Come scrivere una lettera professionale e lasciare un'impressione duratura
Pubblicato: 2023-02-14
Probabilmente arriverà un momento nella tua carriera in cui dovrai scrivere una lettera professionale, sia per fare domanda per un lavoro, chiedere un favore o anche educatamente dimetterti. Scrivere una lettera professionale all'inizio può sembrare un compito arduo. Forse ti starai chiedendo:- Quali informazioni devo includere?
- Quale dovrebbe essere il mio tono di voce?
- Come posso far capire il mio punto di vista senza sembrare troppo esigente?
Come scrivere una lettera professionale
Scrivere una lettera professionale è un'abilità a sé stante. Tuttavia, se sai come scrivere un post sul blog o hai scritto una newsletter per l'elenco di posta elettronica della tua azienda in passato, probabilmente sai già una o due cose sulla scrittura formale.Ci sono quattro componenti chiave per scrivere una lettera ben fatta:
- Determina lo scopo della tua lettera
- Raccogli le informazioni e le ricerche necessarie
- Stesura della lettera
- Modifica e correggi la lettera
1. Determina lo scopo della tua lettera
Se stai cercando come scrivere una lettera professionale, probabilmente hai in mente un obiettivo specifico. Nella mia esperienza, lo scopo della tua lettera in genere rientra in uno dei tre secchi:- Stai chiedendo qualcosa
- Stai fornendo informazioni
- Stai rispondendo a una richiesta
Scopo n. 1: richiedere qualcosa
Se stai richiedendo qualcosa in una lettera, dovresti strutturare la lettera come segue: Introduzione: indica lo scopo della lettera, spiega perché stai scrivendo e offri un valore in cambio al destinatario. Corpo: fornire dettagli sulla richiesta e qualsiasi informazione di base pertinente. Conclusione: ribadisci la tua richiesta e fornisci un chiaro invito all'azione.Scopo n. 2: fornire informazioni
Se stai fornendo informazioni in una lettera, dovresti strutturare la lettera come segue: Introduzione: indica lo scopo della lettera e condividi di cosa tratta l'informazione. Corpo: fornisci le informazioni che stai condividendo. Conclusione: ringrazia il lettore per il suo tempo e la sua attenzione e fornisci tutte le informazioni di contatto necessarie.Scopo n. 3: rispondere a una richiesta
Se stai rispondendo a una richiesta in una lettera, dovresti strutturare la lettera come segue: Introduzione: Accetta la richiesta e ringrazia il lettore per la sua domanda. Corpo: rispondere alla richiesta. Conclusione: ribadisci la tua risposta e chiedi gentilmente al lettore di contattarti se ha bisogno di ulteriori chiarimenti.2. Raccogliere informazioni e ricerche necessarie
Questo passaggio è, a mio parere, la parte più cruciale dell'intero processo di scrittura della lettera. Questo perché la fase di ricerca ti consente di recuperare informazioni sulla persona a cui ti stai rivolgendo per aiutare a costruire un rapporto. Ad esempio, supponiamo che tu scriva white paper ad alta conversione per le aziende e desideri raggiungere un potenziale cliente freddo perché pensi che sarebbe adatto. Una lettera generica che chiede 15 minuti del loro tempo probabilmente non genererà una risposta. Tuttavia, se riesci a ricercare il potenziale cliente trovando alcuni dei suoi lavori passati e scoprendo cosa gli piace/non gli piace, puoi costruire la sua "personalità online", per così dire. Un paio di ottimi posti per iniziare a raccogliere informazioni sono su LinkedIn o se l'azienda ha scritto una pagina approfondita su di noi. Usando il mio profilo LinkedIn come esempio, puoi scorrere verso il basso fino alla sezione delle pubblicazioni per vedere se il tuo potenziale cliente ha recentemente pubblicato articoli.
