Il VoIP vale la pena per una piccola impresa?

Che tu sia un negozio di una sola persona che lavora da un ufficio a casa o che tu abbia un team di molte persone, hai bisogno di un telefono aziendale. La domanda che molti imprenditori devono affrontare è se un sistema telefonico aziendale come un sistema VoIP valga la pena. Il fatto è che, in quasi tutti gli scenari, la risposta a questa domanda è un sonoro "sì". Hai bisogno di un sistema che renda facile ed efficiente la connessione con clienti, fornitori, partner e membri del tuo personale e un sistema telefonico VoIP può farlo per te.

Protocollo VoIP (VoIP)

I servizi telefonici VoIP funzionano tramite Internet, al contrario di un servizio telefonico tradizionale che funziona tramite linee telefoniche. L'audio viene digitalizzato e trasmesso attraverso il web, ma completamente in tempo reale. Non ci sono ritardi e puoi comunque connetterti con i telefoni fissi tradizionali. In passato, le chiamate VoIP erano convenienti, ma avevano uno standard di qualità delle chiamate molto più basso. Tuttavia, con l'evoluzione e il miglioramento della tecnologia, le chiamate VoIP sono indistinguibili dalle altre chiamate.

Una delle grandi cose del VoIP è che può essere integrato in qualunque sia il tuo sistema attuale. Non è necessario aggiornare o modificare il sistema. Devi solo aggiungere la funzionalità VoIP e sei a posto. Utilizzando VoIP, puoi sbloccare molte utili funzioni, come la possibilità di effettuare e ricevere chiamate sulla linea telefonica aziendale utilizzando qualsiasi telefono o dispositivo. Puoi essere connesso alla tua attività, ai tuoi clienti e ai tuoi partner, indipendentemente da dove ti trovi. Ecco alcuni degli altri vantaggi dell'utilizzo del VoIP per la tua piccola impresa.

È scalabile

Non c'è dubbio che la maggior parte delle persone voglia far crescere la propria attività. Quando lo fanno, non solo porta più entrate, ma comporta anche sfide. Potrebbe essere necessario assumere più personale e potrebbe essere necessario più infrastruttura, attrezzature e servizi clienti avanzati. Con il VoIP puoi aggiungere in modo semplice e veloce estensioni telefoniche per il nuovo personale e, se necessario, funzionalità IVR. Naturalmente, se riduci le cose, puoi anche ridimensionare facilmente. Molti fornitori di servizi VoIP ti invieranno persino nuovi telefoni via e-mail quando aggiungi interni, quindi non avrai bisogno di tecnici o chiamate di servizio per connettere tutti. Nessuna linea extra, nessun punto vendita aggiuntivo e nessuno sforzo aggiuntivo. L'infrastruttura di cui hai bisogno è già in atto, non importa dove vuoi portare la tua attività.

Connessione migliorata

In passato, la creazione di un nuovo sistema telefonico in un ufficio richiedeva molto lavoro. I cavi dovevano essere fatti passare attraverso l'edificio e collegati alle prese, e a volte i tecnici dovevano passare ore a sistemare le cose. Era disordinato e ci è voluto un'eternità per implementarlo. Questo non è il caso del VoIP. È possibile accedere rapidamente e facilmente al servizio telefonico VoIP tramite una connessione Internet esistente. Non sono necessari nuovi cablaggi e le tue attuali connessioni a banda larga funzioneranno perfettamente. Con i servizi VoIP basati su cloud , non hai nemmeno bisogno di più hardware. Puoi semplicemente accedervi con i tuoi dispositivi attuali e sei pronto e funzionante. Poiché l'audio viene inviato come un pacchetto di dati digitali, è chiaro come qualsiasi streaming o videochiamata che potresti già utilizzare.

Efficienza dei costi

Gestire una piccola impresa significa dover fare in modo che ogni investimento che fai sia efficiente ed efficace. Questo vale anche per il tuo sistema telefonico. Il VoIP è un'opzione conveniente che non richiede manutenzione e apparecchiature che possono aumentare i costi. È facile da configurare, facile da usare e non richiede manutenzione e riparazioni. L'aggiunta di nuove linee può essere eseguita con pochi clic di una tastiera e il cablaggio nel tuo edificio può rimanere invariato. Inoltre, i sistemi telefonici VoIP tendono ad essere più convenienti delle linee telefoniche standard, poiché non si paga per tutta quell'infrastruttura.

Tutte le funzionalità di cui hai bisogno

Quando si tratta di un sistema telefonico aziendale, sono necessarie funzionalità. Hai bisogno di prese, trasferimenti, inoltro di chiamata, segreteria telefonica, ID chiamante e tutto ciò che ti consentirà di connetterti con i tuoi clienti e di non perdere mai un tentativo di contatto. Le chiamate tramite VoIP sono digitalizzate, il che significa che vengono registrate rapidamente e possono essere facilmente trasferite come file digitali. Puoi ricevere messaggi vocali via e-mail o SMS, così puoi avere copie a portata di mano in ogni momento. Questi file possono quindi essere salvati nel tuo CRM o in altri database in modo da avere sempre un record. Possono essere inoltrati ad altri, se necessario, e nulla si perde nella traduzione dall'audio al blocco note. VoIP consente anche la videoconferenza, che aggiunge un livello di connettività e comunicazione con il tuo team.

Lavoro a distanza e in movimento

Al giorno d'oggi, siamo connessi ovunque andiamo e anche tu hai bisogno che il tuo telefono aziendale sia connesso. Il VoIP offre la possibilità a chi trascorre del tempo fuori dall'ufficio, o che lavora da remoto, di avere sempre accesso alla propria linea telefonica aziendale. Dal momento che più persone che mai lavorano da casa, questo è incredibilmente prezioso. Nella maggior parte dei casi, si tratta di una soluzione semplice come un'app mobile che instrada le chiamate di lavoro in entrata e in uscita tramite il servizio VoIP. In questo modo, non devi mai perdere una chiamata da un cliente o da un potenziale cliente, indipendentemente da dove lavori il tuo team.

Ciò può migliorare notevolmente il servizio clienti poiché può essere frustrante lasciare messaggi vocali senza sapere se qualcuno risponderà o provare diversi numeri di telefono per provare a connetterti. Il personale che lavora in remoto, a tempo pieno o con orari ibridi, non dovrà avere numeri di telefono diversi a seconda di dove si trova a lavorare in un determinato giorno. La connettività è perfetta e semplice con VoIP.

La domanda iniziale all'inizio di questo articolo era se il VoIP valesse la pena per una piccola impresa. Con tutti questi vantaggi, non c'è dubbio che l'utilizzo del VoIP per il sistema telefonico delle piccole imprese offre numerosi vantaggi e vantaggi. Tutto ciò suggerisce che ne vale più la pena e qualcosa che dovresti perseguire nella tua attività, indipendentemente dalle dimensioni.

Circa l'autore

Amanda Witman è una scrittrice ed editrice freelance appassionata di comunicare idee per migliorare la vita dei lettori.

Ha una formazione nelle pubbliche relazioni governative, ma ha esperienza di scrittura per molti settori, tra cui l'industria finanziaria, tecnologica, culinaria, ambientale e sportiva. Amanda risiede nel cuore dell'Amish Country a Lancaster, in Pennsylvania, con il marito, la figlia di tre anni, il figlio neonato e un gatto iperprotettivo.