Come scrivere una descrizione del progetto: una guida rapida

Una descrizione del progetto sembra autoesplicativa, ma non sottovalutare una descrizione del progetto ben scritta in quanto prepara il tuo progetto al successo. Funge da strumento di comunicazione per le parti interessate e condivide la visione del progetto in modo chiaro e attuabile.

Diamo un'occhiata a cos'è una descrizione di un progetto, perché è così importante e come scriverne una di impatto. Quindi inseriremo alcuni modelli di gestione del progetto gratuiti che possono aiutarti a iniziare e mostrare come gli strumenti di gestione del progetto aiutano a trasformare la descrizione del progetto in realtà.

Cos'è una descrizione del progetto?

Una descrizione del progetto delinea i dettagli di un progetto, comprese tutte le fasi e i processi coinvolti, in un unico documento. Affronta il problema che ha avviato il progetto e gli scopi e gli obiettivi desiderati.

Ma non deve finire qui. La descrizione del progetto può anche entrare nella pianificazione, comprese le attività che il team eseguirà, la sequenza temporale e persino l'ubicazione del progetto. I vantaggi del progetto sono descritti anche nella descrizione del progetto.

Questo viene fatto nella fase di avvio del progetto e sarà indicato durante tutto il progetto come aggiornamento. Il project manager è responsabile della scrittura della descrizione del progetto e aiuta a guidare il project manager e il suo team durante tutto il ciclo di vita del progetto.

In un certo senso, la descrizione del progetto è l'impostazione e l'esecuzione del progetto è la consegna. Ma una descrizione del progetto, per quanto utile, non gestirà e monitorerà il tuo progetto per aiutarlo a rimanere nei tempi previsti. Ciò di cui hai bisogno è un software di gestione dei progetti.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ti aiuta a pianificare, gestire e tenere traccia del tuo progetto in tempo reale per prendere decisioni più perspicaci. Trasforma la descrizione del tuo progetto in un piano attuabile con i nostri robusti diagrammi di Gantt. Organizza le attività su una sequenza temporale visiva, collega tutte e quattro le dipendenze e filtra per il percorso critico. Quindi imposta una linea di base e monitora la varianza del progetto per gestire meglio costi e tempi. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Descrizione del progetto vs. Proposta di progetto

La descrizione del progetto fa parte della più ampia proposta progettuale. Sebbene la descrizione del progetto copra molto terreno, è davvero più una visione di alto livello del progetto. Mentre alcuni espandono la descrizione per includere più pianificazione con gli obiettivi, è ancora uno sguardo superficiale.

La proposta progettuale è un documento più ampio. In questo contesto, la descrizione del progetto è solo un riassunto di ciò che verrà nella proposta di progetto più ampia, che arricchirà tale schema. La proposta di progetto a volte farà riferimento alla descrizione del progetto come sintesi esecutiva. Comunque si chiami, è l'inizio di un quadro più ampio.

Naturalmente, una proposta di progetto va più in profondità. Ci sono sezioni sullo sfondo o la storia dei progetti precedenti, i requisiti per il progetto, l'approccio, come le tecniche e le abilità nell'esecuzione del progetto e, infine, chi sono i responsabili delle decisioni nel progetto.

Descrizione del progetto vs. Riepilogo del progetto

Una descrizione del progetto non è un riepilogo del progetto, anche se potrebbero suonare allo stesso modo. Come abbiamo discusso, una descrizione del progetto è più di una panoramica di alto livello del progetto proposto. Di solito è l'apertura della proposta di progetto quando viene presentato un progetto.

Lo scopo del progetto è spiegato nella descrizione del progetto. Descrive anche brevemente come si svolgerà il progetto e cosa prevede di ottenere. Una sintesi del progetto è molto più dettagliata. È molto simile alla proposta di progetto sopra definita in quanto va in background, processi e altro.

Tuttavia, questi termini sono spesso usati per descrivere cose diverse. Una sintesi del progetto è più comunemente utilizzata come descrizione del progetto come introduzione alla proposta di progetto. Qualunque cosa tu lo chiami, in questo contesto, condividono la stessa definizione di essere una breve panoramica del progetto.

Come scrivere una descrizione del progetto: 6 passaggi chiave

Scrivere una descrizione del progetto è più difficile di quanto possa sembrare. Sì, è breve, ma significa che ogni parola deve contare. Per raggiungere questo obiettivo, è necessario comprendere il progetto dentro e fuori, dal suo scopo alla sua portata. Ma il progetto è descritto semplicemente senza tralasciare alcun dettaglio chiave.

Detto questo, dovrebbe essere incluso tutto ciò che è fondamentale per il piano del progetto. Non vuoi tralasciare nulla di rilevante o lasciare qualcosa che non è aggiornato. Tutto nella descrizione del progetto dovrebbe collegarsi allo scopo del progetto. Ora sei pronto per scrivere la descrizione del progetto, che dovrebbe seguire questi sei passaggi.

1. Riassumi

Inizia con uno schema che dovrebbe essere lungo solo poche righe, ma che risponda a chi, cosa, dove, come e perché del progetto.

2. Definire

Spiega il motivo del progetto, ad esempio il problema che risolve o la nicchia che riempie. Questo definirà lo scopo del progetto.

3. Giustificare

Mostra alle parti interessate del progetto perché questo progetto vale l'investimento. Dimostra che otterranno un buon ritorno e spiega le tue metriche se necessario.

4. Valutare

Effettua un'analisi costi-benefici e mostra come intendi misurare tali guadagni rispetto al costo del progetto.

5. Spiegare l'approccio al progetto

Qui vuoi spiegare brevemente come raggiungerai gli obiettivi e gli obiettivi del progetto. Descrivere la metodologia di gestione del progetto e le risorse che verranno utilizzate.

