Fasi di pianificazione della riunione: come pianificare una riunione

È comprensibile il motivo per cui le persone spesso si lamentano alla prospettiva di un incontro. Possono essere usi lunghi e poco efficaci del proprio tempo. Ma gli incontri sono importanti. Sono un ottimo modo per comunicare con un gruppo e far sì che quel gruppo lavori meglio insieme. Per rimuovere lo stigma associato alle riunioni, impara a pianificare le riunioni.

Cos'è la pianificazione delle riunioni?

La pianificazione della riunione definisce l'ordine del giorno della riunione. Include chi sarà presente, quando e dove avrà luogo l'incontro, nonché cosa accadrà durante e dopo l'incontro. Struttura la riunione per evitare di sprecare tempo prezioso e può anche creare linee guida per quando si può parlare, chi guiderà la riunione e chi redige i verbali della riunione.

Utilizzando ProjectManager, un pluripremiato software di gestione dei progetti, non solo è possibile acquisire l'ordine del giorno della riunione e condividerlo tra i partecipanti, ma anche elencare tutti gli elementi di azione creati durante la riunione. Queste attività possono essere aggiunte a un elenco di attività, una bacheca kanban o una visualizzazione del calendario, assegnate a persone con date di scadenza, priorità e note. Puoi persino allegare file all'attività in modo che quando tutti lasciano la riunione possano iniziare a correre. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

Perché la pianificazione delle riunioni è importante?

Le riunioni sono un ottimo veicolo per fornire informazioni in modo efficiente a un gruppo di persone. Esistono altri modi, ovviamente, come l'e-mail o la documentazione, tuttavia, una riunione offre uno spazio per domande e feedback. Ciò garantisce che tutti siano sulla stessa pagina prima che la riunione si interrompa. Le riunioni possono anche aiutare a costruire legami nei team che favoriranno una maggiore collaborazione.

Le riunioni sono mezzi chiave per comunicare nei progetti, ma spesso fanno perdere tempo, non aggiungono efficienza. Jennifer Bridges, PMP, ti mostra come pianificare una riunione produttiva.

Ecco uno scatto della lavagna come riferimento!

Passaggi di pianificazione della riunione

Quando pianifichi un incontro produttivo devi chiederti chi, cosa perché, dove e come domande più comunemente associate al giornalismo. Ecco 6 passaggi per un'efficace pianificazione delle riunioni:

1. Determinare lo scopo della riunione

Non organizzare una riunione senza prima capire perché dovrebbe esserci una riunione. Se non c'è una buona ragione per incontrarsi, non incontrarti. Ma se c'è, allora quello scopo dovrebbe essere chiaramente definito e focalizzato. Non vuoi mordere più di quanto puoi masticare in una riunione.

2. Stabilisci gli obiettivi per la tua riunione

Le riunioni dovrebbero portare un gruppo di persone da un punto all'altro, sia che si tratti solo di chiarire un argomento o di assegnare un lavoro a singoli individui. Assicurati di avere un obiettivo in mente prima di organizzare la riunione. In questo modo puoi assicurarti che l'obiettivo sia stato raggiunto prima che la riunione si interrompa.

3. Identifica chi dovrebbe partecipare alla riunione

Non tutti devono partecipare a ogni riunione. Non invitare persone che non hanno interesse a partecipare a ciò che verrà discusso durante la riunione. Mantenere la presenza di coloro che sono coinvolti in qualche modo con l'oggetto della riunione.

4. Avvisare i partecipanti in anticipo

La riunione dovrebbe essere annunciata con sufficiente anticipo in modo che tutti possano assicurarsi di avere un orario programmato sul proprio calendario. Non lanciare mai un incontro su persone senza preavviso. Potrebbero non essere in grado di partecipare e, anche se possono, saranno sconvolti dall'imprevisto. Mostra una mancanza di preoccupazione per il loro tempo.

5. Prepara il contenuto per la tua riunione

Avere un ordine del giorno scritto prima della riunione. Questo fornirà uno schema di ciò che sarà discusso durante la riunione. Se hai bisogno di documentazione di supporto da distribuire, assicurati di averla stampata prima della riunione. L'ultima cosa che vuoi fare è essere impreparato. Non è professionale.

6. Definisci la durata della tua riunione

Le riunioni possono avere la tendenza ad andare avanti all'infinito. Per evitare una riunione che non finisce mai, imposta un limite di tempo. Di quanto tempo hai bisogno realisticamente per fare ciò che richiede la riunione? Questa è la durata dell'incontro.

7. Creare un'agenda della riunione

Abbiamo già accennato alla necessità di un ordine del giorno. Ora puoi scriverlo. Inizia con un rompighiaccio per mettere tutti a proprio agio e quindi elenca gli argomenti, inclusi eventuali suggerimenti o elementi di azione che dovranno essere completati prima della prossima riunione.

8. Scrivi il verbale della riunione

Dovrebbe essere selezionato un segretario per tenere i verbali della riunione, che sono un breve riassunto dei punti principali trattati durante la riunione. Ciò può includere ciò che è stato detto dal leader della riunione e dai presenti, nonché qualsiasi elemento di azione che verrà eseguito prima della riunione successiva.

Infine, è importante creare verbali di riunione per assicurarsi che tu e i membri del tuo team non dimentichiate i punti chiave della riunione. Il nostro modello di verbale di riunione gratuito è un ottimo strumento per aiutarti in questo processo.

Fai tutte queste cose e i membri del team non si lamenteranno ogni volta che convochi una riunione, ma in realtà ricevono ordini di marcia e si sentono entusiasti di cosa fare dopo.

Sfide della pianificazione delle riunioni

Le riunioni possono essere la rovina dell'esistenza di un membro del team, ha detto Jennifer. Non è che le riunioni di progetto non siano importanti, è solo che a volte sono più un problema, come ad esempio:

• Avere le persone sbagliate nelle riunioni sbagliate
• Avere una mancanza di comunicazione sulla riunione
• Avere una mancanza di chiarezza durante la riunione
• Avere una mancanza di pianificazione per la riunione

Quest'ultimo elemento, ha osservato Jennifer, se pianificato correttamente risolverà tutti gli altri problemi che ha sollevato. Ciò renderà un incontro produttivo e una squadra felice. Monitorare la salute e la felicità del tuo team potrebbe non sembrare una priorità, ma se vuoi avere un progetto di successo devi fare proprio questo.

Modelli gratuiti per la pianificazione delle riunioni

ProjectManager ha molti modelli di gestione dei progetti gratuiti per Excel e Word che puoi scaricare subito. Esistono modelli che coprono ogni fase di un progetto, inclusi questi tre che possono aiutarti a organizzare una riunione di maggior successo.

Modello di verbale di riunione

Per semplificare la creazione di minuti, utilizza il nostro modello gratuito di verbali di riunione per Word. Se ha spazio per catturare chi era presente, l'ordine del giorno della riunione e tutti i punti salienti della riunione, nonché quando si terrà la riunione successiva.

Modello di piano d'azione

La maggior parte delle riunioni termina con azioni che vengono assegnate ai presenti per essere completate prima della riunione successiva. Usa il nostro modello di piano d'azione gratuito per Excel per elencare tutte queste attività, chi è assegnato, il calendario per completarle e altro ancora.

Modello di monitoraggio delle attività

Una volta che hai iniziato a eseguire le attività del tuo piano d'azione, è importante utilizzare il nostro modello di tracker attività gratuito per Excel per assicurarti che vengano eseguite come programmato. Puoi monitorare lo stato del tuo lavoro e assicurarti di rimanere in pista.