Recensione di Microsoft 365: è giusto per la mia azienda?

Ricordi quando dovevi andare al negozio di computer locale per acquistare l'ultima versione di Microsoft Word... su un disco? Potresti persino averne uno sepolto in profondità in un cassetto della scrivania da qualche parte.

Naturalmente, al giorno d'oggi puoi acquistare e scaricare il tuo software come file digitali in modo rapido e semplice con un clic di un pulsante. Oppure, come stanno facendo molte aziende, puoi acquistare un software basato su cloud come servizio, come Microsoft 365.

Recensione di Microsoft 365 in breve

Microsoft 365 (precedentemente noto come Office 365) porta Outlook , Word , Excel , PowerPoint , OneNote e Publisher in una nuova impostazione collaborativa online. Tonnellate di aziende di tutte le dimensioni utilizzano Microsoft 365 per rendere i propri spazi di lavoro più produttivi. Offrono molti piani diversi, che vanno da $ 5 a $ 35 per utente al mese.

Suona abbastanza bene, vero? Bene, prima di procedere e effettuare un acquisto, vale la pena soppesare i vantaggi e le limitazioni di Microsoft 365 e guardare i loro vari piani per il business e l'impresa.

In questa recensione di Microsoft 365, ti guideremo attraverso le cose più importanti di cui essere a conoscenza, per aiutarti a decidere se questo prodotto è adatto alla tua azienda.

Nota: Microsoft 365 è disponibile anche per utenti singoli e famiglie, tuttavia, ai fini di questa recensione tratteremo solo i piani aziendali e aziendali, poiché ce ne sono alcuni.

Perché dovrei usare Microsoft 365?

Microsoft 365 è una versione online ospitata della versione tradizionalmente installata del software Microsoft Office. Offre e-mail aziendale e include applicazioni note come Word, Excel, PowerPoint e OneNote e fornisce anche una serie di servizi aziendali, come Microsoft Teams e SharePoint .

Ciò a cui hai accesso dipende dal piano di abbonamento che sottoscrivi e questi possono variare leggermente.

Con questo passaggio al cloud arriva anche un nuovo modello di pagamento. Ora, invece di acquistare le licenze, ti verrà richiesto di pagare una quota di abbonamento mensile per utente (ma più avanti sui prezzi di Microsoft 365).

Innanzitutto, potresti voler sapere quali sono i vantaggi della migrazione al cloud:

• Riceverai gli aggiornamenti software man mano che si verificano
• Il cloud computing consente alle aziende di evitare o ridurre al minimo i costi iniziali dell'infrastruttura IT
• Meno manutenzione
• Aumenta o riduci rapidamente le tue esigenze operative e di archiviazione
• La condivisione e la collaborazione sono facili
• Le aziende traggono vantaggio da una maggiore produttività
• È più facile lavorare da remoto
• Viene sempre eseguito il backup dei file

Che tipo di aziende utilizzano in genere Microsoft 365?

Microsoft ha lanciato Microsoft 365 nel 2011 dopo essere stata sottoposta a forti pressioni da parte di Google, che, tre anni prima, aveva lanciato Google Workspace (allora chiamato Google Apps for Your Domain e successivamente G Suite ).

Al giorno d'oggi, Google ha circa 5 milioni di clienti che pagano per Google Workspace, mentre Microsoft 365 è utilizzato da oltre 155 milioni di utenti business attivi, quindi deve essere un'offerta piuttosto solida di Microsoft, giusto?

In questa recensione, daremo un'occhiata a cosa manca, come si confronta con altri strumenti di collaborazione basati su cloud e quanto costa.

Quindi, tuffiamoci subito e diamo un'occhiata ai pro e ai contro di Microsoft 365.

Recensione di Microsoft 365: pro e contro

Introduzione a Microsoft 365

Creazione di un account e configurazione

Al momento della registrazione, ti verrà assegnato un nome di dominio .onmicrosoft.com, che potrai modificare in seguito aggiungendo il tuo dominio esistente o acquistandone uno tramite Microsoft.

