Che cos'è un accordo di non divulgazione? Perché le migliori agenzie e marchi utilizzano documenti e contratti NDA?

Sia che tu li chiami come accordo di non divulgazione (NDA), accordo di riservatezza (CA), accordo di divulgazione confidenziale (CDA) o qualcos'altro, alla fine ti riferisci alla stessa cosa: un NDA è un contratto legale che stabilisce come condividi informazioni o idee in sicurezza.

Che cos'è un accordo di non divulgazione e come funziona?

Di solito, a un certo punto durante il lancio di una nuova attività o di un prodotto, dovrai discutere di informazioni riservate con una terza parte, ad esempio una banca, un investitore, un contabile o altro.

Piuttosto che presumere che queste conversazioni avvengano automaticamente in confidenza, puoi scrivere un accordo di non divulgazione e chiedere alla persona in questione di firmarlo prima di iniziare le discussioni. Saranno quindi tenuti per legge a non rivelare i dettagli della tua attività o del tuo prodotto a nessuno al di fuori della tua azienda.

Il tipo di informazioni che puoi proteggere utilizzando un NDA è più o meno illimitato. Tuttavia, è comune che riguardino informazioni sensibili relative a una persona, questioni legali o dettagli su un nuovo prodotto o concetto per aiutare l'inventore a proteggere il copyright o il brevetto. Questo può essere incredibilmente importante per le agenzie che lavorano su grandi progetti.

Come scrivere un accordo di non divulgazione

Prima di iniziare a mettere insieme il tuo contratto, è importante prendere in considerazione i punti seguenti:

Quali informazioni sono coperte dalla tua NDA?

Anche se non hai bisogno di dettagliare ogni parte delle tue informazioni riservate nell'NDA ( è confidenziale, dopo tutto!) vorrai assicurarti di scrivere adeguatamente l'accordo in modo che sia chiaro.

Dovrai specificare a chi si riferisce l'accordo, esattamente quali informazioni ciascuna parte non è autorizzata a divulgare e, soprattutto, cosa costituisce "divulgazione".

Con la prevalenza dei social media e la facilità delle conversazioni casuali, non vuoi che qualcosa sfugga alle fessure che alla fine potrebbero ostacolare il successo del progetto.

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Hai bisogno dell'aiuto di un avvocato per scrivere un accordo di non divulgazione?

La risposta breve è: No. Gli accordi di non divulgazione possono essere documenti complicati, ma legalmente non è necessario un avvocato per redigere l'NDA (o addirittura esaminarlo).

Tuttavia, quando possibile, è una saggia idea arruolare qualcuno con un background legale per aiutarti a creare un NDA e convincere tutte le parti a firmarlo, in particolare se hai a che fare con informazioni estremamente sensibili. Un avvocato o un team legale può cogliere scappatoie che hai dimenticato di chiudere o utilizzare la terminologia all'interno dell'accordo che potrebbe proteggerti lungo la strada.

Quanto è restrittivo hai bisogno che il tuo accordo di non divulgazione sia?

Non dimenticare che, a seconda del tipo di informazioni che stai proteggendo, l'altra parte potrebbe aver bisogno di discuterne con i tuoi colleghi o altri futuri dipendenti.

Potrebbe anche dover creare copie delle informazioni che hai protetto per motivi di lavoro. Cerca di essere il più realistico possibile quando stabilisci i limiti del tuo accordo.

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Quanto tempo dovrebbe durare il documento di non divulgazione?

La maggior parte delle NDA saranno istituite per proteggere le informazioni per 3-5 anni. Detto questo, non c'è un periodo prestabilito che devi usare. Tieni presente che una volta che le informazioni sono rese pubbliche, non possono essere più protette, quindi potrebbe essere saggio impostare il periodo di NDA per un periodo leggermente più lungo di quanto ti aspetti attualmente.

Che tipo di NDA dovresti richiedere?

Se sei l'unica parte a divulgare informazioni, puoi impostare un accordo "a senso unico". Tuttavia, se entrambe le parti sono impostate per divulgare reciprocamente informazioni riservate, allora dovrebbe essere impostato come un NDA "reciproco".

Dopo aver considerato quanto sopra, puoi iniziare a mettere insieme l'NDA. In genere, troverai alcuni elementi ricorrenti di un NDA, e quindi potrebbero esserci aspetti su misura per alcuni accordi a seconda di quali informazioni vengono protette, ecc.

Gli articoli comunemente usati trovati nella maggior parte delle NDA includono:

• Un'identificazione delle parti che partecipano alla riunione o sono coinvolte nell'accordo
• Uno schema e una definizione di ciò che è considerato confidenziale in questo accordo
• La portata dell'obbligo di riservatezza da parte della parte ricevente
• Eventuali esclusioni dal trattamento riservato, ad es. tutto ciò che non è esplicitamente protetto dall'accordo

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Esempio di modello di accordo di non divulgazione

Probabilmente è meglio presentare esattamente di cosa tratta l'NDA osservando il modello che le aziende utilizzano frequentemente. Ecco un esempio di come si presenta di solito l'NDA.

