12 modi per calcolare e migliorare il tempo di risposta del lead

Hai una pista. È fantastico.

Ma quello che succede dopo stabilirà il tono per l'intera interazione di vendita e giocherà un ruolo enorme nel concludere la vendita.

C'è molto da fare su una variabile chiave: il tempo di risposta del tuo lead.

Quindi, qual è il tempo di risposta del lead e perché è così importante per la tua strategia di vendita?

Felice che tu l'abbia chiesto!

Qual è il tempo di risposta del lead?

Un lead è qualcuno che ha espresso interesse per i tuoi prodotti o servizi.

In altre parole, questo è qualcuno che ha dimostrato di essere un obiettivo di vendita praticabile. Questo è diverso da un potenziale cliente, che si adatta allo stampo del tuo cliente target ma che non ha ancora espresso interesse.

Il tempo di risposta del lead, quindi, è la quantità di tempo che impiegano i tuoi venditori per rispondere a un lead.

Di solito, questo si riferisce al messaggio iniziale; se un lead si rivolge alla tua attività, quanto tempo devono aspettare prima di ricevere una risposta da qualcuno?

In alternativa, quanto tempo impiega un venditore per contattare una persona che ha espresso interesse per il tuo prodotto e quindi diventare un lead?

Quanto è importante la gestione della risposta ai lead?

Probabilmente sai già che i tempi di risposta ai lead e la gestione della risposta ai lead sono importanti. E che minore è il tempo di risposta, meglio è.

Ma quanto sono importanti?

Se riesci a ridurre il tempo medio di risposta dei lead, vedrai tassi di chiusura più elevati. Uno studio ha rilevato che il 35-50% di tutte le vendite va al fornitore che risponde per primo. Un altro ha scoperto che il tasso di chiusura dei lead aumenta del 700% se rispondi in meno di un'ora.

Se un lead si rivolge a più aziende concorrenti e una di esse risponde rapidamente mentre le altre sono in ritardo, è probabile che il primo che risponda vincerà l'attività.

Ci sono molte ragioni per questo, incluso il fatto che la maggior parte dei clienti apprezza il servizio. La tua tempestività e immediatezza sono premiate.

Allo stesso modo, la tua qualifica di lead diminuirà di un fattore 10 se aspetti più di 5 minuti per rispondere. E il 90 percento dei tuoi clienti desidera una tua risposta "immediata" (definita come 10 minuti o meno).

Questa è una grande pressione su di te e sul tuo team di vendita.

Ma non preoccuparti. Siamo in questo insieme.

Come calcolare il tempo di consegna

Esistono diversi modi per calcolare il tempo medio di risposta.

In genere è nel tuo migliore interesse affidarti a uno strumento esterno che ti aiuti a calcolare questa cifra.

Ad esempio, in Microsoft Outlook è possibile utilizzare MyAnalytics, un'app per la produttività dei dipendenti che fa parte di Office 365. Oppure utilizzare uno degli altri strumenti di analisi della posta elettronica di Outlook di prim'ordine.

Gmail, il provider di posta elettronica più popolare al mondo, non dispone di un modo integrato per calcolare il tempo di risposta dei lead.

Ecco perché abbiamo creato EmailAnalytics.

EmailAnalytics è uno strumento di analisi per il tuo account Gmail. Puoi collegarlo a qualsiasi numero di account (in modo da poter osservare l'intero team di vendita contemporaneamente) e misurare dozzine di metriche diverse, incluso il tempo di risposta medio.

Ancora meglio, avrai accesso a elementi visivi dinamici dei dati, in modo da poter trarre conclusioni intuitive sui dati e scoprire nuovi modi per migliorare il tuo approccio alla posta elettronica.

12 modi per calcolare e migliorare il tempo di risposta del lead

Ok, ti ​​ho fornito il modo migliore per calcolare il tempo di risposta dei lead.

Quindi cosa succede se non sei soddisfatto dei risultati che hai trovato?

E se volessi ridurre il tempo di risposta del lead?

Di seguito, ti fornisco 12 delle nostre migliori strategie per la gestione della risposta ai lead e, in definitiva, riducendo il tempo necessario ai tuoi venditori per rispondere ai lead in arrivo.

1. Adottare una mentalità scientifica.

Il modo migliore per affrontare la gestione della risposta ai lead è adottare una mentalità scientifica.