Sorprendentemente, non ti viene richiesto di aggiornare il tuo nome di dominio al momento della configurazione, ma puoi farlo facendo clic su Configurazione nel pannello di sinistra e facendo clic su Domini. Qui vedrai l'opzione per aggiungere o acquistare un dominio.

Suggerimento : se devi acquistare un dominio, ti consigliamo di farlo tramite un provider di dominio come Namecheap anziché tramite Microsoft: troverai un supporto migliore e molto probabilmente risparmierai anche un po' di denaro.

Installazione di app

A seconda dell'abbonamento che hai, la tua configurazione sarà leggermente diversa. Abbiamo testato l' abbonamento a Microsoft 365 Business Standard , il che significa che dovevamo installare le applicazioni desktop sul computer. Ti viene richiesto di farlo e questo è relativamente indolore.

Vedrai che ci è stato chiesto anche di installare Skype for Business , cosa che abbiamo finalmente scoperto che, nonostante il pulsante fosse presente, non era possibile in quanto questa app è ora diventata Microsoft Teams .

Una volta installate le app , vedrai che puoi accedervi tramite il riquadro nell'angolo in alto a sinistra.

Aggiunta di utenti

Puoi aggiungere utenti andando su Utenti attivi e aggiungendo uno o più utenti e impostando il loro stato di autenticazione a più fattori: ciò ridurrà il rischio che terze parti possano accedere ai tuoi dati e documenti.

Una bella caratteristica di Microsoft 365 è che puoi organizzare la tua home page dell'interfaccia di amministrazione in base alle tue preferenze utilizzando la funzione di trascinamento della selezione della scheda.

Recensione di Microsoft 365: funzionalità e applicazioni

Il pacchetto Microsoft 365 è robusto che copre tutto, dalla posta elettronica all'elaborazione di testi fino all'archiviazione nel cloud. Ecco una rapida panoramica delle sue principali applicazioni.

UNA GUIDA

Ricordi di dover inviare i documenti via e-mail a te stesso in modo da poterli accedere su un altro computer o portare con te pen drive ovunque andassi? Il bello del cloud è che i tuoi file sono condivisibili e facilmente accessibili su qualsiasi dispositivo, anche il tuo cellulare.

OneDrive è il servizio di file hosting fornito con Microsoft 365 e dove puoi trovare file e documenti personali e condivisi (simile a Dropbox e Google Drive). Se trovi più facile lavorare sulle app desktop, è molto semplice sincronizzare il tuo OneDrive in modo da avere le ultime versioni dei tuoi documenti archiviate nel cloud. Significa anche che viene eseguito il backup di tutto ciò che fai.

Cosa ci è piaciuto: OneDrive semplifica l'accesso e la condivisione di file da parte degli utenti. Gli amministratori possono controllare le impostazioni di condivisione (ad es. specificando se gli utenti possono condividere file con persone esterne all'organizzazione) e configurare cartelle condivise per diversi reparti.

Cosa potrebbe essere migliorato: fai attenzione quando carichi più di 15 GB di dati alla volta poiché OneDrive non gestisce molto bene un caricamento così grande e potrebbe bloccarsi. Inoltre, sarebbe utile se ci fosse un'opzione per sincronizzare con la versione desktop di qualsiasi singolo documento con un solo clic con il pulsante destro del mouse.

PROSPETTIVA

Outlook è il terzo provider di posta elettronica più utilizzato a livello globale, dopo Gmail e Apple iPhone.

È piuttosto intuitivo e viene fornito con tutte le funzionalità che ti aspetteresti da un client di posta elettronica.

Quando alleghi file alle e-mail, puoi farlo allegandoli come collegamento OneDrive o dal tuo computer.

Se ricevi molti allegati nella tua e-mail, il visualizzatore di foto integrato di Outlook ti consente di vedere le foto a colpo d'occhio prima di impegnarti a salvarle su OneDrive o scaricarle, cosa che riteniamo sia una funzionalità utile.

