Come scrivere un riepilogo del progetto (modello gratuito incluso)

C'è molto lavoro da fare per ottenere l'approvazione di un progetto. Devi convincere le parti interessate o i clienti che il progetto vale la pena. Questo dovrebbe essere fatto in anticipo e di solito viene realizzato tramite il riepilogo del progetto.

Questa è una grande responsabilità per un riepilogo del progetto, che per definizione è una breve panoramica del progetto. Pertanto, nulla può essere sprecato. Ogni parola deve contare per dimostrare che il progetto è fattibile e offrirà un ritorno sull'investimento.

Che cos'è un riepilogo del progetto?

Per iniziare, definiamo il termine. Un riepilogo del progetto è un documento o parte di un documento più ampio che è completo ma conciso nel fornire una panoramica del progetto proposto, inclusi i dettagli chiave. Descrive inoltre gli obiettivi del progetto, le informazioni di base per contestualizzarlo, i requisiti, i problemi, l'analisi e termina con una conclusione.

Sebbene il riepilogo del progetto possa essere un documento autonomo o una prefazione ad altri tipi di documentazione del progetto, è più comunemente utilizzato come introduzione alla proposta di progetto. Come notato, una sintesi del progetto deve agganciare il lettore. Come una frase di apertura in un libro che ti fa continuare a leggere, il riassunto del progetto deve catturare la tua attenzione e trascinarti attraverso la proposta di progetto.

Se fatto bene, il riepilogo del progetto guiderà il cliente attraverso la proposta di progetto e, una volta terminato, approverà il lavoro. È utile disporre di tutta quella documentazione nel software di gestione dei progetti in modo da poter trasformare facilmente il riepilogo del progetto in un piano di progetto. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online con archiviazione file illimitata che funge da hub per la documentazione del progetto. Se raccogli la proposta di progetto nella nostra visualizzazione elenco, è facile passare al diagramma di Gantt in cui puoi creare una pianificazione visiva su una sequenza temporale. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Quando dovresti usare un riepilogo del progetto?

Il riepilogo del progetto viene creato durante la presentazione del progetto. Fornisce una visione d'insieme del progetto, inclusa una breve descrizione e le parti essenziali. Qui è dove inizierai a definire gli obiettivi del progetto, il programma delle attività che devono essere eseguite per consegnare il progetto, una stima del suo budget, ecc. per garantire che tutti comprendano il piano di base.

Il riepilogo del progetto potrebbe essere la parte più importante della tua proposta di progetto poiché è la prima volta che il lettore verrà esposto al progetto e perché ritieni che valga la pena eseguirlo. Assicurati di condurre ricerche approfondite per creare un riepilogo completo del progetto. Questo può aiutare a convincere un cliente o una parte interessata del valore del progetto.

Anche se una proposta di progetto si apre con il riepilogo del progetto, non è raro che questa sia l'ultima sezione scritta. Se stai effettuando ricerche approfondite sull'argomento, affronterai i problemi che emergono in altre sezioni della proposta di progetto. Pertanto, una volta completata la proposta, avrai tutte le informazioni necessarie per creare correttamente un riepilogo esecutivo.

Cosa dovrebbe essere incluso in un riepilogo del progetto?

Un riepilogo del progetto dovrebbe essere breve, ma non si vuole abbreviare il progetto e non dare al riepilogo spazio sufficiente per vendere il progetto allo stakeholder o al cliente. Ti consigliamo di evitare il gergo e le informazioni proprietarie o riservate, come i segreti commerciali. Scrivi con frasi semplici e facili da capire. La sintesi del progetto non dovrebbe essere difficile da comprendere.

Informazioni di progetto

Inizierai delineando informazioni di alto livello sul progetto, tra cui:

• Nome del progetto
• Responsabile del progetto
• Sponsor del progetto
• Data

Puoi aggiungere il team di progetto se è stato assemblato a questo punto. È anche una buona idea fornire una breve panoramica del progetto, degli scopi e degli obiettivi, dei vantaggi, ecc. Nota cosa intendi realizzare e come. Inoltre, quando si tratta di progetti al di fuori della propria organizzazione, è consigliabile avere un background.

