Implementazione del processo: una guida rapida

Man mano che un'azienda cresce, deve esaminare nuovi processi o modi per migliorare i processi che ha in atto. Forse l'azienda vuole scalare e sostenere la sua crescita o aumentare la produttività e l'efficienza. Qualunque siano gli obiettivi, l'implementazione del processo è il modo in cui raggiungono questi obiettivi.

Se stai cercando di migliorare i tuoi processi aziendali, devi sapere cos'è l'implementazione dei processi e perché è così importante. Inoltre, spiegheremo cos'è un piano di implementazione del processo e i passaggi per creare un processo di implementazione. Quindi scoprirai come il software di gestione dei progetti può aiutarti a ridurre gli sprechi e risparmiare tempo.

Cos'è l'implementazione del processo?

L'implementazione del processo è un approccio strategico all'adozione di nuove procedure o processi aziendali in un'organizzazione. Un'azienda implementa il cambiamento quando desidera semplificare le attività, diventare più efficiente, ridurre il numero di errori o favorire la crescita aziendale. Ci sono solo alcuni esempi, ma qualsiasi modifica ai processi aziendali richiede l'implementazione dei processi.

Come puoi immaginare, questo non viene fatto per capriccio. Gli obiettivi aziendali vengono raggiunti attraverso un piano strutturato con linee guida chiare su come verrà eseguita la strategia. Ciò significa elencare le attività che verranno svolte durante le operazioni quotidiane dell'azienda. Coinvolge la gestione del cambiamento e tocca tutti i reparti, motivo per cui sono coinvolte le risorse umane.

Le unità aziendali temono comprensibilmente la stagnazione. L'autocompiacimento è il primo segno che un'azienda è in difficoltà poiché i concorrenti sono sempre alla ricerca di un vantaggio da sfruttare. L'implementazione del processo è il modo in cui un'azienda è in grado di rimanere competitiva disponendo di un framework per gestire il cambiamento.

Che cos'è un piano di implementazione del processo?

Per raggiungere gli obiettivi strategici di un'azienda, deve esserci un piano di implementazione del processo. È il documento che definisce i passaggi che porteranno il team di progetto da dove si trova a come raggiungere l'obiettivo condiviso. Si chiama anche piano strategico.

Il piano di implementazione del processo include la strategia, il processo e le azioni necessarie per raggiungere l'obiettivo strategico. Questi piani sono approfonditi e coprono tutto, dall'ambito del piano di implementazione ai costi che lo finanzieranno, come il budget. Tutti i passaggi necessari sono dettagliati, comprese le date di inizio e fine e la durata del progetto. Questo è simile alla gestione del cambiamento, che controlla i cambiamenti e li gestisce attraverso il loro ciclo di vita.

Avere un piano di implementazione del processo comunica lo sforzo al team in modo che tutti sappiano cosa deve essere fatto, quando sarà fatto e chi farà cosa. Avere un piano è essenziale per una corretta implementazione del processo. Senza un piano per trasformare la strategia in passaggi attuabili, non esiste una tabella di marcia che guidi il team di progetto dall'inizio alla fine.

Quando si intraprende un'impresa così grande con importanti implicazioni aziendali, è consigliabile utilizzare un software di gestione dei progetti per facilitare il lavoro. ProjectManager è un software pluripremiato che consente ai team di pianificare, gestire e tenere traccia del piano di implementazione dei processi in tempo reale. I diagrammi di Gantt organizzano i passaggi su una sequenza temporale visiva per mostrare il progetto in un unico posto. È possibile assegnare i team e impostare una linea di base per monitorare lo sforzo pianificato rispetto allo sforzo effettivo in tempo reale. Ora puoi assicurarti di rispettare i tempi e di non superare il budget. Ottieni ProjectManager oggi gratuitamente.

Perché l'implementazione del processo è importante?

L'implementazione del processo è importante per molte ragioni. Ne abbiamo abbozzati alcuni sopra, ma merita uno sguardo più attento. Per prima cosa, è un ottimo modo per aiutarti a trasformare le risorse del tuo progetto in un risultato finale di qualità superiore. Se sei un produttore, questo può aiutarti a ridurre gli errori dei dipendenti sul loro lavoro. Può anche garantire un output più coerente e affidabile. Anche se stai parlando solo di documentazione, l'implementazione del processo può aiutare a garantire che tutti firmino effettivamente i documenti.

