13 Strumenti di comunicazione interna che ogni team dovrebbe utilizzare

La comunicazione è il cuore della maggior parte delle organizzazioni.

È così che trasmetti le istruzioni. È così che risolvi i problemi. È così che esprimi le tue preoccupazioni. È così che costruisci i legami.

È tutto.

Quindi, se la tua strategia di comunicazione interna non funziona, o se non funziona in modo efficace come vorresti, può causare grossi problemi alla tua azienda.

Fortunatamente, ci sono molti strumenti di comunicazione interna disponibili per aiutarti a risolvere questi problemi.

I migliori strumenti di comunicazione interna

Quali sono allora i migliori strumenti di comunicazione interna?

1. Slack (migliore app di chat).

A volte, è bello fare una domanda veloce e ottenere una risposta veloce. Oppure avvia una discussione aperta su un problema banale con il tuo gruppo di colleghi più vicino. Ogni volta che devi avere una conversazione veloce e informale, le app di chat sono l'ideale.

Al giorno d'oggi, Slack è il re della chat aziendale: non è perfetta per tutti e offre solo alcuni strumenti di comunicazione, ma è un ottimo modo per iniziare.

2. Gmail (miglior client di posta elettronica).

Sono un grande fan della posta elettronica, poiché è affidabile, lascia un registro permanente della conversazione ed è facilmente rintracciabile. Per i miei soldi, Gmail è ancora il giocatore preminente nel regno della posta elettronica.

Dai un'occhiata alla mia classifica dei migliori client di posta elettronica.

E se vuoi ottenere il massimo da Gmail, uno strumento di analisi come EmailAnalytics è perfetto: può aiutarti a monitorare e analizzare tutte le attività di posta elettronica del tuo team, aiutando in definitiva il tuo team (o anche l'intera organizzazione) a essere più produttivo.

3. Jostle (il miglior strumento intranet).

Una intranet funziona come un hub centralizzato in cui tutti i dipendenti possono comunicare in qualsiasi modo desiderino. Nella intranet puoi condividere file, come foto, documenti e video, puoi impostare canali specifici per diversi gruppi di persone all'interno della tua organizzazione e puoi semplificare la messaggistica quando si tratta di aggiornamenti procedurali e altre modifiche di alto livello .

Uno dei migliori esempi di software intranet è Jostle, che offre funzionalità complete di comunicazione aziendale interna.

4. Google Gruppi (per newsletter aziendali).

Spesso dovrai comunicare un messaggio specifico a tutto il tuo team contemporaneamente, tramite una newsletter per i dipendenti.

Non hai bisogno di una piattaforma specifica per aiutarti a farlo; puoi gestire le newsletter della tua azienda con un template base e la tua piattaforma email esistente.

5. Dropbox (per la condivisione di file).

Avrai anche bisogno di un modo per condividere file con i tuoi dipendenti (e anche con i tuoi clienti e partner esterni).

L'archiviazione di file, l'esecuzione di backup, l'invito di altri collaboratori a un file e persino l'invio di file ad altri possono spesso essere gestiti nella stessa posizione.

Se hai una suite di strumenti a tua disposizione, ad esempio tramite Google Workspace o Office 365, probabilmente avrai più opzioni di condivisione dei file; in caso contrario, puoi mirare a ottenere una piattaforma di condivisione file dedicata come Dropbox.

6. Google Workspace (per la collaborazione tra attività).

Le piattaforme di collaborazione sono ideali per lavorare su progetti contemporaneamente. Se hai due dipendenti che devono lavorare contemporaneamente sullo stesso foglio di calcolo o mettere insieme una presentazione condivisa di una presentazione, hanno bisogno di strumenti che possano aiutarli a evitare la duplicazione degli sforzi e, invece, coordinare il loro lavoro.

Google Workspace è probabilmente il concorrente dominante in questo spazio, poiché offre strumenti di collaborazione intuitivi per documenti, fogli di lavoro, presentazioni e altro di Google.

7. Telaio (per la registrazione dello schermo).

Vuoi parlare direttamente con i tuoi dipendenti senza aprire una conversazione o scrivere una newsletter aziendale? Puoi creare, ospitare, trasmettere in streaming e registrare video per portare a termine il lavoro.

Registra una dichiarazione all'azienda o crea video di formazione; i tuoi dipendenti possono guardare e rivedere quei video a loro piacimento.

Loom è un'ottima scelta qui.

8. Zoom (per chat video).

Le conversazioni e-mail e le chat scritte non hanno il linguaggio del corpo e i segnali tonali presenti in una conversazione tipica, motivo per cui le chat video sono un'ottima aggiunta per la maggior parte dei team.

Finché i tuoi feed video non sono compromessi da latenza e problemi tecnici, è un modo veloce e gratificante per comunicare.

