10 documenti più importanti che i Product Manager devono preparare

La comunicazione scritta con l'ingegneria è superiore perché è più coerente nell'intero team di prodotto, è più duratura, aumenta la responsabilità". – Ben Horowitz

Come opportunamente riassunto da Ben Horowitz, la comunicazione scritta è come un fiume che immerge tutti coloro che vengono al suo contatto. Lo stesso vale anche in uno scenario aziendale.

La comunicazione scritta è, infatti, un modo più unificato per scambiare informazioni su un software di cui ogni membro del team dovrebbe essere a conoscenza. Questo è il motivo per cui i product manager investono il loro tempo nel mantenere la documentazione di ogni attività relativa al software.

Resta inteso che la creazione di più documenti per numerosi processi aiuta a mantenere organizzato l'intero processo di sviluppo, evitando problemi imprevisti causati da incomprensioni.

Per determinare l'importanza della documentazione per i product manager, diamo un'occhiata ad alcuni dei vantaggi di farlo.

Perché i Product Manager dovrebbero concentrarsi sulla documentazione?

• Per sviluppare una visione precisa del prodotto – La documentazione aiuta i product manager a identificare le risposte a tutti i "perché" nei progetti che ruotano attorno al prodotto principale. Scrivere tutto aiuta i product manager a prendere decisioni cruciali e ottenere risposte fin dall'inizio a domande come "Per chi è il prodotto? " e "perché l'app deve essere sviluppata?". Questo elimina ogni possibilità di confusione ed errori.

• Un importante aiuto nella pianificazione: "Non puoi presumere che il tuo prodotto sia la soluzione migliore: devi pianificare che lo sia". Ora, prima di tutto, la pianificazione è fondamentale. Quando i manager documentano la loro visione in modo chiaro ed eloquente creando storie, sprint e obiettivi, l'intero team di sviluppo è in grado di creare un software in linea con le esigenze degli utenti.

• Supporta l'esecuzione tempestiva: i piani sono inutili se non vengono implementati in tempo e nel modo giusto. Per trasformare la visione di un'app in un'applicazione reale e ben funzionante, un product manager utilizza la documentazione e stabilisce una comunicazione scritta con designer, ingegneri, ecc. per spingerli nella giusta direzione ed eseguire piani ben articolati.

• Mantiene i membri del team responsabili – Mantenendo intatta la documentazione di tutte le attività relative al prodotto, un product manager può accedere a una miriade di informazioni su ciò che i membri del team stanno facendo cosa e renderli responsabili della loro quota di attività. Tenere un registro di tutto mantiene le cose semplici e trasparenti.

• Le esigenze dei clienti sono soddisfatte – Documentando tutto, dall'idea dell'app alla pianificazione, i product manager possono accedere facilmente a quali funzionalità dovrebbero essere incluse nell'applicazione e quali funzioni ciascuna deve svolgere. Successivamente, possono trasmettere questa valutazione al team in modo dettagliato e chiaro in modo che il prodotto finale sia esattamente ciò di cui gli utenti hanno bisogno.

Documenti più utilizzati dai Product Manager

1. Documenti di analisi della concorrenza

"Un modo per conoscere il tuo reale vantaggio è eseguire un'analisi competitiva."

L'analisi competitiva include lo studio dei prodotti e servizi dei concorrenti, della quota di mercato e dei loro punti di forza e di debolezza. Viene predisposto un documento di analisi competitiva comprensivo di tutti i suddetti parametri da condividere con l'intero sviluppo. Un product manager, solo dopo aver studiato a fondo i concorrenti, finalizza come sarà la loro app o software.

La tabella di un concorrente nel documento potrebbe assomigliare un po' a questa:

• Nome del Concorrente
• URL del sito web del Concorrente
• Numero preciso di utenti che ha (per stimare l'efficacia dei suoi prodotti e servizi)
• Durata della presenza del concorrente sul mercato
• Specifiche e specialità dei concorrenti
• Costo del servizio/prodotto
• Note varie

I contenuti del documento possono differire in modo significativo poiché esistono diversi tipi di analisi eseguite dai product manager. Alcuni dei più importanti sono l'analisi delle capacità, il panorama competitivo, l'analisi della differenziazione competitiva, la scala dell'imitabilità e l'analisi della proposta di valore.

2. Strategia di prodotto e documenti di visione

La visione del prodotto è qualcosa che dipinge un quadro del futuro del prodotto che stiamo cercando di creare. Può essere sotto forma di storyboard, narrativa o prototipo che mira a ispirare team, investitori e partner verso il prodotto.

