Come scrivere un'e-mail professionale

Quando invii un'e-mail a un amico oa un collega fidato, probabilmente digiti il ​​messaggio e premi il pulsante di invio senza pensarci due volte.

Ma cosa succede quando stai cercando di impressionare un nuovo capo o parlare dolcemente con un potenziale cliente? Saper scrivere una buona email professionale diventa improvvisamente molto importante.

Redigere un'ottima e-mail non è scienza missilistica. Tuttavia, ci sono alcuni principi importanti che vale la pena conoscere se vuoi ottenere il massimo dalle tue conversazioni online.

In questo post, esamineremo in dettaglio queste tecniche chiave e forniremo alcuni suggerimenti essenziali per l'invio di e-mail per buona misura.

Perché la scrittura professionale di e-mail è davvero importante

L'e-mail esiste da più di 40 anni, ma è ancora il canale preferito per la comunicazione aziendale. Padroneggia l'arte di scrivere una buona e-mail e potresti sbloccare opportunità che sembravano fuori portata.

In effetti, alcuni dei più grandi affari nella storia del business sono iniziati con un'e-mail ben scritta. E numerose startup raccolgono milioni di dollari contattando i VC tramite e-mail.

Naturalmente, l'accesso ai risultati a questo livello richiede abilità. Anche se sei un grande comunicatore di persona, scrivere un'e-mail professionale efficace è sorprendentemente complicato.

Il motivo è che le parole scritte possono essere facilmente fraintese. Uno scherzo che funziona perfettamente se accompagnato da un sorriso sfacciato potrebbe essere considerato un insulto all'interno di un'e-mail.

Questo non accade così spesso quando conosci il carattere dell'altra persona. Ma se stai parlando con un conoscente o un contatto di lavoro completamente nuovo, la possibilità di essere frainteso è piuttosto alta.

Migliorare le tue capacità di scrittura di e-mail può aiutarti a evitare queste insidie ​​e goderti i potenziali benefici.

Come scrivere un'ottima e-mail professionale

Basta con la teoria. Andiamo al sodo.

Un'e-mail efficace può assumere molte forme. Ma se confrontassi due messaggi di successo, probabilmente inizieresti a notare alcune somiglianze.

Ecco gli ingredienti essenziali per creare un'ottima e-mail professionale:

1) Inizia con un oggetto e-mail conciso

Una delle parti più importanti della tua email non è in realtà nel messaggio stesso. È la riga dell'oggetto.

La ricerca mostra che il 33% delle persone apre le e-mail in base alla riga dell'oggetto. Se stai cercando di metterti in contatto con qualcuno che riceve un centinaio di email ogni giorno, dovresti usare la riga dell'oggetto per attirare la sua attenzione.

Uno studio su oltre 260 milioni di e-mail ha rilevato che le righe dell'oggetto di 10 parole o meno tendono a dare i migliori risultati. Seguire questa regola significa che probabilmente stai andando dritto al punto, il che è importante quando stai cercando di raggiungere un dirigente o un imprenditore impegnato.

Se stai contattando qualcuno per la prima volta, anche personalizzare la riga dell'oggetto è una buona idea. Per questo tipo di email professionale, prendi in considerazione di rivolgerti al destinatario per nome. Potrebbe letteralmente raddoppiare i tuoi tassi di apertura. 2) Usa il giusto tipo di saluto

In alcuni contesti, un "Ciao" o un "Ehi" informale è un ottimo modo per aprire una conversazione. Ma in un'e-mail professionale, è una buona idea essere un po' più formali con il saluto.

Ti consigliamo di scegliere il formato collaudato "Gentile [Contatto]" . Potrebbe sembrare un po' datato, in particolare nella cultura statunitense, ma essere rispettosi non ha mai fatto male a nessuno.

Se hai qualche connessione con la persona che stai contattando, va bene usare il suo nome : "Caro Andrew".

Per un contatto per la prima volta o qualcuno nella sala riunioni, potresti prendere in considerazione l'utilizzo del cognome : "Caro signor Smith".

E se non conosci il titolo della persona? Una scommessa sicura è usare il loro nome completo : "Caro Andrew Smith".

Tuttavia, usa questo approccio solo quando è necessario. Negli ultimi anni, il saluto con nome completo è stato utilizzato da spammer e truffatori per personalizzare i propri messaggi. Non vuoi essere associato a quel gruppo!

Un altro gruppo a cui probabilmente non vorresti essere associato è quello dei parolieri arcaici, quindi "A chi può interessare" può essere lasciato nei libri di storia.