6. Stimare la sequenza temporale

Prevedi la durata del progetto, incluse le ore lavorative e le risorse per ogni fase del ciclo di vita del progetto.

Quando dovresti scrivere una descrizione del progetto?

Ora che conosci il perché e il come per la descrizione di un progetto, è il momento di esplorare il quando. Ovviamente, la descrizione del progetto è una delle prime cose che scriverai in quanto spesso porta a una proposta di progetto.

Scrivere la descrizione del progetto fa parte della fase iniziale del ciclo di vita del progetto. Questo è il punto in cui un progetto viene definito, valutato e, possibilmente, autorizzato dallo sponsor del progetto.

È meglio non scrivere il riepilogo fino a quando non si sono completate le basi per la definizione dei risultati principali, dei rischi, di una stima dei costi e delle risorse. La quantità di lavoro che richiede dipende da quanto è grande o complesso il progetto.

Perché è importante scrivere una descrizione del progetto?

La descrizione del progetto è l'apertura nel tuo tentativo di dimostrare la validità del progetto e il suo ritorno sull'investimento (ROI). Dovrebbe far capire al lettore, che sia un cliente, uno sponsor o uno stakeholder, il progetto e perché è giusto per lui.

Agisce anche quasi come un progetto o una tabella di marcia per il progetto. La descrizione del progetto contiene informazioni importanti sul progetto. Ciò include un breve sguardo ai costi e alla durata, che chiariranno cosa ci vorrà per implementare il progetto.

Quello che stai facendo non è solo vendere il progetto, ma anche stabilire aspettative di progetto realistiche. È fondamentale che le parti interessate conoscano gli obiettivi chiave e i tempi ei costi associati al loro raggiungimento. In questo modo, se il progetto viene approvato, sarà più facile gestire le aspettative degli stakeholder perché hai già creato una linea di base.

Modelli gratuiti per la gestione dei progetti

Per aiutarti a scrivere una descrizione completa del progetto, ProjectManager dispone di modelli gratuiti per darti un vantaggio. Il nostro sito offre decine di modelli gratuiti di gestione dei progetti per Excel e Word che coprono tutte le fasi di un progetto. I seguenti sono solo alcuni che riguardano il nostro argomento.

Modello di riepilogo esecutivo

Il sommario esecutivo è molto vicino a una descrizione del prodotto. Copre un terreno simile e può anche essere intercambiabile con la descrizione del progetto. Utilizzando il nostro modello di riepilogo esecutivo gratuito per Word, troverai tutto ciò di cui hai bisogno per compilare una descrizione completa del progetto.

Modello di proposta di progetto

La descrizione del progetto o sommario esecutivo è la prima sezione di qualsiasi proposta di progetto. Poiché dovrai scrivere una descrizione e una proposta, il nostro modello di proposta di progetto gratuito per Word include l'introduzione e tutte le altre informazioni importanti che dovrai includere per ottenere l'approvazione.

Modello di budget del progetto

Dovrai stimare il costo del progetto nella descrizione del progetto. Il nostro modello di budget di progetto per Excel è più dettagliato di quello di cui hai bisogno, ma tutto quel lavoro ti tornerà utile se il progetto viene approvato e devi creare un budget.

In che modo ProjectManager trasforma una descrizione di progetto in un piano di progetto

La descrizione del progetto conduce idealmente a un progetto approvato. Ora dovrai trasformare gli elementi che hai toccato in un piano di progetto realizzabile. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che dispone di strumenti in tempo reale per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi senza superare la pianificazione o il budget.

Usa gli strumenti che desideri

Sebbene il diagramma di Gantt sia ottimo per i project manager per pianificare visivamente il proprio programma, non è il massimo per il team quando vengono assegnate attività da eseguire. Ecco perché offriamo più viste di progetto, tutte aggiornate insieme in tempo reale. Ora i team possono scegliere gli strumenti con cui preferiscono lavorare, che si tratti dei nostri robusti elenchi di attività o del flusso di lavoro visivo di una bacheca kanban.

Monitora i progressi e le prestazioni in tempo reale

Dare ai team la libertà di lavorare come vogliono non significa che non puoi gestirli. La nostra dashboard in tempo reale raccoglie automaticamente dati su tempo, costi, carico di lavoro e altro ancora. Quindi calcola e visualizza queste metriche in grafici e diagrammi di facile lettura. Soprattutto, non è richiesta alcuna configurazione come con i concorrenti leggeri. È plug-and-play.

Naturalmente, anche i tuoi stakeholder vorranno rimanere aggiornati sui progressi. Non avranno bisogno della visualizzazione di alto livello di una dashboard, motivo per cui disponiamo anche di report personalizzabili che possono fornire maggiori dettagli. Ci vogliono solo un paio di sequenze di tasti per generare rapporti sullo stato, rapporti sulla varianza del progetto e altro ancora. Quindi condividili facilmente con le parti interessate.

Progetto correlato Descrizione Contenuto

Abbiamo toccato sommari esecutivi, proposte di progetti e altro ancora. Se desideri uno sguardo più approfondito, di seguito sono riportati alcuni contenuti correlati. Ricorda, ProjectManager è più che potenziare il software. Siamo anche l'hub online per tutto ciò che riguarda la gestione dei progetti, la pubblicazione di blog settimanali e l'offerta di guide e modelli gratuiti.

1. Come scrivere un riepilogo esecutivo: una guida rapida
2. Come scrivere una proposta di progetto (passaggi e modello inclusi)
3. Guida alla pianificazione del progetto
4. Guida alla pianificazione del progetto
5. 7 passaggi per un budget di progetto di successo

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