Spiegazione dei principi e delle migliori pratiche Kanban

Kanban è uno strumento di flusso di lavoro visivo che, sebbene originariamente utilizzato come sistema di pianificazione Toyota, è ora associato a una metodologia agile, in particolare nello sviluppo del software DevOps. Può essere utilizzato anche nelle metodologie tradizionali di project management.

Con la crescita della sua popolarità, le bacheche kanban hanno trovato impiego nei settori alla ricerca di un modo per consentire a tutti i membri del team di visualizzare lo stato del proprio lavoro. Ciò richiede una comunicazione in tempo reale e una comprensione dei principi kanban.

I 4 principi Kanban

Il metodo kanban è regolato da una serie di principi. Ciò consente una migliore gestione del processo, che migliora il flusso di lavoro. Il metodo kanban è in continua evoluzione e dovresti sempre cercare di trovare modi per migliorare il processo.

Questi miglioramenti graduali sono un pilastro fondamentale dei principi kanban. L'obiettivo è quello di migliorare sempre i processi di un'organizzazione. I quattro principi kanban sono stati sviluppati per utilizzare il kanban in modo tale da massimizzare sempre i vantaggi per il processo aziendale.

I miglioramenti al kanban includono un flusso migliore, una riduzione del tempo di ciclo, un aumento del valore per il cliente e lo sviluppo di prodotti che aumentano la prevedibilità. Naturalmente, questi sono obiettivi cruciali per qualsiasi azienda che spera di rimanere in attività.

Prima di definire i quattro principi kanban, è importante notare che il software di gestione del lavoro aggiunge maggiore efficienza. ProjectManager è un software basato su cloud che favorisce le comunicazioni in tempo reale, mantenendo i team ibridi connessi, indipendentemente da dove o come lavorano. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

1. Visualizza flusso di lavoro

Kanban è stato progettato per visualizzare il flusso di lavoro. Chiunque cerchi di implementare il metodo kanban dovrà visualizzare il proprio flusso di lavoro. Ciò significa mettere il tuo flusso di lavoro su una lavagna. Quella scheda, come accennato in precedenza, potrebbe essere una scheda reale o un software kanban. Quindi, è necessario dettagliare le fasi del processo o della produzione che forniscono il servizio o il prodotto.

Ciò si traduce in una scheda kanban che a un'estremità dello spettro è molto semplice (le cose da fare, fare e fare che abbiamo delineato in precedenza) o può essere molto complessa a seconda del processo. Una volta che il processo del tuo lavoro è sulla lavagna, come tutti i loro elementi di lavoro, puoi iniziare a visualizzare il lavoro che sta facendo il tuo team.

La bacheca può anche avere quelle che vengono chiamate "swimlanes", che sono linee orizzontali che suddividono la tua bacheca kanban in sezioni per visualizzare diversi tipi di lavoro nel tuo flusso di lavoro. Questo separa il lavoro che segue un processo simile dalle altre attività sulla tua bacheca. Può anche essere utilizzato per gestire più di un progetto su una singola scheda o per gestire il lavoro di un individuo.

2. Limitare i lavori in corso (WIP)

Lavori in corso (WIP) è un termine che si riferisce alle attività su cui si sta lavorando in quel momento, dal team o da un singolo membro del team. Questo è un principio kanban importante, in quanto può aiutare a prevenire sovraccarichi di lavoro e migliorare il flusso di lavoro.

Chiamato anche sistema pull, la limitazione del WIP rende più probabile che i membri del team completino ciò su cui stanno attualmente lavorando piuttosto che passare all'attività successiva. In altre parole, prima che una nuova carta kanban possa essere spostata nella colonna successiva, la carta su cui stai attualmente lavorando deve essere contrassegnata come completata.

Ciò che fa è creare capacità nel sistema. Il nuovo lavoro ora può essere ritirato dal team. Potrebbe volerci del tempo prima che tu possa capire qual è il limite WIP e non è insolito iniziare senza nemmeno avere un limite per il tuo lavoro in corso.

L'obiettivo del lean kanban è iniziare senza limiti e monitorare il WIP. Una volta che avrai esperienza e dati, sarai in grado di prendere una decisione più approfondita su quanto limitare il tuo WIP per ogni colonna della tua scheda kanban. Qualunque cosa tu decida, aggiungere il numero alla colonna è un ottimo modo per comunicare la capacità limitata al team e alle parti interessate.

