Gestione dei progetti legali: una guida rapida con modelli gratuiti

Un progetto è spesso considerato qualcosa di puramente fisico, come la costruzione. La verità è che un progetto può essere qualsiasi lavoro che abbia un inizio e una fine. A tal fine, anche l'industria legale ha dei progetti.

La gestione dei progetti legali è ben nota agli avvocati, anche se non usano necessariamente quella frase. Il risultato finale dei loro progetti è in genere un contratto, un testamento o un numero qualsiasi di risultati.

Che cos'è la gestione dei progetti legali?

La gestione del progetto legale è quando i principi di gestione del progetto vengono applicati alla fornitura di servizi legali. È un metodo che gli studi legali utilizzano per gestire progetti per i propri clienti con una maggiore produttività. Non è poi così diverso dal tradizionale project management in effetti.

Quando gli studi legali impiegano la gestione di progetti legali, aiutano ad aumentare la soddisfazione dei loro clienti mantenendo redditizio il loro studio legale. È una situazione vantaggiosa per tutte le parti. Il lavoro legale che rientra nella gestione legale del progetto può essere qualsiasi cosa, dal contenzioso o dal lavoro non contenzioso.

Un avvocato di solito diventa il project manager dello studio legale. Svolgono un ruolo nel team del progetto legale per aiutare i clienti e promuovere gli obiettivi dello studio legale. Poiché i progetti sono temporanei, tutte le questioni legali (indipendentemente dalla loro disciplina) possono essere considerate progetti e sono quindi sotto la guida della gestione legale dei progetti.

Il software di gestione dei progetti aiuta i team legali a organizzare le attività. ProjectManager ha diagrammi di Gantt interattivi che puoi condividere con il tuo team e clienti allo stesso modo. Puoi collegare attività dipendenti, impostare pietre miliari e impostare le linee di base. Sarai in grado di monitorare lo sforzo effettivo rispetto a quello pianificato in tempo reale per aiutarti a rispettare i tempi. Puoi anche gestire il lavoro con elenchi di attività, bacheche kanban, dashboard e altro ancora. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Il processo di gestione del progetto legale

Come in ogni project management, esiste un processo per la gestione legale dei progetti. Può essere scomposto in tre principi fondamentali:

1. Pianificazione
2. Aggiornare gli stakeholder
3. Misurare il progresso e le prestazioni

Non è diverso da ciò di cui ogni project manager è responsabile quando gestisce un progetto. Vedrai che anche il processo per la gestione legale dei progetti non è così diverso. Segue questi cinque passaggi.

1. Definire gli obiettivi del progetto e l'ambito del progetto legale

Questo passaggio inizia con la raccolta di informazioni e requisiti del cliente. Devi conoscere l'attività del cliente, le sue esigenze e cosa si aspetta da te. Una volta terminata la ricerca, incontra il cliente e concorda le fasi del progetto, i risultati finali e il risultato desiderato. Inoltre, parla dell'ambito del progetto, di quanto tempo impiegherà il progetto e quali saranno i costi. Quando ciò è stato deciso, concordare un accordo di fatturazione. Ti consigliamo inoltre di sollevare rischi e altri problemi che potrebbero influire sul coinvolgimento.

2. Pianificazione del progetto

Ora hai abbastanza informazioni per suddividere il tuo progetto in fasi e attività. Ti consigliamo inoltre di creare standard di prestazioni rispetto ai quali puoi misurare il progetto. Una volta che hai un elenco completo delle tue attività, dovrai organizzarle in una sequenza temporale. A questo punto, riunisci anche il team di progetto, sia per l'azienda che per il cliente. Si stima anche il budget del progetto in questo momento. Infine, è necessario creare un piano di comunicazione e un piano di gestione del rischio.

3. Eseguire il piano

Questo è il passaggio in cui fai il lavoro legale. Assegnerai gli avvocati giusti per lavorare sui compiti giusti attraverso l'assegnazione di compiti e definendo la delega dell'autorità. Il project manager fornirà al team un feedback tempestivo, obiettivo e specifico secondo necessità, oltre a gestire le prestazioni e il morale del team. Ciò include facilitare la collaborazione tra il team e aggiornare i clienti sullo stato di avanzamento del progetto.

