Processo di valutazione del progetto: definizione, metodi e fasi

Gestire un progetto con numerose parti mobili può essere a dir poco difficile, ma la valutazione del progetto è progettata per rendere il processo molto più semplice. Ogni progetto inizia con un'attenta pianificazione: pone le basi per la fase di esecuzione del progetto mentre stime, piani e programmi guidano il team di progetto mentre completa le attività e i risultati finali.

Ma anche con il processo di valutazione del progetto in atto, gestire un progetto con successo non è così semplice come sembra. I project manager devono tenere traccia di costi, attività e tempo durante l'intero ciclo di vita del progetto per assicurarsi che tutto vada come pianificato. Per fare ciò, utilizzano il processo di valutazione del progetto e utilizzano il software di gestione del progetto per aiutare a gestire il lavoro del proprio team oltre a pianificare e valutare le prestazioni del progetto.

Che cos'è la valutazione del progetto?

La valutazione del progetto è il processo di misurazione del successo di un progetto, programma o portfolio. Ciò avviene raccogliendo dati sul progetto e utilizzando un metodo di valutazione che consente ai valutatori di trovare opportunità di miglioramento delle prestazioni. La valutazione del progetto è anche fondamentale per mantenere le parti interessate aggiornate sullo stato del progetto e su eventuali modifiche che potrebbero essere necessarie al budget o alla pianificazione.

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Ogni aspetto del progetto come costi, ambito, rischi o ritorno sull'investimento (ROI) viene misurato per determinare se sta procedendo come pianificato. Se ci sono dossi stradali, questi dati possono informare su come i progetti possono migliorare. Fondamentalmente, stai ponendo al progetto una serie di domande progettate per scoprire cosa sta funzionando, cosa può essere migliorato e se il progetto è utile. Strumenti come dashboard di progetto e tracker aiutano nel processo di valutazione rendendo i dati chiave prontamente disponibili.

Il processo di valutazione del progetto esiste da tanto tempo quanto i progetti stessi. Ma quando si tratta della scienza della gestione dei progetti, la valutazione del progetto può essere suddivisa in tre tipi o metodi principali: valutazione pre-progetto, valutazione in corso e valutazione post-progetto. Diamo un'occhiata al processo di valutazione del progetto, cosa comporta e come puoi migliorare la tua tecnica.

Criteri di valutazione del progetto

I dettagli specifici dei criteri di valutazione del progetto variano da un progetto o da un'organizzazione all'altra. In termini generali, un processo di valutazione del progetto va oltre i vincoli del progetto inclusi tempo, costo, ambito, risorse, rischio e qualità. Inoltre, le organizzazioni possono aggiungere i propri obiettivi aziendali, obiettivi strategici e altre metriche.

Metodi di valutazione del progetto

Ci sono tre punti in un progetto in cui la valutazione è più necessaria. Sebbene tu possa valutare il tuo progetto in qualsiasi momento, questi sono i punti in cui dovresti avere il processo ufficialmente programmato.

1. Valutazione pre-progetto

In un certo senso, stai pre-valutando il tuo progetto quando scrivi la tua carta del progetto da presentare alle parti interessate. Non puoi pianificare, gestire e controllare in modo efficace un nuovo progetto se prima non lo hai valutato. La valutazione pre-progetto è l'unico modo sicuro per determinare l'efficacia del progetto prima di eseguirlo.

2. Valutazione del progetto in corso

Per assicurarti che il tuo progetto proceda come pianificato e raggiunga tutte le tappe fondamentali della pianificazione e del budget che hai impostato, è fondamentale monitorare e segnalare costantemente il tuo lavoro in tempo reale. Solo utilizzando le metriche del progetto puoi misurare il successo del tuo progetto e se stai raggiungendo o meno gli obiettivi e gli obiettivi del progetto. Si consiglia vivamente di utilizzare un software di gestione dei progetti per la valutazione dei progetti in tempo reale e in corso.

3. Valutazione post-progetto

Pensa a questo come a un'autopsia. La valutazione post-progetto è quando si esaminano le pratiche burocratiche del progetto, si intervista il team di progetto e i principi e si analizzano tutti i dati rilevanti in modo da poter capire cosa ha funzionato e cosa è andato storto. Solo sviluppando questo quadro chiaro puoi risolvere i problemi nei prossimi progetti.

Fasi di valutazione del progetto

Indipendentemente da quando si sceglie di eseguire una valutazione del progetto, il processo ha sempre quattro fasi: pianificazione, attuazione, completamento e diffusione dei rapporti.

1. Pianificazione

L'obiettivo finale di questo passaggio è creare un piano di valutazione del progetto, un documento che spiega tutti i dettagli del processo di valutazione del progetto della tua organizzazione. Quando si pianifica la valutazione di un progetto, è importante identificare le parti interessate e quali sono i loro obiettivi a breve e lungo termine. Devi assicurarti che i tuoi obiettivi e obiettivi per il progetto siano chiari ed è fondamentale aver stabilito criteri che ti diranno se questi obiettivi e oggetti sono stati raggiunti.

