Gestione delle attività ricorrenti nella gestione dei progetti

È successo a tutti noi. Perdere una riunione o un compito importante che si presenta ogni settimana o mese. Una volta che siamo immersi nel nostro lavoro, può essere difficile ricordare le attività ricorrenti. Nella gestione dei progetti, trascurare le attività ricorrenti può mandare rapidamente un progetto fuori strada o un membro del team potrebbe perdere un aggiornamento importante.

Avere attività ricorrenti come parte del software di gestione dei progetti è essenziale. Se non ci credi, convinciamoci. Innanzitutto, chiariamo cos'è un'attività ricorrente e includiamo alcuni esempi comuni. Quindi discutiamo di come è possibile pianificare attività ricorrenti in ProjectManager in modo da non doverti più preoccupare di perderne una di nuovo.

Quali sono le attività ricorrenti?

Un'attività ricorrente è un lavoro che si svolge regolarmente. Nel software di gestione dei progetti, un'attività ricorrente è un'attività che può essere impostata per avvisare un utente che è dovuta ogni giorno, settimana, mese o qualunque sia la frequenza della sua occorrenza.

L'utilizzo di attività ricorrenti aiuta a semplificare i processi. In questo modo i team non devono utilizzare altri strumenti come calendari online o elenchi fisici di cose da fare per mantenere queste attività al primo posto. Più spazio mentale può essere utilizzato per svolgere il lavoro piuttosto che essere distratti o perdere compiti importanti che si ripetono.

Più un software di gestione dei progetti può automatizzare i processi, meno tempo un membro del team viene allontanato dal proprio lavoro. Mentre i calendari online o gli smartphone sono utili, dover lasciare il tuo strumento significa mettere in pausa il tuo lavoro e rallentarti.

ProjectManager ti offre molte opzioni per la gestione delle attività come flussi di lavoro personalizzati su schede kanban e automazione. Ad esempio, la nostra funzionalità di attività ricorrenti consente agli utenti di creare e modificare una serie di attività ripetute e funziona su tutte le nostre viste di progetto. Ciò significa che puoi lavorare sullo strumento che desideri e ricevere avvisi automatici che ti avvisano delle imminenti attività ricorrenti. Niente più soluzioni alternative come la creazione di attività uniche per ricordarti durante tutto il progetto. I progetti ricorrenti fanno risparmiare tempo e mantengono i team produttivi. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Esempi di attività ricorrenti

Anche se possono sembrare minori, le attività ricorrenti sono importanti nella gestione dei progetti. Illustrare la varietà e la frequenza delle attività ricorrenti può rivelarsi utile per comprendere quanto siano fondamentali per la gestione delle attività. Diamo un'occhiata ad alcuni esempi di attività ricorrenti.

Riunioni

L'esempio più ovvio di attività ricorrente è una riunione. Probabilmente hai incontri in piedi ogni giorno o almeno settimanalmente con la tua squadra. Poi ci sono riunioni a livello aziendale, riunioni interdipartimentali per incoraggiare la collaborazione, ecc.

Ma gli incontri sono importanti. Sì, possono sembrare una perdita di tempo, ma con un'agenda adeguata, sono veicoli eccellenti per fornire informazioni pertinenti al progetto. Anche una sola riunione persa può avere un impatto negativo sul progetto. Ma se sei troppo impegnato a lavorare, è facile perdere una riunione. È qui che un'attività ricorrente può aiutarti a ricordare le riunioni del tuo progetto.

Rapporti

Naturalmente, le riunioni di gruppo o aziendali sono solo un tipo di attività ricorrente. I project manager hanno rapporti sullo stato che di solito conducono su base settimanale. Questi mantengono il project manager consapevole dei progressi e delle prestazioni del proprio team o informano le parti interessate, entrambi aspetti incredibilmente importanti.

Senza tenere traccia del tuo progetto, è probabile che resti in ritardo o superi il budget, il che potrebbe portare a spese eccessive o peggio. Anche le parti interessate devono rimanere aggiornate per gestire le loro aspettative e garantire che il progetto proceda come previsto.

Altri esempi di attività ricorrenti potrebbero essere altri tipi di riunioni, con dirigenti o clienti. Ci sono anche altri rapporti al di fuori dei rapporti sullo stato. I rapporti di progetto devono essere programmati come attività ricorrenti per garantire che nessuna di queste scadenze passi inosservata.

Come programmare attività ricorrenti con ProjectManager

ProjectManager ha attività ricorrenti come parte delle sue più ampie funzionalità di gestione delle attività e salva gli utenti dal dover creare ciascuna attività individualmente. L'utilizzo della nostra funzione di attività ricorrenti ti consente di creare un'attività e impostarne la frequenza in base alle tue esigenze.

Quando apri una scheda attività puoi aggiungere una descrizione, personalizzare tag, date di scadenza, priorità, aggiungere allegati e commenti. Qualsiasi attività sul nostro software può essere trasformata in un'attività ricorrente. Tutto quello che devi fare è aggiornare le impostazioni di ricorrenza nella scheda attività che si trova tra la data di scadenza e la priorità dell'attività.

Per impostare quando ricorre, fare clic su ricorrenza per creare una finestra popup. L'impostazione predefinita è impostata su nessuna ricorrenza e un menu a discesa consente di scegliere se ricorre giornalmente, settimanalmente, mensilmente o per anni. Nota: puoi ripetere l'attività nei giorni feriali e feriali.

