Come eseguire una valutazione dei bisogni

Di cosa ha bisogno il tuo progetto, azienda o organizzazione? Non è una domanda semplice. Tuttavia, rispondere a questa domanda non dovrebbe sopraffarti. Conduci semplicemente una valutazione delle esigenze per identificare con precisione le esigenze del tuo progetto.

Che cos'è una valutazione dei bisogni?

Come notato sopra, una valutazione dei bisogni è un processo per capire i bisogni di un'organizzazione o di un progetto. Questo viene fatto identificando uno stato corrente e lo stato desiderato, in modo simile a un'analisi del gap. Il processo di valutazione dei bisogni è un processo sistematico utilizzato in molti settori e discipline come l'assistenza sanitaria, l'amministrazione aziendale, le risorse umane e la gestione dei progetti.

1. Iniziazione
2. Raccolta e analisi dei dati
3. Produzione finale

Nella gestione del progetto, la valutazione dei bisogni può riguardare l'organizzazione e se il progetto è in linea con i suoi bisogni. Può anche essere utilizzato come processo sistematico all'interno di un progetto che cerca di scoprire quanto distanti siano le condizioni attuali del progetto rispetto alle condizioni necessarie per un completamento con successo.

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Il processo di valutazione delle esigenze inizia con domande per identificare le esigenze del tuo progetto, azienda o organizzazione. Quindi, una volta identificate le tue esigenze, Gap analysis determina come colmare il divario tra la posizione attuale dell'organizzazione e la posizione in cui deve trovarsi in un secondo momento.

Dopo aver effettuato una valutazione dei bisogni, ti consigliamo di trasformare questi risultati in una direzione per il tuo progetto. L'uso del software di gestione dei progetti aiuta a semplificare tale processo. ProjectManager è un software di gestione del lavoro e dei progetti basato su cloud con più viste del progetto. Puoi elencare le domande di valutazione delle esigenze sulle nostre bacheche kanban e tutti i dettagli vengono acquisiti sul tuo Gantt, sul foglio, sull'elenco delle attività e sulla visualizzazione del calendario, il che semplifica la trasformazione delle risposte a tali domande in un piano di progetto. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Domande di valutazione dei bisogni

Puoi utilizzare queste domande per iniziare con il processo di valutazione delle esigenze. Queste domande di esempio funzionano per qualsiasi settore.

• I tuoi servizi e/o prodotti vengono consegnati ai clienti in tempo? Se la risposta a questa domanda è no, allora è necessario esplorare il motivo. Se la risposta è sì, ti consigliamo di esaminare il processo per vedere se ci sono aree in cui puoi semplificare ulteriormente le operazioni per risparmiare ancora più tempo.
• L'azienda è redditizia o raggiunge i suoi obiettivi finanziari ogni anno? Se non stai facendo soldi o nemmeno raggiungendo gli obiettivi che ti sei prefissato, allora devi esplorare le aree finanziarie della tua attività per scoprire perché. Se lo sei, allora la domanda da porsi è come puoi fare ancora meglio.
• I lead vengono generati regolarmente? Questa è una domanda relativa alle vendite della tua attività, ma riguarda anche il lato finanziario. Hai bisogno di una certa conoscenza dei lead per effettuare vendite. Maggiore è il numero di contatti, maggiore è la probabilità di concludere accordi. Pertanto, la generazione di lead è fondamentale e se sei in ritardo in questo senso, devi scoprire perché.
• C'è una visione chiara per l'azienda? La dichiarazione di visione è il documento guida per qualsiasi azienda. Se quella dichiarazione di visione non è chiara, avrà un impatto negativo su ogni aspetto del tuo lavoro. Se è chiaro, potresti voler rivedere regolarmente la valutazione delle esigenze in quanto la visione potrebbe essere aggiornata man mano che l'azienda cresce e cambia.
• La qualità del lavoro è costantemente monitorata? Il successo di qualsiasi attività dipende dalla qualità del lavoro che sta facendo. Se non disponi di uno strumento che monitori quella qualità per assicurarti di soddisfare sempre le aspettative di qualità, dovrai ottenerne uno. Se ne hai uno, forse deve essere aggiornato.

Perché è importante una valutazione dei bisogni?

Come abbiamo detto in precedenza, può essere difficile discernere i bisogni di un progetto, specialmente quando ci si trova nel mezzo. Con un processo sistematico che segue attentamente il piano del progetto pezzo per pezzo, è più probabile che eventuali problemi che non vengono soddisfatti diventino evidenti. Quindi il divario tra il bisogno e la condizione attuale può essere colmato.