4. Monitoraggio e misurazione dei progressi

Mentre esegui il progetto, dovrai misurarne i progressi e le prestazioni per assicurarti che sia allineato al tuo piano. Ciò significa monitorare lo stato di avanzamento delle fasi e delle attività, evitando lo scope creep, colli di bottiglia, ridondanze, soddisfare le aspettative dei clienti e qualsiasi altra inefficienza che può ritardare o far deragliare il progetto. Dovrai anche controllare il progetto quando sorgono problemi che possono influire sul tempo, sui costi o sull'ambito.

5. Revisione post-progetto

Il progetto non è terminato finché il project manager e il team non hanno valutato i risultati in termini di ambito del progetto. A questo punto, devi identificare tutto ciò che è andato storto in modo che non si ripeta nei progetti futuri. Dovresti incontrare i clienti per discutere il feedback relativo al progetto per ottenere lezioni che possono essere applicate a progetti futuri. Qualsiasi lezione appresa deve essere documentata e condivisa con l'azienda, quindi è accessibile ai futuri team come riferimento.

Il responsabile del progetto legale

A seconda delle dimensioni della tua azienda e dei tuoi tipi di progetti, potresti prendere in considerazione l'assunzione di un project manager legale. Un project manager legale è un professionista che pianifica e gestisce operazioni legali utilizzando una combinazione di lavoro legale e metodologie di project management. Questa è una posizione relativamente nuova, che è cresciuta negli ultimi dieci anni al punto che la maggior parte degli studi legali di medie e grandi dimensioni ne ha almeno uno.

Questi professionisti legali sono impiegati per definire l'ambito del progetto. Sono loro che guidano le riunioni di kickoff e rimangono in contatto con gli avvocati e gestiscono le relazioni con i clienti nel progetto. Sono inoltre responsabili del monitoraggio dello stato di avanzamento del lavoro una volta eseguito il progetto.

Parte di tale monitoraggio include il budget ei costi maturati nel corso del progetto. Queste informazioni aiutano a mantenere il progetto in carreggiata, ma costituiscono anche i rapporti sullo stato che vengono presentati alle parti interessate dal responsabile legale del progetto per tenerli aggiornati.

Competenze di Project Manager Legale

Il project manager legale è una posizione in crescita nel campo legale che fornisce tecniche di project management all'ufficio legale per affrontare i servizi legali e le procedure legali. Ci sono competenze specifiche in cui un project manager legale deve essere competente, comprese le tradizionali capacità di gestione dei progetti. Ciò include la gestione di progetti complessi sotto pressione, avere le capacità di leadership per gestire i team, essere in grado di risolvere problemi e avere capacità di pensiero critico e strategico.

Naturalmente, un project manager legale deve anche essere fluente nelle conoscenze legali. Ciò non significa che debbano essersi laureati in giurisprudenza e aver superato l'Albo degli Avvocati. Ma avere una certa familiarità con il processo legale e il linguaggio aiuterà. Spesso, il project manager legale proviene da un background di paralegale o di assistente legale.

Certificazione di gestione dei progetti legali

Avere una formazione sulla gestione dei progetti è sempre utile. Esiste una certificazione di gestione del progetto, come Project Management Professional (PMP) offerta dal Project Management Institute (PMI), che può essere molto utile per capire come gestire un progetto legale e aiutarti a ottenere un lavoro come project manager legale.

Non devi avere una certificazione per essere qualificato per la posizione, ma un background legale con un background di project management ti renderà un candidato più attraente. Esiste un'organizzazione chiamata Legal Project Management (LPM) Institute che offre numerosi corsi e certificazioni LPM. Ma spesso è sufficiente avere una formazione come paralegale o aver lavorato su progetti legali per mettere piede nella porta.

Stipendio per Project Manager Legale

Secondo Glassdoor, una carriera legale come project manager legale ha una retribuzione base media di $ 86.565. Questa è la media nazionale, con la fascia bassa dello spettro di circa $ 57.000 e la fascia alta con un picco di circa $ 132.000.

Strumenti di gestione dei progetti legali

Esistono poche soluzioni software progettate specificamente per la gestione legale dei progetti, sebbene qualsiasi strumento di gestione dei progetti che aiuti con i processi di gestione dei progetti si rivelerà utile per la pianificazione, il monitoraggio, il monitoraggio e la creazione di report sul progetto. Anche qualsiasi strumento con funzionalità di gestione delle attività si rivelerà utile.

