Come gestire progetti ad hoc e richieste ad hoc

I progetti raramente vanno come previsto. C'è sempre la possibilità di ottenere nuovi dati, aggiornamenti di progetti o prodotti, recensioni o qualsiasi numero di richieste dell'ultimo minuto. Come gestite queste richieste ad hoc?

Ad-hoc significa che è specifico, qualcosa che non verrà ripetuto. Progetti ad hoc e richieste ad hoc si verificheranno nella gestione dei progetti e devi sapere come gestirli.

Che cos'è un progetto ad hoc?

Un progetto ad hoc è quello che accade inaspettatamente, di solito in risposta a un problema. I progetti sono quasi sempre programmati in anticipo, ma un progetto ad hoc viene lanciato sul team senza tempo per alcuna pianificazione preventiva.

Questa è una delle cose che differenziano un progetto ad hoc da un progetto tradizionale nella gestione dei progetti. Un altro è che un progetto ad hoc di solito include una rapida inversione di tendenza. I progetti ad hoc si concentrano anche su un obiettivo (o gruppo di persone) e tendono a utilizzare meno risorse, compresi i membri del team.

Per riassumere, un progetto ad hoc è quando emerge qualcosa che richiede una risposta immediata. Come ogni progetto, c'è solo un tempo limitato per completarlo, ma i tempi sono quasi sempre stretti.

Come gestire progetti ad-hoc: 5 best practice

Poiché un progetto ad hoc sembra venire dal nulla, spesso non viene data l'attenzione che riceverebbe un progetto più deliberato. Tuttavia, devi ancora monitorare e riferire sui progressi per soddisfare le tue iniziative strategiche.

Una delle migliori pratiche per la gestione di progetti ad hoc è l'utilizzo di un software di gestione dei progetti. ProjectManager è un software basato su cloud che ti consente di pianificare, programmare e monitorare i tuoi progetti in tempo reale. Monitora le risorse e il tempo del tuo team con la dashboard live. Non è necessaria alcuna configurazione. ProjectManager raccoglie e calcola i dati e quindi visualizza tempo, costo, varianza e altro. È come un rapporto istantaneo sullo stato del tuo progetto ad hoc. Prova ProjectManager gratuitamente oggi.

1. Non trascurare il rischio

È facile tagliare gli angoli quando il tempo è essenziale. I progetti ad hoc tendono ad avere meno burocrazia, ma ciò non significa che dovresti ignorare una valutazione del rischio. Qualsiasi analisi finanziaria ti dirà che il rischio può rovinare un progetto. Anche se non avrai tempo per un piano di gestione del rischio completo, devi dare la priorità ai rischi che sono probabili e potrebbero avere un impatto negativo sul progetto.

2. Rimani flessibile

Indipendentemente dalla metodologia che applichi ai tuoi progetti, non avrai il tempo per la pianificazione avanzata di una struttura a cascata. Un approccio progettuale agile è più adatto a progetti ad hoc. Sono più iterativi, ti consentono di ruotare rapidamente secondo necessità e tendono a lavorare con un gruppo più piccolo su sprint su scala ridotta.

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3. Hai ancora bisogno di un piano

Non c'è abbastanza tempo per passare attraverso tutta la due diligence, come le stime dei costi, che farebbero decollare un progetto più tradizionale. Ma anche un progetto ad hoc ha bisogno di una direzione. Non avere un piano o una gestione delle richieste in atto per gestire le tue risorse, fissare scadenze, dare priorità e assegnare compiti si ritorcerà contro e creerà una sequenza temporale più lunga di quella che puoi permetterti.

4. Standardizzare le richieste di lavoro

Esistono molti metodi per velocizzare i flussi di lavoro, come e-mail, SMS, messaggi vocali o un rapido scambio di persona. Questi metodi potrebbero sembrare come se stessero accelerando il processo, ma in realtà creano problemi. Crea un flusso di lavoro che segue uno schema prestabilito che può essere centralizzato, accessibile da tutti, prioritizzato e persino commentato per favorire la collaborazione.

5. Facilitare la trasparenza

Ogni aspetto del progetto dovrebbe essere visibile a tutti i membri del team di progetto. Ciò significa aggiornamenti ed eventuali modifiche. Deve esserci una fonte centrale di verità che dia ai team ibridi, siano essi remoti, in diversi reparti o utilizzando strumenti diversi, la visibilità di cui hanno bisogno.

Strumenti per la gestione di progetti ad hoc

Il software di gestione dei progetti ha funzionalità che ti consentono di controllare allo stesso modo progetti e progetti ad hoc. Puoi usarli per formare una squadra e assegnare loro compiti, con scadenze, descrizioni e priorità. Ciò ti consente di far rotolare la palla velocemente e rapidamente a bordo della tua squadra.

I team hanno bisogno di uno strumento collaborativo per consentire loro di comunicare e lavorare meglio insieme. Questo può far parte di un software di gestione dei progetti o di app di chat e messaggistica che collegano i team indipendentemente da dove si trovino.

Infine, è necessario uno strumento che generi report, sia per gestire il progetto che per tenere gli stakeholder aggiornati sui suoi progressi. Questi report dovrebbero essere in grado di filtrare i dati in modo da poter fornire i dettagli necessari ai project manager, nonché report più generali per le parti interessate. Più è facile condividere questi rapporti, meglio è.

Che cos'è una richiesta ad hoc?

Una richiesta ad hoc o un'attività ad hoc è una richiesta per cui non è stata pianificata. Un progetto ad hoc è uno sforzo più ampio, ma la definizione è sostanzialmente la stessa. Sono al di fuori dell'ambito del progetto.

Un altro modo di considerare una richiesta ad hoc è come un'interruzione e un killer per la produttività del team. Ti allontanano dal progetto e possono causare ritardi e costare denaro. Lo scenario peggiore: una richiesta ad hoc può far deragliare un progetto e portare al fallimento.

Una richiesta ad hoc può essere qualsiasi cosa da una riunione convocata all'ultimo minuto, allontanandoti dal lavoro sulle scadenze. Può trattarsi di scartoffie, sempre assegnati all'ultimo minuto, o di compiti ri-delegati. Anche rispondere alle e-mail potrebbe rientrare nella richiesta ad hoc. Tutto ciò che non sapevi che stava arrivando e che ti allontana dalla spinta principale del tuo lavoro è una richiesta ad hoc.

Come gestire le richieste ad hoc: 5 best practice

Proprio come gestiresti un progetto ad hoc, le richieste ad hoc possono essere controllate con un software di gestione del progetto.

Avere uno strumento di gestione del lavoro ti aiuterà a stabilire le priorità, collaborare, monitorare e riferire sullo stato di avanzamento delle tue richieste ad hoc. Ecco alcune altre cose da tenere a mente quando si gestiscono richieste ad hoc.

1. Piano

Sì, pianifica. Anche se non puoi avere un piano per qualcosa che non sai accadrà, puoi impostare un cuscino sufficiente nella tua giornata per consentirti di rispondere a richieste ad hoc senza influire negativamente sul tuo programma. Utilizzare una struttura di suddivisione del lavoro per mappare la richiesta ad hoc.

Se consenti un approccio di gestione del progetto agile al tuo lavoro, ti consente una maggiore flessibilità in modo da poter passare da un'attività all'altra sapendo come dare priorità a quel lavoro e mantenendo una comunicazione collaborativa con il resto del tuo team. Avere attività ad hoc gestite in un sistema ad hoc è un modo per tenersi al passo.

2. Filtra le richieste ad hoc

Ci saranno sempre richieste ad hoc e alcune di esse devono essere gestite immediatamente, altre possono aspettare e potrebbero anche essercene alcune che potresti ignorare. Ma a volte arriveranno con grande frequenza e possono essere travolgenti.

Il leader del team dovrebbe essere la persona di riferimento per tutte le richieste ad hoc per mantenere il team concentrato sui propri compiti. Quindi il leader del team può dare priorità alle richieste ad hoc e assegnare il lavoro al membro del team che ha la capacità di assumerlo.

