Eleva il tuo gioco di posta elettronica: come scrivere un'e-mail che ottiene risultati

Vuoi sapere come scrivere un'e-mail impressionabile che crei relazioni e ottenga risultati? Sei nel posto giusto. Scrivere un'e-mail fantastica è simile a scrivere una newsletter: devi strutturare il tuo messaggio, usare un linguaggio efficace e correggere le bozze alla perfezione. Ma ci sono alcune sfumature esclusive nell'e-mail che distinguono tra messaggi sciatti e poco professionali che finiscono nella spazzatura e e-mail ben scritte ed efficaci che risaltano in una casella di posta affollata. In questa guida, condivideremo una carrellata dettagliata per aiutarti a migliorare il tuo gioco di posta elettronica affrontando questi suggerimenti e altre best practice. Iniziamo.

Passaggio 1: creare una struttura e-mail

La tua email potrebbe essere la tua unica opportunità per entrare in contatto con un destinatario, quindi è essenziale:

• Sapere cosa vuoi comunicare attraverso l'e-mail
• Allinea la copia dell'e-mail con il messaggio principale: ottimizza ogni parola affinché il destinatario intraprenda l'azione prevista

Il modo più semplice per implementare questi suggerimenti è definire lo scopo dell'e-mail e creare uno schema di come dovrebbe essere.

Conosci il destinatario

A chi stai scrivendo l'email? È per motivi di lavoro? Hai già contattato questa persona? Se stai scrivendo un'e-mail fredda, usare un linguaggio e un tono formali ha senso, poiché è la prima volta che contatti il ​​destinatario. Allo stesso modo, un tono informale o amichevole è appropriato quando si invia un'e-mail a un amico oa qualcuno con cui si fa affari da un po'. Quindi pensa all'azione che vuoi che il destinatario intraprenda. Vuoi condividere informazioni, invitarli a un evento, organizzare una riunione o fare qualcos'altro? Definire l'intenzione alla base della tua e-mail ti aiuterà a impostare il tono giusto e formulare correttamente la tua e-mail.

Definisci il tuo argomento di posta elettronica

Affinché la tua e-mail elimini tutto il disordine nella casella di posta del destinatario, devi padroneggiare l'arte della copia concisa e convincente. E per fare ciò, devi prima determinare lo scopo e l'obiettivo della tua email e rispettarli. Potresti essere tentato di includere tutte le grandi cose della tua azienda. Pensa: la storia del tuo marchio, le testimonianze dei clienti e gli esperti che lavorano nella tua azienda. Ma la tua email non è il posto per tutte queste informazioni. Forse quando scrivi un blog o la pagina "Chi siamo" della tua azienda, ma sicuramente non un'e-mail. Ad esempio, se vuoi che il destinatario organizzi un incontro, non dare loro la tua biografia, una presentazione della tua azienda e tutto ciò che ha realizzato. Invece, presentati brevemente e racconta loro il punto dolente che il tuo prodotto può risolvere per loro. Vuoi fornire valore senza distrarre il destinatario.

Crea uno schema e-mail mentale

Dopo aver definito il pubblico e lo scopo della tua email, considera le seguenti domande per creare un'immagine mentale di come dovrebbe essere la tua email:

• Hai l'indirizzo email corretto del destinatario?
• Quale lingua o punti trigger possono indurre il destinatario ad agire in base all'obiettivo previsto dell'e-mail (ad esempio, iscriversi a un webinar o programmare una riunione)?
• È necessario includere allegati, come case study, documenti Google o rapporti aziendali?
• Dovresti aggiungere inviti all'azione (CTA) o link? Se sì, quanti?
• Quali sono i punti più importanti che la tua email deve coprire?
• Uno screenshot o un'immagine aiuterebbe a chiarire ulteriormente questi punti?

Dovresti avere un breve schema per guidare il tuo processo di scrittura in questa fase. Puoi anche convertire lo schema in un modello o utilizzarlo come elenco di controllo, in modo da non dover ricominciare da capo ogni volta che scrivi un'e-mail.