La funzionalità di lettura immersiva in Outlook sul Web è utile per coloro che sono facilmente distratti (che non lo sono al giorno d'oggi!) Poiché l'e-mail riempie l'intera pagina e blocca tutto il resto in Outlook per facilitarne la lettura.

Hai mai passato anni a cercare un'e-mail importante? Outlook ti offre la possibilità di contrassegnare o bloccare le tue e-mail in alto, il che è fantastico quando ricevi molte e-mail al giorno. Puoi anche codificarli a colori, cosa che non è possibile in Gmail.

In realtà è tecnicamente possibile collegare il tuo account Gmail a Outlook, utilizzando così l'interfaccia di Outlook con il servizio di posta elettronica di Gmail. In effetti, puoi utilizzare quasi tutti gli account con Outlook e comunque accedervi tramite la sua app dedicata originale.

Cosa ci è piaciuto: il layout funziona bene, così come le loro varie opzioni di organizzazione. Il fatto che le e-mail si aprano in schede nella parte inferiore dello schermo significa che puoi scorrere tra le varie e-mail contemporaneamente e non devi preoccuparti di dimenticare un'e-mail importante più in basso nella tua casella di posta. *Le schede non sono disponibili per l'app desktop.

Cosa potrebbe essere migliorato: avere le tue email ordinate nelle schede Focused e Other non sempre funziona. Se sei troppo concentrato sulla prima scheda, potresti perdere un'e-mail importante che non è stata filtrata correttamente.

PAROLA

Lanciato nel lontano 1983, la maggior parte di voi avrà una discreta esperienza nell'uso del veterano degli strumenti di elaborazione testi che è Microsoft Word.

Coloro che l'hanno visto evolversi nel corso dei secoli conosceranno l'arma a doppio taglio della Parola: le sue caratteristiche. Ce ne sono davvero tanti! E per l'utente inesperto di Word, questi possono essere un po' opprimenti.

Fonte: Chargify.com

Per fortuna, l' esperienza utente di Word Online è un po' più amichevole , con l'introduzione di un carosello mutevole di menu e opzioni nella visualizzazione barra multifunzione semplificata. Funziona abbastanza bene, con le opzioni più necessarie e pertinenti che di solito vengono visualizzate quando ne hai bisogno. La barra degli strumenti di formattazione mobile che compare ogni volta che selezioni un blocco di testo è una funzionalità particolarmente utile.

Un altro vantaggio per Word di Microsoft 365 è che puoi passare senza problemi dalla versione online a quella desktop facendo clic sul pulsante Apri in Word nel pannello dei comandi. Potrebbe essere necessario farlo quando scopri che le funzionalità di Word Online sono un po' corte, ad esempio la scheda Riferimenti.

La collaborazione è semplificata con il pulsante Condividi. Tutto quello che devi fare è inserire l'indirizzo email della persona e verrà immediatamente avvisata. Possono quindi modificare direttamente o lasciare commenti, a cui puoi rispondere. Molto simile a Google Docs.

In caso di informazioni sensibili, puoi anche modificare le tue impostazioni sulla privacy e selezionare chi vuoi che abbia accesso al documento all'interno di un Drive condiviso.

App per dispositivi mobili di Word

Tramite l'app Word, disponibile su iOS e Android, puoi visualizzare e modificare i tuoi documenti direttamente sul tuo telefonino. Questo è ottimo per coloro che sono sempre in movimento e hanno bisogno di visualizzare un documento per alcune modifiche dell'ultimo minuto.

Cosa ci è piaciuto: Collaborare sui documenti online è molto semplice e ti consente di taggare una persona della tua organizzazione nei commenti e vedere le sue modifiche in tempo reale.

Qualcosa che ci è particolarmente piaciuto è la funzione di dettatura . Ha catturato quasi tutto alla perfezione, cosa che non è sempre il caso con questo tipo di software.

