Una guida per creare il calendario delle pubbliche relazioni 2023 perfetto

Una delle componenti più importanti delle pubbliche relazioni di successo è la tempestività. La tempestività offre ai media e al loro pubblico un motivo per preoccuparsi del tuo marchio. La difficoltà sta nell'allineare ciò che è opportuno per il tuo marchio, ciò che è opportuno per i media target e ciò che è opportuno per il pubblico di tutti, tutto allo stesso tempo. Per farlo è necessario non solo stare al passo con le tendenze del proprio settore, ma vederle arrivare prima di quasi chiunque altro. Un perfetto esempio di PR? Guide ai regali di Natale. Gli acquirenti di solito non iniziano a pensarci o a leggerli fino a novembre, ma i reparti PR e marketing ci stanno lavorando già in primavera o in estate. Hai bisogno di tempo per mettere insieme il tuo piano, lanciare i media e ottenere loro tutto ciò di cui hanno bisogno per mettere insieme la loro guida ai regali prima che inizi lo shopping natalizio. Ecco perché i professionisti delle pubbliche relazioni di successo, come te, meritano il cinque per averlo fatto funzionare. Come puoi stare al passo con le tendenze, le stagioni, cosa stanno facendo i media, cosa sta succedendo nella tua azienda e far funzionare tutto insieme? Se sei come uno dei professionisti delle pubbliche relazioni che conosco, un calendario meticoloso aiuta sicuramente: un calendario principale che combina il calendario stagionale con il calendario di marketing del tuo marchio e i calendari editoriali dei media da cui desideri la copertura. Questo tipo di calendario dei contenuti di PR è più di un lungo elenco di date. È una strategia e un progetto in sé, mappando tutto ciò che è necessario per la copertura delle pubbliche relazioni e lavorando a ritroso dalla copertura, dagli obiettivi e dalle campagne target. Questa guida ti aiuterà a crearne uno tuo.

Cos'è un calendario PR?

Un calendario di pubbliche relazioni è un calendario o un piano di progetto che mappa tutti i componenti chiave necessari per presentare e garantire la copertura delle pubbliche relazioni o dei media. Può anche mapparli in relazione ad altre importanti campagne di marketing ed eventi aziendali, in modo da poter vedere come il tuo programma di pubbliche relazioni si allinea con il resto del piano aziendale. Una nota importante sul tuo calendario PR è che non è solo un calendario di date di pubblicazione o scadenze finali. In realtà suddivide le diverse fasi del processo e tutte le attività ad esse associate in una sequenza temporale gestibile. Tutte le scadenze minori, le riunioni e gli appuntamenti relativi alla campagna e le richieste di risorse da parte del team di progettazione e preventivi da parte dei dirigenti. Tutte le cose da fare a cui puoi pensare in anticipo sono necessarie per ottenere un'ottima copertura. Naturalmente, quali cose da fare sono richieste varieranno in base alla strategia di PR individuale della tua azienda. Un campione di ciò che potrebbe andare in un calendario di pubbliche relazioni include:

• Gli articoli sulle date o altra copertura mediatica vanno in diretta.
• Pubblica le date per i contenuti del tuo marchio durante la campagna (ad esempio un annuncio di premiazione, un comunicato stampa o la condivisione di notizie sui social media).
• Scadenze per le citazioni che tu, il tuo team o i tuoi dirigenti date ai giornalisti.
• Date di spedizione per l'invio di campioni di prodotti a recensori e influencer.
• Scadenze per i pitch e la consegna dei premi.

Tutto ciò che devi fare o ricordare per ottenere la copertura del territorio è un gioco leale.

Perché i team di PR e marketing hanno bisogno di un calendario PR?

Esistono già calendari aziendali, calendari di marketing, calendari dei contenuti e altro ancora. Perché devono esistere anche i calendari delle pubbliche relazioni e perché il tuo team dovrebbe averne uno? È solo per sentirsi organizzati? Beh, sì e no. Non sottovalutare l'impatto sulle prestazioni e sulla produttività che il sovraccarico può avere sul tuo team di marketing. Se qualcuno non sa cosa sta succedendo o cosa deve essere fatto, può creare confusione che si traduce in ritardi ed errori del progetto. Ecco perché avere un calendario di pubbliche relazioni non riguarda solo l'organizzazione e la codifica a colori. Riguarda:

Allineare le pubbliche relazioni con altre attività commerciali

Pensa ai diversi calendari nel tuo Google Calendar come a diversi livelli di PR e marketing. Ognuno di essi mostra una vista separata, ma tutti insieme si ottiene l'intera immagine. Il calendario aziendale generale è il nucleo su cui dovrebbe basarsi tutto il resto. Il calendario di marketing è il secondo livello: il modo in cui comunichi il tuo calendario principale ai tuoi clienti attraverso cose come lanci e campagne. Il calendario dei contenuti può essere un terzo livello che mostra quali contenuti utilizzerai per implementare tali campagne. Considera il tuo calendario delle pubbliche relazioni un livello finale; mostrando come utilizzerai la pubblicità e la visibilità per amplificare i tuoi messaggi di marketing. Osservandoli tutti, ottieni una piena comprensione di come le pubbliche relazioni si legano ad altre attività commerciali e di marketing.