Fonte Puoi quindi leggere questi articoli e lodare, fare una domanda o fornire dati approfonditi direttamente nella tua lettera. Cerca di essere il più specifico possibile qui, e non limitarti a scrivere qualcosa del tipo: "Ho letto uno dei tuoi articoli e mi è piaciuto molto!". È troppo generico e dà l'impressione che tu non abbia letto affatto l'articolo. Invece, prova a scrivere qualcosa che fornisca loro un valore come questo: “Ho letto il tuo articolo [nome articolo] e ho pensato che il suggerimento n. 7 su [argomento] fosse un ottimo punto. Ho alcuni miei dati che mi piacerebbe condividere con te per aiutarti a rafforzare la tua argomentazione se sei interessato?”. Fin dall'inizio, stai fornendo valore al destinatario della tua lettera, aumentando così le tue possibilità che leggano il resto della tua lettera e agiscano secondo la tua richiesta. Puoi anche utilizzare la pagina Chi siamo di un'azienda per raccogliere maggiori informazioni sulla persona che stai contattando. Prendi la pagina Chi siamo di Canny, ad esempio: 
Fonte La pagina presenta alcuni dettagli personali su ogni persona del team. Cose come i loro hobby, esperienze lavorative passate e un aneddoto divertente. Questo è un altro ottimo metodo per costruire la "personalità online" della persona a cui stai scrivendo una lettera.3. Redigere la lettera
Ora che hai determinato lo scopo della tua lettera e raccolto informazioni preliminari, entriamo nel dettaglio di come scrivere una lettera professionale, sezione per sezione.Sezione 1: Intestazione
La prima parte di una lettera professionale dovrebbe includere le informazioni di contatto sia del mittente che del destinatario. Questa informazione dice al lettore esattamente da chi proviene la lettera e chi è il destinatario previsto. Questa sezione dovrebbe includere quanto segue:- Il tuo nome
- Il tuo titolo di lavoro
- Il nome della tua azienda (se applicabile)
- Il tuo indirizzo completo
- Le tue informazioni di contatto (telefono ed e-mail)
- Data
- Nome del destinatario
- Titolo di lavoro del destinatario
- Nome dell'azienda del destinatario
- Indirizzo dell'azienda del destinatario
Sezione 2: Saluto
Nella maggior parte delle lettere professionali, il saluto inizia con "Caro" seguito da:- Sig.
- Sig.ra.
- Mancare.
- SM.
- Dott.
- o un titolo (ad es. Professore)
Sezione 3: Corpo Della Lettera
Questa è la parte principale della lettera, dove comunichi il tuo messaggio. Il corpo dovrebbe includere i seguenti quattro paragrafi:- Il primo paragrafo dovrebbe presentarsi rapidamente, seguito da una frase che fornisca valore al destinatario. * Non è necessario farlo se si risponde a una richiesta o si forniscono informazioni. Tuttavia, se stai richiedendo qualcosa, fornire valore aumenterà le probabilità che tu riceva una risposta.*
- Il secondo paragrafo dovrebbe spiegare perché stai contattando il destinatario.
- Il terzo paragrafo dovrebbe includere una o due frasi su di te o sulla tua azienda per fornire al destinatario alcune informazioni di base.
- Il quarto paragrafo dovrebbe ribadire la tua richiesta e spiegare come li avvantaggia, seguito da un breve CTA.
Sezione 4: Chiusura
In chiusura, dovresti ringraziare il destinatario per il suo tempo e terminare la lettera con un semplice "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti".Sezione 5: Firma
Includi la tua firma scritta a mano seguita dal tuo nome stampato.Sezione 6: Allegati (opzionale)
Se includi documenti o materiali con la lettera, dovresti elencarli qui. Questi potrebbero includere un curriculum, referenze, una brochure di vendita o altri documenti.Sezione 7: Post scriptum (facoltativo)
Un poscritto è un breve messaggio aggiunto alla fine della lettera. In genere aggiunge ulteriori informazioni o evidenzia un punto specifico. Questa sezione è facoltativa ma aiuta a far risaltare la tua lettera.4. Modifica e correggi la lettera
Dopo aver scritto la bozza finale, è il momento di modificare e correggere la tua lettera. Questo passaggio è essenziale indipendentemente da ciò che stai scrivendo, che si tratti di un comunicato stampa, di una campagna e-mail o di un riferimento per un collega precedente. La modifica comporta la revisione del contenuto della lettera per garantire che sia chiaro, conciso e ben scritto. Per aiutare con il processo di modifica, mi piace incollare il contenuto della mia lettera nell'app Hemingway. Questa app ti fornisce un grado di leggibilità per dirti quanto è facile leggere. Evidenzia anche la voce passiva, l'uso degli avverbi e le alternative di parole.
