Gestione delle operazioni: funzioni chiave, ruoli e competenze

Che tu sia un'azienda grande o piccola e indipendentemente dal prodotto che produci o dal servizio che fornisci, cerchi sempre di offrire la massima qualità e il massimo valore ai tuoi clienti. Un modo per raggiungere questi obiettivi è attraverso la gestione delle operazioni.

Scopri cos'è la gestione delle operazioni e le sue funzioni chiave. Discuteremo anche dei vari ruoli e competenze necessarie per avere successo in questo campo in crescita. La gestione delle operazioni può essere applicata a qualsiasi settore e ti aiuterà a gestire meglio ogni aspetto della tua attività.

Cos'è la gestione delle operazioni?

La gestione delle operazioni (OM) è il processo di amministrazione delle operazioni aziendali e/o della gestione della produzione al fine di raggiungere obiettivi specifici come una maggiore produttività e una maggiore redditività. Ciò viene fatto creando la massima efficienza possibile in varie operazioni aziendali, come trasformare manodopera e materiali in beni e servizi.

Per fornire tali efficienze, la gestione delle operazioni dovrebbe concentrarsi sul bilanciamento dei costi dell'azienda con le sue entrate in quanto ciò si traduce nel massimo utile operativo netto possibile. Le risorse aziendali, come il personale, i materiali, le attrezzature e la tecnologia, fanno tutte parte del processo di ottimizzazione della gestione delle operazioni.

Le esigenze dei clienti e dei clienti dell'azienda spingono i responsabili delle operazioni ad acquisire, sviluppare e fornire tali beni e servizi. Altre questioni strategiche al centro della gestione delle operazioni includono le dimensioni degli impianti di produzione, le reti informatiche e i metodi di gestione dei progetti, come i livelli di lavoro in corso, l'acquisizione delle materie prime, il controllo di qualità, la movimentazione dei materiali e le politiche di manutenzione.

La gestione della catena di approvvigionamento in relazione alla gestione delle operazioni è fondamentale per il controllo dell'inventario e dei materiali. Per evitare sprechi, i responsabili delle operazioni devono comprendere i processi aziendali e farli confluire meglio. Ciò implica la logistica, la comprensione delle tendenze globali, la domanda dei clienti e le risorse. Pertanto, i responsabili delle operazioni devono instaurare relazioni con fornitori in grado di fornire materiali tempestivi ed economici per consegnare le merci ai clienti più rapidamente.

La gestione di tali risorse per aumentare l'efficienza e ridurre gli sprechi richiede un software di gestione dei progetti. ProjectManager è un pluripremiato software di project management che ti aiuta a gestire le tue risorse in tempo reale. Gestisci le tue risorse umane e aggiungi la loro disponibilità, inclusi PTO e festività globali, per semplificare l'assegnazione del lavoro. Quindi ottieni una visione in tempo reale della loro produttività sul nostro diagramma del carico di lavoro con codice colore. Se il tuo team è sovra-assegnato, riassegna semplicemente il lavoro dal grafico. Il bilanciamento del carico di lavoro aumenta la produttività e migliora il morale, che aumenta anche la produttività. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.

10 funzioni chiave della gestione delle operazioni

La gestione delle operazioni è più di una semplice gestione delle risorse, sebbene faccia parte di un quadro più ampio. Affinché un'azienda migliori le proprie operazioni, deve concentrarsi su ciascuno dei numerosi dipartimenti e su come funzionano. Un responsabile delle operazioni deve esaminare i vari dipartimenti dell'azienda per assicurarsi che funzionino in modo efficiente. Quando tutte le parti lavorano insieme, l'azienda prospera. In generale, puoi suddividere la gestione delle operazioni in 10 funzioni chiave.

1. Finanza e contabilità

Contabilità è tutte le transazioni finanziarie all'interno di una società. Sono necessarie politiche e procedure per cose come le spese, la gestione dei dati e la creazione di rapporti finanziari. Quest'ultimo è uno degli aspetti più importanti della finanza e della contabilità in quanto fornisce i dati che mostrano dove ci sono rifiuti che possono essere rimossi e altri modi per aumentare l'efficienza per gestire l'attività in modo più efficace senza spendere di più.

2. Gestione della catena di approvvigionamento

La gestione della catena di approvvigionamento è il processo di controllo di beni e servizi mentre si spostano dalle materie prime ai prodotti finiti e consegnati. Lo scopo è semplificare il canale per aumentare il valore per i clienti e per l'azienda produttrice per realizzare un profitto e ottenere un vantaggio competitivo sul mercato. I responsabili delle operazioni desiderano gestire questo processo per adempiere ai propri obblighi nei confronti dell'azienda.