Quindi, vorrai scrivere una serie di domande da porre agli stakeholder. Queste domande dovrebbero includere argomenti come la struttura del progetto, le migliori pratiche e le metriche che determinano il successo.

Includendo le parti interessate nel piano di valutazione del progetto, riceverai indicazioni durante il corso del progetto e contemporaneamente svilupperai una relazione con le parti interessate. Riceveranno da te rapporti sullo stato di avanzamento durante le fasi del progetto e, costruendo questa relazione iniziale, probabilmente guadagnerai la loro convinzione che puoi gestire il progetto in modo soddisfacente.

2. Attuazione

Mentre il progetto è in esecuzione, devi monitorare tutti gli aspetti per assicurarti di rispettare la pianificazione e il budget. Una delle cose che dovresti monitorare durante il progetto è la percentuale di completamento. Questo è qualcosa che dovresti fare quando crei rapporti sullo stato e incontri il tuo team. Per assicurarti di essere sulla buona strada, ritieni il team responsabile della consegna di attività tempestive e mantieni le date di riferimento per sapere quando le attività sono dovute.

Non dimenticare di tenere d'occhio la qualità. Non importa se consegni il progetto entro il tempo assegnato se il prodotto è scadente. Mantieni le revisioni della qualità e non delegare tale responsabilità. Invece, prendilo su te stesso.

Mantenere uno stretto rapporto con il budget del progetto è importante tanto quanto tenere traccia della pianificazione e della qualità. Tieni d'occhio i costi. Fluttueranno durante il progetto, quindi niente panico. Tuttavia, sii trasparente se noti che cresce la necessità di più fondi. Avvisate il vostro comitato direttivo il prima possibile, così non ci sono sorprese.

3. Completamento

Quando hai finito con il tuo progetto, hai ancora del lavoro da fare. Ti consigliamo di prendere i dati raccolti nella valutazione e imparare da essi in modo da poter risolvere i problemi che hai scoperto durante il processo. Scopri gli impatti a breve e lungo termine di ciò che hai appreso nella valutazione.

4. Segnalazione e diffusione

Una volta completata la valutazione, è necessario registrare i risultati. Per fare ciò, creerai un rapporto di valutazione del progetto, un documento che fornisce lezioni per il futuro. Consegna il tuo report ai tuoi stakeholder per tenerli aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto.

Come intendete diffondere il rapporto? Potrebbe esserci un protocollo per questo già stabilito nella tua organizzazione. Forse le parti interessate preferiscono un incontro per ottenere i risultati faccia a faccia. O forse preferiscono i PDF con grafici e grafici di facile lettura. Assicurati di conoscere il tuo pubblico e adatta il tuo rapporto a loro.

Vantaggi della valutazione del progetto

La valutazione del progetto è sempre consigliabile e può portare una vasta gamma di vantaggi alla tua organizzazione. Come notato sopra, ci sono molti aspetti che possono essere misurati attraverso il processo di valutazione del progetto. Sta a te e ai tuoi stakeholder decidere i fattori più critici da considerare. Ecco alcuni dei principali vantaggi dell'implementazione di un processo di valutazione del progetto.

• Migliore gestione del progetto: la valutazione del progetto ti aiuta a trovare facilmente aree di miglioramento quando si tratta di gestire i costi, le attività, le risorse e il tempo.
• Migliora le prestazioni del team: la valutazione del progetto ti consente di tenere traccia delle prestazioni del tuo team e aumenta la responsabilità.
• Migliore pianificazione del progetto: consente di confrontare la linea di base del progetto con le prestazioni effettive del progetto per una migliore pianificazione e stima.
• Aiuta con la gestione delle parti interessate: avere un buon rapporto con le parti interessate è la chiave del successo come project manager. La creazione di un rapporto di valutazione del progetto è molto importante per mantenerli aggiornati.

Come ProjectManager migliora il processo di valutazione del progetto

Per portare la valutazione del tuo progetto al livello successivo, ti consigliamo ProjectManager, uno strumento di gestione del lavoro online con dashboard in tempo reale che forniscono dati in tempo reale in modo da poter monitorare ciò che sta accadendo ora rispetto a quello che è successo ieri.

Con la dashboard in tempo reale di ProjectManager, la valutazione del progetto viene misurata in tempo reale per tenerti aggiornato. I numeri vengono quindi visualizzati in grafici e grafici colorati. Filtra i dati per mostrare i dati desiderati o per approfondire per ottenere un quadro più approfondito. Questi grafici e diagrammi possono anche essere condivisi premendo un tasto. Puoi tenere traccia del carico di lavoro e delle attività, perché il tuo team aggiorna il proprio stato in tempo reale, ovunque si trovino e in qualsiasi momento completano il proprio lavoro.

La valutazione del progetto con la dashboard in tempo reale di ProjectManager semplifica l'esecuzione del processo di valutazione durante l'evoluzione del progetto. Fornisce anche dati preziosi in seguito. Il processo di valutazione del progetto può anche essere divertente, con gli strumenti giusti. Sentiti libero di utilizzare i nostri strumenti di reporting automatizzato per creare rapidamente rapporti di progetto tradizionali, consentendoti di migliorare sia l'accuratezza che l'efficienza del processo di valutazione.

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