Come scrivere un piano d'azione (esempio incluso)

Che cos'è un piano d'azione?

Nella gestione dei progetti, un piano d'azione è un documento che elenca le fasi dell'azione necessarie per raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi del progetto. Pertanto, un piano d'azione chiarisce quali risorse sono necessarie per raggiungere tali obiettivi, stabilisce una sequenza temporale per le attività o gli elementi di azione e determina quali membri del team saranno necessari per fare tutto. Definiremo quali obiettivi del progetto, obiettivi del progetto, elementi di azione e fasi dell'azione sono più avanti in questa guida.

Un piano d'azione documenta l'esecuzione del piano di progetto. Cioè, è un elenco dettagliato del lavoro che deve essere svolto per completare gli obiettivi del progetto, inclusi i passaggi dell'azione coinvolti nell'andare dall'inizio del progetto alla fine. Un piano d'azione è simile a un piano di attuazione del progetto ed è molto utile durante le fasi di pianificazione ed esecuzione del progetto.

Non solo stai calcolando i passaggi dell'azione e la sequenza temporale, ma determinerai anche chi riunirai affinché il tuo team di progetto lavori su tali attività.

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Come scrivere un piano d'azione per la gestione dei progetti in 10 passaggi

I vantaggi di un piano d'azione sono semplici: ora hai delineato quali fasi dell'azione e quali risorse sono necessarie per raggiungere gli obiettivi di progetto dichiarati. Avendo tutto questo raccolto in un unico documento di gestione del progetto, puoi pianificare con maggiore successo come eseguire il tuo piano di progetto.

Le persone vengono sopraffatte dal gergo della gestione dei progetti quando devono pianificare un progetto, ma la parola azione tutti possono capire. I fondamenti per mettere insieme un piano d'azione per qualsiasi progetto seguono questi quattro passaggi di base della pianificazione del progetto:

1. Definisci gli obiettivi del tuo progetto

C'è una differenza tra gli obiettivi del progetto e gli obiettivi del progetto. Gli obiettivi del progetto si riferiscono agli obiettivi di alto livello che il progetto raggiungerà. Quelli generalmente si allineano con la pianificazione strategica e gli obiettivi di business delle organizzazioni.

2. Definisci gli obiettivi del tuo progetto

Gli obiettivi del progetto sono molto più specifici degli obiettivi del progetto. Gli obiettivi del progetto si riferiscono ai risultati finali e alle pietre miliari che devono essere completati per raggiungere gli obiettivi del progetto.

3. Definire le fasi dell'azione

Le fasi dell'azione sono un gruppo di attività correlate o elementi di azione che devono essere eseguiti per produrre i risultati finali del progetto.

4. Identificare e dare priorità agli elementi di azione

Gli elementi dell'azione sono piccoli compiti individuali che costituiscono i passaggi dell'azione delineati nel piano d'azione. Innanzitutto, è necessario identificare le dipendenze delle attività tra di loro, quindi assegnare a tali elementi di azione un livello di priorità in modo che vengano eseguiti in sequenza.

5. Definire ruoli e responsabilità

Ora che hai diviso il lavoro necessario per realizzare il tuo piano d'azione, dovrai assegnare le azioni ai membri del tuo team di progetto e definire i loro ruoli e responsabilità.

6. Assegna risorse

Come con il tuo piano di progetto, il tuo piano d'azione ha requisiti di risorse. L'identificazione delle fasi e degli elementi dell'azione ti aiuterà a capire quali risorse sono necessarie per ciascuna attività e ad allocarle di conseguenza.

7. Imposta obiettivi SMART

Il tuo piano d'azione deve essere monitorato e controllato per misurarne le prestazioni. Ecco perché è importante impostare obiettivi SMART per le tue azioni, i passaggi e gli obiettivi del tuo progetto. Gli obiettivi SMART stanno per specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e tempestivi.

8. Stabilisci una linea temporale per il tuo piano d'azione

In qualità di project manager, dovrai fare del tuo meglio per stimare quanto tempo ci vorrà per completare le tue azioni e le fasi dell'azione. Una volta fatto, avrai una sequenza temporale. È possibile utilizzare tecniche di gestione del progetto come i grafici PERT o il metodo del percorso critico per stimare meglio la durata del piano d'azione del progetto.

9. Scrivere un modello di piano d'azione

Crea o utilizza un semplice modello di piano d'azione per raccogliere attività, scadenze e compiti. Questo è il luogo in cui tutto ciò che riguarda le attività va a finire nel piano d'azione del progetto, quindi hai un posto per tutte queste informazioni cruciali.

Scrivere un modello di piano d'azione è un'ottima idea perché dovrai utilizzare quel formato durante tutto il progetto. Ecco perché abbiamo creato un modello di piano d'azione gratuito che puoi scaricare.