Lavorare sia online che offline è facile grazie al pulsante Apri in Word.

Cosa potrebbe essere migliorato: sebbene ci piaccia molto la nuova semplicità di Word Online, se stai lavorando a un progetto più elaborato, scoprirai che le funzionalità sono brevi rispetto alla versione desktop.

ECCELLERE

In termini di potenza e funzionalità, nessun'altra applicazione per fogli di calcolo si avvicina a Excel.

Naturalmente, per un utente inesperto o qualcuno che è abituato a utilizzare Fogli Google, il numero di funzionalità in Excel può essere un po' schiacciante . Immagino che Microsoft abbia aggiunto la funzione "Dimmi cosa vuoi fare" proprio per questo motivo: puoi trovarlo anche nelle altre app Microsoft ed è piuttosto utile.

Tuttavia, quando confronti l'app online e quella desktop, scoprirai che alla versione online mancano molte funzionalità. In effetti, le schede Disegna, Layout di pagina e Formule sono completamente assenti.

Detto questo, è ancora molto più potente di Fogli Google.

Applicazione mobile Excel

L'app mobile Excel è utile se devi dare un'occhiata a un foglio di calcolo in movimento ma non ti consigliamo di lavorare in Excel sul tuo cellulare.

Cosa ci è piaciuto: sebbene le funzionalità di Excel possano essere travolgenti se non le conosci, la pratica funzione "Dimmi cosa vuoi fare" può indirizzarti rapidamente nella giusta direzione.

Cosa potrebbe essere migliorato: se utilizzi Excel per attività complesse, dovrai utilizzare la versione desktop dello strumento poiché scoprirai che Excel per dispositivi mobili e Web è un po' limitato. Diciamo anche che un'app come Fogli Google è molto più accessibile per i principianti, ma dipende totalmente da cosa utilizzerai gli strumenti per.

MICROSOFT TEAMS (precedentemente Skype for Business)

Pensa a Microsoft Teams come a una sorta di combinazione tra Skype e Slack, che, a nostro avviso, è ottima perché hai tutto sotto lo stesso tetto.

Puoi creare canali del team, accedere e inviare i tuoi file condivisi tramite la chat e prenotare riunioni. Puoi persino integrarlo con le tue app preferite, come Trello, Asana, Google Analytics e MailChimp.

È possibile incontrare il tuo team tramite videochiamate attraverso la sezione Team nel pannello di sinistra. Basta impostare un nome per il team, invitare gli utenti ed effettuare una chiamata. Poiché Microsoft sta passando da Skype for Business a Microsoft Teams, le chiamate non sono ancora supportate tramite la sezione chat su un certo numero di browser (inclusi Safari e Firefox), invece, ti viene richiesto di scaricare l'app desktop o utilizzare Edge come browser .

Cosa ci è piaciuto: il layout è facile da navigare e il fatto che puoi condividere file tramite la chat lo rende un ottimo strumento di produttività. L'equivalente di Google, Hangouts, d'altra parte, non si avvicina nemmeno.

Cosa potrebbe essere migliorato: Ci piacerebbe vedere le chiamate supportate per i browser sopra menzionati.

ALTRE APPLICAZIONI MICROSOFT 365

Microsoft 365 ha tutta una serie di applicazioni. Altre app incluse sono:

PowerPoint : per creare presentazioni.

OneNote : crea note dettagliate disegnando, digitando o caricando immagini.

Prenotazioni – Questo è il tuo calendario in cui puoi tenere traccia delle tue riunioni e di quelle degli altri membri del personale in tempo reale.

SocialPoint – Questa è una piattaforma in cui puoi creare articoli multimediali e siti Web interni, il che significa che tutti nell'organizzazione possono rimanere facilmente aggiornati su tutto ciò che riguarda la tua attività e il tuo settore.

