Organizzazione di team di posta elettronica: strutture di team centralizzate e decentralizzate

Sei destinato ad avere dei problemi di crescita quando espandi il tuo programma di email marketing. Quando la tua azienda cresce, così sempre più team si rivolgono a te per ricevere supporto via email e ti viene chiesto di fornire un numero crescente di campagne, anche il tuo team di posta elettronica crescerà. Ma come strutturate il vostro team per il successo a lungo termine?

Decidere come organizzare il team nel grande schema della tua azienda e di tutti i suoi segmenti è una decisione importante e può influenzare il tuo processo per gli anni a venire.

Le due principali strutture del team di posta elettronica tra cui dovrai scegliere sono centralizzate rispetto a decentralizzate. ma cosa significa quello esattamente?

I team centralizzati sono un gruppo centrale con un fronte unito che serve più funzioni aziendali, aree geografiche o prodotti.

I team decentralizzati adottano una strategia divide et impera, con paesi o prodotti diversi che creano team separati e campagne uniche.

Ma come fai a sapere quale struttura del team è quella giusta per il tuo marchio?

Pro e contro di un team di posta elettronica centralizzato

Uno dei principali vantaggi di un'organizzazione di posta elettronica centralizzata è praticamente nel nome. Quando tutta la strategia, la scrittura e la progettazione provengono dallo stesso gruppo, si ottengono campagne più coese tra i segmenti. Se eseguita correttamente, un'organizzazione di posta elettronica centralizzata può anche essere una macchina ben oliata, creando un processo ripetibile che utilizza i punti di forza dei diversi membri del team.

D'altra parte, i team centralizzati possono diventare troppo grandi. Mantenere i membri del team all'interno di una specifica linea di lavoro può ostacolare la creatività e la sperimentazione. Più persone sono coinvolte nel processo di una singola email, più tempo può richiedere il processo. Il 23% dei professionisti del marketing ritiene che il processo di approvazione della posta elettronica sia troppo oneroso a causa del numero di persone coinvolte. In media, i professionisti del marketing trascorrono 3,9 ore a gestire le revisioni e-mail e ad assicurarsi l'approvazione.

Pro e contro di un team di posta elettronica decentralizzato

Poiché le organizzazioni di marketing decentralizzate sono suddivise in unità più piccole, i team possono essere più agili e più concentrati sulle esigenze dei loro clienti unici. Le campagne in tutto il mondo o tra diversi segmenti di clienti risulteranno più rilevanti per l'utente finale quando i dipendenti decentralizzati avranno il potere di prendere decisioni. Gruppi più piccoli significano anche che le approvazioni possono avvenire più velocemente e le organizzazioni hanno maggiori probabilità di essere in grado di testare A/B nuove idee .

Mentre i team decentralizzati possono fornire e-mail iper-rilevanti agli abbonati, c'è la possibilità che l'azienda e il marchio nel suo insieme diventino frammentati. Gli standard per la messaggistica, il branding e la strategia possono essere più difficili da applicare quando si hanno team che operano in modo indipendente e ciò comporta il rischio di un'esperienza degli abbonati incoerente.

Quale struttura del team di posta elettronica dovresti scegliere?

Sia i team di posta elettronica centralizzati che quelli decentralizzati presentano vantaggi e svantaggi, quindi come fai a sapere qual è il migliore? Frustrante, la risposta è "dipende". Fortunatamente, abbiamo dati per aiutarti a prendere la decisione.

Abbiamo intervistato esperti di marketing presso aziende di tutte le dimensioni su come sono organizzati i loro team. In generale, le aziende di tutto il mondo preferiscono una struttura centralizzata, con il 67% che utilizza questo metodo. I team di posta elettronica decentralizzati costituiscono l'altro 33%.

Ecco alcuni altri approfondimenti che abbiamo trovato:

Se la tua azienda è piccola, scegli la centralizzata

Un incredibile 86% delle aziende con meno di 100 dipendenti optano per un team di posta elettronica centralizzato. Ciò ha senso perché probabilmente non ci sono abbastanza dipendenti di posta elettronica in quella fase per diffonderli in molti segmenti diversi. Quando ci sono meno di 100 dipendenti in totale nell'azienda, è anche probabile che l'intero team di posta elettronica sia in grado di lavorare abbastanza rapidamente.

Le aziende di medie dimensioni hanno opzioni

Qual è il "punto di rottura" in cui un team centralizzato diventa troppo grande per essere gestito come un'unica unità? Secondo la nostra ricerca, avere un team centralizzato non è sfuggito alla maggioranza fino a quando non si arriva ad aziende con 10.000 o più dipendenti. Tuttavia, la struttura del team era meno chiara con le aziende di medie dimensioni.

I team centralizzati sono ancora preferiti dalle aziende con 500-999 e 1.000-1.999 dipendenti, con rispettivamente il 65% e il 63% delle organizzazioni che tengono tutto insieme. Ma questa gamma di dimensioni aziendali è il punto in cui i dati iniziano a orientarsi verso il decentramento.

Se un'azienda di medie dimensioni dovrebbe optare per una struttura del team di posta elettronica centralizzata o decentralizzata dipende in larga misura da come è organizzata la tua attività. La tua intera organizzazione serve una base di clienti simile? In tal caso, un'organizzazione di marketing centralizzata può aiutare a mantenere coerente l'esperienza dell'abbonato. Tuttavia, se disponi di unità aziendali forti e distintive che servono mercati, segmenti di clienti o geolocalizzazione unici, un'organizzazione decentralizzata può aiutare il tuo team di posta elettronica ad essere più vicino al proprio pubblico e a fornire campagne più pertinenti.

Il decentralizzato regna sovrano nelle grandi aziende

Non sorprende che le aziende con 10.000 o più dipendenti scelgano per la maggior parte del tempo team di marketing decentralizzati. Il raggruppamento delle organizzazioni di posta elettronica per area geografica è il metodo di decentralizzazione più popolare, con il 20% delle più grandi aziende che lo scelgono.

Avere diversi e-mail marketer che possiedono prodotti o servizi diversi all'interno di un'azienda è un'altra scelta per i team di grandi dimensioni. Il 12% delle aziende con 2.000-9.999 dipendenti sceglie questo metodo e il 17% delle aziende con più di 10.000 dipendenti fa lo stesso. Un altro modo in cui le mega-aziende suddividono la posta elettronica include per divisione, come B2B e B2C, che è segnalato dal 9% delle aziende.

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Il 33% dei team di posta elettronica prevede di spendere di più per il personale nel prossimo anno e dovrà decidere come organizzare questi nuovi dipendenti. Quando decidi cosa è meglio per la tua organizzazione, considera le dimensioni, la struttura e la strategia della tua azienda . Le chiare distinzioni tra linee di prodotti, categorie di clienti o paesi si prestano a team decentralizzati. Man mano che l'azienda cresce, aumenta anche la probabilità che un team centralizzato sia troppo grande per essere gestito in modo efficiente. Per i team di aziende più piccole che desiderano restare con un team di posta elettronica centralizzato, è necessario rivedere il processo di approvazione della posta elettronica per verificarne la velocità.

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