Pianificazione delle pubbliche relazioni in merito a festività e tendenze

Un altro modo in cui un calendario PR semplificherà il lavoro di tutto il tuo team è attraverso la possibilità di pianificare in anticipo eventuali festività stagionali o tendenze a cui il tuo marchio potrebbe voler aderire per la pubblicità. Ad esempio, le guide ai regali di cui abbiamo parlato prima. Quelle campagne importanti e sensibili al tempo possono sorprenderti rapidamente quando non le hai - e il lavoro di preparazione che richiedono - mappato in anticipo. Con un calendario, puoi attualmente bloccare le tendenze stagionali o gli eventi rilevanti per il tuo settore e aggiungerli al tuo calendario come elementi ricorrenti annuali: non si presenteranno mai più di soppiatto.

Collaborazione interna ed esterna più semplice

Infine, quando collabori quanto richiesto dalle pubbliche relazioni, hai molte persone diverse di cui sei responsabile: collaboratori esterni, come giornalisti ed editori, colleghi e collaboratori e liberi professionisti che lavorano con la tua azienda. Un calendario PR può essere condiviso con tutte le persone coinvolte nei progetti e ti aiuterà a lavorare insieme e comunicare più facilmente senza perdere scadenze esterne che potrebbero sacrificare la copertura.

Rendimenti anno dopo anno

Infine, un calendario di pubbliche relazioni produrrà risultati per gli anni a venire. Il primo calendario creato inizierà ogni anno dopo il processo di pianificazione con uno scheletro di idee. I contenuti - comunicati stampa, post di blog, campagne, ecc. - possono essere riutilizzati in modo creativo, risparmiando molto tempo. Quindi sei pronto per organizzarti per il tuo team, i contatti con cui lavori e te stesso. Da dove inizi?

1. Scegli il tuo formato

Innanzitutto, devi decidere dove vivrà il tuo calendario PR. Per quanto ami i calendari e i pennarelli cartacei, non li consiglio per interi piani di marketing e PR. Ciò significa che le tue opzioni sono un buon vecchio foglio di calcolo, un calendario digitale di base o uno strumento di calendario editoriale dedicato. Ci sono alcuni pro e contro per ogni opzione, quindi considera le esigenze della tua squadra.

2. Decidi i tuoi tipi di contenuto

Una volta deciso dove vivrà il calendario delle pubbliche relazioni, è il momento di iniziare a costruire le tue campagne e i processi al suo interno. Uno dei primi passaggi di cui avrai bisogno è identificare i tipi di contenuti di cui avrai bisogno per implementare e amplificare i tuoi contenuti e la copertura delle pubbliche relazioni. Ciò potrebbe includere:

• Piazzole
• Eventi
• Campagne di pubbliche relazioni
• Contenuto del blog
• Post/campagne sui social media
• Stampa collaterale

Se si tratta di PR, può (e deve essere) pianificato su un calendario. Un buon modo per strutturare le cose è assegnare a ogni formato di contenuto la propria categoria in qualunque strumento tu stia utilizzando.

3. Pianifica la tua cadenza di pubblicazione

Successivamente, ti consigliamo di considerare quanto sarà "pieno" il tuo calendario. In parole parole, la frequenza con cui desideri che i contenuti vengano pubblicati come parte della tua strategia, indipendentemente dal fatto che si tratti di media "guadagnati" o "di proprietà". Quando si esegue questa operazione, è necessario tenere conto di alcuni fattori diversi. Prima di tutto, per quanto tempo il tuo team è in grado di pubblicare contenuti di proprietà e ottenere copertura? Soprattutto se ti rivolgi a designer per creare risorse, dirigenti per fornire preventivi e un lavoro più collaborativo, devi rendere raggiungibili le scadenze per il resto del tuo team. Vuoi anche lasciare abbastanza spazio vuoto o tempo libero per rispondere a tendenze ed eventi più tempestivi man mano che si presentano. In secondo luogo, quali tendenze o campagne stagionali avranno il maggiore impatto? Vuoi rimanere il più possibile in primo piano per il tuo pubblico di destinazione, ma vale anche la pena di distanziare i contenuti durante i periodi "più tranquilli" mentre il tuo team lavora dietro le quinte a un grande progetto in cui l'azienda tira fuori tutte le pubbliche relazioni e il marketing si ferma per un breve periodo di tempo. Una volta che conosci i vincoli con cui stai lavorando, puoi impostare obiettivi per la cadenza dei tuoi contenuti, come video mensili, post di blog settimanali e copertura stampa e post social giornalieri.