Avere una dashboard che monitora il progetto e ti consente di ottenere informazioni dettagliate sullo stato di avanzamento e sulle prestazioni del progetto ti aiuterà a rispettare i tempi e rispettare il tuo budget. In tal senso, avrai anche bisogno di strumenti di reporting che generino vari rapporti più dettagliati e che possano essere condivisi con le parti interessate.

È anche meglio disporre di uno strumento collaborativo per connettere i team, sia che lavorino nel tuo ufficio o in un ufficio satellite situato da qualche altra parte. Ci saranno anche vari dipartimenti dell'azienda che lavoreranno insieme, quindi una piattaforma collaborativa facile da usare per tutti è un vantaggio.

Modelli di gestione dei progetti legali

Se non sei pronto per provare il software di gestione dei progetti legali, ci sono modelli che possono aiutarti a gestire i progetti legali per mantenere la soddisfazione del cliente. I seguenti modelli sono tutti disponibili per il download gratuito.

Modello di budget del progetto

I progetti legali hanno budget e questo modello di budget gratuito raccoglie tutti i dettagli finanziari, comprese le stime, in modo da sapere quanti soldi avrai bisogno per il layout per gestire il tuo progetto.

Modello di diagramma di Gantt

Questo modello di diagramma di Gantt gratuito per Excel ti aiuterà a organizzare tutte le attività per il tuo team di gestione del progetto sul lato sinistro, con date di inizio e scadenza, priorità e altro, mentre sul lato destro vedrai l'intero progetto su una sequenza temporale con attività e barre di durata.

Modello di registro dei rischi

Tutti i progetti sono rischiosi. Identificare il rischio e quindi tenere traccia dei problemi che sorgono nel tuo progetto è il modo in cui servi il tuo cliente. Questo registro dei rischi gratuito per Excel consente di definire ciascun rischio in base alla priorità e al suo potenziale impatto sul progetto.

Modello di programma di lavoro

Gestire i team significa avere un'idea chiara di chi sta facendo cosa e quando. Questo modello di programma di lavoro gratuito ti consente di organizzare il programma di lavoro settimanale del tuo team e di gestire meglio il flusso di lavoro per far lavorare tutti in modo produttivo.

Come ProjectManager aiuta con la gestione dei progetti legali

I modelli sono statici e richiedono la manutenzione che ti allontana da attività più importanti. ProjectManager è un software basato su cloud che automatizza il lavoro intenso e connette i tuoi team in tempo reale con e-mail e notifiche in-app per tenere tutti al corrente di aggiornamenti e commenti quando si collabora in ufficio o altrove.

Crea facilmente gli orari del team

Pianificare i tuoi team è facile con ProjectManager. Una volta creato il piano nel diagramma di Gantt, possono lavorare su qualsiasi delle visualizzazioni multiple del progetto che preferiscono, elenco attività, foglio, calendario o bacheca kanban. Quest'ultimo visualizza il flusso di lavoro e offre ai team l'autonomia per gestire il proprio backlog e pianificare il lavoro insieme. I project manager ottengono trasparenza nel processo e possono riallocare le risorse se vedono potenziali colli di bottiglia per mantenere i team a lavorare a pieno regime.

Tieni traccia delle ore registrate

Le schede attività non solo semplificano la fatturazione, ma offrono ai project manager visibilità su quanto tempo il loro team sta lavorando alle attività, il che è utile quando i clienti vogliono sapere quale lavoro stanno andando le loro ore fatturabili. Le schede attività possono compilare automaticamente le assegnazioni e vengono bloccate una volta inviate al project manager in modo che non possano essere manomesse.

Tieni traccia dei progressi in tempo reale

I project manager possono ottenere informazioni più approfondite con report con un clic per schede attività, varianza del progetto, costi e altro ancora. Questi report possono essere filtrati per mostrare solo i dati che desideri visualizzare e quindi condivisi con le parti interessate. I dashboard in tempo reale tengono traccia di sei metriche di progetto per una panoramica dei progressi e delle prestazioni ogni volta che vuoi, senza complicate impostazioni. Sono pronti quando lo sei tu.

ProjectManager è un pluripremiato software di gestione del lavoro per team ibridi e sufficientemente flessibile per lavorare in servizi legali, professionali, IT, edile o qualsiasi tipo di progetto. Unisciti agli oltre 35.000 professionisti che già utilizzano il nostro strumento in organizzazioni come NASA, Siemens e Nestles. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente!