8 passaggi per una migliore gestione dei problemi

I problemi accadono. E se vuoi che il tuo progetto abbia successo, devi disporre di un piano in atto per rispondere in modo rapido ed efficace a eventuali problemi che si presentano. Questi passaggi fanno parte di un processo di gestione dei problemi delle migliori pratiche e sono l'essenza fondamentale di una buona gestione dei progetti.

Che cos'è la gestione dei problemi?

I problemi sono qualsiasi cosa che emerga nel corso del tuo progetto per avere un impatto sul piano. I problemi potrebbero essere rischi precedentemente definiti o meno. Quello che vuoi evitare è una forma di amnesia del progetto collettivo in cui i problemi emergono e non vengono mai risolti. (I problemi hanno un modo divertente di riemergere quando non vengono risolti.)

La gestione dei problemi in un progetto inizia con un piano che definisce le attività e le regole aziendali per gestire e controllare i problemi che emergono durante un progetto.

Tipi di problemi di progetto

Naturalmente, la prima cosa che devi fare per la gestione dei problemi è identificare i problemi. Ci possono essere molti problemi, alcuni dei quali rientrano in queste quattro categorie.

1. Problema maggiore: uno che potrebbe impedire il progresso o il completamento con successo del progetto e richiede un'attenzione immediata.
2. Opportunità: non tutti i problemi sono negativi, alcuni possono offrire un'opportunità imprevista.
3. Preoccupazione: non è un grosso problema, ma è qualcosa di cui vuoi essere consapevole, perché potrebbe trasformarsi in qualcosa che richiede attenzione.
4. Situazione: è un altro problema che potrebbe essere una preoccupazione o un problema importante, ma si sviluppa da un punto di vista situazionale.

Alcuni esempi di questi problemi sono problemi con il personale dei fornitori, guasti tecnici, carenze o ritardi di materiale e promozioni di grande successo. Puoi iniziare a registrare i tuoi problemi con il nostro modello di monitoraggio dei problemi gratuito.

I modelli sono fantastici, ma non offrono le capacità di gestione dei problemi del software di gestione dei progetti. ProjectManager ha più viste del progetto che consentono a tutti i membri del team di lavorare come desiderano. Ad esempio, è disponibile una visualizzazione elenco attività che può raccogliere le attività di un membro del team relative a un problema o a più problemi. Vedi priorità, stato e altro. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente!

8 passaggi per una gestione coerente dei problemi

C'è così tanto da sapere sulla gestione dei problemi. È un argomento importante e che ogni project manager dovrà affrontare durante il proprio progetto.

A differenza del rischio, un problema non è un potenziale problema. Si sta verificando un problema nel qui e ora.

La gestione dei problemi non è diversa dalla gestione di un progetto in quanto richiede un processo e un piano per attuare la strategia. Questi passaggi ti aiuteranno ad avere una struttura per controllare i problemi che si presentano nel tuo progetto.

1. Crea registro

L'unico modo per iniziare è identificare i problemi e raccoglierli in un documento in modo che tu possa iniziare a rispondere e tenere traccia dei progressi nella loro risoluzione. Idealmente, creare un documento collaborativo online. Allo stesso modo, potresti gestire i rischi o le modifiche, vuoi gestire i problemi tracciandoli in un registro o in un registro. Senza un processo o uno strumento per segnalare il problema, andrà perso nel miscuglio del progetto. È necessario segnalare i problemi e avvisare gli altri in modo che altri possano confermare se il problema persiste.

2. Segnala prontamente

Il tempismo è importante. Se consenti ai rapporti di ritardare, perdi l'opportunità di risolvere il problema prima che diventi troppo grande per essere risolto o richieda così tante risorse da essere un project-buster. La comunicazione è fondamentale e i canali devono essere aperti per trasmettere tali informazioni alle persone giuste il più velocemente possibile. Se stai segnalando tempestivamente, è meglio che tu risolva tempestivamente. Sedersi su un problema noto è chiedere guai.