3. Avere un processo

Hai bisogno di un processo per il lavoro pianificato e ne hai bisogno anche per le richieste ad hoc. Solo perché è una richiesta ad hoc non significa che non possa essere nel sistema e monitorato. Assicurati che tutte le richieste ad hoc entrino in qualsiasi strumento di gestione del lavoro che stai utilizzando.

Queste richieste dovrebbero anche essere consegnate nello strumento, ma a volte non è così. Indipendentemente da dove provengano, la richiesta ad hoc deve risiedere nello strumento per renderla gestibile.

4. Tieni traccia dei progressi

Senza uno strumento per monitorare i tuoi progressi, stai lavorando alla cieca. Devi gestire richieste ad hoc, il che significa conoscere il carico di lavoro del tuo team in tempo reale in modo da poter assegnare la richiesta ad hoc e quindi essere in grado di monitorare i loro progressi sul lavoro.

Pertanto, vuoi lavorare con uno strumento basato su cloud che ti fornisca dati in tempo reale in modo da sapere esattamente dove si trovano l'attività e il team ora e non ieri.

5. Assegna risorse

Essere in grado di gestire risorse ad hoc richiede strumenti di gestione delle risorse che consentono di riallocare le risorse secondo necessità per portare a termine il lavoro senza influire sull'altro lavoro già in corso.

A volte ciò potrebbe significare richiedere ulteriori membri del team per gestire le richieste ad hoc. Avere gli strumenti di gestione delle risorse in grado di mostrare l'attuale allocazione del tuo team ti aiuterà meglio a vendere il tuo caso.

Come ProjectManager aiuta con i progetti ad hoc

ProjectManager è uno strumento di gestione del lavoro basato su cloud sufficientemente flessibile per gestire progetti ad hoc. Le notifiche automatizzate via e-mail e nello strumento standardizzano il processo di richiesta ad hoc e quindi i team possono essere assegnati e collaborare in tempo reale con i responsabili della trasparenza e le parti interessate necessarie per monitorare i loro sforzi.

Accetta nuove richieste sulle bacheche Kanban

Le richieste ad hoc possono essere aggiunte alle schede kanban in modo che possano essere integrate nel flusso di lavoro più ampio. I manager possono impostare la priorità, aggiungere descrizioni e assegnare l'attività ai membri del team. Il team può quindi gestire il proprio backlog e pianificare lo sprint insieme commentando a livello di attività. Nel frattempo, il project manager ha trasparenza nel processo e può vedere eventuali colli di bottiglia in anticipo e riallocare le risorse per risolverli.

Allocare le risorse in modo efficace

Per sapere chi del team ha la capacità di accettare la richiesta ad hoc, ProjectManager dispone di funzionalità di gestione delle risorse in tempo reale, come un diagramma del carico di lavoro. Il diagramma del carico di lavoro è codificato a colori per semplificare l'individuazione di chi ha troppe o troppo poche attività assegnate. Il project manager può quindi bilanciare il carico di lavoro e fare incarichi più approfonditi.

Genera rapporti sui progressi per le parti interessate

Le parti interessate che hanno fatto le richieste ad hoc vorranno sapere come stanno andando i lavori. È qui che entra in gioco la funzione di reporting di ProjectManager. Genera una varianza, una scheda attività e altri rapporti con un clic. Tutti i report possono essere filtrati per mostrare solo i dati che si desidera condividere con le parti interessate e quindi inoltrati come PDF o stampati.

ProjectManager è progettato per gestire qualsiasi tipo di progetto, inclusi progetti ad hoc, sia che il tuo team sia sotto lo stesso tetto o distribuito. Con schede attività sicure, conosci sempre lo stato del lavoro del tuo team sulle loro attività, indipendentemente dalla posizione o dal dipartimento dell'organizzazione. Avere questo tipo di controllo e visibilità impedisce alle richieste ad hoc di indebolire la tua produttività.

ProjectManager è un software pluripremiato che organizza il lavoro e collega i team ibridi. Ha la flessibilità per gestire richieste ad hoc e mantenere te e il tuo team a lavorare in modo produttivo. Unisciti alle decine di migliaia che già utilizzano il nostro software presso organizzazioni dalla NASA a Nestles e Siemens. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!