3. Gestione della produzione

La produzione trasforma le risorse in beni e servizi. Pertanto, la gestione della produzione riguarda il controllo delle attività coinvolte nella realizzazione di tali prodotti. Ciò comporta la pianificazione, il coordinamento, il monitoraggio, l'amministrazione e il giudizio sulla qualità degli input e dell'output del processo produttivo. Il responsabile delle operazioni è responsabile di tutte le operazioni industriali, come la qualità, la spesa e la quantità della produzione.

4. Gestione dell'inventario

Un altro aspetto della gestione delle operazioni è l'inventario. I responsabili delle operazioni devono identificare quali e quante scorte devono ordinare per un prodotto e quando ne hanno bisogno. Ciò comporta la possibilità di tenere traccia dell'inventario dal punto di acquisto e attraverso il ciclo di produzione. Un responsabile delle operazioni tiene traccia delle tendenze nel business per garantire che l'azienda disponga di scorte sufficienti per evadere i suoi ordini, ma non troppo da occupare spazio prezioso nel magazzino. Deve anche esserci un modo per avvisare le operazioni quando le scorte sono basse e devono essere riordinate.

5. Gestione della qualità

Garantire la qualità del prodotto o del servizio prodotto nell'azienda rientra anche nell'ambito della gestione della qualità. La gestione della qualità riguarda la revisione dei compiti e delle attività di produzione per assicurarsi che soddisfino le aspettative di qualità che sono state fissate. Pertanto, i responsabili delle operazioni escogitano una politica della qualità e la creazione e l'attuazione della pianificazione e della garanzia della qualità. Sono anche responsabili del controllo di qualità e dei miglioramenti della qualità.

6. Previsioni aziendali

I responsabili delle operazioni fanno parte della pianificazione della produzione di beni e servizi fornendo analisi predittive che aiutano le aziende a risparmiare risorse e ridurre le spese. Per fare ciò usano le previsioni aziendali, che stanno facendo ipotesi informate sulla base di determinate metriche aziendali. Questi includono la crescita delle vendite e le previsioni per l'economia. Più accurate sono queste previsioni aziendali, migliori sono gli aggiustamenti che un'azienda può apportare per ottimizzare le sue strategie e modificare le sue operazioni correnti per trarre vantaggio da ciò che verrà.

7. Pianificazione strategica

In effetti, la pianificazione strategica è una parte importante della gestione delle operazioni. Questo perché la pianificazione strategica è il modo in cui i leader di un'organizzazione capiscono quale sarà la loro visione per il futuro. Usano quella visione per definire gli scopi e gli obiettivi dell'azienda. Questi traguardi e obiettivi saranno una stella polare che l'azienda ei suoi dipendenti seguiranno attraverso la pianificazione che esce dalla strategia.

8. Gestione dei processi aziendali

I processi aziendali, spesso chiamati processi operativi, sono attività fondamentali per un'azienda che aggiunge valore e rimane competitiva sul mercato. Queste attività collegate terminano con un servizio o un prodotto, quindi sono collegate a quasi tutto ciò che un responsabile delle operazioni è responsabile della supervisione.

9. Progettazione del prodotto

La progettazione del prodotto è una parte molto importante della gestione delle operazioni poiché i responsabili delle operazioni si occupano di raggiungere un'elevata soddisfazione del consumatore. Il design è fondamentale per attrarre il cliente dalla miriade di scelte a cui è esposto. Il tuo prodotto deve avere qualcosa che gli dia un vantaggio competitivo.

10. Gestione delle risorse umane

Le risorse umane sono il reclutamento, l'assunzione, il dispiegamento e la gestione dei dipendenti di un'azienda. Mentre storicamente, le risorse umane e la gestione delle operazioni sono state separate, c'è una sovrapposizione amministrativa, come il libro paga e altri problemi di amministrazione. Le operazioni spiegano e moderano gli effetti delle attività delle risorse umane. Oltre alla retribuzione, ci sono formazione, comunicazione e personale.

Ruoli chiave della gestione delle operazioni

La gestione delle operazioni include la gestione dei processi logistici e dell'intera catena di approvvigionamento, la supervisione della produzione e la garanzia della qualità, la creazione e la costruzione di relazioni con i fornitori, nonché l'ordinazione, lo stoccaggio e la gestione dei materiali. Pertanto, ci sono spesso diversi ruoli di gestione delle operazioni. Ne abbiamo evidenziati alcuni di seguito.

Responsabile delle operazioni

In generale, un responsabile delle operazioni è responsabile di tutte le attività relative alla produzione di qualsiasi bene o servizio prodotto da un'azienda. Questa è una posizione di livello più alto che si occupa di formulare strategie, migliorare le prestazioni, procurarsi materiali e altre risorse e garantire la conformità.