Esistono diversi tipi di valutazione dei bisogni, ognuno dei quali può svelare una varietà di lacune; può colmare una lacuna nelle conoscenze, nelle pratiche, nelle abilità o negli strumenti. La valutazione dei bisogni aiuta a mostrare cosa funziona e cosa non funziona nel progetto. Quindi, ciò che non funziona può essere risolto. Questo aiuta un'organizzazione, o un progetto, in quanto lo rende più efficiente.

La valutazione dei bisogni è un potente strumento di pianificazione perché non solo valuta i bisogni a un livello del progetto o dell'organizzazione, ma a tutti i livelli. Ottieni un approccio olistico che entrambi vedono le esigenze da un livello elevato a uno granulare. Questo aiuta a informare il tuo piano e fornire azioni specifiche da intraprendere per apportare miglioramenti.

Tipi di valutazione dei bisogni

Non esiste un tipo di valutazione dei bisogni, infatti ce ne sono sette. Ad esempio, puoi eseguire un'analisi del gap o un'analisi della discrepanza per confrontare le prestazioni con ciò che avevi previsto. C'è anche una riflessione sull'azione e una riflessione in azione. Il primo sta guardando indietro per identificare cosa è stato fatto bene e cosa potrebbe essere migliorato. Quest'ultimo è lo stesso, solo per le azioni attualmente in corso.

Puoi anche tenere un diario, un diario, un registro o fare revisioni settimanali come parte di un'autovalutazione. Poi c'è la revisione tra pari, ovvero altri professionisti che esaminano il lavoro e riferiscono a te con feedback e consigli. Anche l'osservazione è importante, basta tenere d'occhio le attività mentre attraversano i processi aziendali.

C'è anche qualcosa chiamato revisione di incidenti critici e audit di eventi significativi, che possono identificare le competenze di un'azienda per l'assicurazione della qualità. Infine, una revisione pratica è una revisione di routine del lavoro che può identificare i bisogni e ciò che deve essere migliorato. Queste sette tecniche di valutazione dei bisogni non sono esclusive della gestione dei progetti, ma possono essere applicate a molti settori.

Come condurre una valutazione dei bisogni in 7 passaggi

Per una valutazione completa delle esigenze in grado di identificare le lacune e soddisfare al meglio le esigenze dei tuoi progetti, abbiamo identificato sette passaggi. Questi passaggi sono rilevanti in quasi tutte le discipline o tecniche che potresti preferire.

1. Identificare lo sponsor del progetto

Lo sponsor del progetto non è semplicemente uno stakeholder, ma uno sponsor esecutivo, che è un leader senior dell'organizzazione. Questa persona aiuterà a guidare la valutazione dei bisogni e a mantenerla allineata con gli obiettivi dell'organizzazione più ampia.

Lo sponsor può anche raccogliere supporto per la valutazione dei bisogni. Si trovano in una posizione sufficientemente alta all'interno dell'organizzazione per allineare i leader di reparto con il processo, il che può eliminare gli ostacoli che possono bloccare i progressi. Lo sponsor ottiene il consenso di tutte le parti coinvolte offrendo indicazioni e, soprattutto, finanziamenti per il progetto. Si assicurano che tutti abbiano un interesse nel successo del processo.

2. Crea modello ROI

Definendo il ritorno sull'investimento (ROI) e il modo in cui il progetto andrà a beneficio dell'organizzazione, una valutazione dei bisogni giustifica l'impegno finanziario.

Dimostrerà anche, in un senso più ampio, che il progetto stesso ha valore. Il progetto vale lo sforzo, il tempo e i costi che richiede in quanto porterà un significativo ritorno sull'investimento. Parte di questo modello di ROI dovrebbe quindi includere una pianificazione dei costi, un investimento di capitale e il fabbisogno di personale per il progetto.

3. Identificare i flussi di lavoro necessari

Questo è il momento in cui ogni reparto viene analizzato, inclusi i flussi di lavoro e i membri del team in esso contenuti. Ci deve essere trasparenza affinché questo passaggio funzioni.

Esistono anche flussi di lavoro esterni all'organizzazione, ad esempio quando i progetti funzionano con fornitori, appaltatori e altre organizzazioni. Pertanto, tutti i silos nel progetto devono essere rimossi affinché questo passaggio funzioni.

