Cos'è la gestione snella del portafoglio? Una guida rapida

Avere molti progetti da gestire in un portfolio può essere scoraggiante. È necessario elaborare strategie e pianificare l'allocazione delle risorse per garantire che ogni progetto abbia ciò di cui ha bisogno quando ne ha bisogno. Ci sono molti modi per farlo e uno di questi è la gestione snella del portafoglio.

Definiamo prima la gestione snella del portafoglio e poi approfondiamo come funziona. Questo ti darà un'idea se è la strategia giusta per eseguire la gestione del tuo portafoglio. Spiegheremo anche quando utilizzare la gestione snella del portafoglio e in che modo il software di gestione dei progetti può aiutarti a gestire meglio i tuoi portafogli.

Cos'è la gestione snella del portafoglio?

La gestione snella del portafoglio è un processo mediante il quale la strategia è allineata con l'esecuzione utilizzando un approccio snello e operazioni e governance del portafoglio agili. La gestione snella del progetto fa parte di una metodologia agile che mira ad aumentare il valore del cliente rimuovendo gli sprechi di progetto.

Il senior leadership team applicherà principi snelli per gestire il portafoglio. I team di gestione del portafoglio apprendono la strategia aziendale e come eseguire tale strategia allocando il budget. In tal modo, il portafoglio di investimenti viene gestito durante il suo ciclo di vita dell'investimento attraverso uno sviluppo agile e una strategia aziendale.

La gestione snella del portafoglio fa questo utilizzando i cinque principi della snella. Questi principi sono la definizione del valore, la mappatura del flusso del valore, la creazione del flusso, la creazione del pull e il perseguimento della perfezione. Stabiliscono un quadro per la creazione di un'organizzazione efficiente di tutti i progetti in un portafoglio. I gestori di portafoglio possono trovare inefficienze e rimuoverle per aumentare il valore e ridurre i costi.

Certo, devi prima trovare quelle inefficienze. ProjectManager è un software di gestione del portfolio online che fornisce dati in tempo reale per prendere decisioni migliori durante la gestione di un portfolio. Disponiamo di strumenti di gestione del portafoglio snelli come un dashboard del portafoglio in tempo reale che acquisisce sei metriche in tutto il portafoglio per ottenere una visione di alto livello delle prestazioni e dei progressi. Non è richiesta alcuna configurazione: siamo pronti quando lo sei tu. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Quali sono i 5 principi Lean?

Abbiamo menzionato i cinque principi lean, ma visto quanto sono importanti per la gestione snella del portafoglio, meritano una spiegazione.

1. Valore

Questo è definito dalle esigenze del cliente dal portafoglio. Le cose a cui pensare sono la sequenza temporale per la produzione e la consegna di un prodotto, il suo prezzo e i requisiti o le aspettative da soddisfare.

2. Mappatura del flusso di valore

Il valore è l'obiettivo finale e ora devi mappare il flusso di valore che include tutti i passaggi e i processi che definiscono il successo di un portafoglio. Ciò significa tutto, dalle materie prime alla consegna del prodotto finale. Il punto è identificare ciò che non crea valore ed eliminare quello spreco.

3. Creazione di flusso

Innanzitutto, trovi e rimuovi gli sprechi nel tuo flusso di valore. Quindi devi assicurarti che i passaggi scorrano senza intoppi. Non dovrebbero esserci interruzioni, ritardi o colli di bottiglia. Questo può essere difficile quando si ha a che fare con team interfunzionali, ma in caso di successo aumenterà la produttività.

4. Stabilire l'attrazione

Il flusso offrirà valore ai clienti più rapidamente, il che significa che i clienti possono ritirare il prodotto in meno tempo di quanto ne avesse impiegato. Ciò consente di evitare l'accumulo di materiali e semplifica l'inventario delle attrezzature. Risparmia denaro sia per il produttore che per il cliente.

5. Perseguire la perfezione

La perfezione è un obiettivo impossibile da raggiungere, ma il suo perseguimento riduce gli sprechi e offre maggior valore ai clienti. Ecco perché vuoi rendere il pensiero snello parte della tua cultura aziendale. Tutti coloro che lavorano per te dovrebbero essere coinvolti in questo tipo di gestione snella del portafoglio. Una volta arrivato a questo passaggio, tornerai all'inizio poiché il lean non si ferma mai.