Responsabile acquisti

Un responsabile degli acquisti è il capo di un team che lavora per procurarsi i materiali necessari per la produzione di un servizio o prodotto che l'azienda produce. Il loro compito è ottenere i migliori materiali di qualità ai prezzi più bassi. Valutano anche i fornitori, negoziano contratti e controllano la qualità del prodotto.

Manager di produzione

Un direttore di produzione sovrintende al processo di produzione, coordina tutte le attività correlate e garantisce che ci siano risorse sufficienti a portata di mano quando sono necessarie. Alcune responsabilità che rientrano in questa posizione di gestione delle operazioni includono la pianificazione degli orari dei lavoratori, la stima dei costi e la preparazione dei budget per assicurarsi che il flusso di lavoro rispetti le scadenze richieste.

Manager delle Risorse Umane

I responsabili delle risorse umane (HR) pianificano, coordinano e dirigono le funzioni amministrative di un'azienda. Ciò include i processi di assunzione e l'onboarding di nuovi dipendenti. Fungono anche da collegamento tra la direzione dell'azienda ei suoi dipendenti. Consiglieranno i dirigenti nella pianificazione strategica in relazione al personale.

Capacità di gestione delle operazioni

La gestione delle operazioni è una parte fondamentale della gestione di qualsiasi attività commerciale di successo. A causa dell'ampia gamma di responsabilità che gravano sulle spalle di un responsabile delle operazioni, richiedono un'ampia gamma di competenze. Queste competenze devono supportare le strategie dell'azienda e migliorare l'efficienza, il che significa che i responsabili delle operazioni hanno bisogno di competenze sia hard che soft. Devono avere il know-how tecnico e possono lavorare bene in un ambiente di squadra. Di seguito sono riportate alcune delle competenze richieste per una solida gestione delle operazioni.

• Essere in grado di riconoscere e soddisfare le esigenze del cliente
• Gestione di ogni membro del team
• Lavorare secondo una serie di standard
• Comprendere l'automazione, l'immissione di dati e il software
• Competenza nel trattamento dei dati
• Saper sviluppare nuovi prodotti
• Applicazione della valutazione del rischio
• Strategia di pianificazione
• Amministrare il bilancio
• Prendere decisioni rapide
• Risolvere problemi
• Comunicazione forte
• Essere ben organizzati
• Gestire il tempo
• Eccellere nel lavoro di squadra e nella collaborazione
• Essere un leader
• Flessibilità
• Pensare in modo critico
• Monitoraggio delle prestazioni

ProjectManager aiuta con la gestione delle operazioni

Per un lavoro onnicomprensivo come la gestione delle operazioni, è necessario un software dotato di un'ampia gamma di funzionalità in grado di toccare tutte queste discipline disparate. ProjectManager è un software pluripremiato che aiuta i responsabili delle operazioni a pianificare, gestire e tenere traccia del proprio lavoro in tempo reale. Possono condividere file, commentare e rilevare problemi e risolverli rapidamente. Esistono attività di automazione e ricorrenti per semplificare i processi e ridurre gli sprechi aumentando la produttività.

Pianifica su robusti diagrammi di Gantt

Prima di poter automatizzare i flussi di lavoro, devi avere un piano. I nostri diagrammi di Gantt semplificano l'organizzazione delle tue attività, collegano tutti e quattro i tipi di dipendenze delle attività e quindi impostano una linea di base per acquisire quel piano e confrontarlo con i tuoi progressi effettivi. Puoi vedere dove ti trovi in ​​tempo reale e se sei in ritardo riallocare le risorse per tornare nei tempi previsti. I responsabili delle operazioni possono anche tenere traccia delle risorse e dei costi per rispettare il budget.

Tieni traccia dei progressi e delle prestazioni su dashboard in tempo reale

La pianificazione è solo una parte della gestione delle operazioni. Tali piani devono essere monitorati. Dopo aver impostato una linea di base nel diagramma di Gantt, puoi monitorare i tuoi progressi e le prestazioni in tutte le visualizzazioni del progetto. Ma per ottenere una visione di alto livello delle metriche del progetto, ti consigliamo di passare alla dashboard live. Non c'è nessuna configurazione che richiede tempo come con altre soluzioni software leggere. Siamo pronti quando lo sei tu con grafici e diagrammi di facile lettura che ti forniscono dati in tempo reale su carico di lavoro, tempo, costi e altro ancora.

Se desideri maggiori dettagli rispetto a quelli che una dashboard può fornire, è facile generare uno dei numerosi report semplicemente premendo un tasto. Ogni rapporto, che sia il rapporto sullo stato, il rapporto sul portfolio, la varianza o altro, può essere filtrato per mostrare solo le informazioni che desideri vedere. È anche facile condividere report con i dirigenti per tenerli aggiornati.

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