4. Fai brainstorming e aggiungi idee di contenuto

Dopo aver definito la struttura e la cadenza del tuo calendario, puoi iniziare a fare brainstorming su contenuti e idee di PR e aggiungerli negli spazi vuoti del calendario. Ti consigliamo di fare brainstorming su cose come:

• Angoli della storia per lanciare i media
• Contenuti degli ospiti e leadership di pensiero
• Contenuti per il tuo blog aziendale
• Social media e campagne e-mail
• Contenuti che promuovono eventi, premi e altre pubbliche relazioni

Dovrai anche provare a organizzare le cose attorno a temi rilevanti o tendenze stagionali il più possibile.

5. Aggiungi contenuti specifici del settore

I calendari delle pubbliche relazioni cambiano in base al settore. Il contenuto necessario per un'azienda potrebbe non essere del tutto necessario per un'altra. Attirare l'attenzione su contenuti specifici del settore adatta il calendario alle tue esigenze. Potresti aggiungere i seguenti argomenti:

6. Includere informazioni di contatto

PR richiede la collaborazione di numerose persone. Per creare un flusso costante di attività, includi le informazioni di contatto per tutte le comunicazioni interne ed esterne necessarie. Ciò comprende:

7. Mantieni le parti mobili organizzate

Infine, devi effettivamente utilizzare e mantenere il tuo nuovo calendario. Sembra ovvio, ma controllare ogni giorno il calendario editoriale quando inizi a lavorare è una nuova abitudine da costruire. Ecco alcuni modi in cui puoi rendere più facile costruire quell'abitudine:

• Stabilire linee guida per la codifica a colori per rendere le informazioni facilmente digeribili per "controlli rapidi".
• Blocca il tempo per aggiornare il calendario ogni settimana.
• Apri il calendario nelle riunioni del team (o subito dopo).

Inoltre, se utilizzi uno strumento di calendario editoriale dedicato, come il calendario di marketing di CoSchedule, puoi pianificare i contenuti collegando il calendario al tuo blog WordPress, ai profili dei social media e allo strumento di email marketing. Ciò ti consente di redigere e persino programmare i tuoi contenuti in uscita dallo stesso calendario. Gli strumenti dedicati semplificano inoltre la suddivisione dei progetti in azioni specifiche utilizzando modelli di progetti e attività e altre funzionalità che potrebbero non essere disponibili in un foglio di calcolo creato da te. Un calendario PR rimuove le sensazioni travolgenti di destreggiarsi tra più progetti in più passaggi. Ma solo quando un calendario è massimizzato al massimo, è possibile raggiungere gli obiettivi di PR. Usa le seguenti quattro idee per ottimizzare al meglio il tuo calendario.

Sii fluido

Il tuo calendario non è scolpito nella pietra. Le opportunità di pubbliche relazioni possono apparire casualmente, alcuni eventi richiederanno un'azione successiva, quindi sii fluido nel tuo approccio. Accogliere un cambiamento o reagire a una situazione spesso stimola l'innovazione.

Conto per tempo di consegna

Il miglior piano di pubbliche relazioni non è affrettato. Tenere conto del tempo di consegna adeguato tra l'inizio del progetto e il completamento del progetto. Un'ampia sequenza temporale consente di rispettare comodamente le scadenze e di apportare modifiche ai contenuti.

Usa hashtag pertinenti

Usa hashtag pertinenti per legare i contenuti agli eventi attuali. La creazione di contenuti in anticipo consente di risparmiare tempo, ma gli utenti interagiscono con le tendenze. Mantieni aggiornati i contenuti aggiungendo un hashtag.

Valuta le precedenti attività di pubbliche relazioni

La valutazione delle attività di pubbliche relazioni degli anni precedenti valuta i successi, evidenzia le aree di miglioramento e mostra come procedere al meglio. Rifletti sulle seguenti domande:

• Cosa ha funzionato bene per te? Cosa ha fallito?
• Quali idee hanno superato le aspettative? Come si possono espandere queste idee?
• Da dove hai ricevuto l'attenzione dei media?
• Da dove i principali concorrenti hanno ricevuto l'attenzione dei media?

Da qui, usa le tue risposte per sviluppare o modificare con attenzione il tuo calendario delle pubbliche relazioni.

Inizia ora

Un calendario di pubbliche relazioni eliminerà l'attrito e le sensazioni travolgenti di destreggiarsi tra più progetti in più fasi. Tuttavia, solo quando lo usi. Se non hai ancora un calendario per organizzare tutto, è ora di iniziare a introdurne uno nella tua strategia ora. Per aiutarti a realizzarlo, prova il nostro modello di calendario PR gratuito o dai un'occhiata al nostro software oggi stesso. Questo post è stato originariamente pubblicato il 1 luglio 2020. È stato aggiornato il 29 dicembre 2021 e di nuovo il 20 dicembre 2022.