Exchange Online : un'applicazione di messaggistica ospitata che fornisce alle organizzazioni l'accesso alla versione completa di Exchange Server (il server di posta di Microsoft). Include l'accesso a e-mail, calendari, contatti e attività per qualsiasi dispositivo endpoint.

Microsoft sta anche lanciando uno strumento di fatturazione , anche se se è disponibile per te dipende dalla regione in cui ti trovi.

È possibile utilizzare Microsoft 365 offline?

Questo dipende dall'abbonamento che hai in quanto alcuni hanno accesso solo alle app Web e altri con le versioni desktop scaricabili.

Se il tuo abbonamento viene fornito con le app Web e desktop, sarai in grado di sincronizzare il tuo computer con OneDrive (il servizio di archiviazione cloud di Microsoft) prima di andare offline. Una volta tornato online, i documenti che hai modificato offline verranno caricati automaticamente su OneDrive.

Prezzi di Microsoft 365: quanto costa?

Ci sono più di una dozzina di edizioni tra cui scegliere e i prezzi vanno da $ 5 a $ 35 per utente al mese .

Gli abbonamenti a Microsoft 365 Business ed Enterprise includono 1 TB di spazio di archiviazione online (illimitato per più di cinque utenti nei piani E3 ed E5), che dovrebbe essere sufficiente per la maggior parte delle aziende di medie dimensioni.

Una differenza fondamentale tra i piani Business ed Enterprise è che quest'ultimo ti consente posti illimitati e il primo solo fino a 300 .

Per tutti i piani sono forniti supporto telefonico e web 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

Ecco i prezzi per utente al mese, tenendo presente che tutti i piani Business ed Enterprise prevedono un impegno annuale.

Microsoft 365 Business Plan (fino a 300 utenti)

Microsoft 365 Business Basic – $ 5

Questo piano copre davvero solo l'essenziale ed è ideale per le aziende che necessitano solo di posta elettronica aziendale e servizi aziendali come OneDrive, MicrosoftTeams, SharePoint ed Exchange. Le versioni desktop delle applicazioni non sono incluse.

App Microsoft 365 per le aziende – $ 8,25

Ideale per le aziende che necessitano di applicazioni oltre all'archiviazione e condivisione di file nel cloud su PC, Mac o dispositivi mobili. La posta elettronica aziendale non è inclusa e nemmeno SharePoint, Microsoft Teams o Bookings.

Microsoft 365 Business Standard – $ 12,50

Compreso tutto, questo piano si chiama Premium per un motivo. Hai la posta elettronica aziendale e tutte le app e le funzionalità su dispositivi mobili, Web e desktop.

Piani Microsoft Office 365 Enterprise (utenti illimitati)

App Microsoft 365 per le aziende – $ 12

Questo piano include le applicazioni di Office più l'archiviazione e la condivisione di file nel cloud tramite OneDrive. L'e-mail aziendale non è inclusa.

Office 365 Enterprise E1 – $ 8

Sono inclusi e-mail, archiviazione e condivisione di file, Office Online, riunioni e messaggistica istantanea. Tuttavia, le applicazioni di Office non lo sono.

Office 365 Enterprise E3 – $ 20

L'E3 include tutte le funzionalità di ProPlus e Office 365 E1 oltre a strumenti di sicurezza e conformità, come la conservazione a fini giudiziari e la prevenzione della perdita di dati. Spazio di archiviazione cloud illimitato per account con cinque o più utenti.

Office 365 Enterprise E5 – $ 35

Questo piano include letteralmente tutto, inoltre offre funzionalità avanzate di sicurezza, analisi e voce. Spazio di archiviazione cloud illimitato per account con cinque o più utenti.

Recensione di Microsoft 365: concorrenza e verdetto

Non molto tempo fa, abbiamo scritto la nostra recensione su Google Workspace. Vediamo come si configura Microsoft 365 rispetto alla concorrenza.