Passaggio 2: scrivere una riga dell'oggetto dell'e-mail che attiri l'attenzione

Essendo la prima cosa che vede il tuo destinatario, la riga dell'oggetto della tua email determina se aprirà la tua email. La ricerca suggerisce che il 47% dei destinatari di e-mail apre un'e-mail e il 69% segnala un'e-mail come spam, il tutto basato esclusivamente sulla riga dell'oggetto. Questa riga dovrebbe essere abbastanza convincente da consentire al destinatario di aprire l'e-mail. Ma, allo stesso tempo, dovrebbe visualizzare in anteprima il messaggio che vuoi comunicare. Se la riga dell'oggetto non riesce a incuriosire, la tua email finirà nel cestino. Non importa quanto sia ben scritta la copia effettiva. Ecco alcune best practice da tenere a mente:

Best practice per la riga dell'oggetto dell'e-mail

• Sii breve, entro nove parole e 60 caratteri. In caso contrario, la riga dell'oggetto potrebbe essere tagliata nella posta in arrivo.

Esempio: smettila di perdere tempo con {Prospect Pain Point}

• Evidenzia lo scopo della tua email in una frase. Offri un gancio specifico che comunichi i vantaggi del tuo prodotto o richiami la loro attenzione su offerte specifiche.

Esempio: Richiedi la tua presenza a {Event}

• Sii specifico. Evita un linguaggio vago o fuffa.

Esempio: Ultima possibilità! {Offer or Discount} su {Product Name} quest'estate

• Aggiungi un tocco personalizzato. Potresti usare il nome del destinatario per attirare la sua attenzione.

Esempio: {Mutual Contact Name} mi ha consigliato di contattarti, {Recipient Name}

• Usa parole di potere per attivare l'azione. Ancora meglio se inizi con un verbo d'azione.

Esempio: impara il modo migliore per {Task Name} Suggerimento professionale: Prova gratuitamente il tester della riga dell'oggetto di CoSchedule per creare una riga dell'oggetto accattivante.

Passaggio 3: saluta il destinatario dell'e-mail

La tua e-mail dovrebbe iniziare con un saluto adeguato, che includa il saluto e la frase di apertura. Discutiamo rapidamente come ottenere ogni elemento giusto.

Imposta il tono giusto con il saluto

La scelta del saluto dovrebbe dipendere dalla situazione. Ad esempio, se stai scrivendo un'e-mail formale, un "Gentile {nome del destinatario}" è un modo migliore per iniziare il messaggio. Tuttavia, se invii un'e-mail a qualcuno che conosci, è preferibile usare "Ciao {Nome destinatario}" o "Ciao {Nome destinatario}". Non scrivere male il nome di qualcuno e non rivolgerti a loro con il saluto sbagliato. Ciò è particolarmente importante quando si inviano e-mail fredde, in quanto determina la possibilità di ottenere una risposta. La business coach Barbara Pachter consiglia di eliminare espressioni informali come "Hey" e "Yo" nel suo libro The Essentials of Business Etiquette . Ecco alcuni saluti da evitare:

• Saluti eccessivamente formali, come "Signore" e "Signora"
• Utilizzo di aperture generiche e poco entusiasmanti come "To Whom It May Concern"
• Saluti specifici dell'ora come "Buongiorno" o "Buonanotte" (se non conosci il fuso orario del destinatario)
• Indicando il titolo professionale del destinatario (Caro job_title)
• Termina con punti esclamativi ("Ciao Nathan!!!")

Vieni con un apri che attira l'attenzione

A questo punto, hai solo sette secondi per attirare l'attenzione del destinatario e costringerlo a continuare a leggere il resto della tua email. Una frase di apertura forte è il tuo biglietto per catturare l'attenzione del lettore, come questa: Se ti stai presentando, apri con qualcosa che susciti l'interesse del destinatario. Ecco un modello di email che menziona come un'opportunità di partnership può avvantaggiare il destinatario: Di seguito sono riportate alcune best practice standard da applicare quando si scrivono introduzioni via e-mail:

• Limita la tua introduzione a 1-2 frasi.
• Evita di aggiungere informazioni irrilevanti o dettagli non necessari.
• Prendi in considerazione l'idea di creare collegamenti ipertestuali al tuo profilo LinkedIn o al tuo sito Web per fornire più contesto su di te.
• Se hai incontrato o parlato con il destinatario in precedenza, menziona brevemente l'istanza per trovare un punto di contatto comune.

