Come creare una piattaforma di collaborazione come Microsoft Teams

Il software di qualità è più importante che mai per il lavoro. Qui parleremo di come creare una piattaforma di collaborazione, del costo di creazione di questo tipo di software e di come affrontare il processo.

In che modo gli strumenti di collaborazione per le aziende differiscono dalle piattaforme di comunicazione?

Il lavoro a distanza sta aumentando di popolarità da anni, ma il 2020 ci ha dato un calcio così forte che avremo un colpo di frusta per anni. La domanda di tutti i tipi di software per gestire i team remoti è aumentata negli ultimi due mesi più che in tutto il 2019. I server sono sottoposti a un carico così elevato che stanno iniziando a guastarsi.

In tutta onestà, abbiamo bisogno di più software di comunicazione aziendale per tempi come questo e oltre.

Software di comunicazione aziendale è il nome collettivo di una gamma di strumenti, inclusi strumenti di collaborazione.

Le piattaforme di comunicazione come Facebook Workplace sono fondamentalmente social network. Supportano le molteplici sfaccettature della comunicazione legata al lavoro. Ciò significa anche comunicazione sulle attività extrascolastiche: condivisione di interessi, organizzazione di incontri dopo il lavoro e altro ancora. In definitiva, Facebook Workplace e piattaforme simili esistono per unificare la forza lavoro di un'azienda avvicinando le persone tra loro e all'azienda.

Microsoft Teams, Trello e Slack , d'altra parte, sono strumenti di collaborazione in team. Riguardano meno lo spirito aziendale e più il lavoro effettivo. E mentre aiutare i dipendenti a formare legami è estremamente importante, alcune aziende preferiscono non farlo con il software interno. Queste aziende scelgono piattaforme come MS Teams e Slack.

Vuoi sapere come creare una piattaforma di collaborazione come Microsoft Teams? Ecco una guida generale.

1. Inizia con l'analisi aziendale

Prima di iniziare a sviluppare il software di collaborazione, è necessario condurre ricerche e analizzare i dati . Il successo del tuo prodotto dipende dalla qualità della tua analisi, motivo per cui se non sei uno specialista, è sensato assumerne uno. Se hai intenzione di affidare lo sviluppo a una società di sviluppo software, molte di queste aziende hanno project manager e analisti che possono svolgere questo lavoro per te.

L'analisi aziendale è un argomento ampio in sé e per sé e un processo che richiede tempo e competenze professionali. Puoi raccogliere le informazioni necessarie per creare una piattaforma di comunicazione e collaborazione di successo in un modello chiamato Lean Canvas.

The Lean Canvas è una raccolta di domande le cui risposte ti aiuteranno a rendere il tuo prodotto il migliore possibile, e poi migliore:

• Qual è il problema che il tuo prodotto sta cercando di risolvere?
• In che modo il tuo prodotto risolverà il problema?
• Cosa rende unico il tuo prodotto?
• Chi sono i tuoi concorrenti?
• C'è qualche vantaggio che puoi sfruttare che i tuoi concorrenti non possono?
• Per chi stai costruendo il tuo prodotto?
• Come pensi di misurare le prestazioni del tuo prodotto?
• Come puoi promuovere il tuo prodotto?
• Come pensi di guadagnare?

Di solito, è responsabilità del project manager raccogliere e organizzare tutto questo e alcune informazioni aggiuntive. Queste informazioni ti permetteranno di fare le prime stime approssimative dei tempi e dei costi di sviluppo. Queste stime saranno molto approssimative e cambieranno almeno una volta, quando tu e il team deciderete le funzionalità di cui avete bisogno, ma probabilmente più di una volta, poiché nuove idee possono apparire in qualsiasi momento, le funzionalità vanno e vengono e la nuova tecnologia viene introdotta spesso . Tuttavia, è un inizio.

2. Decidi che tipo di strumenti di collaborazione online vuoi creare

Anche all'interno del mercato degli strumenti di collaborazione, esistono diversi tipi di piattaforme.

• Microsoft Teams è uno strumento di collaborazione recente incluso in Microsoft 365. Il suo più grande vantaggio è l'integrazione perfetta con tutti gli altri strumenti Microsoft, incluso Skype for Business.

• Slack è, prima di tutto, un'app di messaggistica. È un ottimo strumento per la collaborazione in team in quanto consente di creare canali e sottocanali, thread e bozze, archiviare file e connettersi a una vasta gamma di altri strumenti che potresti già utilizzare.

• Trello e Asana sono strumenti di gestione del progetto in cui un leader del team può aggiungere attività, assegnarle ai membri del team e spostarle tra le schede (ad es. Da fare — In corso — Completato). Queste piattaforme non hanno chat in-app, ma gli utenti possono lasciare commenti sulle attività. Entrambi offrono l'integrazione con Slack per la comunicazione.

