Come creare un piano operativo che utilizzerai effettivamente

Probabilmente hai un piano aziendale per aiutarti a creare un sistema di crescita e offrire una prospettiva finanziaria per il futuro. Un business plan è spesso necessario se vuoi attirare investitori o richiedere finanziamenti.

Potresti anche avere un piano strategico che traccia la tua direzione per i prossimi anni. Ma che dire di un piano operativo?

Un piano operativo è come un manuale di istruzioni che spiega come realizzerai il tuo piano strategico. Include:

• Un elenco di attività e processi all'interno della tua azienda
• Una spiegazione dettagliata dei ruoli e delle responsabilità per te e i tuoi dipendenti
• Una sequenza temporale per completare i tuoi obiettivi strategici

La differenza tra piani operativi e piani strategici

Sebbene sia facile confondere i piani strategici e operativi, questi funzionano di pari passo e offrono diversi vantaggi. Per esempio:

• Un piano strategico definisce gli obiettivi di un'organizzazione, mentre un piano operativo delinea ciò che è necessario fare per raggiungere tali obiettivi. Per creare un piano operativo, è necessario prima disporre di un piano strategico.
• Un piano strategico è a livello di organizzazione, mentre un piano operativo è dipartimentale. Vari dipartimenti hanno funzioni uniche per il raggiungimento degli obiettivi organizzativi. Ad esempio, supponiamo che il piano strategico sia quello di aumentare le entrate del 10%. In tal caso, il piano operativo del dipartimento finanziario può comportare il calcolo dei margini di profitto, mentre il dipartimento marketing esegue campagne per aumentare le vendite.
• Un piano strategico copre un periodo prestabilito, di solito cinque o 10 anni. Al contrario, un piano operativo dettaglia le azioni per eseguire tale strategia in scadenze settimanali, mensili, trimestrali o annuali. Ad esempio, il piano del reparto marketing potrebbe includere un programma di pubblicazione settimanale per i social media e una revisione mensile delle metriche di coinvolgimento.

In che modo un piano operativo aiuta le startup a sopravvivere e a muoversi più velocemente

Un piano può sembrare una riflessione inutile sul futuro: stai solo creando un altro documento che si perde in Dropbox o Google Drive. Ma questo è più un segno di un cattivo piano che una critica alla pianificazione.

Le startup potrebbero pensare di essere troppo piccole per aver bisogno di un piano operativo e alcune giustificano una pianificazione limitata o assente come "agilità". Eppure la mancanza di pianificazione è tra i principali motivi per cui le startup falliscono, secondo University Lab Partners, un progetto di ricerca indipendente formato in collaborazione con l'Università della California, Irvine.

Senza un piano, gli imprenditori devono riconsiderare e ridefinire le priorità degli sforzi dell'azienda ogni giorno. Per lo meno, è dispendioso in termini di tempo; molto spesso, porta a sforzi incoerenti e persino in competizione, trasformando un percorso rettilineo verso obiettivi strategici in una linea ondulata e ad anello.

Un piano operativo può anche migliorare il lavoro di squadra delineando chiaramente le responsabilità e, di conseguenza, la responsabilità. Ogni membro del team comprende meglio il proprio ruolo e cosa ci si aspetta da lui. Ognuno può fare la propria parte e ogni parte lavora verso gli obiettivi strategici.

Un piano operativo aiuta anche a identificare le informazioni nascoste da altre aree dell'azienda. Ad esempio, un obiettivo strategico per aumentare i margini di profitto potrebbe, nel piano operativo, chiedere al team di marketing di aumentare la consapevolezza per i prodotti più redditizi. Tale richiesta funge da incentivo naturale per la collaborazione con i team di vendita o di dati, che possiedono i dati sui margini per l'inventario dei prodotti.

Infine, un piano operativo può migliorare la produttività. I dipendenti possono lavorare più velocemente perché sanno esattamente cosa fare. Le attività che non sono all'altezza degli obiettivi operativi e strategici possono scivolare via.

Uno studio Gallup ha rilevato che la chiarezza delle aspettative è una delle esigenze più basilari dei dipendenti ed è vitale per le prestazioni. Tuttavia, come ha rilevato un altro sondaggio Gallup, solo circa la metà dei dipendenti sa cosa ci si aspetta da loro sul lavoro. Un piano operativo ben scritto traduce in iscritto obiettivi e aspettative.

Come scrivere un piano operativo che valga la pena

Per creare un piano operativo, è necessario innanzitutto un piano strategico per identificare gli obiettivi e le tempistiche dell'organizzazione. Ogni progetto e attività nel piano operativo si ricollega al "perché" del piano operativo.

Ad esempio, se l'obiettivo strategico è aumentare il fatturato annuo del 40% in due anni, ci sono molti progetti, elementi del piano operativo, che potrebbero portarti lì. Come decidi quali progetti perseguire?