La strategia del prodotto è la sequenza di prodotti che devono essere creati fino al raggiungimento del prodotto finale.

Una delle migliori capacità dei product manager competenti è quella di creare una visione del prodotto, ma non solo. Devono anche sviluppare una strategia di prodotto convincente per impartire una prospettiva chiara sul prodotto. La visione del prodotto deve essere stimolante e la strategia del prodotto deve essere molto intenzionale. Quindi, vengono creati documenti per registrare tutti i dati relativi all'esplorazione di quale prodotto potrebbe rivelarsi e come trasformare una visione in realtà. In primo luogo, questi documenti vengono condivisi con le parti interessate per un feedback.

3. Specifiche e documenti sui requisiti del prodotto (PRD)

I documenti sui requisiti del prodotto sono documenti all-in-one per riunire gli elementi distinti di un'app in un unico posto. I documenti delle specifiche sono i tipi più comuni di documenti che contengono una descrizione delle funzionalità delle app, tra le altre cose.

Ciascun PRD può differire l'uno dall'altro. Questi documenti delineano le dichiarazioni dei problemi di ricerca, le metriche di successo, l' elenco delle funzionalità MVP , i dettagli di implementazione ingegneristica e così via.

I PRD combinano ogni passaggio nel quadro completo del prodotto, insieme alla scelta se includere o escludere determinate funzionalità e identificare eventuali problemi. I product manager visualizzano il tempo richiesto per i processi di sviluppo del progetto, comprendono il budget necessario per i processi di sviluppo ed evolvono una comprensione reciproca e completa tra i clienti e il team di sviluppo utilizzando questo documento.

4. OKR, KPI, metriche di successo

OKR, acronimo di Objective & Key Result è un metodo utilizzato dai product manager per stabilire gli obiettivi e quindi accedere ai risultati del processo di sviluppo prodotto in corso . L'obiettivo guida il team verso gli obiettivi e i risultati mostrano se gli obiettivi sono stati raggiunti o meno. Include due domande a cui viene data risposta nel processo: "Dove vuoi andare?" e "Ci sei arrivato o no?"

Considerando che, il KPI (Key Performance Indicator) è un tipo di misurazione delle prestazioni del successo del processo di sviluppo in corso. Alcuni esempi di KPI sono Customer Lifetime Value e Tasso di conversione da prova a cliente nelle vendite, Traffico Web e Tasso di conversione nel marketing, ecc. I rispettivi documenti contengono tutti questi obiettivi e i risultati raggiunti durante il processo.

5. Documenti sulle tabelle di marcia

Fonte immagine: piano del prodotto

Le RoadMap sono uno dei documenti primari e cruciali che i product manager dovrebbero conservare. Una tabella di marcia è un modo per far conoscere al team l'importanza del prodotto.

Un product manager sviluppa un ciclo di vita del prodotto spiegando cosa deve essere fatto quando e come si svolgerà l'intero processo. Una roadmap è un documento compilato di tutti i progetti sviluppati per creare con successo un software o un'applicazione. È un percorso creato dai product manager che segue tutto il team. Questi possono essere creati come documenti e mazzi di Word.

6. Disegni e Prototipi Documenti

È difficile inchiodare qualcosa per la prima volta. Ed è anche vero con il design del prodotto . L'idea iniziale potrebbe non essere quella finale perché ci sono migliaia di variazioni che si verificano durante il processo. Pertanto, i product manager devono conservare un documento contenente tutte le modifiche e le alterazioni apportate alla progettazione del prodotto.

La prototipazione del prodotto è molto diversa per i product manager rispetto agli ingegneri o ai designer. Nella prototipazione, i product manager stabiliscono le aspettative giuste e aprono una strada su cui il team deve camminare.

Se ti chiedi perché il product manager deve creare un documento prototipo di app, guarda alcuni vantaggi di farlo:

• Eliminazione del rischio di interpretazione errata
• Iterazioni rapide
• Giustificazione dei concetti all'inizio del processo
• Migliore qualità del feedback tecnico

7. Documenti di viaggio e storie dell'utente

Le storie degli utenti e le mappe del percorso del cliente sono due strumenti importanti che contribuiscono allo sviluppo regolare di qualsiasi applicazione o software. I product manager creano e gestiscono documenti per questi due ruoli al fine di registrare ogni minimo dettaglio.

Nei documenti della user story, vengono esplorate le possibilità dei motivi per cui un utente utilizzerebbe una particolare funzionalità. I product manager creano la documentazione di ogni possibile catalizzatore che porterebbe l'utente a utilizzare una funzionalità dell'applicazione. Potremmo considerarlo un viaggio dell'utente a livello microscopico.

