Una guida per creare il calendario delle pubbliche relazioni 2023 perfetto
Pubblicato: 2022-12-31
Importanza del calendario delle pubbliche relazioni
Cos'è un calendario PR?
Un calendario di pubbliche relazioni è un calendario o un piano di progetto che mappa tutti i componenti chiave necessari per presentare e garantire la copertura delle pubbliche relazioni o dei media. Può anche mapparli in relazione ad altre importanti campagne di marketing ed eventi aziendali, in modo da poter vedere come il tuo programma di pubbliche relazioni si allinea con il resto del piano aziendale. Una nota importante sul tuo calendario PR è che non è solo un calendario di date di pubblicazione o scadenze finali. In realtà suddivide le diverse fasi del processo e tutte le attività ad esse associate in una sequenza temporale gestibile. Tutte le scadenze minori, le riunioni e gli appuntamenti relativi alla campagna e le richieste di risorse da parte del team di progettazione e preventivi da parte dei dirigenti. Tutte le cose da fare a cui puoi pensare in anticipo sono necessarie per ottenere un'ottima copertura. Naturalmente, quali cose da fare sono richieste varieranno in base alla strategia di PR individuale della tua azienda. Un campione di ciò che potrebbe andare in un calendario di pubbliche relazioni include:- Gli articoli sulle date o altra copertura mediatica vanno in diretta.
- Pubblica le date per i contenuti del tuo marchio durante la campagna (ad esempio un annuncio di premiazione, un comunicato stampa o la condivisione di notizie sui social media).
- Scadenze per le citazioni che tu, il tuo team o i tuoi dirigenti date ai giornalisti.
- Date di spedizione per l'invio di campioni di prodotti a recensori e influencer.
- Scadenze per i pitch e la consegna dei premi.
Perché i team di PR e marketing hanno bisogno di un calendario PR?
Esistono già calendari aziendali, calendari di marketing, calendari dei contenuti e altro ancora. Perché devono esistere anche i calendari delle pubbliche relazioni e perché il tuo team dovrebbe averne uno? È solo per sentirsi organizzati? Letture consigliate: come pianificare un calendario di marketing che funzioni davvero (modello)
Beh, sì e no. Non sottovalutare l'impatto sulle prestazioni e sulla produttività che il sovraccarico può avere sul tuo team di marketing. Se qualcuno non sa cosa sta succedendo o cosa deve essere fatto, può creare confusione che si traduce in ritardi ed errori del progetto. Ecco perché avere un calendario di pubbliche relazioni non riguarda solo l'organizzazione e la codifica a colori. Riguarda:Allineare le pubbliche relazioni con altre attività commerciali
Pensa ai diversi calendari nel tuo Google Calendar come a diversi livelli di PR e marketing. Ognuno di essi mostra una vista separata, ma tutti insieme si ottiene l'intera immagine.
Avere un calendario di pubbliche relazioni non riguarda solo l'organizzazione e la codifica a colori.
Fai clic per twittarePianificazione delle pubbliche relazioni in merito a festività e tendenze
Un altro modo in cui un calendario PR semplificherà il lavoro di tutto il tuo team è attraverso la possibilità di pianificare in anticipo eventuali festività stagionali o tendenze a cui il tuo marchio potrebbe voler aderire per la pubblicità. Ad esempio, le guide ai regali di cui abbiamo parlato prima. Quelle campagne importanti e sensibili al tempo possono sorprenderti rapidamente quando non le hai - e il lavoro di preparazione che richiedono - mappato in anticipo. Con un calendario, puoi attualmente bloccare le tendenze stagionali o gli eventi rilevanti per il tuo settore e aggiungerli al tuo calendario come elementi ricorrenti annuali: non si presenteranno mai più di soppiatto.Collaborazione interna ed esterna più semplice
Infine, quando collabori quanto richiesto dalle pubbliche relazioni, hai molte persone diverse di cui sei responsabile: collaboratori esterni, come giornalisti ed editori, colleghi e collaboratori e liberi professionisti che lavorano con la tua azienda.Quando collabori tanto quanto richiedono le pubbliche relazioni, hai molte persone diverse di cui sei responsabile.
Fai clic per twittareRendimenti anno dopo anno
Infine, un calendario di pubbliche relazioni produrrà risultati per gli anni a venire. Il primo calendario creato inizierà ogni anno dopo il processo di pianificazione con uno scheletro di idee. I contenuti - comunicati stampa, post di blog, campagne, ecc. - possono essere riutilizzati in modo creativo, risparmiando molto tempo. Come creare e gestire un calendario PR in 7 passaggi
Quindi sei pronto per organizzarti per il tuo team, i contatti con cui lavori e te stesso. Da dove inizi?1. Scegli il tuo formato
Innanzitutto, devi decidere dove vivrà il tuo calendario PR. Per quanto ami i calendari e i pennarelli cartacei, non li consiglio per interi piani di marketing e PR. Ciò significa che le tue opzioni sono un buon vecchio foglio di calcolo, un calendario digitale di base o uno strumento di calendario editoriale dedicato. Ci sono alcuni pro e contro per ogni opzione, quindi considera le esigenze della tua squadra.
2. Decidi i tuoi tipi di contenuto
Una volta deciso dove vivrà il calendario delle pubbliche relazioni, è il momento di iniziare a costruire le tue campagne e i processi al suo interno. Uno dei primi passaggi di cui avrai bisogno è identificare i tipi di contenuti di cui avrai bisogno per implementare e amplificare i tuoi contenuti e la copertura delle pubbliche relazioni. Letture consigliate: come organizzare le tue campagne con il miglior modello di calendario per la gestione dei progetti di marketing
Ciò potrebbe includere:- Piazzole
- Eventi
- Campagne di pubbliche relazioni
- Contenuto del blog
- Post/campagne sui social media
- Stampa collaterale

