8 suggerimenti per eseguire eventi di persona di grande successo

Non appena sono entrato nella stanza, ho potuto sentire l'energia del pubblico. C'era un palpabile ronzio di anticipazione ed eccitazione nell'aria.

Stavamo tutti aspettando che Seth Godin tenesse il discorso di apertura al primo evento live di Copyblogger Media, Authority Intensive.

Tutti erano entusiasti di Seth, ma come membri della comunità di Copyblogger, eravamo anche completamente felici di stare insieme, di persona, tutti in una stanza.

Ci siamo sentiti come se fossimo nel bel mezzo di una grande riunione di famiglia di persone con cui volevamo davvero uscire. Le persone che ci piacciono davvero.

Eventi dal vivo. Non c'è niente come loro.

Riunire le persone di persona può essere un'esperienza straordinaria, specialmente oggi, quando molte delle nostre conversazioni avvengono online.

Gli eventi dal vivo riuniscono le comunità in modi che semplicemente non possono accadere nel mondo virtuale.

Quindi, se stai cercando di aggiungere eventi dal vivo di persona al tuo repertorio aziendale, come puoi farlo in un modo che sia divertente, redditizio e veramente utile per il tuo pubblico?

Ecco otto consigli pratici per aiutarti a organizzare i tuoi eventi di persona, piccoli o grandi.

Passaggio 1: incorporare eventi dal vivo nel proprio modello di business

Prima di iniziare a pianificare il tuo evento, assicurati di sapere come un'esperienza dal vivo e di persona potrebbe adattarsi al tuo attuale modello di business.

Devi decidere come un evento dal vivo potrebbe completare il tuo lavoro attuale.

Una conferenza aiuterà il tuo pubblico a fare rete e a connettersi tra loro? Vuoi guadagnare dall'evento facendo pagare i biglietti o vendendo dal palco?

È importante fissare obiettivi chiari per il tuo evento durante la prima fase del processo di pianificazione, perché rende molto più facile il tuo successivo processo decisionale. Gli obiettivi del tuo evento influenzeranno le dimensioni del tuo evento, il tempo necessario per la pianificazione e le scelte degli altoparlanti.

Passaggio 2: determina la dimensione del tuo evento

Successivamente, decidi quanto vorresti che fosse l'evento.

Quando immaginate il vostro evento, immaginate un grande evento con molti oratori? O vedi un seminario intimo, con un piccolo gruppo di persone che fanno esercizi interattivi e pratici?

Fidati dell'istinto. Conosci il tuo pubblico meglio di chiunque altro e avrai una buona idea di cosa funzionerà per loro.

Katie di Wellness Mama e Wellness Media organizza piccole tavole rotonde di discussione per i membri della sua comunità. Limita la registrazione per ogni evento a meno di 50 persone.

È chiara anche sugli obiettivi del suo evento. Aiuta i partecipanti a risolvere i loro problemi di blogging più urgenti e a far crescere di dieci volte le loro attività in un anno.

Megan Cain, che gestisce un'azienda chiamata The Creative Vegetable Gardener, è anche specializzata nell'ospitare piccole classi e laboratori. Il suo consiglio per organizzare eventi dal vivo è:

Inizia in piccolo! Il tuo primo passo potrebbe essere una lezione, un seminario o un incontro per i lettori del blog. Mi piace collaborare con altre organizzazioni che aiuteranno a promuovere i miei corsi e a gestire le registrazioni per me. Insegno nella mia cooperativa alimentare locale e nell'orto botanico, ed entrambi hanno newsletter che vengono inviate a migliaia di persone.

Passaggio 3: inizia a pianificare il più in anticipo possibile

I locali e i ristoratori si prenotano rapidamente, quindi inizia a pianificare in anticipo, soprattutto per eventi più grandi.

Jessica Commins, Vicepresidente esecutivo delle operazioni per Copyblogger Media (e uno dei principali organizzatori di eventi per Authority Intensive 2014 di Copyblogger e Authority Rainmaker 2015) afferma:

Inizia presto e rimani flessibile. Per eventi più piccoli, puoi probabilmente farla franca con alcuni mesi di tempo di consegna. Ma se stai prenotando più di pochi oratori e prevedi di offrire più di 50 biglietti, ti consiglio vivamente di scegliere una data che sia di almeno sei mesi dal tuo primo giorno di pianificazione.

Devi dare anche molta attenzione al tuo pubblico. Per eventi di grandi dimensioni, potresti voler inviare un annuncio "salva la data" fino a un anno prima.

Passaggio 4: seleziona attentamente gli altoparlanti

La scelta dei tuoi altoparlanti è una parte enorme della gestione di eventi di successo e hai una vasta gamma di potenziali scelte.

Hai bisogno di ospitare relatori principali di grandi nomi? O il tuo pubblico si aspetta che tu fornisca personalmente la maggior parte dei contenuti?