Fonte Una volta raggiunto un punteggio di leggibilità di cui sono soddisfatto, incollerò i contenuti in Grammarly per la correzione di bozze. Questa app è ottima per rilevare eventuali errori grammaticali o di ortografia che potresti aver commesso lungo il percorso. È anche una buona idea che anche un amico o un familiare legga la tua lettera. Una nuova serie di occhi può spesso cogliere errori che potresti aver perso. Prenditi il tempo per rivedere attentamente e correggere le bozze della lettera prima di inviarla per assicurarti che sia lucida e priva di errori. Questo passaggio aiuterà a fare un'impressione positiva e ad aumentare le possibilità che la lettera raggiunga il risultato desiderato.Modello di esempio
Senza un esempio, può essere difficile visualizzare esattamente come scrivere una lettera professionale. Di seguito ho creato un modello di esempio che delinea l'aspetto di una lettera professionale standard. A seconda dello scopo della tua lettera, potrebbe essere necessario modificare parti del corpo. Questo modello ti darà un punto di partenza.
Intestazione Il tuo nome Il tuo titolo di lavoro Il tuo nome dell'azienda (se applicabile) Il tuo indirizzo completo (o l'indirizzo dell'azienda) Il tuo numero di telefono Il tuo indirizzo e-mail Data completa (ad es. 3 gennaio 2023) Nome del destinatario Titolo di lavoro del destinatario Nome dell'azienda del destinatario (se applicabile) Nome o indirizzo dell'azienda Saluto Caro [Nome del destinatario], Corpo della lettera Mi chiamo [Il tuo nome] e ho pensato che tu abbia sottolineato alcuni punti importanti nel tuo ultimo [video, articolo, podcast] su [Argomento]. [Fornisci una frase di valore correlata all'argomento per aiutare a costruire un rapporto e invogliarli a risponderti]. Ti scrivo oggi per richiedere [la tua richiesta in una o due frasi]. Io sono [descrivi te stesso o la tua attività in una frase]. Credo che [spiega perché ritieni che la tua richiesta sia adatta o in che modo li avvantaggerà in qualche modo]. Sarei più che felice di discuterne ulteriormente con te e rispondere a qualsiasi domanda tu possa avere. Chiusura Grazie per il tuo tempo e non vedo l'ora di sentirti presto. Sinceramente, Firma [Firma] [Il tuo nome] Allegati che ho incluso [fornisci un elenco di tutti i documenti aggiuntivi che hai incluso con la tua lettera] Post scriptum PS [Includi un breve post scriptum per far risaltare il tuo messaggio. Cerca di incorporare qualcosa che hai trovato durante la fase di ricerca].Stampa e invia la lettera
A meno che la tua calligrafia non sia di prim'ordine, è più che probabile che digiterai la tua lettera sul tuo computer e poi stamperai la versione finale per aggiungere la tua firma. Ma in ogni caso, se riesci a scrivere a mano una lettera completa con un'eccellente calligrafia, allora fallo! Aggiungerà sicuramente un tocco personale alla tua corrispondenza.Font
Prima di correre alla stampante e ritirare la tua lettera professionale appena stampata, dovrai assicurarti che l'estetica generale della tua lettera sia all'altezza. Poiché probabilmente non aggiungerai immagini o colori, tutto dipende dal carattere scelto. Alcuni caratteri comuni utilizzati nelle lettere professionali sono:- Times New Roman
- Aria
- Verdana
- Calibri
Carta
Quando si sceglie la carta, è importante scegliere qualcosa di alta qualità che trasmetta professionalità. Ecco alcune cose da tenere a mente:- Dovrebbe essere uno stock pesante, preferibilmente con una filigrana.
- Il colore dovrebbe essere neutro, come bianco o avorio.
- La dimensione dovrebbe generalmente essere 8,5x11 pollici.