Se hai intenzione di scegliere un saluto più tradizionale, "Gentile signore/signora" può funzionare, in particolare per le domande di lavoro e le e-mail in stile lettera di accompagnamento. Tieni presente che può sembrare piuttosto impersonale.

3) Inizia con una cortesia

Sebbene le e-mail professionali riguardino gli affari, stai comunque inviando un'e-mail a un essere umano. È una buona idea trattarli come uno.

Una volta completato il saluto, aggiungi una piccola cortesia. Alcune persone lo ignoreranno, ma altri apprezzeranno il fatto che li stai trattando con rispetto, piuttosto che come una svendita ambulante.

Ecco alcuni esempi di buona etichetta e-mail:

• Grazie per i tuoi interessi
• È stato un piacere incontrarti
• Grazie per averci incontrato oggi

Se conosci già il destinatario, potresti renderlo un po' più personale:

• Spero che tu abbia avuto un buon fine settimana
• Spero che questo messaggio ti trovi bene

Basta non esagerare con le sottigliezze. Ricorda che stai ancora scrivendo un'e-mail formale qui, senza fare il check-in con un amico.

4) Arriva al punto

Conosciamo tutti qualcuno che scrive una decina di paragrafi quando basterebbero un paio di frasi. Non essere quella persona.

Una volta completato il saluto, vai dritto al punto. Più specificamente, spiega perché stai inviando un'e-mail. Cerca di chiarire il tuo scopo in una sola frase:

• Le scrivo per manifestare il mio interesse per la posizione manageriale vacante.
• Stiamo cercando un consulente che ci aiuti a guidarci nel prossimo anno e un contatto mi ha detto che hai una profonda conoscenza del nostro settore.
• Le scrivo per chiedere maggiori informazioni sul suo servizio di pulizia.

Potresti essere in grado di combinare la tua spiegazione di una frase e la tua linea di cortesia in un breve paragrafo:

• Grazie per averci incontrato l'altro giorno. Le scrivo oggi per vedere se desidera procedere con la proposta discussa.
• È stato un piacere conoscerti durante il fine settimana. Poiché le nostre aziende sembrano avere molto in comune, mi chiedevo se sareste interessati al nostro servizio.

Potrebbe essere allettante entrare più nel dettaglio qui. Ma resisti all'impulso. Se qualcuno legge le tue prime due frasi e lascia l'e-mail, probabilmente non lo avresti comunque convinto.

D'altra parte, è più probabile che una breve presentazione scattante attiri l'attenzione di qualcuno che vuole impegnarsi.

5) Cospargere in qualche contesto

Essere concisi è importante nella scrittura professionale. Ma se stai chiedendo qualcosa, dovresti dedicare del tempo a spiegare perché.

Nella seconda sezione della tua email, fornisci un contesto extra su ciò che stai cercando di ottenere. Potresti anche menzionare perché potrebbe aiutare il destinatario:

• La nostra azienda mira a raggiungere una crescita a tre cifre nei prossimi 18 mesi e saremmo lieti se potessi aiutarci in questo obiettivo.
• Se riusciamo a concordare la proposta questa settimana, avremo il tempo di lavorare alla costruzione di una strategia prima del tuo evento.
• Sono interessato a questa posizione perché ho una passione per il settore e voglio lavorare da remoto.

Solo una o due frasi costruite con cura dovrebbero essere sufficienti qui.

6) Includi un chiaro invito all'azione

Indipendentemente dal tipo di risposta che speri di ricevere dalla tua e-mail, è una buona idea includere un invito all'azione, idealmente qualcosa che può essere fatto rapidamente.

Molti di noi hanno l'abitudine di leggere le e-mail di lavoro al mattino e pensare: "Posso occuparmene più tardi". Il problema è che tali compiti vengono facilmente dimenticati.

Aggiungendo un prompt nelle fasi successive della tua e-mail, è più probabile che tu richieda un'azione immediata. Ad esempio, potresti proporre un'ora e una data per una riunione e includere un collegamento a un invito del calendario. Oppure chiedi semplicemente al destinatario di condividere i suoi pensieri.

7) Firma con stile

Molti credono che la sezione di chiusura di un messaggio di posta elettronica formale sia difficile da scrivere. Dovresti mettere "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti"? Forse, "Molte grazie" è una chiusura e-mail migliore?