3. Concentrati sul flusso

Il processo kanban riguarda la visualizzazione del flusso di lavoro e, così facendo, la sua gestione per migliorare quel flusso. Pertanto, concentrarsi sul flusso della tua tavola è un principio guida kanban. Questi principi sono in ordine, quindi, una volta eseguiti i due principi kanban di cui sopra, puoi iniziare a gestire il flusso.

Ciò avviene evidenziando le diverse fasi del flusso di lavoro e lo stato del lavoro in ciascuna di queste colonne. Vedrai una navigazione tranquilla o colli di bottiglia con l'accumulo di lavoro, che influirà sulla tua capacità. Questo, ovviamente, dipende da quanto bene hai definito il flusso di lavoro e quali limiti WIP hai impostato.

Quello che stai cercando in un senso più ampio è la velocità con cui il tuo lavoro si sposta dall'inizio alla fine del tuo flusso di lavoro. Questo può anche essere chiamato flusso di valore. A causa della natura visiva della scheda kanban, c'è trasparenza che consente al team di analizzare il sistema e apportare le modifiche necessarie per migliorare il flusso e ridurre il tempo necessario per completare le attività.

Un modo per farlo è guardare le fasi di attesa intermedie o le fasi intermedie di completamento e vedere per quanto tempo rimangono le attività in queste fasi di trasferimento. Riducendo il tempo in una fase di trasferimento è possibile ridurre il tempo di ciclo complessivo. Il miglioramento del flusso porta il tuo team a lavorare in modo più fluido e prevedibile. Una migliore previsione significa impegni più accurati nei confronti dei clienti.

4. Miglioramento continuo

Poiché il kanban è evolutivo, il che significa cambiamento, rivedrai e modificherai sempre il tuo processo kanban per migliorare il flusso. Questo può essere fatto sperimentando piccoli cambiamenti e apportando miglioramenti incrementali che possono essere facilmente gestiti da tutto il team utilizzando il metodo di gestione scientifica.

Questa gestione del cambiamento di miglioramento collaborativo ed evoluzione sperimentale utilizzando il metodo scientifico è possibile formulare un'ipotesi, testarla e prendere decisioni informate basate su quel metodo. L'approccio scientifico del cambiamento incrementale è alla base dei principi snelli e agili.

Pertanto, un product owner dovrebbe sempre valutare il processo con l'obiettivo di ottenere un miglioramento continuo del flusso di lavoro. Ogni cambiamento viene monitorato e misurato per assicurarsi che stia facendo quello che vuoi e non abbia l'effetto opposto.

Puoi raccogliere i dati del sistema kanban sull'erogazione dei servizi del tuo team manualmente su una scheda fisica o automaticamente quando utilizzi il software kanban. Gli strumenti digitali hanno spesso dashboard e report che monitorano e descrivono in dettaglio queste metriche per aiutare nella valutazione delle prestazioni.

Correlati: il miglior software Kanban

Migliori pratiche Kanban

È chiaro che le bacheche kanban sono uno strumento potente per promuovere la collaborazione, fornire trasparenza e mantenere i team a lavorare a pieno regime, migliorando lentamente il flusso di lavoro e l'accuratezza quando si prevede la consegna alle parti interessate o ai clienti. Sebbene sia necessario seguire i quattro principi kanban, ci sono altre cose che puoi fare per ottenere il massimo dalla gestione del progetto kanban.

1. Sistema pull: come accennato, un sistema pull è quando non viene avviato alcun nuovo lavoro fino al completamento delle attività su cui si sta lavorando. Questa è una pratica essenziale nella produzione snella e serve bene il kanban mantenendo i team a lavorare a pieno regime. Controlla il flusso di risorse in un sistema in modo che vengano trascinate nella pipeline solo quando necessario. Il sistema pull soddisfa l'obiettivo del kanban di supportare il flusso continuo e migliorare i tempi di consegna.
2. Limiti WIP: avere limiti di lavoro in corso è una best practice che deriva dallo sviluppo agile. Come abbiamo discusso nei principi kanban, questo è un modo per limitare il numero massimo di attività su cui è possibile lavorare in una colonna della scheda kanban. Limitando WIP scoprirai che è più facile vedere quando c'è un'inefficienza nel tuo flusso di lavoro. A causa del layout della scheda kanban e dell'uso dei limiti WIP, un product manager può rilevare i colli di bottiglia prima che abbiano un impatto sul team e riallocare le risorse per mantenere il flusso ininterrotto. Ma aiuta anche incontrarsi quotidianamente con il team per avviare un ciclo di feedback.
3. Concetto di flusso: il flusso è uno dei principi del pensiero snello e indica il modo in cui il lavoro si muove attraverso un sistema. Il concetto di flusso è che si desidera un buon flusso o un sistema in cui il lavoro passa attraverso il sistema in modo stabile e prevedibile. Il cattivo flusso è un sistema in cui il lavoro si interrompe e ricomincia ancora e ancora. Mantenere il flusso costante significa un'erogazione più rapida e affidabile. Questo è più valore per il tuo cliente, team e organizzazione.

