Che cos'è il Lean Project Management?

Tutte le aziende devono fare soldi per rimanere solvibili e rimanere in attività. La necessità di redditività è chiara: come arrivarci è la parte difficile.

Un modo è fornire più valore ai tuoi clienti creando meno sprechi per l'azienda. Questo è comunemente chiamato gestione snella del progetto.

Che cos'è il Lean Project Management?

La gestione snella del progetto si concentra sulla realizzazione di un progetto di produzione con più valore e meno sprechi. Lo fa eliminando sistematicamente gli sprechi nel flusso di valore del processo di produzione snella.

Per funzionare, la gestione snella dei progetti si basa sul miglioramento continuo. Ciò significa che ogni processo nel flusso di valore aziendale complessivo viene migliorato applicando il principio di maggior valore e riduzione degli sprechi.

La produzione snella è stata sviluppata da Toyota, motivo per cui usa parole giapponesi per riferirsi all'eliminazione degli sprechi in un sistema di produzione (muda), degli sprechi creati dal sovraccarico (muri) e degli sprechi che derivano da carichi di lavoro irregolari (mura).

La metodologia di produzione snella ha cinque principi snelli, valore, flusso di valore, sistema pull, flusso continuo e perfezione. Impareremo quelli di seguito.

Quali sono i vantaggi del Lean Project Management?

Quando il Toyota Production System (TPS) è stato introdotto per la prima volta, ha permesso all'azienda automobilistica di aumentare il valore per i propri clienti. La prova è nel budino; la (allora) piccola casa automobilistica è diventata una delle più grandi case automobilistiche del mondo. Sebbene il termine lean manufacturing non sia apparso fino agli anni '90, i vantaggi della lean project management erano evidenti. Eccotene alcune:

• Maggiore visibilità sul processo produttivo
• Più controllo, migliore processo decisionale e responsabilizzazione dei team
• Aumenta la produttività e il morale
• Fornisce modi alternativi per portare i risultati finali fuori dalla porta
• Progetti più veloci a causa della necessità di rispondere a meno problemi
• Aumenta i profitti, poiché si aggiunge più valore e si riducono gli sprechi
• Maggiore soddisfazione del cliente

Man mano che le aziende ottengono questi vantaggi, hanno più fondi da investire in lavoratori, strumenti e attrezzature. Questo crea un effetto valanga di creare ancora più valore e ridurre ancora di più gli sprechi dal sistema di produzione. È una situazione vantaggiosa per tutti nel miglior senso degli affari.

Per ottenere tutti questi vantaggi, è necessario un software di gestione dei progetti che fornisca visibilità e connessione. ProjectManager è un software basato su cloud che condivide i dati su più viste di progetto. Ad esempio, la visualizzazione elenco può contrassegnare attività, aggiungere priorità e visualizzare lo stato dell'attività corrente. Prova ProjectManager oggi gratuitamente.

La definizione di un progetto snello

La gestione snella dei progetti è stata sviluppata nel settore manifatturiero, ma da allora i principi snelli si sono diffusi in molti settori diversi. Un progetto snello è semplicemente quello in cui c'è un miglioramento continuo.

Ciò lo rende parte del più ampio ambiente agile di gestione dei progetti, in quanto è flessibile e disposto a cambiare secondo necessità. Si tratta di fornire valore ai clienti e alle parti interessate, che è lo stesso sia che tu stia producendo un'auto o un'app.

Uno degli aspetti di un progetto snello che lo rende unico rispetto ai progetti gestiti tradizionalmente è che applica i cinque principi del project management snello. Questo è il primo passo in un progetto snello; identificare i cinque principi snelli, quindi applicarli al tuo progetto.

I 5 principi snelli

Definiamo i cinque principi snelli. Questi principi esistono da tempo, ma sono stati codificati nel 1997 dal Lean Enterprises Institute (LEI).