La verità è che tutti questi saranno probabilmente ben accolti. La chiave è abbinare l'approvazione con l'e-mail appropriata. Ecco una guida rapida:

• Domanda / contatto formale: Cordiali saluti, Molte grazie, Cordiali saluti (questo è un po' antiquato)
• Qualcuno che conosci: cordiali saluti, i migliori, molte grazie

La decorazione finale di qualsiasi messaggio è la firma dell'e-mail. Qualcosa di semplice che includa il tuo nome, il tuo titolo di lavoro (se pertinente) e il nome della tua azienda va benissimo.

Tuttavia, non trascurare il potere di una buona firma e-mail. Sotto il tuo nome, hai un'area in cui puoi:

• Aggiungi le tue informazioni di contatto
• Includi un colpo alla testa professionale
• Mostra i tuoi riconoscimenti
• Mostra i tuoi ultimi post sui social media
• E altro ancora

Se vuoi saperne di più su questo argomento, consulta la nostra guida alla creazione di una firma e-mail, che include un sacco di fantastici modelli per l'ispirazione.

Suggerimenti essenziali per scrivere e-mail migliori

Puoi pensare ai passaggi precedenti come a un modello per scrivere e-mail professionali. Segui la formula e dovresti essere sulla buona strada per impressionare qualcuno di importante.

Ma se vuoi davvero elevare le tue capacità di scrittura di e-mail, ti consigliamo vivamente di applicare alcune delle tecniche seguenti:

Pensa alla formattazione della posta elettronica

Mentre il contenuto della tua email è ovviamente il punto focale, vale la pena pensare anche alla formattazione.

Questo inizia con la scelta del carattere. Papyrus e Comic Sans trasformeranno la tua email in una divertente curiosità. Arial va bene, ma piuttosto blando. I caratteri sans-serif come Verdana e Helvetica sono più interessanti, ma comunque altamente leggibili e professionali. Se vuoi scegliere un font serif, Georgia è un'opzione solida.

Mettendo da parte i caratteri, ti consigliamo di utilizzare molte interruzioni di riga nella tua e-mail. Dividere i paragrafi più lunghi in blocchi li rende più facili da leggere, in particolare in alcune app di posta elettronica mobile.

Conosci la persona a cui stai scrivendo

Prima di scrivere un'e-mail professionale a qualcuno, devi davvero sapere a chi la stai inviando.

Inizia con il nome del destinatario e il nome dell'azienda per cui lavora. Dovresti anche scoprire quale posizione ricoprono e tutte le notizie importanti che emergono dalla loro vita professionale o dalla loro organizzazione.

Queste informazioni aggiuntive possono aiutarti a creare un messaggio più personalizzato, che ti offre maggiori possibilità di successo.

Rileggi sempre la tua email

Che si tratti di chiedere una promozione al capo o di provare a entrare in contatto con un lead di alto valore, probabilmente vorrai mostrarti competente e professionale.

Un'e-mail ben scritta può fare molto per costruire questa immagine, ma bastano un paio di stupidi errori di battitura per far crollare la tua reputazione.

Quindi, controlla sempre il corpo della tua e-mail e la riga dell'oggetto prima di premere Invia.

Se sei preoccupato per gli errori mancanti, puoi anche impostare un ritardo di invio in Gmail, Outlook e altre piattaforme di posta elettronica. Per alcuni secondi dopo aver premuto Invia, questo ti dà la possibilità di annullare e apportare una modifica dell'ultimo minuto.

Seguito

Quando contatti un CEO o un altro dirigente e non ricevi risposta, è del tutto possibile che abbiano semplicemente perso il tuo messaggio.

Dopo alcuni giorni, non aver paura di inviare un'e-mail di follow-up. Lo scenario peggiore è che ignoreranno semplicemente il follow-up, ma potrebbe salvare la tua domanda di lavoro.

Assicurati di avere l'indirizzo e-mail corretto

Scrivere un'ottima email è inutile se il messaggio non raggiunge mai il destinatario previsto. Questo potrebbe sembrare ovvio, ma la ricerca suggerisce che oltre la metà di noi invia messaggi alla persona o all'indirizzo e-mail sbagliato.

Prima di inviare una bozza, assicurati di controllare l'indirizzo. Il modo più veloce per farlo è utilizzare uno strumento come NeverBounce. La nostra piattaforma ti consente di verificare l'accuratezza dell'intero elenco di e-mail, quindi non devi pensarci due volte.

Iscriviti gratuitamente per provare NeverBounce in prima persona e scoprire perché 125.000 utenti si affidano ogni giorno alla nostra piattaforma.