Usa le schede Kanban di ProjectManager

ProjectManager è un software di gestione del lavoro progettato per team ibridi. Il nostro strumento è basato su cloud, il che significa che i proprietari dei prodotti ottengono dati in tempo reale per analizzare il flusso di lavoro e i team sono in grado di collaborare indipendentemente da dove lavorano, come lavorano o perché lavorano.

Collabora con il tuo team

ProjectManager è collaborativo fino in fondo, il che significa che tutti i membri del team sono connessi e in grado di condividere documenti o commentare le proprie attività con altri membri del team in tempo reale. Tagga chiunque nel team di progetto e coinvolgilo nella conversazione. Le notifiche e-mail e gli avvisi in-app assicurano che tutti siano sempre aggiornati.

Viste multiple del progetto

Ma non tutti funzionano allo stesso modo. I tuoi team agili adoreranno le bacheche kanban, ma altri dipartimenti della tua organizzazione potrebbero avere modi più tradizionali per gestire il proprio lavoro. Ecco perché abbiamo più viste del progetto. Se il tuo team di leadership sta gestendo con una metodologia a cascata, può utilizzare i nostri diagrammi di Gantt interattivi o la visualizzazione del foglio, che è proprio come Gantt solo senza la sequenza temporale visiva. C'è anche un elenco di attività dinamico e persino un calendario che fa molto di più che salvare date importanti.

Tieni traccia dei progressi in tempo reale

Il monitoraggio del flusso di lavoro è il modo per ottenere un miglioramento continuo. Il nostro software tiene traccia delle metriche in tempo reale con la nostra dashboard live. A differenza di alcuni software che ti fanno configurare il dashboard, il nostro è pronto quando lo sei tu e calcola automaticamente i dati in tempo reale e li visualizza in grafici e grafici di facile lettura per aiutare a ottenere una consegna continua.

Ci sono anche rapporti con un clic che possono essere filtrati per mostrare solo le informazioni che vuoi vedere. Quindi condividilo con le parti interessate per tenerli aggiornati. Le funzionalità di pianificazione delle risorse aiutano a bilanciare il flusso di lavoro e gli strumenti di gestione delle attività consentono a tutti di lavorare in modo produttivo, sia su schede kanban che su una delle nostre altre viste di progetto. Il nostro software è l'unica soluzione per qualsiasi cosa tu lavori.

Risorse sulla metodologia Kanban

Se stai cercando un'analisi più approfondita del kanban e di come il software kanban può aiutare il tuo sistema a funzionare senza intoppi e con una maggiore prevedibilità, dai un'occhiata a queste risorse della metodologia kanban.

• Guida alla metodologia Kanban: la nostra guida definitiva alla metodologia kanban copre molto di ciò di cui abbiamo discusso sopra e si spinge oltre nella produzione snella, nello sviluppo agile del software e nello scrum.
• Strumenti del software Kanban: per ulteriori informazioni su ProjectManager, in particolare su tutto ciò che puoi fare con le nostre bacheche kanban, dai un'occhiata alla nostra pagina del software delle bacheche kanban per imparare a organizzare, creare flussi di lavoro e collaborare al meglio.
• Guida alla gestione dell'inventario kanban: per i dettagli su come eseguire un sistema kanban, consulta il nostro post sul blog sulla gestione dell'inventario kanban. Affronta le sfide, offre linee guida e vantaggi.
• Una guida rapida alle carte kanban: le carte kanban sono l'elemento principale della metodologia kanban. Descrivono l'attività, mostrano chi è assegnato, impostano la priorità e altro, che puoi conoscere in questa guida rapida.

ProjectManager è un premiato software per la gestione del lavoro e dei progetti che collega i team ibridi per una maggiore produttività. Unisciti agli oltre 35.000 professionisti che stanno già ottenendo successo in organizzazioni diverse come NASA, Siemens e Nestles. Inizia gratuitamente oggi stesso!