Gestione multiprogetto: 5 consigli essenziali

È già abbastanza difficile gestire un progetto. Ogni singolo progetto è in realtà centinaia di progetti più piccoli da controllare: ci vuole così tanto tempo ed energia per consegnare un solo progetto in tempo e rispettando il budget!

Ecco perché la gestione multiprogetto è una sfida che richiede un ufficio di gestione dei progetti (PMO) o un project manager esperto per gestire le risorse e i membri del team.

La gestione multiprogetto è proprio come sembra, una pratica manageriale in cui i project manager guidano più progetti contemporaneamente. È un modo per ottimizzare la pianificazione e la gestione delle risorse in un'organizzazione e utilizzare le risorse e i membri del team in modo più efficiente in tutti i progetti.

Che cos'è la gestione multiprogetto?

La gestione multiprogetto si riferisce a programmi e portafogli di progetti. I programmi sono un gruppo di progetti correlati e un portfolio di progetti è solo tutti i progetti e i programmi di un'organizzazione. La gestione dei progetti è arrivata con metodologie per gestirle denominate gestione del programma e gestione del portafoglio di progetti (PPM).

La gestione multiprogetto suona come qualcosa per cui hai bisogno di una certificazione e, sì, ci sono certificazioni di gestione multiprogetto, come quelle rilasciate dal Project Management Institute (PMI). Ma la maggior parte di noi non è project manager e tuttavia ha il compito di gestire più progetti contemporaneamente. La gestione multiprogetto è una sfida che richiede ai project manager di prestare particolare attenzione a:

• Gestione delle risorse
• Tracciamento del tempo
• Pianificazione della capacità
• Programmazione del progetto
• Pianificazione del progetto
• Gestione della squadra

Esiste uno strumento di gestione multiprogetto che può aiutarci a farlo?

Sì, grazie al software di gestione dei progetti e a un diagramma di Gantt per la gestione del portfolio di progetti puoi gestire multi-progetti senza lunghe ore di formazione ed esperienza sulla gestione del programma o sul project portfolio management (PPM).

L'importanza della gestione multiprogetto

La gestione multiprogetto potrebbe sembrare una gestione del portafoglio di progetti. Ma sono diversi sotto il profilo critico. L'importanza della gestione multiprogetto risiede in queste differenze.

Quando un project manager ha il compito di guidare più progetti, è responsabile di portare a termine il lavoro il più rapidamente e il più attento ai costi possibile.

La gestione multiprogetto può aiutare a raggiungere tali obiettivi concentrandosi sulla pianificazione della capacità, sulla definizione delle priorità delle attività e sull'allocazione delle risorse. È importante essere aggiornati su ciò che sta accadendo nel progetto in modo da poter spostare le risorse da un progetto all'altro quando necessario.

Il software di gestione dei progetti offre strumenti di gestione delle risorse per gestire i programmi e i portafogli di progetti in modo più efficace. ProjectManager dispone di strumenti di pianificazione del progetto progettati per tenerti aggiornato con dati in tempo reale che consentono di allocare meglio le risorse. La nostra dashboard portfolio ti offre una visione di alto livello di tutti i tuoi progetti, calcolando automaticamente le metriche su più progetti. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!

Sfide della gestione multiprogetto

Se hai mai provato a gestire più di un progetto, allora capisci quanto può essere impegnativa la gestione di più progetti. Lavorare con più progetti contemporaneamente (soprattutto quelli che condividono risorse) può spingere i limiti anche del project manager più abile ed esperto.

Alcune di queste sfide di gestione dei progetti sono incentrate su progetti che vengono implementati contemporaneamente ma in dipartimenti diversi. Questi diversi dipartimenti devono coordinare le loro attività di gestione delle risorse poiché le priorità e persino le strategie cambiano.

Poi c'è il budget del progetto e la pianificazione del progetto, che può essere ridotto a più progetti. Alcuni di questi progetti possono essere interdipendenti, il che aggiunge un altro livello di complessità. C'è anche l'ambiente del progetto, che è il contesto in cui si verificano tutti quei progetti.

Dal reporting complesso al rapido processo decisionale che ha un impatto a lungo termine su tutti i tuoi progetti, la gestione di più progetti può essere un grattacapo. Ecco perché ci sono strumenti e tecniche di pianificazione delle risorse per aiutarti a controllarle meglio.