Devi sapere che tipo di software di collaborazione realizzerai prima di iniziare lo sviluppo, poiché tipi diversi avranno caratteristiche diverse.

3. Crea un concetto di navigazione

Un concetto di navigazione è uno schizzo della tua piattaforma creato dai designer UI/UX. Non è ancora un design: non ci sono combinazioni di colori, icone o caratteri. Uno schizzo è un insieme di schermate, il più completo possibile, costruite per creare una visualizzazione della piattaforma. Quale pulsante porta dove? Come sono posizionati gli elementi? Cosa va dopo cosa? Come è tutto collegato? Un concetto di navigazione aiuta te e il team a raggiungere la stessa pagina e a vedere il prodotto in modo simile.

4. Costruisci prototipi

Prima di andare a scaricare tutti i tuoi soldi nel prodotto su vasta scala, devi convalidare l'idea. Armati delle informazioni che hai raccolto, puoi verificare se l'idea stessa è fattibile e se qualcuno ha effettivamente bisogno del tuo prodotto. Puoi convalidare le idee tramite sondaggi o utilizzare prototipi di media fedeltà .

Questo tipo di prototipo ha una visualizzazione più distintiva rispetto a un concetto di navigazione ed è progettato per mostrare al tuo gruppo di test di utenti cosa sarà in grado di fare il software e come. È possibile utilizzare i dati ottenuti dal feedback per apportare modifiche al prodotto.

Dopo aver convalidato la tua idea, puoi creare una strategia UX . Questa è l'ultima fase di pre-sviluppo. Una strategia UX include un'interfaccia dettagliata e prototipi ad alta fedeltà. Questi prototipi non sono ancora un progetto completo - sono spesso in bianco e nero e hanno caratteri e pulsanti generalizzati - ma forniscono una comprensione approfondita di cosa si trova dove e come tutto si connette.

5. Scegli un modello di monetizzazione

Se stai creando un clone di Slack o Trello per uso interno, non è necessario monetizzarlo. Tuttavia, le aziende raramente costruiscono questo tipo di software solo per se stesse. La nostra ipotesi è che se stai cercando come creare un sito Web o un'app di collaborazione online, è per offrirlo come servizio per altre aziende.

Quando si tratta di app per il lavoro, i modelli di monetizzazione sono abbastanza standard. L'uso degli annunci è fortemente sconsigliato, poiché distraggono le persone dalle loro attività. I pagamenti una tantum possono essere utilizzati ma generalmente non sono consigliati. Le opzioni più utilizzate per guadagnare ROI dagli strumenti di collaborazione e comunicazione sono :

• Modello di abbonamento
• Modello Freemium

Il modello di abbonamento prevede pagamenti mensili o annuali, solitamente con un periodo di prova. Il modello freemium è quando offri un set base di funzionalità gratuitamente e funzionalità extra a pagamento. La tariffa per le app freemium può essere una tantum o basata su abbonamento.

6. Costruisci un MVP/MLP

Oggi il mercato è saturo di quasi tutto, compresi gli strumenti di collaborazione per le aziende. È importante lanciare il tuo strumento di collaborazione il prima possibile per iniziare a raccogliere dati aggiuntivi e ottenere entrate anticipate. Ecco a cosa serve un MVP, o prodotto minimo praticabile . È una piattaforma con funzionalità di base che viene lanciata tra una landing page e un prodotto completo.

Tuttavia, c'è un'alternativa: un MLP o un prodotto minimo amabile. La differenza è che un MLP pone una forte attenzione al design dell'interfaccia e all'usabilità, non solo alla funzionalità. Rendendo il tuo prodotto amabile, lo aiuti a distinguersi dalla concorrenza.

7. Monitora le metriche

Dopo aver avviato un MVP o MLP, è importante monitorarne le prestazioni . Monitorando continuamente i commenti e le metriche che hai deciso durante l'analisi aziendale, saprai cosa c'è di buono nel tuo prodotto e cosa ha bisogno di più lavoro. Questo ti aiuterà anche a dare la priorità alle prossime funzionalità da lanciare.

Sviluppo di piattaforme di collaborazione: funzionalità indispensabili

A seconda del tipo di strumento di collaborazione che stai creando, le funzionalità saranno diverse. Cercheremo di coprire le funzionalità più importanti in diverse app per creare un'immagine più completa.

Chiacchierata

App come Trello e Asana non hanno questa funzione, come abbiamo detto, e questa è in realtà una delle principali lamentele che gli utenti hanno su queste piattaforme. La funzionalità di chat all'interno di una piattaforma di collaborazione è essenziale quando si tratta di affari. La comunicazione semplice e facile eleva le prestazioni.