4. Intervistare i leader del flusso di lavoro

Una volta identificati i flussi di lavoro correlati al progetto, è il momento di parlare con i leader di ciascuno di questi flussi di lavoro per comprenderne il processo. Ti consigliamo di scoprire tutti i punti deboli che stanno vivendo. Inoltre, guarda come questa valutazione dei bisogni avrà un impatto sul loro lavoro. Questi ultimi dati ti aiuteranno quando risolverai eventuali lacune nei bisogni.

Aprendo i canali di comunicazione tra tutti i flussi di lavoro che fanno parte del progetto più ampio, si promuovono comunicazioni migliori durante l'esecuzione del progetto. Questo aiuta i manager, ma anche i team che lavorano al progetto.

5. Incontra i team

Hai incontrato i leader del flusso di lavoro, ora è il momento di organizzare riunioni con i loro team. Vuoi parlare con ogni membro del team, indipendentemente da dove lavorano nell'organizzazione. Le squadre sono le tue truppe in prima linea e hanno esperienza e prospettiva che spesso non si riflettono nella gestione.

I team possono darti una visione di base del progetto, che è il punto in cui i problemi si presentano per la prima volta. Possono fornire informazioni fondamentali per risolvere questi problemi.

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Il tuo compito è chiarire gli obiettivi e gli obiettivi del progetto. Lascia tempo ai membri del team per porre domande e coinvolgerli in una conversazione. Lascia che i membri del team siano onesti e ascoltino i loro reclami in uno spazio sicuro, senza giudizio o penalità. Ti mostreranno le aree del progetto che devono essere corrette. Costruisci la loro fiducia e le risoluzioni sono più efficaci.

6. Genera una squadra e un programma

Con tutti i dati che hai compilato, è giunto il momento di riunire un team per rispondere ai problemi sollevati e pianificare le informazioni in un modo che allochi tutte le diverse parti e fornisca una responsabilità basata sulle esigenze del progetto.

Questo programma è condiviso, archiviato digitalmente in modo che tutti possano accedervi, nonché affisso fisicamente nei luoghi pubblici in cui i team si riuniscono. I miglioramenti devono essere comunicati in modo efficace a tutti i reparti e team.

7. Resoconto pre-esecutivo

Quest'ultimo passaggio è quando i dati e la pianificazione ottengono l'approvazione esecutiva. Senza l'approvazione a livello esecutivo, le lacune emerse durante una valutazione dei bisogni non verranno colmate. Una volta che tutti avranno concordato la strada da seguire, e solo allora, potrà essere attuata.

Esempio di valutazione dei bisogni

Immaginiamo un ipotetico esempio di valutazione dei bisogni per avere un quadro più chiaro di ciò di cui stiamo parlando. In questo caso, immaginiamo un'azienda manifatturiera che ha problemi a consegnare il proprio prodotto ai clienti in tempo. Questo sarebbe il primo passo, identificare l'esigenza aziendale che hanno. Tuttavia, avrebbero potuto passare attraverso un'analisi per rendersi conto che non stavano rispettando le scadenze di produzione.

Il passo successivo sarebbe eseguire un'analisi del divario per avere un'idea della situazione attuale e del divario tra questa e lo stato desiderato. Ciò potrebbe causare problemi con il metodo di produzione, le esigenze di formazione del tuo team o strumenti più efficienti. Diciamo che l'impianto ha recentemente aggiornato gli strumenti che utilizza per produrre i suoi prodotti ma il team non sta sfruttando il potenziale delle nuove apparecchiature.

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Questo porta al passaggio successivo, che sta valutando le opzioni di formazione per portare i team al passo con i nuovi strumenti. Dovrai ricercare programmi di formazione, costi, ritorno sull'investimento, conformità legale, tempo necessario per la formazione e come rimanere competitivi durante questo processo di formazione. A questo punto creerai un rapporto che spieghi le esigenze di formazione e consiglierai un percorso da seguire.

Modelli di valutazione dei bisogni

Se stai cercando di fare una valutazione dei bisogni, il software di gestione dei progetti può aiutarti, soprattutto quando implementi il ​​tuo piano per migliorare. Tuttavia, se non sei pronto per fare questo passo avanti, abbiamo modelli gratuiti di gestione dei progetti per assisterti. Il nostro sito offre dozzine di modelli di gestione dei progetti per ogni fase del tuo progetto. Eccone alcuni che vanno con una valutazione dei bisogni.