Quando utilizzare la gestione snella del portafoglio

La gestione snella del portafoglio viene utilizzata per tutto il ciclo di vita del portafoglio. Viene utilizzato durante la gestione del portafoglio per assicurarsi che tutti i progetti soddisfino i risultati aziendali strategici migliorando al contempo le decisioni di investimento.

Più importante è chi utilizza la gestione del portafoglio snella e gli strumenti di gestione del portafoglio snello per gestire il portafoglio. Queste sono persone di alto livello nell'organizzazione. Ad esempio, i leader esecutivi sono fondamentali per un'attuazione efficace. Creano la cultura aziendale e aiutano la lean a prosperare in quel clima. Inoltre, danno l'esempio.

Protagonisti chiave del Lean Portfolio Management

Naturalmente sono coinvolti anche dirigenti e preposti. Porteranno l'impatto quotidiano del pensiero snello poiché sono responsabili dell'implementazione di tecniche snelle e dell'utilizzo di strumenti di gestione del portafoglio snelli. I manager e i supervisori stanno anche istruendo i team che eseguono i compiti nei progetti nel portfolio, che dovrebbero lavorare in modo snello.

Se hai esperti in materia nella tua azienda, anche loro sono fondamentali per far funzionare la gestione del portafoglio snella. Sono una risorsa preziosa che dovrebbe essere sfruttata dai team. Anche i dipendenti in prima linea, le risorse umane, i clienti, i fornitori e il personale di approvvigionamento devono essere tutti d'accordo con una gestione snella del portafoglio per massimizzare la riduzione degli sprechi e aumentare il valore per i clienti.

Fasi di gestione del portafoglio snella

Affinché la gestione del portafoglio snella sia efficace, deve essere implementata in tutta l'organizzazione. È progettato per migliorare in modo olistico ogni reparto a tutti i livelli di valore strategico. Per raggiungere questo obiettivo, l'ideale è seguire questi otto passaggi di gestione snella del portafoglio.

Stabilire temi strategici

Inizia proponendo temi che riflettano le tue priorità strategiche definendo le tue strategie, trasformandole in investimenti e assegnando loro degli obiettivi. Questi dovrebbero essere in linea con la visione del portafoglio. Assicurati di creare obiettivi e metriche chiaramente definiti per misurare le loro prestazioni. L'utilizzo di una roadmap aiuta a vedere il portfolio tra i progetti e il modo in cui si relazionano tra loro. Una tabella di marcia funge anche da canale di comunicazione per i team e le parti interessate.

Finanziare, gestire e allocare il flusso di valore

Il flusso di valore è attività che mettono in atto le tue strategie e i tuoi obiettivi per fornire valore ai clienti e alla tua attività. In altre parole, allineare gli investimenti ai rendimenti. Qui pianificherai dall'alto verso il basso il tuo budget, stimando i finanziamenti di cui avrai bisogno con la pianificazione della gestione dei costi. Assicurati di monitorare i costi pianificati rispetto ai costi effettivi per rimanere in pista e riallocare secondo necessità.

Gestisci la domanda

La domanda, sia essa operativa o proveniente da una richiesta del cliente, deve essere prioritizzata rispetto alle priorità strategiche ed eseguita dopo aver esaminato i costi stimati e i benefici attesi. Ciò ti consente di dare la priorità al lavoro attraverso i tuoi flussi di valore e apportare modifiche al lavoro in base alla domanda.

Utilizza la pianificazione continua e adattiva con le roadmap

I piani non sono scolpiti nella pietra. Nella gestione snella del portafoglio, è necessario rivedere continuamente e adattarsi all'ambiente in evoluzione per mantenere il valore ed eliminare gli sprechi. Le roadmap di progetto sono strumenti preziosi in questo processo in quanto aiutano i gestori di portafoglio fornendo loro una panoramica in cui possono riallocare strategicamente le risorse per mantenere il valore eliminando gli sprechi. Prova il nostro modello di tabella di marcia per iniziare.

Ottieni il tuo gratis

Modello di tabella di marcia

Utilizza questo modello di roadmap gratuito per Excel per gestire meglio i tuoi progetti.

Scarica File Excel

Ottimizza l'utilizzo delle risorse

Sfrutta al massimo la capacità delle tue risorse esistenti e rimani flessibile in modo da poter riallocare mentre adatti i piani. Ciò richiede stime accurate delle risorse. Una gestione efficace delle risorse è essenziale e dovrebbe far parte degli strumenti di gestione snella del portafoglio utilizzati per ottimizzare l'utilizzo delle risorse.