• Guarda i tuoi dati. Dove sono le maggiori opportunità?
• Parla con la tua squadra. Quali ragioni generano il maggior numero di no per le vendite o causano il maggior numero di grattacapi per l'assistenza clienti?
• Leggi il tuo settore. Dove gli studi di settore suggeriscono che le aziende lasciano più soldi sul tavolo? Ad esempio, quasi il 70% dei carrelli degli acquisti di e-commerce viene abbandonato e le e-mail del carrello abbandonate hanno percentuali di apertura e di clic impressionanti.

Puoi identificare una serie diversificata di potenziali progetti per aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi strategici, come ad esempio:

• Esecuzione di una campagna di social media marketing
• Pubblicazione di una risorsa scaricabile per incoraggiare le iscrizioni e-mail
• Implementazione di un programma di riferimento per i clienti esistenti
• Partecipazione a una fiera del settore

Assegna priorità ai progetti in base al loro probabile impatto sul tuo obiettivo strategico, quindi assegna le responsabilità ai membri del team, suddividendo il progetto in attività attuabili.

In questa fase, identifica (o chiedi!) se i dipendenti necessitano di risorse aggiuntive. Ad esempio, la persona che esegue la campagna social avrà bisogno di una piattaforma di automazione per pianificare i post in anticipo o visualizzare le statistiche di riepilogo sul coinvolgimento dei post?

Suddividi ogni risultato in singole attività e assegna scadenze. Ad esempio, per creare una campagna sui social media, la ripartizione potrebbe essere simile a questa:

• Il direttore vendite identifica i prodotti o servizi da promuovere.
• Il contabile fornisce un budget per la campagna.
• Il direttore marketing scrive un brief creativo per stabilire le linee guida per la messaggistica e assegna ai membri del team l'esecuzione delle risorse creative.
• Il copywriter scrive tre versioni di copy per testare il coinvolgimento.
• Il grafico crea asset grafici per la campagna.

Se sei un piccolo imprenditore, puoi gestire tutti questi ruoli e responsabilità. Oppure, se hai solo pochi dipendenti, una persona può occuparsi di più funzioni. Il lavoro importante è scomporre e assegnare i compiti.

Quando si tratta di fissare scadenze realistiche, è utile ottenere il contributo dei dipendenti, soprattutto se una persona sta lavorando su più progetti o più parti dello stesso progetto. Ma fai attenzione a non dare troppo tempo ai dipendenti. Le persone tendono a procrastinare quando hanno scadenze lunghe e la legge di Parkinson suggerisce che "il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento".

Mancheranno le scadenze. Ma avere una scadenza significa che saprai non appena un'attività non riesce a finire in tempo, così puoi risolvere il problema e rimettere in sesto il progetto più grande. Un progetto suddiviso in attività con scadenze è un buon segno che hai un solido piano operativo.

Come fai a sapere se il tuo piano operativo sta funzionando?

Una volta che il tuo piano operativo è a posto, devi tracciare l' impatto dei tuoi sforzi, a livello granulare. Ad esempio, se il tuo obiettivo strategico è far crescere la tua base di clienti e il tuo piano operativo include una campagna di email marketing, alcuni KPI possono aiutare a misurare il successo:

• Tasso di apertura delle email, che riflette principalmente la forza della riga dell'oggetto
• Percentuale di clic, che valuta l'efficacia della copia e dell'offerta
• Tasso di conversione della pagina di destinazione, che misura la pertinenza della pagina di destinazione

Mettere insieme tutto, dal piano strategico al piano operativo, ai risultati, alle attività e alle misurazioni può sembrare scoraggiante. Alcuni framework, come obiettivi e risultati chiave, o OKR, possono essere d'aiuto.

Con gli OKR, gli obiettivi sono gli obiettivi che la tua azienda vuole raggiungere e i risultati chiave sono il modo in cui misuri i progressi verso tali obiettivi. Puoi avere OKR a livello aziendale, dipartimentale e individuale, tutti annidati l'uno nell'altro, che aiutano a collegare il lavoro dei dipendenti agli obiettivi generali.

Uno sguardo al passato per valutare il tuo piano operativo e perfezionare quello successivo

Una volta completato un progetto, pianifica un incontro post mortem. Durante l'incontro, riepiloga il progetto, rivedi i risultati e determina cosa ha funzionato e cosa non ha funzionato.

Documentare l'esercizio in modo da poter identificare le migliori pratiche e le aree di miglioramento. Hai preso troppo? I compiti non erano abbastanza suddivisi? C'era un bisogno acuto di una risorsa mancante?

Queste informazioni possono aiutarti a costruire un piano operativo migliore la prossima volta. Potrebbe semplicemente rendere più efficiente il processo di pianificazione operativa. Ciò che potrebbe richiedere giorni possono richiedere solo ore una volta che le persone hanno familiarità con il processo.

Il risultato? Un processo che nessuno teme, un piano che tiene tutti sincronizzati e la migliore possibilità possibile di raggiungere obiettivi strategici ambiziosi.

Illustrazione di Sjoerd van Leeuwen