3. Pianifica la tua cadenza di pubblicazione
Successivamente, ti consigliamo di considerare quanto sarà "pieno" il tuo calendario. In parole parole, la frequenza con cui desideri che i contenuti vengano pubblicati come parte della tua strategia, indipendentemente dal fatto che si tratti di media "guadagnati" o "di proprietà". Quando si esegue questa operazione, è necessario tenere conto di alcuni fattori diversi. Prima di tutto, per quanto tempo il tuo team è in grado di pubblicare contenuti di proprietà e ottenere copertura?Per quanto tempo il tuo team ha la capacità di pubblicare contenuti di proprietà e ottenere copertura?

Letture consigliate: come il tuo calendario di marketing ti aiuta a essere flessibile quando le date del progetto cambiano
4. Fai brainstorming e aggiungi idee di contenuto
Dopo aver definito la struttura e la cadenza del tuo calendario, puoi iniziare a fare brainstorming su contenuti e idee di PR e aggiungerli negli spazi vuoti del calendario. Ti consigliamo di fare brainstorming su cose come:- Angoli della storia per lanciare i media
- Contenuti degli ospiti e leadership di pensiero
- Contenuti per il tuo blog aziendale
- Social media e campagne e-mail
- Contenuti che promuovono eventi, premi e altre pubbliche relazioni
5. Aggiungi contenuti specifici del settore
I calendari delle pubbliche relazioni cambiano in base al settore. Il contenuto necessario per un'azienda potrebbe non essere del tutto necessario per un'altra. Attirare l'attenzione su contenuti specifici del settore adatta il calendario alle tue esigenze. Potresti aggiungere i seguenti argomenti:- Date delle conferenze di settore
- Mesi della consapevolezza
- Giornate Nazionali
- Importanti eventi stagionali (ad es. ritorno alla stagione scolastica)
- Premi di settore
- Opportunità di parlare personale
- Eventi della comunità
6. Includere informazioni di contatto
PR richiede la collaborazione di numerose persone. Per creare un flusso costante di attività, includi le informazioni di contatto per tutte le comunicazioni interne ed esterne necessarie. Ciò comprende:- Reporter
- Editori
- Colleghi
- Colleghi
- Liberi professionisti
- Designer
7. Mantieni le parti mobili organizzate
Infine, devi effettivamente utilizzare e mantenere il tuo nuovo calendario. Sembra ovvio, ma controllare ogni giorno il calendario editoriale quando inizi a lavorare è una nuova abitudine da costruire.
- Stabilire linee guida per la codifica a colori per rendere le informazioni facilmente digeribili per "controlli rapidi".
- Blocca il tempo per aggiornare il calendario ogni settimana.
- Apri il calendario nelle riunioni del team (o subito dopo).

Letture consigliate: come il tuo calendario di marketing migliorerà la visibilità e il controllo del progetto
Applicazione pratica del calendario PR
Un calendario PR rimuove le sensazioni travolgenti di destreggiarsi tra più progetti in più passaggi. Ma solo quando un calendario è massimizzato al massimo, è possibile raggiungere gli obiettivi di PR. Usa le seguenti quattro idee per ottimizzare al meglio il tuo calendario.Sii fluido
Il tuo calendario non è scolpito nella pietra. Le opportunità di pubbliche relazioni possono apparire casualmente, alcuni eventi richiederanno un'azione successiva, quindi sii fluido nel tuo approccio. Accogliere un cambiamento o reagire a una situazione spesso stimola l'innovazione.Conto per tempo di consegna
Il miglior piano di pubbliche relazioni non è affrettato. Tenere conto del tempo di consegna adeguato tra l'inizio del progetto e il completamento del progetto. Un'ampia sequenza temporale consente di rispettare comodamente le scadenze e di apportare modifiche ai contenuti.Usa hashtag pertinenti
Usa hashtag pertinenti per legare i contenuti agli eventi attuali. La creazione di contenuti in anticipo consente di risparmiare tempo, ma gli utenti interagiscono con le tendenze. Mantieni aggiornati i contenuti aggiungendo un hashtag. Letture consigliate: come utilizzare gli hashtag in modo efficace senza essere fastidiosi
Valuta le precedenti attività di pubbliche relazioni
La valutazione delle attività di pubbliche relazioni degli anni precedenti valuta i successi, evidenzia le aree di miglioramento e mostra come procedere al meglio. Rifletti sulle seguenti domande:- Cosa ha funzionato bene per te? Cosa ha fallito?
- Quali idee hanno superato le aspettative? Come si possono espandere queste idee?
- Da dove hai ricevuto l'attenzione dei media?
- Da dove i principali concorrenti hanno ricevuto l'attenzione dei media?
Inizia ora
Un calendario di pubbliche relazioni eliminerà l'attrito e le sensazioni travolgenti di destreggiarsi tra più progetti in più fasi. Tuttavia, solo quando lo usi. Se non hai ancora un calendario per organizzare tutto, è ora di iniziare a introdurne uno nella tua strategia ora.Se non hai ancora un calendario per organizzare tutto, è ora di iniziare a introdurne uno nella tua strategia ora.
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