Report sulle prestazioni per i progetti: una guida rapida

Per un progetto di successo, è necessario un quadro generale delle informazioni sulle prestazioni lavorative (WPI). Il reporting delle prestazioni fornisce tali informazioni contestualizzando i dati di misurazione delle prestazioni, garanzia della qualità e responsabilità.

I rapporti sulle prestazioni (come un rapporto sullo stato del progetto) non si limitano a mostrare indicatori chiave di prestazione. Possono anche indicare dove c'è spazio per migliorare e identificare i rischi del progetto. Il software di gestione dei progetti può aiutare in questo reporting, ma prima osserviamo in modo più approfondito il reporting sulle prestazioni del progetto.

Che cos'è il rapporto sulle prestazioni?

La rendicontazione delle prestazioni è il processo di documentazione e definizione dei progetti, prodotti o servizi che un'azienda realizza e della misurazione del suo successo con un sistema di rendicontazione che copre l'ambito, i costi, la garanzia della qualità e la pianificazione. I rapporti sulle prestazioni vengono utilizzati per determinare le prestazioni dell'azienda e se sta raggiungendo i suoi obiettivi.

Per farlo, raccogli i dati da un lavoro specifico e li analizzi. Una volta completata l'analisi, è possibile fornire suggerimenti per migliorare il processo decisionale nei processi aziendali.

Esistono diversi obiettivi per il reporting delle prestazioni. Ad esempio, un rapporto sulle prestazioni può concentrarsi su un progetto o un membro del team, ma può anche estendersi all'intera azienda. I rapporti sul rendimento tendono a condividere questi punti dati comuni:

• Obiettivi e obiettivi aziendali
• Visione quinquennale
• Indicatori chiave di prestazione (KPI)
• Frequenza di misurazione KPI
• Sorgente dei dati da monitorare

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Perché i rapporti sul rendimento sono importanti?

I rapporti sulle prestazioni forniscono una panoramica delle prestazioni di un'azienda e ti consentono di tenere traccia delle tue attività e delineare i tuoi punti di forza e di debolezza.

Un rapporto sulle prestazioni può anche essere utilizzato per confrontare le tue prestazioni rispetto ai tuoi concorrenti. Questo ti consente di sapere dove sei all'altezza e potrebbe aumentare il tuo vantaggio competitivo. Ma i rapporti sulle prestazioni possono anche monitorare la tua forza lavoro.

I rapporti sulle prestazioni ti consentono di creare rapporti annuali e rimanere conforme se la tua azienda è regolata da codici e regole di settore. Ma la maggior parte delle aziende lo utilizza per migliorare le proprie prestazioni aziendali e per creare una comunicazione chiara ed efficace.

È possibile eseguire e organizzare i dati raccolti in modo più efficace utilizzando il software di gestione dei progetti. ProjectManager raccoglie dati in tempo reale per rendere i rapporti più accurati. La dashboard live calcola automaticamente questi dati e li visualizza in grafici e grafici di facile lettura che mostrano le metriche del progetto come tempo, varianza e altro. Non è necessaria alcuna configurazione. ProjectManager ti fornisce un rapporto istantaneo sulle prestazioni. Provalo gratuitamente oggi!

Come implementare i rapporti sulle prestazioni

I rapporti sulle prestazioni possono variare da azienda a azienda. Tuttavia, in generale, il processo seguirà passaggi simili. Utilizza questi suggerimenti per creare il tuo rapporto sul rendimento:

1. Conosci il tuo pubblico: chi è il tuo pubblico di destinazione per il rapporto? Sebbene i dirigenti siano le persone più probabili a cui consegnerai i rapporti, ciò avrà anche un impatto sui dipendenti dell'azienda. A seconda di chi è il rapporto sul rendimento, definisci se è generale o specifico in modo che possa essere utile per loro.
2. Definisci gli obiettivi: il passaggio successivo è sapere cosa vuoi che faccia il rapporto sul rendimento. Qual è la dichiarazione di intenti per la tua azienda o gli obiettivi e gli obiettivi del progetto? Ciò ti consente di valutare e misurare le tue prestazioni per vedere se stai raggiungendo tali obiettivi.
3. Scrivi un riepilogo esecutivo: il rapporto sulla performance conterrà molti dati, motivo per cui vuoi iniziare con un riepilogo esecutivo che offra al lettore una breve panoramica dei dettagli. Questa sinossi è importante perché offre una sintesi chiara e concisa dei fatti.
4. Condividi una valutazione delle prestazioni: qui descrivi in ​​dettaglio le parti dell'attività o del progetto che stai valutando. Ciò può includere la situazione finanziaria dell'azienda o del progetto, confronti di settore e dati quantitativi non finanziari.
5. Rendilo visivo: niente fa addormentare le persone più velocemente di una lapide di testo. L'aggiunta di elementi visivi non solo abbellisce la pagina, ma fornisce anche dati facilmente digeribili che possono essere compresi a colpo d'occhio.
6. Non dimenticare di provarlo: errori di ortografia, errori grammaticali o altri errori di battitura diminuiranno l'impatto del rapporto e sembreranno poco professionali. È meglio che un'altra persona lo rilevi, poiché è più probabile che rilevi piccoli errori.