Modello per la raccolta dei requisiti
Una valutazione dei bisogni significa acquisire molti dati. Il nostro modello gratuito di raccolta dei requisiti per Word è un ottimo strumento per raccogliere tutti quei documenti. C'è una copertina per identificare la necessità, una sezione per il piano del progetto su come implementare il tuo piano per colmare il divario che hai trovato, un posto dove scrivere i pensieri degli stakeholder sugli obiettivi e gli obiettivi e molto altro ancora.

Modello di elementi d'azione
Mentre attraversi il processo di valutazione dei bisogni, ti verranno in mente dei compiti. Il nostro modello di elementi di azione gratuito per Excel è il luogo in cui puoi acquisirli. Ora hai un elenco delle attività che dovrai assegnare alla tua squadra. Conoscerai il lavoro che deve essere fatto, qual è la scadenza e altro ancora. Il chi, cosa e quando è l'inizio di un programma.

Modello di piano di progetto
La pianificazione che hai avviato con il modello di elementi di azione gratuiti ti condurrà al piano del progetto per eseguire ciò che hai appreso nella valutazione dei bisogni. Il nostro modello di piano di progetto gratuito per Word ti consente di inserire tutto ciò di cui hai bisogno per eseguire il piano di progetto, dagli obiettivi alle attività e alle attività, alle risorse di cui avrai bisogno per portare a termine il lavoro.

Come ProjectManager aiuta con una valutazione dei bisogni

Una volta che hai un piano per rispondere alle lacune che hai scoperto nella valutazione delle tue esigenze, quel piano può essere impostato in ProjectManager, un software di gestione del lavoro e dei progetti basato su cloud. Ti aiutiamo a mappare le tue attività e pianificare il lavoro per ottenere ciò di cui hai bisogno dalla valutazione delle tue esigenze.

Organizza le attività su diagrammi di Gantt interattivi

Metti in ordine tutte le tue attività quando pianifichi come soddisfare le tue esigenze con il nostro diagramma di Gantt online. Puoi collegare le attività dipendenti per evitare ritardi, aggiungere pietre miliari per tenere traccia dei progressi e persino filtrare per il percorso critico.

Ora puoi vedere l'intero programma su una sequenza temporale per avere una panoramica. Quindi imposta una linea di base e sarai in grado di tenere traccia dello sforzo pianificato rispetto allo sforzo effettivo in tempo reale per rispettare quel programma.

Usa più viste del progetto per lavorare come vuoi

Quando assegni le attività del tuo team, potrebbero funzionare in un ambiente agile, che non è adatto per i diagrammi di Gantt. Ecco perché offriamo più viste del progetto per accontentare tutti.

I team agili possono utilizzare le bacheche kanban per gestire il loro backlog e pianificare gli sprint, mentre i manager possono avere visibilità sul loro processo per riallocare le risorse secondo necessità ed evitare colli di bottiglia. Altri membri del team potrebbero voler avere un elenco attività o una visualizzazione calendario. Dipende da loro. Tutte le visualizzazioni vengono aggiornate insieme in modo che ci sia sempre una fonte di verità del segnale.

Tieni traccia dei progressi e delle prestazioni su dashboard in tempo reale

Anche se i tuoi team potrebbero lavorare su diverse viste del progetto, potrebbero anche lavorare in remoto, puoi comunque monitorare il loro lavoro con la nostra dashboard in tempo reale. Non c'è alcuna configurazione come con gli strumenti leggeri e raccogliamo automaticamente i dati in tempo reale, li calcoliamo e quindi visualizziamo i risultati in grafici colorati che tengono traccia di sei metriche di progetto.

Naturalmente, abbiamo rapporti sullo stato e altro ancora con una semplice pressione di un tasto che può essere filtrato e condiviso con le parti interessate. Personalizza il flusso di lavoro per semplificare i tuoi processi e aggiungi approvazioni delle attività per controllare le modifiche allo stato. Inoltre, siamo collaborativi fino in fondo, aiutando i team a lavorare meglio insieme. Puoi persino salvare tutti i documenti di valutazione delle tue esigenze per un uso futuro, poiché disponiamo di uno spazio di archiviazione file illimitato.

ProjectManager è un premiato software di gestione del lavoro e dei progetti che collega i team ibridi indipendentemente da dove, quando o come lavorano. Viste multiple del progetto e una piattaforma collaborativa aiutano il tuo team a lavorare in modo più produttivo, mentre tu hai trasparenza in quel processo per mantenerlo al lavoro con gli strumenti di gestione delle risorse. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.