Strumenti di gestione multiprogetto

Quando gestisci più progetti, hai bisogno di strumenti di gestione del programma e di gestione del portafoglio di progetti che ti aiutino a stabilire la priorità delle attività e allocare le risorse:

Raccolta dati in tempo reale

Uno strumento basato su cloud fornisce dati di gestione dei progetti in tempo reale. Ciò significa che vedrai tutti i tuoi progetti mentre si stanno eseguendo ora vedere dove condividere le risorse. Se stai lavorando con uno strumento di gestione delle risorse che cattura un'immagine di ieri o anche un'ora fa, allora stai lavorando in una posizione di svantaggio.

Gestione delle attività e del tempo

Un altro strumento necessario per la gestione multiprogetto è la gestione delle attività e il monitoraggio del tempo. Devi disporre di uno strumento che ti aiuti a organizzare le tue attività, sia su un elenco di attività che su una bacheca kanban.

Gestione delle risorse

Infine, gli strumenti di gestione delle risorse sono un must. Che si tratti delle persone del tuo team o delle attrezzature, dei materiali, ecc., devi avere un modo per pianificare e tenere traccia dei progressi delle tue risorse per assicurarti che soddisfino le pietre miliari stabilite nella pianificazione del progetto e nel piano di gestione del progetto.

Che ne dici di un diagramma di Gantt per più progetti?

I diagrammi di Gantt sono la casa di lavoro di qualsiasi piano di gestione dei progetti. Organizzano le attività, stabiliscono scadenze, pietre miliari e mostrano l'intero programma del progetto attraverso una sequenza temporale visiva. I project manager li usano per creare pianificazioni, eseguire assegnazioni, controllare i conflitti di risorse e molto altro. Sono lo strumento ideale per la gestione di un programma di progetto.

I diagrammi di Gantt possono essere utilizzati nella gestione di più progetti? Sì, ma solo se quel diagramma di Gantt è in grado di visualizzare tutti i tuoi progetti in un unico posto. Si chiama roadmap del progetto. Sembra un diagramma di Gantt, solo che invece di visualizzare la sequenza temporale per un piano di progetto, mostra tutti i tuoi progetti dall'inizio alla fine, in un unico posto.

Poiché una tabella di marcia mostra tutti i tuoi progetti, rende più facile vedere dove puoi condividere o spostare le risorse per ottenere più soldi. Il nostro modello di roadmap del progetto è l'ideale per il project manager incaricato di guidare più progetti.

5 suggerimenti essenziali per progetti multipli migliori

Gli strumenti di gestione multiprogetto ti porteranno solo così lontano nella gestione di più progetti. Gli strumenti software per la gestione dei progetti sono validi solo quanto la persona che li utilizza. Pertanto, procurati lo strumento giusto e applica questi cinque suggerimenti per una migliore gestione di più progetti.

1. Pianifica, pianifica, pianifica: non possiamo sottolinearlo abbastanza. La pianificazione del progetto è una delle attività più importanti che un project manager può svolgere, indipendentemente dal fatto che stia lavorando su uno o dozzine di progetti. La pianificazione del progetto ti dà l'opportunità di controllare quante più attività possibili nei tuoi progetti. Ciò include gestione del rischio, gestione delle risorse, monitoraggio del tempo, pianificazione della capacità, comunicazioni, piani di emergenza e molto altro.
2. Avere visibilità su tutti i progetti: quello che desideri è visibilità su tutti i tuoi progetti, programmi o portfolio di progetti in un unico posto. Non dovresti passare da un'app all'altra per pianificare progetti, gestire risorse e comunicare con i membri del tuo team di progetto. Questa è una ricetta per il disastro. Sicuramente ti perderai qualcosa di cruciale. Trova uno strumento di gestione del portafoglio che ti permetta di gestire tutti i tuoi progetti in un unico posto.
3. Priorità: devi sapere cosa è importante e cosa non lo è. Tutto potrebbe sembrare importante e in un mondo ideale lo è. Ma quando gestisci più progetti devi conoscere le attività che devono essere eseguite per raggiungere gli obiettivi del tuo progetto. Ci saranno alcuni che vorresti fare e altri che probabilmente potrebbero essere saltati senza alcun impatto sulla pianificazione, sul budget o sulla qualità del progetto.
4. Lavoro delegato: i project manager sono ottimi pianificatori, ma sono anche ottimi deleganti. Sanno che non possono fare tutto. Ecco perché assemblano un team di project management con le capacità e l'esperienza per portare a termine il lavoro. Questo è aggravato solo quando gestisci più progetti. Il tuo compito è supervisionare le risorse e trovare efficienze tra i progetti. Il lavoro intenso può andare ai membri del tuo team.
5. Sapere cosa stanno facendo i tuoi team: vuoi dare ai team la libertà di fare ciò che sanno fare meglio, ma con supervisione. Come si fa senza gestirli in modo micro e potenzialmente erodere la fiducia e, così facendo, la loro produttività? Hai bisogno di strumenti di monitoraggio del tempo e di gestione delle risorse per avere d'occhio il loro lavoro senza intralciarli. Scopri a cosa stanno lavorando, qual è lo stato di tali attività e se il loro carico di lavoro è bilanciato per mantenerli a pieno regime.