Per una comunicazione più fluida, gli utenti dovrebbero essere in grado di tenere conversazioni private uno a uno e chat di gruppo. Ad esempio, Slack ha #channels: chat dedicate ad argomenti o progetti separati a cui le persone possono partecipare e lasciare se necessario. Discord ha un sistema simile.

Ricerca

Gli utenti devono essere in grado di cercare un messaggio in una chat o un'attività su una bacheca. Questo è ovvio, giusto? A volte gli utenti hanno bisogno di trovare messaggi che risalgono a mesi fa e a volte potrebbero esserci mille messaggi al giorno in una chat. La ricerca è un must per la comunicazione e la collaborazione di lavoro.

Chiamate vocali e video

È risaputo che le persone pensano più velocemente e comunicano in modo più efficace ad alta voce che per iscritto. Ecco perché molte aziende hanno incontri giornalieri o settimanali per discutere i problemi che devono affrontare. Questo è comune nello sviluppo del software, ad esempio: i team che lavorano sullo stesso progetto si incontrano per discutere i problemi e trovare soluzioni lanciando le idee più selvagge.

Quando scriviamo, tendiamo a pensare troppo a ogni parola in modo da non dire niente di stupido. Tuttavia, nella risoluzione dei problemi, una soluzione che sembra strana o sciocca potrebbe effettivamente essere qualcosa che spingerà il team nella giusta direzione. Ecco perché se vuoi sviluppare un'app come Slack o Microsoft Teams, avrai bisogno di una funzione di chiamata.

Condivisione di file

Non tutti i tipi di lavoro includono lo scambio di file e con servizi come Google Docs e Google Sheets può essere sufficiente condividere un link in un messaggio. Tuttavia, l'opzione per rilasciare un file direttamente nella finestra di chat è preziosa per la maggior parte degli utenti. A volte è solo più veloce.

Memoria condivisa

Microsoft Teams consente la collaborazione nei documenti e fornisce un'unità condivisa per l'archiviazione. Slack ha le schede File e Salvati in cui gli utenti possono accedere facilmente a tutto ciò che non è testo normale nei messaggi. Se la tua app deve fornire solo l'accesso ai file o la possibilità di modificare insieme i documenti senza uscire dall'app dipenderà dal tipo di team che utilizzeranno la tua piattaforma di comunicazione e collaborazione.

Condivisione dello schermo

La condivisione dello schermo è davvero preziosa per la collaborazione remota. Per lo più, fa parte di una funzione di videochiamata. La condivisione degli schermi consente ai membri del team di supportare ciò che stanno dicendo con le immagini. In videoconferenza, è possibile condividere le schermate durante la creazione di report e presentazioni. Nelle trattative e negli incontri online con clienti o partner, gli utenti possono condividere diagrammi e grafici a supporto di una dichiarazione. La condivisione dello schermo sarà utile se stai proponendo un progetto agli investitori o se stai segnalando i progressi del progetto.

Assegnazione / @menzioni

L'assegnazione e la menzione delle funzionalità possono essere implementate in modo simile, motivo per cui le abbiamo riunite qui.

• Se desideri sviluppare uno strumento di gestione dei progetti come Trello, dovrai implementare una funzionalità per assegnare attività ai membri del team.
• In Google Documenti, è possibile invitare una persona a controllare un documento @menzionandola in un commento.
• Per un messenger simile a Slack, menzionare un utente in una chat di gruppo attira la loro attenzione e, data la funzionalità aggiuntiva, può essere utilizzato per trovare facilmente messaggi mirati a loro.

Organigramma

Se stai creando software per grandi team o organizzazioni, pensa di aggiungere un organigramma. Ciò aiuterà i nuovi dipendenti a sapere con chi stanno parlando o a trovare le persone con cui devono parlare di determinati problemi. Ad esempio, come scrittore IT, a volte ho bisogno di aiuto da sviluppatori iOS, Android, backend e frontend. Posso usare un organigramma per cercare chi è disponibile dal dipartimento di cui ho bisogno e contattarlo con menzioni o messaggi diretti.

Moderazione dell'amministratore

Quando si tratta di collaborazione aziendale, è necessario un certo controllo su chi si unisce a quali gruppi. È possibile implementare un sistema di autorizzazioni per consentire al management aziendale e ai team leader di aggiungere o rimuovere membri, aggiungere messaggi e altro. La versione più semplice di questa funzione è, come con la maggior parte dei messenger, l'aggiunta di un amministratore e diversi moderatori. Un'altra opzione è configurare diversi amministratori per l'intero account aziendale e un moderatore per ogni chat di gruppo. Ciò renderà più facile il monitoraggio della comunicazione in quanto verrà eseguito da un team di persone anziché da una persona o da chi lo desidera.

