato stampa. Puoi sostituire ogni componente con le tue informazioni e adattarle in base alle tue esigenze.

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Tipi di comunicati stampa

I comunicati stampa sono normalmente visti solo come un modo per generare pubblicità. Tuttavia, ci sono molti diversi tipi di comunicati stampa, ognuno con i propri formati e regole.

Ultime notizie

Questo è il tipo più comune di comunicato stampa. Le testate giornalistiche vogliono sempre essere le prime a coprire una notizia dell'ultima ora. Dagli aggiornamenti COVID alla criptovaluta, c'è ampiezza in ciò che i notiziari tratteranno, ma è il gancio nella tua storia che farà notare il tuo comunicato stampa. Questi comunicati stampa possono essere documenti di una o due pagine che condividono le ultime notizie con il pubblico.

Lanci di prodotti

La pubblicazione delle notizie sul lancio del tuo prodotto sparge la voce e aumenta le vendite di nuove offerte. Un comunicato stampa come questo mette in evidenza i prezzi, la disponibilità, le specifiche e altre informazioni utili del tuo prodotto per i clienti.

Fusioni e acquisizioni

Se la tua azienda sta subendo un cambiamento organizzativo abbastanza notevole da scrivere un comunicato stampa, puoi usarlo per informare gli stakeholder sulla crescita potenziale dell'azienda. Quando si annuncia una fusione o acquisizione, includere dettagli sulle organizzazioni coinvolte, citazioni dalla leadership e informazioni sulla fusione o acquisizione.

Aggiornamenti del prodotto

Hai un grande aggiornamento del prodotto in lavorazione? Fai sapere al mondo scrivendo un comunicato stampa. Questo è simile a una versione di lancio di un prodotto. La differenza principale è che con gli aggiornamenti del prodotto, ti concentrerai sulle modifiche apportate, sul motivo per cui le hai apportate e su come influiscono sull'utente finale.

Eventi

I comunicati stampa degli eventi possono fornire ai giornalisti qualcosa di tempestivo e rilevante da pubblicare. Sono anche un ottimo modo per promuovere il tuo evento e ottenere più partecipanti. Quando scrivi un comunicato stampa per eventi, assicurati di spiegare chiaramente i dettagli. Usa i punti elenco o un elenco per evidenziare chi, cosa, quando e dove i lettori possono facilmente comprendere.

Nuove collaborazioni

Se fai squadra con un'altra azienda o no-profit, potrebbe essere interessante. Un comunicato stampa che annuncia le partnership può essere uno strumento di marketing intelligente per entrambe le aziende.

Se desideri eseguire con successo questo tipo di comunicato stampa, assicurati di:

• Scrivi una panoramica di ciascuna azienda
• Spiega perché è stata creata la partnership
• Includere chi sta beneficiando della partnership
• Aggiungi eventuali dettagli extra per i partner attuali e futuri

Rebranding

Il rebranding è spesso una sfida per le aziende grandi e piccole. I clienti potrebbero rimanere confusi se i loro marchi cambiano identità durante la notte. Un comunicato stampa che annuncia il tuo rebranding può aiutare a facilitare la transizione verso questa nuova fase della tua attività.

Quando scrivi un comunicato stampa per il tuo rebranding, includi:

• Quali sono i cambiamenti
• Perché i cambiamenti stanno avvenendo
• Come influisce sui tuoi clienti
• Quando le modifiche entreranno in vigore
• Citazioni dalla leadership

Promozioni esecutive

Nelle aziende più grandi, le promozioni dei dirigenti sono considerate una grande novità. Le organizzazioni assumono e sostituiscono costantemente ruoli di leadership. Annunciare i cambiamenti nelle posizioni chiave può aiutare le parti interessate a capire cosa sta succedendo e dare il via al nuovo ruolo di un candidato nell'azienda.

Premi

La tua azienda ha vinto un grande premio? Va bene vantarsene. Gli annunci sui premi del settore possono aiutare a consolidare la reputazione della tua azienda come esperta nello spazio. Un comunicato stampa per le candidature ai premi dovrebbe includere:

• Perché è stata scelta la tua azienda
• Dettagli sul premio
• Informazioni sulla cerimonia (se presente)

Come scrivere un comunicato stampa

I comunicati stampa seguono un formato coerente che consente a giornalisti ed editori di trovare facilmente le informazioni di cui hanno bisogno. È importante attenersi al formato del comunicato stampa per aiutare i giornalisti a decidere di coprire la tua storia.