Come ProjectManager aiuta a gestire più progetti

Il miglior consiglio che qualsiasi project manager può ricevere quando gestisce multiprogetti è procurarsi un software di gestione dei progetti che possa facilitare tutte le cose che devono fare. ProjectManager è uno strumento basato su cloud che organizza i tuoi progetti e ti offre gli strumenti di gestione delle risorse necessari per mantenere ogni progetto consegnato in tempo, entro il suo budget e soddisfare le aspettative di qualità dei tuoi stakeholder.

La gestione delle attività più robusta sul mercato

Gestire le attività tra i progetti è facile con le nostre funzionalità di gestione delle attività. Puoi assegnare compiti, tenere traccia del tempo che il tuo team sta dedicando a tali compiti e fornire loro gli strumenti di cui hanno bisogno per collaborare e lavorare meglio insieme. Più viste di progetto si prestano a team ibridi che lavorano in modo diverso. Possono utilizzare l'elenco delle attività per gestire il proprio lavoro. I manager possono vedere il loro stato e tenere traccia delle date di scadenza per assicurarsi di raggiungere le pietre miliari.

Gestisci il tuo team con facilità

Tieni d'occhio il tuo team senza bloccarne i progressi con gli strumenti di gestione del team. Ancora una volta, le viste multiple del progetto consentono a tutti di lavorare come vogliono. Tutti gli aggiornamenti di stato sono condivisi nel software in modo che tutti siano sempre sulla stessa pagina. I manager ottengono una visione di alto livello dell'intero team e di ciò su cui stanno lavorando, tutti elencati in un unico posto nella pagina del team. Possono vedere quali attività sono assegnate per ottenere la visibilità di cui hanno bisogno per assicurarsi che ogni progetto sia sulla buona strada.

Pianifica e monitora le risorse sui grafici del carico di lavoro

Anche la gestione delle risorse è fondamentale. I grafici del carico di lavoro offrono ai manager una visione del carico di lavoro dei loro team in un grafico con codice colore che rende facile e veloce vedere a chi sono assegnate troppe o troppo poche attività. Quindi riassegna queste attività direttamente dal diagramma del carico di lavoro e mantieni il carico di lavoro bilanciato. Puoi anche tenere traccia delle risorse non umane sul Gantt.

Crea tabelle di marcia del portafoglio

Le nostre funzionalità di gestione del portafoglio sono ideali per la gestione di più progetti. C'è la tabella di marcia che mostra tutti i progetti su una sequenza temporale per aiutarti a allocare le risorse in modo più efficace. La nostra dashboard del portfolio in tempo reale ti offre una visione di alto livello delle metriche di tutti i tuoi progetti. Ci sono anche report di portafoglio che possono essere generati con un clic. Tutti i nostri rapporti possono essere filtrati per mostrare solo i dati di cui hai bisogno. Quindi condividili con le parti interessate per tenerli aggiornati e contenti dei tuoi progressi.

ProjectManager è un software pluripremiato che ti aiuta a pianificare, monitorare e creare report su più progetti. Che tu stia gestendo uno o dozzine di progetti, il nostro strumento ti fornisce dati in tempo reale per prendere decisioni migliori e le funzionalità di cui hai bisogno per eseguirli al meglio. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!