In questo momento, Zoom è uno degli strumenti di comunicazione interna aziendale più popolari per la comunicazione basata su video.

9. Asana (per la collaborazione e la gestione del progetto).

Una piattaforma di gestione dei progetti ti consente di centralizzare la tua comunicazione interna, stabilendo compiti (e scadenze), parlando dei progetti mentre si svolgono e persino trasmettendo istruzioni.

Ci sono dozzine di ottimi strumenti di gestione del team sul mercato, ma Asana è il mio preferito.

10. Joomla (per i forum).

I forum interni funzionano esattamente come i forum pubblici, offrendo ai dipendenti la possibilità di porre domande, avviare discussioni e collaborare per risolvere i problemi.

Potresti essere in grado di utilizzare la tua piattaforma intranet per questo, ma puoi anche creare un sito Web forum specifico per questo scopo utilizzando uno strumento come Joomla!

11. Audacity (il miglior strumento per creare un podcast).

I podcast sono un ottimo strumento per comunicare con le masse. Ma viene spesso trascurato anche come uno dei migliori strumenti di comunicazione interna per i dipendenti.

Il CEO della tua azienda o altri leader potrebbero ospitare regolarmente un podcast per parlare del futuro dell'azienda, delle recenti decisioni di grande impatto o persino intervistare vari dipendenti in modo che la cultura interna possa rafforzarsi.

Soprattutto, non hai bisogno di strumenti fantasiosi per iniziare, solo alcuni software di registrazione e modifica di base (come Audacity).

12. Donut (per riportare le conversazioni sul watercooler in un mondo di lavoro a distanza).

Ti mancano mai le conversazioni "raffreddamento dell'acqua" con colleghi casuali che ti hanno aiutato a costruire legami e conoscere meglio i tuoi colleghi?

Alcuni plug-in di team bonding e altri strumenti di comunicazione interna si concentrano sul ripristino di quella serendipità e sul miglioramento della forza della cultura aziendale nel processo.

Ad esempio, Donut può essere utilizzato per aiutare i dipendenti della tua azienda a connettersi tra loro e ad avere conversazioni reali e umane in una situazione che altrimenti non si verificherebbe.

13. TinyPulse (per i sondaggi tra i dipendenti).

I sondaggi tra i dipendenti ti consentono di ottenere un feedback critico sull'attività, capire come si sentono i tuoi dipendenti e, in definitiva, ottenere indicazioni su come apportare modifiche più positive all'organizzazione.

Anche una manciata di semplici domande, distribuite regolarmente, può cambiare radicalmente la tua attività in meglio.

Se hai Google Workspace, Moduli è un ottimo strumento da utilizzare; in caso contrario, puoi utilizzare uno strumento di indagine dedicato come TinyPulse.

I vantaggi di una migliore comunicazione interna

È difficile sopravvalutare quanto possano essere preziosi gli strumenti di comunicazione interna.

Con una migliore comunicazione interna, vedrai:

• Produttività. Le persone lavorano più velocemente e ottengono di più quando hanno buoni strumenti di comunicazione per radicarsi e connettersi con altre persone.
• Efficienza. I cattivi strumenti di comunicazione, o la mancanza di strumenti di comunicazione interna, possono comportare perdite di tempo e sforzi inutili. Tutto funziona in modo molto più fluido quando si dispone dell'infrastruttura giusta.
• Meno errori. Quante volte hai mancato una scadenza o sbagliato un ordine a causa di un errore di comunicazione? Migliori strumenti di comunicazione interna non ridurranno a zero il tasso di errore, ma possono ridurre notevolmente il tasso di errore.
• Rafforzamento della cultura aziendale. La comunicazione interna riguarda anche la costruzione e il rafforzamento della cultura aziendale, la creazione di legami tra i team e il rafforzamento dei valori fondamentali dell'organizzazione a tutti i livelli.
• Consistenza. Più i tuoi dipendenti comunicano, più coerenza vedrai all'interno della forza lavoro e nei risultati finali.
• Morale dei dipendenti. Buoni strumenti di comunicazione interna possono persino aumentare il morale dei dipendenti. Con più connessioni e più opzioni di comunicazione, i dipendenti si sentono più sicuri e si sentono meglio "in forma" con il posto di lavoro.

Pronto a portare la comunicazione interna della tua azienda al livello successivo?

Stupendo. Siamo pronti ad aiutare.

Ho il prossimo strumento perfetto da aggiungere al tuo arsenale: EmailAnalytics.

Con EmailAnalytics, sarai in grado di rivedere l'attività e-mail dell'intero team, incluso il numero di e-mail che inviano e ricevono ogni giorno, i loro mittenti e destinatari principali e il tempo medio di risposta.

È il modo ideale per rivedere la produttività delle comunicazioni e apportare modifiche positive per migliorare la tua infrastruttura interna.

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