Programma del progetto

La pianificazione del progetto è una sequenza temporale cronologica che traccia il progetto dall'inizio alla fine. Su quella sequenza temporale ci sono le attività e le attività che devono essere eseguite per raggiungere il risultato finale del progetto. Ciò include date, durata, pietre miliari e tutti i risultati finali. Non devi essere così accurato come quando pianifichi il tuo piano di progetto, ma è necessario un breve schema.

Budget del progetto

Il budget è spesso incluso nella pianificazione del progetto e non è una previsione dettagliata dei costi, ma è comunque una componente importante e dovrebbe essere inclusa. Ti consigliamo di avere alcune proiezioni finanziarie per mostrare quanto costerà il progetto e che tipo di ritorno è previsto. Anche una linea di base del budget è utile.

Piano delle risorse

Per aiutare ulteriormente le parti interessate a comprendere il progetto, si desidera includere un elenco di risorse. Le risorse sono tutto ciò di cui hai bisogno per completare il progetto. Ciò include il team di progetto, i materiali, le attrezzature, ecc.

Panoramica sulla gestione del rischio

Ogni progetto ha dei rischi intrinseci. Le parti interessate vogliono sapere quali rischi identifichi come potenzialmente presenti nel progetto, il loro impatto e come li ridurrai. Ciò include blocchi stradali e sfide, tutto ciò che avrà un impatto sull'ambito, sui costi e sui tempi del progetto. Descrivi brevemente il tuo piano di gestione del rischio. Puoi entrare nei dettagli se il progetto è approvato.

Come scrivere un riepilogo del progetto

Abbiamo esaminato i componenti di base di un riepilogo del progetto. Ora diamo un'occhiata a come scriverne uno. Mentre la sintesi del progetto è breve per definizione, la ricerca è ampia. Segui questi passaggi per assicurarti di svolgere un lavoro accurato.

1. Parla con la tua squadra

Nessuna singola persona è attrezzata per affrontare le sfide di una sintesi del progetto. Devi riunire il tuo team di progetto. Sono quelli che eseguiranno il progetto in prima linea, per così dire. Hanno l'esperienza e la conoscenza. Usali come risorsa mentre cerchi il progetto.

2. Conosci il tuo pubblico

La ricerca è una parte del convincere le parti interessate del valore del progetto. Come lo presenti è l'altro. Devi parlare la lingua delle parti interessate. Il tono, le scelte delle parole e altro cambieranno, sia che tu stia parlando con un cliente o con uno stakeholder. Ciò è particolarmente vero in termini di industria. Affronterai la costruzione in modo diverso rispetto alla produzione o all'IT.

3. Definisci i tuoi obiettivi

Ti consigliamo di chiarire qual è l'obiettivo del progetto e cosa indica che il progetto è stato completato con successo. Ciò richiede la condivisione delle metriche che utilizzerai per misurare il progetto. È inoltre necessario conoscere l'intento del progetto, simile alla sua dichiarazione d'intenti.

4. Scrivi il riepilogo del tuo progetto

Collabora con il tuo team per scrivere un riepilogo del progetto chiaro e conciso. Assicurati di aver incluso tutti i componenti che abbiamo menzionato sopra. Non dimenticare di correggere le bozze del riassunto del progetto poiché nulla sembra più poco professionale di una cattiva grammatica o di errori di ortografia.

Modello di riepilogo del progetto

Scrivere una sintesi del progetto richiede molta preparazione. Una cosa di cui non dovresti preoccuparti è il formato. Utilizza il nostro modello di riepilogo del progetto gratuito per Word e dovrai semplicemente compilare i campi vuoti. Tutto ciò di cui hai bisogno è lì e il modello di riepilogo del progetto è personalizzabile in modo da poter aggiungere il tuo logo e modificare il documento per adattarlo alle esigenze specifiche del progetto che stai proponendo.