Ecco sette passaggi per scrivere un comunicato stampa efficace:

1. Trova un angolo degno di nota. Anche un comunicato stampa ben scritto e personalizzato fallirà se la storia che sta raccontando non è interessante per il pubblico target di un giornalista.
2. Crea un titolo accattivante. Usa il vantaggio principale del tuo comunicato stampa per scrivere un titolo che sia chiaro e avvincente.
3. Riassumi la tua storia nel sottotitolo. Riassumi l'intero contenuto del comunicato stampa in un'unica frase che supporta il titolo e dà un assaggio del contenuto da seguire.
4. Introduci le informazioni essenziali. Prima del primo paragrafo, indica la città e lo stato della tua azienda, seguiti dalla data. Quindi il tuo paragrafo di apertura dovrebbe rispondere alle domande "chi", "cosa", "quando", "dove" e "perché" in un modo che attiri l'interesse del giornalista.
5. Fornire informazioni e contesto di supporto. Aggiungi peso alla pubblicazione con testimonianze, statistiche, dettagli di ricerca ed estratti di case study. Questo è anche il luogo per inserire una citazione dei principali soggetti coinvolti nella cronaca.
6. Guida ai passi successivi del lettore. Riassumi l'articolo e includi un invito all'azione o dettagli su dove è possibile trovare ulteriori informazioni sull'argomento.
7. Termina con il tuo boilerplate. Fornire un breve background e una panoramica dell'azienda. Includere le informazioni di contatto. (In fondo al comunicato stampa, è comune includere tre simboli ### o “--30--” per indicare la fine. )

Come abbiamo affermato prima, una pubblicazione dovrebbe offrire qualcosa di interessante, ma aiuta anche a rendere la scrittura interessante.

Inizia con un titolo forte che trasmetta il valore delle tue notizie alla stampa. Il titolo dovrebbe essere accattivante ma anche facile da capire. Gli scrittori professionisti spesso trascorrono tanto tempo su un titolo quanto scrivendo un articolo. Se hai bisogno di ispirazione, rivedi i tuoi blog preferiti e le fonti di notizie online e presta attenzione ai titoli che ti fanno venire voglia di cliccare sulla storia.

Nel primo paragrafo, spiega immediatamente ai giornalisti perché dovrebbero condividere il tuo annuncio spiegando perché i loro lettori si preoccupano. Condividi una statistica sorprendente, un fatto controintuitivo o uno sviluppo innovativo. Quindi usa i paragrafi di supporto per dare vita alla tua pubblicazione con dettagli e citazioni colorate. Semplicemente affermando fatti o suonando autocongratulazioni non andrà bene.

Completa la tua versione con un boilerplate forte ma conciso. Spiega chiaramente cosa fa la tua azienda e perché i suoi stakeholder sono esperti del settore. E non dimenticare di includere le informazioni di contatto. Un comunicato non andrà da nessuna parte se un giornalista non può contattare facilmente lo stakeholder o il suo rappresentante.

Inoltre, assicurati di ricontrollare il tuo comunicato stampa per errori di ortografia e grammatica. Puoi utilizzare un correttore grammaticale online gratuito per rendere la tua scrittura più chiara e potente prima di inviarla!

Esempio di formato del comunicato stampa

Ci sono sette parti in un comunicato stampa standard:

1. Titolo e sottotitolo in corsivo per riassumere la notizia
2. Luogo in cui si basano le notizie, ovvero la tua sede
3. Da due a tre paragrafi di dettagli
4. Fatti puntati
5. Descrizione azienda in fondo
6. Informazioni sui contatti
7. Un "###" alla fine

Quando invii un comunicato stampa, includi quando vuoi che i giornalisti pubblichino le notizie nell'angolo in alto a sinistra. Due opzioni comuni sono:

1. "PER RILASCIO IMMEDIATO", se vuoi che la storia venga pubblicata immediatamente.
2. “ATTESA PER IL RILASCIO FINO AL…” se non vuoi che la storia sia ancora resa pubblica. Assicurati di includere la data al momento dell'invio.