Se hai intenzione di prenotare relatori esterni, pensa agli obiettivi del tuo evento e alle aspettative del pubblico, quindi sviluppa i criteri per la selezione dei relatori.

Brian Clark, fondatore e CEO di Copyblogger Media, che seleziona i relatori per le conferenze dell'Authority, ha due requisiti. Tutti i relatori devono:

1. Sapere di cosa stanno parlando, perché hanno dimostrato pubblicamente le loro conoscenze e competenze.
2. Essere in grado di insegnare agli altri in modo efficace ciò che sanno e fanno.

Brian dice:

Con questi criteri, siamo in grado di selezionare le migliori autorità là fuori. Alcuni sono ben noti e alcuni sono gemme nascoste che seguiamo personalmente perché sappiamo che parlano da soli.

Dopo aver ottenuto i criteri per gli altoparlanti, sei pronto per iniziare la ricerca. Considera queste sorgenti di altoparlanti:

• Autori dei tuoi libri o blog preferiti
• Associazioni di altoparlanti
• Relatori in altri eventi
• Celebrità o esperti nel tuo settore

Passaggio 5: crea un piano per attirare i partecipanti

Devi sviluppare un piano per promuovere il tuo evento, soprattutto se stai organizzando una grande conferenza.

Il coach aziendale Tommi Wolfe, che ogni anno tiene diverse conferenze di dimensioni medio-grandi, afferma:

Non sottovalutare il lavoro richiesto per riempire i tuoi eventi. Ci sono abilità e know-how coinvolti ed è molto competitivo.

Inizia a promuovere il tuo evento il prima possibile e crea un piano che includa email marketing, guest blogging, campagne di social networking e possibilmente anche pubblicità a pagamento.

Assicurati anche di stabilire aspettative realistiche. Se hai un pubblico ristretto, potrebbe essere difficile riempire una stanza grande. Potresti iniziare con un evento più piccolo e crescere da lì.

Passaggio 6: delegare attività ad altri

Quando organizzi un evento dal vivo, specialmente di grandi dimensioni, ci saranno attività che devono essere svolte che non puoi (o non vuoi) fare.

Se te lo puoi permettere, assumi qualche assistenza. Ci sono tonnellate di professionisti che aiutano a gestire eventi dal vivo: organizzatori di eventi, personale temporaneo per aiutare con le registrazioni o persino negoziatori di contratti per eventi.

Pianifica di ottenere l'aiuto di cui hai bisogno in modo da poter mantenere la tua sanità mentale e mantenere tutto senza intoppi durante il tuo evento.

Passaggio 7: considera la vendita durante o dopo l'evento

Quando hai stabilito gli obiettivi del tuo evento, hai deciso di voler guadagnare qualcosa dal tuo evento? Se è così, forse fai un'offerta ai partecipanti al tuo evento.

Potresti:

• Offri un upsell ai partecipanti, come un programma di mastermind o di coaching di gruppo.
• Vendi una piccola lezione online che è un logico "passo successivo" per i partecipanti.
• Vendi i biglietti per il tuo prossimo evento dal vivo.

Se prevedi di tenere una conferenza annuale, puoi pre-vendere i biglietti per l'evento del prossimo anno nel tuo ultimo giorno. Se hai svolto bene il tuo lavoro e le persone adorano la tua conferenza, i tuoi partecipanti pagheranno volentieri per assicurarsi un biglietto per il prossimo anno.

Passaggio 8: impara dai tuoi errori

Ricevi feedback dai tuoi partecipanti alla fine del tuo evento. Puoi distribuire un semplice modulo di valutazione a tutti i tuoi partecipanti o utilizzare uno strumento di sondaggio online come SurveyMonkey.

Otterrai preziose informazioni dal feedback dei tuoi partecipanti: cosa ha funzionato, cosa no, quali oratori hanno agitato e quali hanno bombardato.

Dovresti anche esaminare i tuoi obiettivi originali dell'evento e vedere se li hai raggiunti. Quindi decidi se vuoi pianificare un altro seminario, riunione o conferenza di persona.

Inizia subito a pianificare il tuo evento di persona

In qualità di venditore di contenuti intelligente, sai come far crescere la tua comunità online e ascoltare ciò di cui ha bisogno. Quindi, se hai sentito che il tuo pubblico vuole partecipare a un evento di persona (e pensi che ospitare un evento potrebbe potenzialmente avvantaggiare la tua azienda), inizia a pianificare e fare brainstorming.

Ci sono molti modi per adattare gli eventi ai tuoi obiettivi aziendali e fornire un'ispirazione straordinaria, opportunità di creazione di partnership e altri servizi ai tuoi partecipanti. Potrebbe essere la cosa migliore che tu abbia mai fatto per la tua comunità e la tua azienda.

Inizia oggi. La tua standing ovation ti aspetta.

Come incorporerai un evento dal vivo di persona nel tuo modello di business?

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E speriamo di vedervi quest'anno all'Authority Rainmaker a Denver, Colorado, dal 13 al 15 maggio 2015!