Altri modelli di Project Management per aiutare a creare un riepilogo del progetto

Il riepilogo del progetto è una delle dozzine di modelli di gestione del progetto gratuiti che abbiamo sia per Excel che per Word. Esistono modelli per ogni fase di un progetto. Eccone alcuni relativi al riepilogo del progetto.

Modello di proposta di bilancio

Puoi stimare il costo di un progetto con il nostro modello di proposta di budget gratuito per Excel. Mostra ai potenziali stakeholder quanto costerà il progetto, dagli stipendi ai materiali e alle attrezzature. C'è anche spazio per aggiungere viaggi, comunicazioni e altri costi diretti e indiretti.

Modello di sequenza temporale del progetto

Un riepilogo del progetto deve includere una breve sequenza temporale del progetto. Il modello di sequenza temporale del progetto gratuito per Excel può essere d'aiuto. Ha una colonna sul lato sinistro in cui è possibile aggiungere attività, date di inizio e fine, nonché la durata, che quindi popola automaticamente una sequenza temporale visiva a destra.

Modello di proposta di progetto

La sintesi del progetto fa parte della più ampia proposta progettuale. Devi averne uno per ottenere l'approvazione e il finanziamento di un progetto. Il nostro modello di proposta di progetto gratuito per Word include tutto, dal riepilogo alla soluzione, dall'implementazione ai risultati finali.

ProjectManager è l'ideale per tenere traccia del tuo progetto

I modelli possono aiutarti a organizzare le tue idee e fornire un ottimo riepilogo e proposta di progetto, ma una volta approvato avrai bisogno di un software di gestione del progetto per pianificare, gestire e tenere traccia del lavoro. ProjectManager è un software online che consente ai team di lavorare in modo più efficiente, offrendo ai manager strumenti per monitorare il loro lavoro in tempo reale.

Tieni traccia dei progressi con dashboard in tempo reale

Una volta che hai la pianificazione del tuo progetto sul nostro solido diagramma di Gantt, puoi impostare una linea di base, che ti consente di monitorare lo sforzo pianificato rispetto allo sforzo effettivo in tempo reale. Questi dati vengono inseriti anche nella nostra dashboard in tempo reale e vengono visualizzati in grafici e diagrammi di facile lettura. Ottieni una visione di alto livello dello stato di avanzamento e delle prestazioni del tuo progetto ogni volta che lo desideri. A differenza dei prodotti software concorrenti, non c'è nessuna configurazione che richiede tempo. È pronto quando lo sei tu.

Approfondisci i dati con report personalizzabili

Quando vuoi ottenere più dettagli di quelli che una dashboard può fornire, genera un report. Puoi farlo con un paio di sequenze di tasti e quindi personalizzare ciascuno per mostrare solo i dati che vuoi vedere. Ottieni report sullo stato e sul portafoglio, nonché varianza, carico di lavoro e altro ancora. Tutti i report possono essere facilmente condivisi in una varietà di formati con le parti interessate per mantenerli aggiornati.

Ovviamente, devi fare di più che monitorare e tenere traccia del tuo progetto in tempo reale per consegnarlo in tempo e nel rispetto del budget. Ecco perché abbiamo funzionalità per aiutarti a gestire rischi, attività e risorse. Il nostro strumento semplifica e velocizza l'onboarding del tuo team e li aiuta a collaborare, aggiungere commenti alle attività e condividere file. Ti aiutiamo a trasformare un riepilogo del progetto in un progetto di successo.

ProjectManager è un software pluripremiato che ti offre gli strumenti per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi del tuo progetto. Ottieni dati in tempo reale per aiutarti a prendere decisioni più approfondite e offri ai tuoi team una piattaforma collaborativa che consente loro di lavorare meglio insieme. Unisciti ai team di Avis, Nestlé e Siemens che utilizzano il nostro strumento. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.