Un errore di formattazione comune che le aziende commettono quando scrivono un comunicato stampa è renderlo troppo lungo. Michelle Garrett, consulente PR presso Garrett Public Relations, spiega: “Non cercare di mettere tutto sotto il sole nel tuo comunicato stampa. Lo scopo di un comunicato stampa è fornire una panoramica e alcuni dettagli pertinenti su ciò che stai annunciando". Aggiunge: “Includi uno o due preventivi per dirigenti e/o clienti. Quindi assicurati di includere i link da visitare per ulteriori informazioni. Cerca di mantenere il tuo comunicato stampa breve, dolce e al punto.

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Un modello di comunicato stampa che puoi utilizzare

Per aiutarti a iniziare il tuo kit di comunicati stampa, abbiamo messo insieme questo modello per aiutarti a strutturare la tua storia utilizzando un formato comune di comunicato stampa. Basta copiarlo e incollarlo in Microsoft Word o Google Docs e iniziare a scrivere. Puoi sostituire ogni componente con le tue informazioni e adattarle in base alle tue esigenze.

Un esempio di comunicato stampa di Bulletproof

Di seguito è riportato un esempio di comunicato stampa di Bulletproof che annuncia una nuova linea di prodotti.

Mentre lo leggi, nota il suo uso di statistiche che catturano l'attenzione, parole d'azione e chiari vantaggi. L'uso di informazioni puntate rende la versione facile da scansionare e leggere. Il boilerplate include anche più risorse per i giornalisti e informazioni sui social media. Termina con il nome, il numero di telefono e l'e-mail del contatto con i media dell'azienda.

Suggerimenti per la distribuzione dei comunicati stampa

Dopo aver scritto un comunicato stampa, è il momento di inviarlo. Hai alcune opzioni per la distribuzione.

In primo luogo, puoi fare un elenco dei media i cui lettori e spettatori sarebbero più interessati alle tue notizie e inviare loro il tuo comunicato direttamente via e-mail. Puoi trovare i loro indirizzi e-mail con una rapida ricerca su Internet: [nome giornalista] + [testata giornalistica] + indirizzo e-mail.

Se ciò non produce risultati, utilizza uno strumento come Hunter che fornirà una formula e-mail per un punto vendita. O semplicemente connettiti con loro su Twitter o LinkedIn.

Puoi anche distribuire il tuo comunicato stampa utilizzando un servizio di distribuzione, come ad esempio:

• PRDistribuzione
• eReleases
• Newswire
• PRWeb
• PR Newswire
• Cisione

Queste aziende inviano il tuo comunicato ai giornalisti in base ai loro interessi specifici e lo pubblicano anche sul loro sito web. Ogni servizio offre una varietà di opzioni e i costi possono variare notevolmente, da $ 69 a poche migliaia di dollari.

Un'altra opzione è assumere un professionista delle pubbliche relazioni che possa scrivere e distribuire un comunicato stampa per te. Questi professionisti hanno spesso rapporti esistenti con la stampa e potrebbero essere in grado di ottenere la copertura mediatica più facilmente.

Se le tue notizie sono sensibili al fattore tempo, come un evento o un annuncio, inviale ai giornalisti con qualche giorno di anticipo in modo che abbiano il tempo di creare la loro storia. Se vuoi che i notiziari trattengano la pubblicazione, rilasciala sotto embargo, che è una richiesta che i giornalisti non pubblichino informazioni fino a una data specifica. Se hai davvero bisogno di qualcosa di nascosto, assicurati di offrire notizie soggette a embargo solo ai punti vendita di cui ti fidi.

Genera buzz con un comunicato stampa

Sebbene un comunicato stampa non garantisca la copertura del comunicato stampa gratuito, può essere uno strumento di marketing efficace. Inviando pubblicazioni con cadenza regolare, inizi a costruire il riconoscimento del marchio con membri dei media, influencer e blogger.

Non sai mai quando un punto vendita potrebbe cercare una fonte nel tuo settore, ricordare la tua azienda e contattare per un colloquio. Condividendo informazioni degne di nota, diventi un leader di pensiero nel tuo campo.

La pubblicità di successo dipende da uno sforzo prolungato. Se ottieni copertura, mantieni il ronzio condividendo quelle storie sui social media. Menziona la copertura precedente nel boilerplate del tuo prossimo comunicato stampa. La stampa spesso segue la stampa e, una volta ottenuta la prima menzione, potresti trovare più facile ottenerne una seconda, una terza e così via.