Conduci esperimenti per testare diverse variabili, studiare i dati, trarre conclusioni, aggiornare le tue ipotesi e ripetere.

Nel regno della gestione della risposta ai lead, ciò significa cambiare variabili come il modo in cui vengono gestiti i lead, come vengono formati i tuoi venditori e quali canali di comunicazione utilizzi (e come li usi).

Osservazioni e miglioramenti ripetuti alla fine porteranno a scoperte.

2. Stabilire parametri di riferimento.

Quindi, familiarizza con i tuoi benchmark. In altre parole, qual è un tempo di risposta "buono" e quale dovrebbe essere il tuo obiettivo?

Circa il 41% dei clienti si aspetta di ricevere una risposta via e-mail entro 6 ore dall'invio e molti marchi si sforzano di rispondere alle e-mail entro 10 minuti.

Consulta la nostra guida completa ai tempi di risposta e-mail, che include altri studi importanti sui tempi di risposta e-mail "accettabili".

Dovresti sparare per ottenere il tempo di risposta più veloce, qualunque cosa accada, ma dovresti anche stabilire aspettative realistiche.

3. Automatizza tutto ciò che puoi.

Lavora quanta più automazione possibile nei tuoi sistemi di gestione dei lead. Ad esempio, quando un cliente scarica un whitepaper o accede a una newsletter via e-mail, puoi inoltrare automaticamente le sue informazioni a un membro del tuo team di vendita.

Migliora del 42,5% i tempi di risposta e-mail del tuo team con EmailAnalytics

• Il 35-50% delle vendite va al fornitore che ha risposto per primo.
• Il follow-up entro un'ora aumenta le tue possibilità di successo di 7 volte .
• Il professionista medio trascorre il 50% della propria giornata lavorativa in e-mail.

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L'automazione ti risparmia lo sforzo manuale, spesso facendoti risparmiare tempo e denaro. Ma, cosa ancora più importante, velocizza il processo e lo rende più coerente, in modo da avere meno lead persi nel shuffle e risultati più prevedibili.

4. Assegna i lead con saggezza.

Probabilmente hai una sorta di sistema che lavora per "quartettore" porta a diversi membri del tuo team di vendita.

Ad esempio, il tuo software di gestione dei lead potrebbe inoltrare automaticamente i dettagli dei vari lead in successione a ciascun membro del tuo team, distribuendo i lead equamente. Se ci sono inefficienze o incongruenze in questo sistema, interromperà completamente il tuo tempo medio di risposta dei lead, quindi risolvi i nodi e ottimizzalo come puoi.

Evita di sovraccaricare i tuoi venditori e punta a una distribuzione uniforme.

5. Utilizzare più canali di comunicazione.

Per la maggior parte di questo articolo, ci siamo concentrati sull'e-mail. L'e-mail è senza dubbio la piattaforma di comunicazione più efficiente (e più universale) disponibile per le aziende.

Ma anche altri canali di comunicazione hanno dei meriti. Se vuoi accelerare i tempi di risposta, assicurati di saltare su più potenziali canali.

Ad esempio, puoi aiutare i lead a contattarti tramite telefono o social media.

6. Dai la priorità ai lead.

Punteggi i tuoi contatti? Devi sapere che alcuni contatti sono chiaramente più preziosi di altri.

Un lead che si adatta perfettamente al tuo pubblico, proviene da un'attività redditizia e che sembra ansioso di acquistare sarà molto più prezioso per il tuo marchio di un lead che probabilmente sta solo dando dei calci alle gomme.

Idealmente, darai un tempo di risposta rapido a ogni lead che contatta la tua attività, ma se costretto a scegliere, dovresti dare la priorità ai tuoi lead migliori e con il punteggio più alto.

Inclina sempre la tua strategia di gestione della risposta ai lead a favore di queste preziose opportunità.

7. Rafforza i tuoi rappresentanti di vendita.

Ci concentriamo sul miglioramento dei tempi di risposta, quindi, naturalmente, dobbiamo concentrarci sui nostri risponditori, il team di rappresentanti di vendita responsabile della chiusura degli accordi. Dobbiamo potenziarli!

Ok, quindi come lo facciamo?