3. Problemi di registro

Assicurati che le persone sappiano chi può registrare i problemi e che lo facciano. Se non c'è qualcuno che registra il problema, allora avrai problemi che ricadono attraverso le crepe. Ciò crea più crepe nel tuo progetto fino a quando alla fine non va in pezzi. Si desidera mantenere un registro dettagliato di questo processo. Non c'è niente di troppo piccolo. Potrebbe sembrare insignificante per te, ma potrebbe contenere la chiave per sbloccare la soluzione al problema. Inoltre, un registro fornisce uno strumento di archiviazione per un uso futuro.

4. Assegna azioni

Metti anche un nome accanto all'azione, in modo che sia definita una chiara responsabilità. I problemi vengono risolti solo quando c'è una chiara proprietà, qualcuno che ha il compito di identificare, tracciare e chiudere il problema. Devi avere una persona di riferimento che abbia il compito di tutto ciò che riguarda quel problema e non se ne vada fino a quando il problema non viene chiuso. La responsabilità è fondamentale nella gestione dei problemi.

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5. Monitorare i progressi

Le persone stanno seguendo le loro azioni? Convalida lo stato regolarmente. Lo stato della questione è una distinzione cruciale. Se il problema è stato risolto ma le risorse continuano a lavorarci inutilmente, si tratta di un altro problema. Avvisare tutti frequentemente. Per evitare di allocare risorse non necessarie a un problema, si desidera avere la massima trasparenza. Tutti devono conoscere lo stato del problema per lavorare in modo più efficiente. I dashboard del progetto possono tenere tutti al corrente dello stato del problema.

6. Valutare l'impatto

Definire la scala di escalation e assicurarsi che le azioni intraprese vengano misurate. Ma intensificare in modo appropriato. Non vuoi gettare tutte le tue risorse dove solo alcune sono necessarie. Detto questo, non vuoi nemmeno creare blocchi stradali non necessari per bloccare una pronta guarigione.

7. Approva la risoluzione

Assicurati che i problemi vengano ricontrollati dopo che sono stati contrassegnati come risolti. Sebbene ci sia un proprietario per il problema, deve esserci qualcuno che gestisce il processo, in modo che possa controllare il lavoro e assicurarsi che sia allineato con il progetto generale e gli obiettivi strategici dell'organizzazione. Solo una volta che tutte quelle anatre sono in fila, la questione può essere chiusa.

8. Chiudilo

Questo è quando arriviamo al nostro ultimo passaggio. Chiusura della questione. Sposta i problemi risolti dall'elenco. Ci si sente bene, vero?

Modelli gratuiti per aiutare con la gestione dei problemi

La gestione dei problemi è difficile senza un software di gestione dei progetti per collegare i team in tempo reale e aiutare i manager a tenere traccia di tali problemi mentre lavorano per essere risolti. Ma se non sei pronto a investire in questi strumenti, ci sono altri mezzi per gestire il processo di gestione dei problemi. ProjectManager ha dozzine di modelli gratuiti di gestione dei progetti che possono aiutarti. Qui ci sono solo alcuni.

Modello di monitoraggio dei problemi

Il nostro modello gratuito di monitoraggio dei problemi per Excel ha tutto ciò di cui hai bisogno per acquisire, monitorare e risolvere i problemi man mano che si presentano nel tuo progetto. Ci sono colonne per descrivere il problema e poi annotarne il potenziale impatto sul progetto. Un menu a discesa ti consente di impostare la priorità, in modo da sapere su quale lavorare per primo. Nel modello vengono raccolti anche il proprietario dell'edizione, le date e lo stato.

Modello di dashboard del progetto

Una volta che hai quel modello di monitoraggio dei problemi, ti consigliamo di completarlo con il nostro modello di dashboard di progetto gratuito per Excel. Sebbene non si aggiorni in tempo reale come nel nostro software, puoi vederlo utilizzarlo per tenere traccia dei progressi e delle prestazioni del tuo team mentre lavora alla risoluzione dei problemi del progetto.