Tipi di rapporti

Utilizzare un rapporto sulle prestazioni per confrontare il progetto effettivo con il piano. Puoi farlo per vari punti dati. I sei tipi comuni di rapporti sulle prestazioni includono quanto segue:

• Rapporto sullo stato del progetto: acquisisce lo stato del progetto in quel momento del suo ciclo di vita. Un rapporto sullo stato è un'istantanea dell'ambito attuale, del tempo, dei costi e della qualità del progetto.
• Rapporto sullo stato di avanzamento: rileva ciò che è stato completato nel progetto dall'ultimo rapporto sullo stato di avanzamento.
• Rapporto di previsione: stima ciò che dovrebbe accadere in un progetto, come le prestazioni future e lo stato previsto del progetto in quel momento. Viene utilizzato per un migliore utilizzo delle risorse.
• Rapporto di tendenza: confronta le prestazioni del progetto con lo stesso periodo nel rapporto precedente. Questo può essere fatto mensilmente, trimestralmente, semestralmente o annualmente.
• Rapporto varianza: traccia la differenza tra l'avanzamento effettivo e quello pianificato di un progetto.
• Rapporto sull'Earned Value: integra l'ambito, la pianificazione e le prestazioni dei costi utilizzando le tecniche di gestione dell'Earned Value. Questo rapporto è spesso parte del rapporto sullo stato del progetto.

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Come analizzare e agire sui rapporti sulle prestazioni

Dopo aver impostato i rapporti sulle prestazioni per la tua organizzazione o progetto, il passaggio successivo consiste nell'analisi di tali rapporti e nell'azione. I manager tendono ad essere quelli che hanno il compito di questo lavoro, anche se spesso viene affidato in outsourcing ad analisti specializzati che comprendono la business intelligence.

I dati che devi analizzare potrebbero essere quantitativi, come i risultati di vendita e di marketing, o qualitativi, come le risposte che ottieni ai sondaggi sui clienti. Qualunque sia il tipo di dati che stai analizzando, hai bisogno di una struttura per dettagliare il processo, iniziando con la definizione degli obiettivi e terminando con un piano d'azione.

È importante determinare una durata per l'analisi, che si tratti di un rapporto mensile, trimestrale o annuale sul progetto o sull'azienda. Questo lasso di tempo dovrebbe essere abbastanza lungo per poter identificare le tendenze nei dati. È utile disporre di report in grado di filtrare i dati che non riguardano l'analisi.

Quando esamini i dati, cerca ciò che è correlato all'obiettivo della tua analisi. Successivamente, identifica e documenta le tendenze che vedi, in particolare ciò che è più importante e si allinea con i tuoi obiettivi di analisi. Quindi, vorrai riassumere i risultati e sviluppare un piano d'azione per aiutarti a migliorare le tue prestazioni.

Come Diffondere le Informazioni

Dopo aver svolto tutto il lavoro di reportistica e analisi delle prestazioni, è necessario trasmettere tali informazioni.

Le segnalazioni devono essere rese pubbliche. Gli stakeholder saranno ovviamente interessati a ciò che il rapporto sulla performance ha rivelato. Ma per apportare i miglioramenti necessari a cui i dati ti portano, anche il tuo team deve essere informato.

I risultati dell'analisi dei rapporti sulle prestazioni dovrebbero essere adattati al tuo pubblico. Che si tratti di un promemoria, di un'e-mail o anche di un rapporto sul rapporto, devi decidere il miglior veicolo per fornire i dati al tuo pubblico. Per attuare meglio il tuo piano d'azione, potresti anche voler convocare una riunione.

In che modo ProjectManager aiuta con i rapporti sulle prestazioni

ProjectManager è un software basato su cloud che tiene traccia dello stato di avanzamento del tuo progetto in tempo reale. ProjectManager ti aiuta a organizzare attività e risorse per pianificare il tuo progetto. Dispone inoltre di funzionalità per misurare le prestazioni e condividere tali informazioni con le parti interessate e il team per favorire i miglioramenti.

Crea pianificazioni di progetto su diagrammi di Gantt

Prima di poter misurare le prestazioni, è necessario impostare una linea di base. Quando crei una pianificazione del progetto, il diagramma di Gantt di ProjectManager ti consente di collegare le dipendenze, filtrare il percorso critico e impostare una linea di base. Il Gantt ti consentirà di verificare lo sforzo pianificato rispetto a quello effettivo e di creare report per misurare la varianza del progetto.

Tieni traccia del tempo con precisione sui fogli presenze

Se stai misurando le prestazioni dei singoli membri del team, le schede attività sicure di ProjectManager ti forniscono dati su quanto tempo impiegano a completare le loro attività. I fogli presenze possono anche compilare automaticamente gli incarichi ripetuti e semplificare ulteriormente il processo di gestione delle retribuzioni, bloccando i fogli presenze una volta inviati per una maggiore sicurezza.

Crea rapporti sulle prestazioni in pochi secondi

ProjectManager è anche tutto ciò di cui hai bisogno per creare rapporti sulle prestazioni. È possibile generare report sullo stato e sul portfolio, piani di progetto, attività, schede attività, disponibilità, carico di lavoro e varianza. Tutti i nostri report sono personalizzabili, filtrano per visualizzare solo i dati desiderati e possono essere salvati in formato PDF, Excel o CSV per aiutarti ad analizzare e condividere i risultati con le parti interessate e il team.

ProjectManager è un software pluripremiato che pianifica, monitora e segnala le prestazioni del progetto. Gli strumenti di gestione delle risorse consentono ai team di lavorare a pieno regime e con le nostre visualizzazioni multiple del progetto possono lavorare come vogliono. Mantieni i team produttivi e i progetti in pista, indipendentemente da dove e quando con ProjectManager. Prova ProjectManager oggi gratuitamente!