Possiamo fornire ai venditori più strumenti (e strumenti migliori) per rispondere a nuovi contatti. Possiamo liberare i programmi dei nostri venditori in modo che non siano così gravati da un lavoro intenso da rendere impossibili risposte rapide.

Possiamo anche aiutare i venditori a capire che altri lavori sono una priorità secondaria e possono abbandonare le riunioni amministrative se ciò significa soddisfare un potenziale nuovo cliente.

8. Crea un ambiente collaborativo.

In linea con questo, è utile progettare e promuovere una cultura aziendale che favorisca la collaborazione.

Assicurati che tutti i membri del tuo team di vendita sappiano che lavorare insieme è vitale per la tua organizzazione e che le persone non sono timide nel chiedere o concedere favori.

Ciò renderà più facile per i tuoi rappresentanti di vendita coprirsi a vicenda.

Se c'è un lead che ha bisogno di una risposta e il rappresentante a lui assegnato è impegnato tutto il giorno, il rappresentante può inoltrarlo a un altro rappresentante il cui programma è più aperto.

9. Stabilire obiettivi di squadra e individuali.

Gli obiettivi sono importanti per motivare le persone, impostare la direzione e incoraggiare le migliori prestazioni delle persone. Quindi sì, fissa degli obiettivi!

Quando stabilisci gli obiettivi, cerca di stabilire sia obiettivi a livello individuale che obiettivi incentrati sulla squadra. Gli obiettivi del team incoraggeranno le persone a lavorare insieme più strettamente ea collaborare per ottenere qualcosa di meglio per l'organizzazione.

Gli obiettivi individuali ti daranno la possibilità di ingrandire i punti di forza e di debolezza dei singoli dipendenti e bilanciarli per ottenere prestazioni individuali più elevate.

Avrai bisogno di entrambi se vuoi avere successo.

10. Offri premi.

In genere sono auto-motivato. Mi piace fare del mio meglio in tutto, qualunque sia la posta in gioco. Ma molte persone non sono così: hanno bisogno di qualcosa di un po' più tangibile se vogliono fare del loro meglio.

Ecco perché potrebbe essere nel tuo interesse offrire premi e incentivi per tempi di risposta più rapidi. Se un rappresentante riesce a mantenere costantemente un tempo di risposta medio di 5 minuti, considera di concedergli un bonus monetario o un parcheggio speciale.

Anche piccole ricompense possono fare molto per incoraggiare prestazioni migliori.

11. Raccogli feedback.

Dedica del tempo a raccogliere feedback, sia dai clienti che dai tuoi rappresentanti di vendita. I tuoi clienti sono soddisfatti dei tempi di risposta che offri (e della tua comunicazione in generale)?

I tuoi rappresentanti di vendita hanno idee su come rispondere più rapidamente? Qualcosa nella tua organizzazione impedisce loro di rispondere più rapidamente?

Questo è l'approccio "direttamente dalla bocca del cavallo", ed è incredibilmente prezioso. Prendi sul serio questi commenti e suggerimenti e considera di apportare modifiche attive alla tua strategia di vendita per soddisfarli.

12. Studia i dati e trova modi per migliorare.

Ti ho mostrato come calcolare il tempo medio di risposta dei lead, quindi fai buon uso di questa conoscenza. Già che ci sei, studia altre metriche relative alla tua attività e-mail, incluso il numero di e-mail inviate e ricevute e la lunghezza media del thread.

L'idea qui è di capire i maggiori punti di forza e di debolezza associati alle tue abitudini di comunicazione e-mail e trovare modi per correggerli.

Finché continuerai a trovare nuove idee, sperimentare e migliorare, alla fine farai progressi.

Se vuoi calcolare il tempo di risposta dei tuoi lead e trovare modi migliori per migliorare, hai bisogno di uno strumento come EmailAnalytics.

Si integra direttamente con Gmail per insegnarti tutto ciò che devi sapere sulle abitudini dei tuoi rappresentanti di vendita.

Imparerai non solo il loro tempo medio di risposta, ma anche le loro e-mail inviate e ricevute ogni giorno, i loro orari e giorni più impegnativi e dozzine di altre metriche.

Guarda tu stesso! Basta registrarsi per una prova gratuita oggi e metterci le mani sopra. Nessuna carta di credito, nessun software da installare.