Come è stato detto, la prima cosa da chiarire è chi sono le parti implicate in questo contratto. Le informazioni che le parti dovrebbero fornire includono un nome della società, uno stato di costituzione e un tipo di persona giuridica, nonché l'indirizzo della parte.

La "parte divulgante" è quella che protegge le informazioni, mentre la "parte ricevente" è quella esposta a quelle stesse informazioni.

Successivamente, è importante concordare le definizioni di base dei termini chiave. Le parti dovrebbero prestare particolare attenzione ai concetti di "segreto commerciale" e "informazioni riservate".

Sebbene la differenza tra i due sia molto sottile, ciò che è essenziale qui è definire attentamente quali tipi di informazioni o quali informazioni esatte rientrano in ciascuno dei termini.

Questa è probabilmente la parte più importante della NDA. Tutto ciò che va oltre l'ambito delle informazioni definite in questa parte del contratto è un'informazione che la parte ricevente può condividere liberamente con chiunque.

Le due sezioni seguenti servono a garantire che la parte ricevente non debba pubblicizzare alcuna informazione inclusa in segreti commerciali e informazioni riservate.

Ci si può anche aspettare che la parte ricevente faccia quanto ragionevolmente necessario per impedire la divulgazione non autorizzata dei segreti commerciali. Queste regole dovrebbero essere imposte alla parte ricevente anche dopo la fine del rapporto tra le parti.

Successivamente, l'NDA si occupa delle eccezioni. Più comunemente, queste eccezioni includono i casi in cui la legge o l'ingiunzione del tribunale richiedono la divulgazione di informazioni ottenute dalla parte ricevente.

Alla parte ricevente non è vietato fornire tali informazioni al tribunale, ma anche in tal caso, dovrebbe informarne la parte divulgante in anticipo.

Altro punto di rilievo è l'obbligo per la parte ricevente di restituire eventuali documenti sensibili alla parte divulgata non appena cessato il rapporto tra i due.

Infine, anche l'ultima sezione è estremamente importante in quanto specifica quale contea o quale stato ha giurisdizione sull'accordo. Questo può fare la differenza, quindi fai attenzione e assicurati di aver studiato a fondo la legge di un determinato paese, stato o contea.

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Perché i marchi dovrebbero utilizzare un contratto di non divulgazione?

Gli accordi di non divulgazione possono essere molto utili ogni volta che non sei sicuro che le informazioni sensibili che stai rivelando siano protette da altre leggi, come la legge sulla riservatezza o la legge sulla proprietà intellettuale.

Proteggere le tue idee, brevetti, dati contabili non pubblici, nonché elenchi di clienti o contatti può essere fondamentale per ottenere un vantaggio competitivo cruciale rispetto alle società rivali.

Un accordo di non divulgazione è particolarmente utile quando si parla di affari con potenziali partner o investitori che a prima vista non sembrano troppo credibili.

Tuttavia, le informazioni sensibili possono essere divulgate anche durante le normali operazioni commerciali quotidiane, a volte anche inavvertitamente. Pertanto, anche la firma di un accordo di non divulgazione con tutti i dipendenti può essere un'idea ragionevole.

Quando le agenzie utilizzano un accordo di non divulgazione?

C'è una vasta gamma di casi in cui questo accordo può essere vantaggioso per la tua azienda. Ecco alcuni dei più comuni:

• Negoziare la vendita del tuo prodotto, concetto, tecnologia o persino della tua azienda
• Negoziazioni di licenza
• Esternalizzare e subappaltare un progetto, soprattutto quando si basa su nuove tecnologie e idee
• Assumere dipendenti che avranno accesso a informazioni riservate
• Discutere di informazioni sensibili con potenziali nuovi partner
• Presentare nuovi piani e idee ai potenziali investitori
• Ricezione di servizi che richiedono alla tua agenzia di fornire informazioni aziendali sensibili all'azienda che fornisce i servizi (ad es. contabilità o marketing digitale)

Conclusione

Scrivere un accordo di non divulgazione non è un compito che richiede molto tempo, ma è importante farlo bene.

Nel complesso, ti consigliamo di:

• Considera quali informazioni vuoi proteggere dai tuoi dipendenti, subappaltatori, partner o investitori e perché?
• Pensa alla durata dell'accordo e a quanto deve essere restrittivo per proteggere le informazioni richieste in modo efficiente
• Assegna qualche soldo a un avvocato di qualità per redigere l'accordo. Non vuoi che la tua attività soffra a causa di una formulazione errata o di qualche altra piccola complessità legale

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