Modello di rapporto sullo stato del progetto

Hai i tuoi problemi nei modelli che possono aiutarti a tenere traccia dei progressi, ma dovrai anche riferire su tali progressi ai tuoi stakeholder. È qui che torna utile il nostro modello gratuito di rapporto sullo stato del progetto per Excel. C'è uno spazio per i dati necessari per mantenere aggiornati gli stakeholder qui, dai principali punti salienti del progetto a quelle azioni che richiedono un'attenzione immediata.

3 cose da evitare nel processo di gestione dei problemi

Ci sono molte cose che puoi fare per aiutare il tuo processo di gestione dei problemi. Altrettanto importanti sono quelle cose che devi evitare. Quando lavori sulla gestione dei problemi, assicurati di non cadere in queste cattive pratiche.

1. Non utilizzare un registro dei problemi: potrebbe sembrare che un registro dei problemi sia solo un altro pezzo inutile di scartoffie. Quando sorgono problemi, risolvili. Ma un registro dei problemi è un luogo in cui i team possono identificare i problemi, i manager possono analizzare, monitorare e registrare la loro risoluzione per riferimento futuro.
2. Non identificare il tipo di problema: conoscere il tipo di problema che stai affrontando ti aiuta a monitorare e assegnare i membri del team giusti. Esistono differenze tra problemi tecnici, di processo aziendale e di risorse e richiedono approcci diversi.
3. Non annotare lo stato del problema: Anche in questo caso, potrebbe sembrare una perdita di tempo, ma conoscere lo stato di un problema (aperto, in fase di analisi, implementazione, intensificato o risolto) è essenziale quando si tiene traccia dei problemi durante il progetto.

Project Manager e gestione dei problemi

I problemi sono inevitabili. Fanno parte della gestione di qualsiasi progetto. Ecco perché ProjectManager, un software di gestione dei progetti e del lavoro basato su cloud, dispone di semplici strumenti di gestione dei problemi che tengono traccia dei problemi in tempo reale.

Schede Kanban per flussi di lavoro di gestione dei problemi

Ottieni trasparenza nel processo del tuo team mentre identifica e risolve i problemi di progetto con le bacheche kanban. Viste multiple del progetto significano che i manager possono pianificare con i diagrammi di Gantt mentre i team lavorano con le bacheche kanban che consentono loro di gestire il proprio backlog e pianificare in modo collaborativo gli sprint. I manager possono personalizzare il flusso di lavoro per automatizzare le approvazioni delle attività e supervisionare il proprio lavoro per riallocare le risorse secondo necessità ed evitare colli di bottiglia.

Dashboard in tempo reale per il rilevamento dei problemi

Ulteriore supervisione viene fornita con dashboard in tempo reale che non richiedono alcuna configurazione. La dashboard in tempo reale acquisisce automaticamente i dati del progetto, elabora i numeri e visualizza tempi, costi e altre metriche su grafici e grafici colorati.

Rapporti per ottimizzare il processo di gestione dei problemi

Il reporting con un clic ti tiene sempre aggiornato sui progressi e fornisce dati dettagliati per presentare la risoluzione dei problemi alle parti interessate. Tutti i rapporti, dai rapporti sullo stato alle schede attività, possono essere filtrati per mostrare solo i dati che desideri visualizzare. Condividi con le parti interessate come PDF o stampa.

Quando metti tutto insieme, ProjectManager è il software ideale per la gestione dei problemi di progetto. Inizia gratuitamente oggi stesso!

Se vuoi saperne di più sui problemi del progetto, guarda il video tutorial qui sotto.

Guarda un video sulla gestione dei problemi di progetto

Se sei più uno studente visivo, ProjectManager ti copre. Abbiamo centinaia di video di formazione sul nostro sito e ancora più post di blog incentrati su ogni aspetto della gestione dei progetti. In questo video tutorial, Jennifer Bridges, PMP, ti fornisce le nozioni di base sulla gestione dei problemi del progetto.

Ecco uno screenshot come riferimento.

Buona fortuna per i tuoi progetti!

Suggerimento professionale: un problema può essere un rischio che si è verificato nel tuo progetto, quindi ha senso rispolverare come gestire il rischio del progetto. Esiste un processo per la gestione del rischio che può anche aiutare a gestire i problemi.