In termini di applicazioni , troverai che le app di Google Workspace come Documenti, Fogli e Presentazioni Google sono molto facili da usare, dopotutto Google è noto per la sua semplicità e l'interfaccia utente intuitiva . Inoltre, proprio per questo motivo, si consiglia alle aziende che hanno bisogno di eseguire una formattazione più avanzata o di accedere a funzionalità più sofisticate di optare per la suite Microsoft 365.

Quando confronti Microsoft Outlook con Gmail , scoprirai che il primo sembra leggermente più disordinato, ma poi di nuovo, questo dipende da ciò a cui sei abituato. È piuttosto conveniente avere Hangouts (la funzione di chat di Google Workspace) presente in Gmail. Se vuoi inviare un messaggio veloce a qualcuno tramite il portale della chat in Microsoft 365, dovrai passare a Teams e questo può sembrare un po' goffo.

Rispetto al numero limitato di piani di Google Workspace, Microsoft 365 ha un piano per ogni azienda. Dopotutto, non tutte le aziende avranno bisogno sia delle applicazioni che dei servizi aziendali (Microsoft Teams, SocialPoint, ecc.).

Tuttavia, in termini di spazio di archiviazione , Google Workspace ha un vantaggio. Il loro piano Google Workspace Business ti offre spazio di archiviazione illimitato a soli $ 12 per utente al mese. Se desideri uno spazio di archiviazione illimitato con Microsoft 365, dovrai pagare molto di più per il loro piano E3, che costa $ 20 per utente al mese.

Conclusione: vale la pena acquistare Microsoft 365?

Microsoft 365 è un pacchetto molto completo e abbiamo fatto del nostro meglio per coprire tutte le app e le funzionalità importanti in questa recensione di Microsoft 365. Detto questo, è chiaro che c'è ancora molto da scoprire, probabilmente perché offrono così tanti video di formazione!

Riteniamo che Microsoft 365 sia un'ottima soluzione per gli utenti aziendali che:

• Vuoi un indirizzo email sul proprio dominio
• Non supererà i limiti di archiviazione di 1 TB
• Vuoi l'opzione per funzionare sia sul cloud che su app desktop
• Hai bisogno di accedere alle applicazioni di produttività
• Vuoi abilitare facilmente la collaborazione tra i membri del team
• Vuoi essere in grado di controllare cose come l'accesso degli utenti, le impostazioni di condivisione e le configurazioni di sicurezza

In breve: pensiamo che Microsoft 365 sia una soluzione a tutto tondo per le piccole e medie imprese e le grandi imprese. Offre un'ampia gamma di app (disponibili per Web, dispositivi mobili e desktop) e nella maggior parte di queste app le funzionalità offerte superano quelle di Google Workspace.

Per provare Microsoft 365, fare clic qui.

Hai pensieri o domande da condividere sulla recensione di Microsoft 365? Fateci sapere nei commenti qui sotto!

Aggiornamenti:

23 aprile 2020 – Cambio di nome da Office 365 a Microsoft 365

Corso intensivo di email marketing: guida passo passo

Il nostro corso di email marketing per principianti, ideale per piccole e medie imprese, negozi online e blogger. Ti mostra tutti i passaggi necessari per inviare la tua prima newsletter. Soprattutto, è gratis! Iscriviti per ricevere subito la tua copia!

Corso intensivo di email marketing: guida passo passo

Il nostro corso di email marketing per principianti, ideale per piccole e medie imprese, negozi online e blogger. Ti mostra tutti i passaggi necessari per inviare la tua prima newsletter. Soprattutto, è gratis! Iscriviti per ricevere subito la tua copia!

Impossibile salvare la tua iscrizione. Per favore riprova.

La tua iscrizione è andata a buon fine.

Inserisci il tuo nome

Inserisci il tuo indirizzo email per iscriverti

Prendi l'ebook

Nota: di tanto in tanto ti invieremo anche la nostra newsletter. Non condivideremo mai il tuo indirizzo e-mail con nessuno diverso dal nostro provider di servizi di posta elettronica. E, naturalmente, puoi annullare l'iscrizione in qualsiasi momento.