Successivamente, poiché si tratta di un progetto, ci sarà una data di fine. In "termina", puoi fare clic sul pulsante per visualizzare l'icona del calendario e scegliere la data in cui desideri che l'attività ricorrente termini. Oppure puoi scegliere il pulsante dopo e pianificare un numero specifico di attività o occorrenze per le attività ricorrenti dopo le quali termina. Una volta premuto Salva, il gioco è fatto.

Puoi modificare l'attività ricorrente come faresti con qualsiasi attività sullo strumento. Aggiorna un'attività e tali modifiche si rifletteranno su tutte le attività ricorrenti. Puoi anche applicare la modifica a quella singola attività.

L'attività ricorrente viene visualizzata nelle visualizzazioni del progetto. Il nostro software ha più visualizzazioni di progetto perché comprendiamo che ciò di cui un project manager potrebbe aver bisogno per pianificare un progetto non è lo stesso strumento che il team di progetto utilizza per eseguire quel piano. Di seguito sono riportate le funzionalità in cui possono esserci attività ricorrenti.

Schede Kanban

Le bacheche Kanban sono un ottimo strumento per visualizzare il flusso di lavoro di un progetto. Hanno carte che rappresentano attività che si spostano da una colonna all'altra man mano che l'attività passa da una fase di produzione a quella successiva. Lo strumento può essere personalizzato in modo che ogni titolo di colonna corrisponda al ciclo del progetto.

Elenchi di attività

Un altro strumento preferito dai team di progetto è l'elenco delle attività. Questo è più di un semplice elenco di cose da fare, ma una raccolta del tuo lavoro che mostra la priorità dell'attività, le sue date di scadenza, chi è assegnato, il suo stato e la percentuale di completamento.

Calendari di progetto

La visualizzazione del calendario del progetto è il progetto visualizzato nel formato di un calendario classico. Mostra il mese, le date, il carico di lavoro e i progetti. È possibile visualizzare il calendario per mostrare la data di scadenza e la durata o l'attività e l'assegnatario. È una buona panoramica delle date importanti e una visione popolare per le parti interessate che non hanno interesse a perdersi tra le erbacce.

Diagrammi di Gantt

I diagrammi di Gantt sono uno degli strumenti di gestione dei progetti più popolari. Organizzano le tue attività, collegano le dipendenze e possono indicare le pietre miliari del progetto. Sono uno strumento di pianificazione e programmazione essenziale. Ciò che rende unici i nostri diagrammi di Gantt è che puoi filtrare in base al percorso critico e impostare una linea di base. Una volta impostata la linea di base, puoi monitorare lo sforzo pianificato rispetto allo sforzo effettivo in tempo reale per aiutarti a rispettare il programma.

Timesheet

Le schede attività sono documenti sicuri che aggiungono attività da più progetti e vengono compilate automaticamente secondo necessità. Una volta inviati, vengono bloccati e consegnati alla persona autorizzata ad approvarli. Poiché le schede attività vengono solitamente inviate settimanalmente, avere un'attività ricorrente aiuta il membro del team a farlo in tempo e il manager le rivede rapidamente.

Modelli di gestione delle attività

Le attività ricorrenti sono un punto fermo della gestione del tempo e una funzione utile nel nostro software. Ma se non sei pronto per passare al software di gestione dei progetti, offriamo decine di modelli di gestione dei progetti gratuiti. Dato che abbiamo parlato di gestione delle attività, ecco alcuni dei modelli di gestione delle attività gratuiti che puoi scaricare ora.

Modello di struttura di suddivisione del lavoro

Prima di poter gestire le tue attività, devi sapere quali sono. Una struttura di suddivisione del lavoro (WBS) è un diagramma ad albero gerarchico che consente di identificare i risultati finali del progetto e le attività necessarie per completarli. Scarica il nostro modello di struttura di suddivisione del lavoro gratuito per Excel e assicurati di non perdere nessun risultato chiave durante la pianificazione delle tue attività.

Modello di diagramma di Gantt

Come notato, i diagrammi di Gantt sono popolari strumenti di gestione delle attività. Elencano tutte le tue attività e poi le mostrano su una sequenza temporale. Puoi vedere l'intero progetto in un unico posto, il che ti aiuta a gestire meglio le risorse. Utilizza il modello di diagramma di Gantt gratuito per Excel per monitorare visivamente le attività del tuo progetto.

Modello di monitoraggio delle attività del progetto

Avere attività ricorrenti è importante, ma lo è anche la possibilità di tenere traccia delle tue attività per vedere se sei nei tempi previsti. L'utilizzo del nostro modello di traccia attività di progetto gratuito per Excel ti consente di elencare le tue attività, le date di scadenza, la priorità e, soprattutto, lo stato. In questo modo puoi vedere a colpo d'occhio quali attività sono puntuali.

Contenuto relativo

Oltre ad avere software online e modelli scaricabili gratuitamente per Excel e Word, ProjectManager è un hub online per tutto ciò che riguarda la gestione dei progetti. Pubblichiamo blog settimanali e disponiamo di video tutorial, guide e white paper. Ecco un esempio dei nostri contenuti gratuiti relativi alla gestione delle attività.

• La guida definitiva alla gestione delle attività
• La guida definitiva agli elenchi di attività
• 4 cose di cui ogni strumento di gestione delle attività ha bisogno

ProjectManager è un software pluripremiato che ti aiuta a pianificare, gestire e tenere traccia del tuo lavoro. Utilizza attività ricorrenti, automazione e altre funzionalità di gestione delle attività per mantenere i tuoi team produttivi e i tuoi progetti puntuali. Gli strumenti di gestione del rischio ti aiutano a gestire i problemi man mano che si presentano e la gestione delle risorse mantiene bilanciato il carico di lavoro del tuo team. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.