Notifiche

Quando sviluppi strumenti di collaborazione per le aziende , ricorda che gli utenti non possono permettersi di perdere i messaggi. Le opzioni di notifica sono un must in qualsiasi strumento di comunicazione, ma in uno orientato al lavoro è una delle caratteristiche più importanti.

Se stai creando un'app mobile, usa le notifiche push. Se stai sviluppando un sito Web collaborativo, utilizza notifiche popup, contatori di messaggi non letti evidenziati in un menu laterale o un'estensione del browser.

integrazioni

La maggior parte delle aziende oggi lavora con vari strumenti software ed è riluttante a passare a qualcosa di completamente diverso.

Il più grande vantaggio di Slack sono probabilmente le sue oltre 800 integrazioni . Gli utenti di Slack possono integrare editor di documenti esterni in Slack. Invece di un calendario interno, ci sono integrazioni con Google Calendar e Outlook Calendar. Slack può essere collegato a Trello, Microsoft 365, Google Drive, Jira e molti, molti altri servizi.

Trello può essere alimentato con Google Drive, Dropbox, Slack, Jira e altri.

Microsoft Teams ha anche una serie di integrazioni, anche se non tante quanto Slack. D'altra parte, Teams è un software per gli utenti di Microsoft 365, il che significa che viene fornito con una serie di app native che le aziende utilizzano da anni, quindi forse non ha bisogno di tante integrazioni.

A seconda della tua idea e del tuo budget, potrebbe essere più conveniente utilizzare le integrazioni invece di sviluppare determinate funzionalità da zero.

Sicurezza

Affari significa denaro e dati commerciali e personali sensibili. Proteggere la tua piattaforma di comunicazione e collaborazione aziendale dagli hacker è essenziale. Quando lavori con una società di outsourcing, discuti quale protezione può implementare il tuo team. La tua piattaforma deve essere protetta da tutte le vulnerabilità note. Messaggi e file devono essere crittografati e dovresti utilizzare l'autenticazione a più fattori.

Backend forte

I server sono la pietra angolare degli strumenti di collaborazione e comunicazione per le aziende. Messaggi e file devono essere archiviati a lungo, accessibili rapidamente, sincronizzati tramite il cloud tra i dispositivi e protetti a fondo.

Costo per creare una piattaforma di collaborazione

Se stai creando un'app simile a Microsoft Teams, probabilmente vorrai iniziare prima con un'app Web o un'app desktop e quindi creare un'app per dispositivi mobili in un secondo momento. Un servizio come Slack, invece, potrebbe essere prima un'app mobile e poi un'app web. Tuttavia, dal momento che stai creando un'app per il lavoro, sia da remoto che in ufficio, è probabile che tu abbia effettivamente bisogno sia di un'applicazione mobile che di un'applicazione web . Ma non è necessario crearli contemporaneamente, ovviamente. Conduci ricerche e sonda il tuo pubblico di destinazione per determinare quale piattaforma è la più importante per i tuoi utenti.

Ecco una serie di specialisti di cui avrai bisogno per un'app web:

• 1 responsabile di progetto
• 1 web designer
• 1 sviluppatore frontend
• 1-2 sviluppatore di backend
• 1-2 specialista in garanzia di qualità

Per un'app mobile, il team sarà simile a questo:

• 1 responsabile di progetto
• 1 progettista UI/UX
• 1 sviluppatore mobile per ogni piattaforma (iOS e Android)
• 1-2 sviluppatore di backend
• 1 specialista in assicurazione qualità

Se scegli sia un'app web che un'app mobile, non avrai bisogno di due project manager; ne basterà uno. Lo stesso vale per gli sviluppatori di backend e i controlli di qualità, poiché lo stesso server può essere utilizzato per applicazioni mobili e web e i controlli di qualità possono testare sia le app web che quelle mobili. Tuttavia, il test per diverse piattaforme richiederà più tempo, quindi potresti voler assumere un altro QA per poter avviare la tua app più velocemente. Di solito, ci vuole più tempo per testare le app Android.

Il costo per realizzare solo un sito Web di collaborazione sarà il più basso, circa $ 55.440 e il lancio di un sito Web di solito richiede il minor tempo possibile: aspettati dai due ai quattro mesi.

Il costo per realizzare un'app di collaborazione come Microsoft Teams per una piattaforma mobile sarà superiore al costo per realizzare un'app Web: circa $ 61.600 e da cinque mesi a un anno di sviluppo a seconda della complessità e del numero di funzionalità.

Secondo una ricerca di Buffer nel 2019, il lavoro a distanza è qui per restare, anche quando il mondo si riprenderà dalla pandemia. Le persone si stanno abituando rapidamente ai suoi vantaggi. Quindi ora è il momento di investire in software di collaborazione.

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