1. Valore: il valore è definito dal tuo cliente, cliente o stakeholder. Il valore può essere la qualità, la sequenza temporale o il prezzo del tuo prodotto finale, anche se probabilmente è un po' di tutti e tre. Scopri quali requisiti ti servono e quali aspettative soddisfare.
2. Flusso di valore: hai definito il valore, ora è il momento di mappare tutti i passaggi e i processi nel tuo ciclo di produzione. Quella sequenza di passaggi è nota come flusso di valore nella gestione snella dei progetti. Identifica ogni azione che deve essere eseguita nel progetto, inclusi progettazione, approvvigionamento, produzione, risorse umane, amministrazione e altro ancora. È utile disegnare questa mappa del flusso di valore su una pagina per illustrare il flusso di risorse.
3. Flusso continuo: non dovrebbero esserci punti che creeranno colli di bottiglia o interromperanno la produzione. Secondo LEI, "Fai in modo che i passaggi del flusso di valore avvengano in stretta sequenza in modo che il prodotto o il servizio abbia un flusso continuo verso il cliente". Spesso richiede team interfunzionali, ma si traduce in una maggiore produttività.
4. Sistema Pull: questo è quando il cliente, cliente o stakeholder "estrae" il prodotto o servizio dal progetto secondo necessità. In altre parole, i miglioramenti della fase precedente portano a un time-to-market più rapido. Il vantaggio del sistema pull è l'assenza di immagazzinamento o stoccaggio. Ciò consente di risparmiare denaro per l'azienda che può quindi essere trasferito ai propri clienti.
5. Perfezione: il passaggio finale è diffondere la filosofia in tutta la tua attività. Lean riguarda il miglioramento continuo. Pertanto, tutti nell'azienda devono sempre sforzarsi di migliorare se stessi e i processi in cui sono coinvolti. Spesso sono necessari diversi passaggi per arrivare al valore e ridurre davvero gli sprechi.

Che dire della gestione snella del programma?

I progetti non si verificano in modo ordinato, uno dopo l'altro. Più probabilmente, i project manager sono responsabili della supervisione di un certo numero di progetti. Un portfolio è un sacco di progetti, ma un programma è un sacco di progetti correlati. Anche questi possono trarre vantaggio da un approccio snello.

È possibile utilizzare i cinque principi snelli durante la gestione di un programma. Osservando tutti i tuoi progetti attraverso la lente della gestione snella del programma, trovi aree in cui ci sono sprechi tra i progetti. Quindi, puoi individuare il valore e condividere le risorse per aiutare tutti i progetti a fluire meglio insieme.

Sebbene non sia così noto come la gestione snella dei progetti, la gestione snella del programma è solo un altro esempio del quinto principio snello della perfezione. Se i principi snelli aiutano un progetto, aiuteranno un programma. Miglioramento continuo significa ampliare la portata del tuo approccio snello e far sì che informi tutti gli aspetti della tua attività.

In che modo ProjectManager aiuta con la gestione snella dei progetti

Mappare il flusso di valore su carta è un buon inizio, ma il software di gestione dei progetti può aiutarti a trovare ed eliminare gli sprechi. ProjectManager è un software basato su cloud che connette i team e fornisce dati in tempo reale per un migliore processo decisionale.

Crea piani di progetto dall'inizio alla fine

Trovare valore ed eliminare gli sprechi richiede che tu veda l'intero progetto in un unico posto. Visualizza tutte le attività e determina quali sono i custodi e quali non sono necessari. Il diagramma di Gantt online di ProjectManager consente di mappare il progetto e identificare le dipendenze delle attività che possono causare colli di bottiglia. C'è anche un filtro per tracciare il percorso critico, che ti consente di vedere il modo più efficiente per eseguire il progetto ed evitare quei passaggi che non aggiungono valore.

Crea flussi di lavoro flessibili su schede Kanban

La trasparenza è la chiave per una gestione snella del progetto. Le schede kanban dinamiche consentono ai project manager di avere una finestra nel ciclo di produzione senza intralciare i loro team. Nel frattempo, i team possono gestire il proprio arretrato di attività e pianificare come eseguire il proprio lavoro. Possono commentare le attività e ricevere notifiche via e-mail o nell'app quando c'è una risposta o un aggiornamento sul lavoro.

Bilancia il carico di lavoro del tuo team al volo

Anche il bilanciamento del carico di lavoro è fondamentale per snellire la gestione dei progetti. Le nostre funzionalità di gestione delle risorse ti consentono di vedere gli incarichi del tuo team in un grafico con codice colore che mostra chi ha troppi o troppo pochi incarichi. Quindi, puoi riallocare direttamente dal grafico del carico di lavoro per mantenere il tuo team a lavorare a pieno regime.

Assicurati che l'efficienza sia soddisfatta con i dashboard

I team possono lavorare come vogliono con le nostre viste multiple del progetto, i project manager possono ottenere dati sui loro progressi con report con un clic e una vista di alto livello dalla dashboard in tempo reale. Sono disponibili anche report e strumenti di gestione del programma snello, come la tabella di marcia, che mostra tutti i progetti nel programma in un'unica posizione. Hai bisogno di uno strumento flessibile come ProjectManager per eseguire un progetto snello.

ProjectManager è un software pluripremiato che organizza attività, team e progetti per aumentare la produttività e ottimizzare i processi. Lo strumento è progettato per aggiungere valore e ridurre gli sprechi, proprio come richiede una gestione snella dei progetti. Unisciti alle decine di migliaia di team di aziende diverse come la Bank of America e Ralph Lauren che utilizzano il nostro strumento per lavorare meglio insieme. Prova ProjectManager gratuitamente oggi.