Evita di inviare un'introduzione generale che faccia sentire il lettore come uno dei tanti destinatari. Invece, fai una piccola ricerca (pensa: cercare i profili dei social media o fare riferimento a un collega comune) per aggiungere un tocco personalizzato. Salta questa parte se stai inviando un'e-mail a qualcuno che già ti conosce. In questo caso, inizia con una cortesia (ad esempio, "Spero che tu stia passando una bella giornata!) e vai dritto al corpo.

Passaggio 4: scrivi il corpo della tua email

Questa è la parte succosa della tua email in cui condividerai l'intero messaggio. Il tuo lettore probabilmente non ha il tempo di leggere una lunga e-mail. Se non vuoi che scorrano il tuo messaggio o lo saltino del tutto, mantienilo breve e conciso. Usa la strategia BLUF per aiutarli a capire l'intento della tua e-mail, che implica scrivere la tua Bottom Line Up Front per rispondere rapidamente alle 5 W del destinatario: chi, cosa, dove, quando e perché. Ecco un ottimo esempio: Fonte Dovresti anche ottimizzare la tua e-mail per la leggibilità e la scansionabilità. Ecco alcuni suggerimenti per scrivere un eccellente corpo di posta elettronica:

• Mantieni frasi e paragrafi brevi
• Aggiungi elenchi puntati quando possibile
• Evita il gergo tecnico e la fuffa
• Usa la formattazione standard; usa il grassetto, il corsivo e la sottolineatura per evidenziare i punti importanti
• Non dare per scontato la conoscenza del lettore; suddividere sempre il testo e fornire le informazioni necessarie

Certo, la sezione del corpo della tua email può essere complicata. Il modo migliore per scriverlo è:

1. Considera l'aspetto principale della tua email
2. Pensa al particolare invito all'azione che vuoi che il destinatario prenda
3. Scrivi l'e-mail, assicurandoti che ogni riga che aggiungi ti aiuti con i due puntatori precedenti

Passaggio 5: terminare con un invito all'azione e un'approvazione di grande impatto

Il modo in cui finisci la tua email è importante quanto il modo in cui inizi. Non lasciare il destinatario in sospeso dopo aver comunicato il tuo messaggio. Riassumi tutto in una o due frasi e aggiungi un invito all'azione, dando loro i passaggi successivi. Esempi inclusi:

• Sarebbe possibile fissare un incontro davanti a un caffè per discuterne ulteriormente?
• Si prega di rispondere a questa email con le informazioni richieste.
• Si prega di prenotare uno spazio nel mio Calendly per programmare una chiamata in merito.

Assicurati che il tuo invito all'azione sia persuasivo e sottolinei l'importanza dell'azione. Fallo bene e avrai un'alta probabilità di ottenere una risposta positiva. Quindi aggiungi un'osservazione di chiusura (ad esempio, "Non vedo l'ora di lavorare con te" o "Aspetto una tua risposta positiva, per andare oltre") e una firma a seconda dello scopo della tua email e del rapporto con il destinatario. Pensare:

• Distinti saluti
• Cordiali saluti
• Saluti
• Cordiali saluti
• Migliore
• Cordiali saluti
• Grazie
• Saluti
• Rispettosamente
• Ci sentiamo presto

Non trascurare le tue dichiarazioni di chiusura. L'approvazione sbagliata può fare una brutta impressione, facendoti sembrare poco professionale o troppo familiare.