10. Utilizzare uno strumento di gestione del progetto

Usa uno strumento di gestione dei progetti per mantenerti in attività. ProjectManager dispone di funzionalità di pianificazione del progetto che consentono di monitorare e segnalare l'avanzamento e le prestazioni del progetto. Ottieni una visione di alto livello del piano d'azione con i nostri dashboard live. A differenza di altri strumenti, non ti facciamo configurare la dashboard.

È pronto per l'uso nel momento in cui apri i nostri strumenti di pianificazione del progetto. Inoltre, calcoliamo le varie metriche, come varianza del progetto, carico di lavoro e altro. Sono visualizzati in grafici e grafici di facile lettura. Condividili con le parti interessate per fornire loro aggiornamenti sui passaggi dell'azione ogni volta che lo desiderano. Suona bene? Prova il nostro strumento gratuitamente effettuando questa prova di 30 giorni.

Suggerimenti per scrivere un piano d'azione

Una volta che hai un piano d'azione, come ci lavori per gestire un progetto di successo? Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti ad implementare il tuo piano d'azione:

• Concentrati sulle priorità e su ciò che è dovuto ora quando identifichi le fasi dell'azione e stabilisci la sequenza temporale del tuo piano d'azione
• Mark ha completato i passaggi dell'azione completati
• Fai lavorare i membri del tuo team su un'unica piattaforma di gestione dei progetti
• Imposta avvisi
• Discutere le attività in sospeso o ultime

Esempio di piano d'azione

Segui questo esempio per vedere come i piani d'azione sono generalmente disposti utilizzando il software di pianificazione del progetto.

Compiti

ProjectManager può aiutarti a costruire il tuo piano d'azione e quindi eseguirlo. Raccogli tutte le attività dei tuoi passaggi d'azione nella nostra visualizzazione elenco, che fa molto di più che semplici app per elenchi di cose da fare. A differenza di loro, possiamo dare priorità agli elementi di azione, personalizzare i tag e mostrare la percentuale di completamento per ogni attività. Il nostro software di gestione dei progetti basato su cloud ti fornisce dati in tempo reale per aiutarti a creare un piano d'azione e attenerti ad esso.

Nota Fasi e assegnazioni

È importante prendere nota di tutte le fasi della sequenza temporale del progetto per sapere quali azioni e attività avranno luogo e quando. Dovrai anche stabilire ruoli e responsabilità per garantire che il lavoro venga svolto correttamente.

Tieni traccia dei progressi

Una volta avviato il progetto, dovrai tracciare lo stato di avanzamento del lavoro svolto. Questo ci porta alla sequenza temporale, in cui avrai una data di inizio e di scadenza per ciascuna delle tue attività, nonché quanto tempo prevedi di impiegare, quindi puoi utilizzarla come base e assicurarti di rimanere sull'obiettivo. Puoi creare la sequenza temporale del tuo progetto su un diagramma di Gantt.

Nota risorse

Infine, il tuo piano d'azione elencherà le risorse. Chi è responsabile di quale compito e quali materiali sono coinvolti? Quali sono questi costi? Dovresti anche avere una sezione nel piano d'azione per le note che non rientrano in nessuna delle altre categorie. ProjectManager dispone di funzionalità di gestione delle risorse che consentono di allocare risorse per ciascuna fase e attività del piano d'azione.

Gestisci il tuo progetto con un piano d'azione

Mettere insieme un piano è solo la prima parte della gestione di un progetto. Ricorda, non è qualcosa da scrivere e riporre, ma un documento vivo che dovrebbe seguirti durante tutto il ciclo di vita del progetto. Jennifer Bridges, PMP, offre ulteriori suggerimenti su come scrivere un piano d'azione nel video qui sotto.

Ecco uno screenshot per riferimento:

Come ProjectManager può aiutare il tuo piano d'azione

Se stai cercando di creare un piano d'azione e poi agire su di esso eseguendo, monitorando e creando report su un progetto, allora ti servirà ProjectManager. Il nostro software di gestione dei progetti basato su cloud può importare il tuo piano d'azione in un diagramma di Gantt online. Ora puoi organizzare le tue attività, collegare dipendenze e impostare pietre miliari. Inoltre, puoi filtrare per il percorso critico. Al termine della pianificazione, imposta la linea di base. Ciò ti consente di vedere sempre lo stato di avanzamento pianificato rispetto a quello effettivo del tuo progetto per aiutarti a rimanere in pista. Prova il nostro strumento gratuitamente oggi.

Da lì puoi assegnare compiti e offrire ai team una piattaforma collaborativa per commentare e condividere documenti rilevanti. Le attività dipendenti possono essere collegate per evitare colli di bottiglia e, quando le cose cambiano, la pianificazione può essere facilmente modificata semplicemente trascinando e rilasciando le date di inizio e fine.