Mentre nel percorso dell'utente, l'intera esperienza dell'utente, dall'acquisto/scaricamento del prodotto all'utilizzo delle sue funzionalità, è mappata in un documento. Questo aiuta i product manager a spiegarlo ulteriormente al loro team e alle parti interessate (stakeholder, ecc.) e a stabilire la loro fiducia nel prodotto.

8. Note di rilascio e ambito

Fonte immagine: piano del prodotto

Come suggerisce il nome, le note di rilascio sono i documenti che vengono rilasciati con il rilascio di applicazioni improvvisate. I product manager assemblano questo documento per informare gli utenti sulle nuove specifiche, quali bug sono stati corretti e pubblicizzare l'applicazione dopo l'aggiornamento. Non esistono due documenti uguali, poiché le applicazioni variano notevolmente l'una dall'altra.

Le note sull'ambito sono anche note come documento Ambito di lavoro. In questo, i manager tracciano l'ambito delle funzionalità che un'applicazione o un software possiede. Cosa faciliteranno queste caratteristiche e così via.

9. Guide interne e FAQ

Queste FAQ interne private sono preparate per le parti interessate per tenerle aggiornate con l'intero processo di sviluppo del prodotto. Il formato in cui sono scritte queste FAQ è molto semplificato. Questo potrebbe possedere wireframe di un prodotto con una forte componente UX o un collegamento per dividere i documenti wireframe.

Queste guide interne contengono tutti i dati su come funzionano le cose nel processo di sviluppo. Svolge due funzioni importanti per i product manager: garantire che i dati siano registrati in modo da facilitare il passaggio di consegne tra i membri e funge da riferimento per ruoli esterni per assistere i clienti come vendite, marketing, assistenza clienti e cosa no.

10. Guida per il cliente

Customer-Facing Guide è un manuale utente in parole semplici. Spetta ai responsabili di prodotto creare questo documento contenente le istruzioni su come utilizzare l'applicazione sviluppata.

Senza questo, gli utenti potrebbero trovarsi nel caos su come utilizzare il prodotto, almeno nelle fasi iniziali, finché non capiscono il flusso da soli. Quindi, è abbastanza chiaro perché questo documento è così importante da essere uno dei documenti più utilizzati o creati dai product manager.

Pensieri finali

Per riassumere, questi sono stati i primi 10 documenti più utilizzati dai product manager competenti per godere di un efficace processo di gestione del prodotto.

{Scopri i 5 migliori diagrammi utilizzati dai Product Manager per spiegare i concetti di gestione}

Segregando le informazioni sulle attività in documenti diversi, eliminano ogni possibilità di incomprensioni e discrepanze. Rende un processo di sviluppo altamente organizzato e regolare che è stato registrato ad ogni piccolo passo.

Domande frequenti

D. Quali documenti dovrebbe conservare un Project Manager?

È risaputo che la conservazione dei documenti è una necessità per qualsiasi product manager esperto. La domanda è quali documenti possono essere quelli importanti. Quindi, ecco l'elenco dei documenti importanti che ogni product manager conserva.

• Documenti di analisi della concorrenza
• Strategia di prodotto e documenti di visione
• Specifiche e documenti sui requisiti del prodotto (PRD)
• OKR, KPI, metriche di successo
• Documenti RoadMaps
• Disegni e Prototipi Documenti
• Documenti di viaggio e storie dell'utente
• Note di rilascio e ambito
• Guide interne e FAQ
• Guida per il cliente

D. Quale percentuale di tempo dovrebbe essere dedicata alla pianificazione?

La percentuale media del tempo dedicato alla pianificazione è del 10%

D. Qual è la differenza tra MRD e PRD?

Sebbene a volte questi due termini possano essere scambiati, sono essenzialmente di natura diversa e servono a scopi diversi.

MRD è noto come Market Requirements Document e viene utilizzato per articolare una definizione mirata del mercato target, degli utenti e del profilo degli acquirenti. È un documento che discute i bisogni ei desideri degli utenti.

Considerando che i PRD sono documenti all-in-one-place che riuniscono tutti i diversi elementi di un prodotto in un unico posto. Questo documento definisce l'ampiezza e l'ambito del prodotto in modo che l'intero team di sviluppo sappia come sviluppare un prodotto.

D. Cosa rende buono il PRD?

Il PRD è un documento importante perché aiuta a dipingere il quadro completo di cosa e come sviluppare un prodotto.