Passo 6: Correggi e modifica la tua email

Immagina di passare ore a creare l'e-mail perfetta, solo per essere ignorata perché è piena di errori grammaticali. Ecco perché è estremamente essenziale correggere le bozze della tua email. Ma la semplice correzione di bozze non è sufficiente; dovresti anche assicurarti che la tua copia e-mail sembri umana. Ecco alcuni suggerimenti per il copywriting delle e-mail per rendere la tua copia e-mail incisiva e fruibile:

Evita la ripetizione

Leggi le tue frasi ad alta voce. Stai ripetendo parole all'interno dello stesso paragrafo, forse anche in una frase? Anche se questo non è il peggior reato di scrittura, può far sembrare la tua copia ripetitiva e far distrarre il lettore. Tieni d'occhio le seguenti parole più comunemente ripetute:

• Soltanto
• Informazione
• Anche
• Appena
• Articolo
• Ordine
• Anche
• Richiesta
• Rapporto
• Sempre

Puoi anche eseguire la tua copia da un collega prima di premere "Invia". Un secondo paio di occhi ti aiuterà a rimuovere le parole abusate o ripetute che potresti aver perso.

Usa la virgola di Oxford

Quando si pensa a come scrivere un'e-mail, le persone generalmente salutano o evitano la virgola di Oxford. Potresti anche avere delle opinioni forti al riguardo, ma di solito è una buona idea usarle nelle e-mail per evitare confusione o problemi di comunicazione.

Taglia frasi troppo lunghe

Spesso riceviamo e-mail che sono solo questi enormi blocchi di testo. Ma quante volte l'hai semplicemente sfogliato invece di leggere tutto? Scambia frasi difficili da seguire o poco chiare con frasi concise che si concentrano sull'argomento in questione per ottenere una risposta soddisfacente o qualsiasi risposta. Termina con un invito all'azione in modo che il lettore sappia cosa fare dopo e sii chiaro che sei aperto a domande e follow-up se necessario.

Controlla la formattazione e il carattere

Come reagirai se ricevi la seguente email: Probabilmente eliminalo e supponi che sia una truffa, giusto? Non c'è niente di sbagliato nell'aggiungere immagini o GIF alla tua email, ma c'è un modo per farlo, quindi non sembra distrarre o stridere. Ad esempio, l'utilizzo di diverse dimensioni e colori di caratteri diversi può sembrare opprimente. Il tuo messaggio probabilmente andrà perso con una serie di elementi che lottano per l'attenzione del tuo lettore. Di norma, è meglio attenersi a uno stile, una dimensione e un colore del carattere.

Suono Umano

Il tuo destinatario è una persona reale, quindi usa un linguaggio che suoni come qualcosa che diresti tu. Scrivere frasi che suonano come se fossero state digitate da un robot o che risalgono direttamente all'era vittoriana non ti farà alcun favore nell'ottenere una buona risposta dal lettore. Invece, dai alla tua email un effetto più naturale. Scrivi come se la persona con cui stai parlando fosse seduta accanto a te in un bar. Ad esempio, invece di dire "Saluti, spero che il tempo sia bello dove vivi", dì qualcosa come "Ciao, spero che tutto vada bene alla tua fine".

Passaggio 7: utilizzare una firma e-mail professionale

Sebbene non sia necessaria, una firma e-mail professionale aiuta a stabilire la tua autenticità. Fornisce inoltre al destinatario più contesto sul tuo ruolo e sulla tua azienda. Prendi questo, per esempio: Include l'individuo:

• Colpo di testa
• Nome e cognome
• Ruolo
• Azienda
• Sito web
• Informazioni sui contatti
• Collegamenti ai profili dei social media

Hai tutto ciò di cui hai bisogno per metterti in contatto, tutto in un unico posto. Intelligente, vero? Inoltre, la maggior parte dei servizi e delle piattaforme di posta elettronica come Gmail e Outlook ti consentono di allegare firme e-mail automatiche a ogni e-mail, quindi non devi aggiungerle manualmente per ogni e-mail. Naturalmente, puoi sempre apportare modifiche in base allo scopo della tua e-mail per una risposta migliore e includere informazioni aggiuntive adatte al tuo obiettivo.

Il tuo turno per inviare un'e-mail eccellente

Scrivere buone e-mail è un'arte che richiede tempo, ma se segui diligentemente il nostro processo, noterai un drastico miglioramento delle percentuali di apertura e di clic. Ecco a voi ottenere risposte migliori!