Supporta la consegna continua e la creazione di report

La consegna continua è un principio di sviluppo agile spesso incorporato nella gestione snella del portafoglio come parte del suo flusso di valore. Per fare ciò, i gestori di portafoglio hanno bisogno di dati in tempo reale per prendere decisioni più efficaci sulla realizzazione del valore e sui costi.

Controllo dei risultati aziendali

Tieni traccia dei tuoi obiettivi con metriche definite e indicatori chiave di prestazione (KPI) per determinare gli scostamenti nel tuo piano e determinare le tue opzioni per affrontare ed eseguire aggiustamenti per ridurre le interruzioni che avranno un impatto sul tuo flusso di valore. Questo aiuta a massimizzare la tua efficienza e realizzare i tuoi obiettivi strategici.

Eseguire una governance snella

La governance snella supervisiona e prende decisioni su previsioni e budget, misurazioni delle prestazioni del portafoglio e coordinamento della conformità continua. In questo modo, i passaggi che hai intrapreso per implementare la gestione snella del portafoglio saranno sempre rivisti e perfezionati per migliorare il valore ed eliminare gli sprechi.

Project Manager e Lean Portfolio Management

L'uso di uno strumento di gestione del portafoglio snella come ProjectManager è essenziale per l'implementazione e l'esecuzione di successo della gestione del portafoglio snella. Il nostro software è basato su cloud, il che significa che ottieni dati in tempo reale per prendere decisioni migliori. Disponiamo di più visualizzazioni di progetto come diagrammi di Gantt, bacheche kanban, elenchi di attività, calendari e altro in modo che ogni reparto possa utilizzare gli strumenti desiderati. Tutte le viste si aggiornano in tempo reale, quindi c'è una fonte di verità.

Allineare l'esecuzione con gli obiettivi strategici sulla tabella di marcia

La gestione snella del portafoglio dipende dalla capacità di vedere tutti i tuoi progetti in un unico posto. Devi notare come si relazionano tra loro, che ha bisogno di cosa quando. La nostra visualizzazione della roadmap del portfolio mostra ogni progetto nel tuo portfolio in una sequenza temporale del diagramma di Gantt. Puoi vedere le date di inizio e di fine in tutto il tuo portfolio per aiutarti ad allocare le risorse in modo più efficace. La tabella di marcia può essere personalizzata e filtrata per mostrare solo ciò che devi vedere per assicurarti di raggiungere gli obiettivi.

Mantieni bilanciato il carico di lavoro del tuo team

Per eliminare gli sprechi e generare valore per i clienti, è necessario massimizzare la forza lavoro senza sovrassegnarli e bruciarli. I nostri strumenti di gestione delle risorse ti aiutano a vedere la disponibilità del team, comprese le festività globali, ma anche a supervisionare il loro carico di lavoro in tutto il tuo portafoglio. Il grafico del carico di lavoro con codifica a colori rende facile vedere chi è sovra-assegnato e chi è sotto-assegnato, in vacanza o assegnato a un'attività. Puoi riassegnare direttamente dalla visualizzazione del grafico per bilanciare il carico di lavoro e mantenere produttivo il tuo team.

Puoi anche personalizzare i report e ottenere uno stato del portfolio generato con pochi tasti. Ci sono anche altri rapporti, come schede attività, carico di lavoro, varianza e altro. Tutti i report possono essere filtrati per visualizzare solo i dati desiderati e quindi condivisi facilmente in vari formati con le parti interessate in modo che rimangano aggiornati.

Contenuto relativo

ProjectManager non è solo uno strumento di gestione del portfolio snello, è anche il principale hub di gestione dei progetti online. Pubblichiamo più blog ogni settimana e disponiamo di video tutorial, guide e modelli gratuiti per Excel e Word che puoi scaricare per aiutarti a gestire il tuo portfolio. Ecco solo alcuni dei nostri contenuti relativi alla gestione del portafoglio.

• I 5 principi Lean: definizioni e come usarli
• Cos'è la produzione snella?
• La guida definitiva al Project Management Office (PMO)
• La guida definitiva alla gestione del portafoglio di progetti
• Software di gestione del portafoglio di progetti

ProjectManager è un software pluripremiato che aiuta a implementare la gestione snella del portafoglio. Il nostro software flessibile può funzionare in ambienti agili, metodologie più tradizionali, come il waterfall, o un ibrido per team interfunzionali. Utilizza le funzioni di gestione delle attività, delle risorse e dei rischi per tenere traccia del tuo progetto, portfolio o programma. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.