È inoltre possibile migliorare l'efficienza dei processi, tramite processi ripetibili o automazione per attività ricorrenti, che semplificano i flussi di lavoro. Ciò può ridurre gli sprechi, consentire ai team di concentrarsi su lavori più complessi e aiutare ad allocare le risorse in modo più efficiente. I dipendenti che sono liberati dall'esecuzione di compiti semplici che possono essere automatizzati possono assumere più lavori.

Se stai cercando di incoraggiare la conformità agli standard del settore, l'implementazione dei processi può aiutarti con la documentazione per farti rispettare le leggi che governano la tua attività. Può aiutarti a rispettare le linee guida sulla qualità se la documentazione guida il tuo lavoro. I dipendenti possono comprendere meglio quei processi organizzativi e i loro ruoli in essi, portando a prestazioni migliori.

Abbiamo accennato al fatto che l'implementazione dei processi semplifica la scalabilità di un'azienda, soprattutto quando le attività richiedono il coordinamento di molte persone o reparti. Nuovi processi possono aiutare a creare un sistema di lavoro più efficace. Ciò porta ad altri miglioramenti quando i processi vengono continuamente valutati e sviluppati. Infine, questi miglioramenti includono un migliore monitoraggio e misurazione delle prestazioni quando si utilizzano indicatori chiave di prestazione (KPI) per determinare il successo dell'implementazione del processo.

Il processo di implementazione in 7 passaggi

Per raccogliere i frutti dei nuovi processi nella tua azienda, devi sapere come implementarli. Di seguito sono riportati sette passaggi che ti aiuteranno a trarre vantaggio dall'implementazione del processo.

1. Formare un team di progetto

L'implementazione del processo è l'esecuzione di un piano. La maggior parte dei piani coinvolge più persone, quindi il primo passo è mettere insieme il tuo team in base all'esperienza e alle capacità delle persone coinvolte. Avere le persone giuste significa che puoi usarle per fare brainstorming su approcci migliori. Molto probabilmente, lavorerai anche in più dipartimenti, il che significa che devi disporre di team abili nel lavorare in modo interfunzionale.

2. Definisci il tuo processo aziendale

Con la squadra giusta a bordo, il passo successivo è definire gli obiettivi. Puoi applicare tecniche come la mappatura dei processi aziendali, che aiuta a implementare o migliorare i processi a cui ti rivolgi. Dovrai anche esaminare tutte le attività nel tuo piano di implementazione del processo e capire le risorse di cui il team avrà bisogno per realizzare e consegnare il progetto con successo. Il team può aiutare i manager a lavorare in modo collaborativo mentre sviluppano un piano d'azione.

3. Stabilire scopi e obiettivi per l'implementazione del processo

Mentre definisci il processo aziendale, avrai obiettivi e traguardi da raggiungere. Una volta che sono stati decisi, è importante utilizzare un'analisi del divario per tracciare il percorso per raggiungere i tuoi obiettivi. La gap analysis definisce dove si trova la tua azienda e dove vuole essere. È fondamentale stabilire traguardi e obiettivi in ​​modo che la tua azienda capisca come arrivare dove vuole essere.

3. Fare un piano di attuazione

Dopo il brainstorming con il tuo team, la definizione dei processi aziendali e la definizione degli obiettivi e degli obiettivi per l'implementazione di nuovi processi, è il momento di scrivere il piano. Dovresti avere tutto ciò di cui hai bisogno, come le risorse necessarie per eseguire il progetto. Ora devi definire le attività che ti porteranno dall'inizio alla fine. Includere le fasi del progetto, la durata e la tempistica e i ruoli e le responsabilità di tutti i soggetti coinvolti.

5. Sali a bordo del tuo team

Affinché l'implementazione del processo abbia successo, il team deve comprendere i nuovi processi aziendali. Ciò probabilmente include formazione, workshop, seminari, presentazioni o tutoraggio e tutoraggio di gruppo.

6. Implementa il tuo processo aziendale migliorato

Ora sei pronto per implementare i processi con obiettivi chiari e un obiettivo specifico di miglioramento. Durante questo passaggio, ti consigliamo di monitorare il processo per assicurarti di raggiungere i tuoi traguardi. Avere KPI misurabili ti garantisce di raggiungere la tua strategia di implementazione mirata.

7. Condurre una revisione post-implementazione

Dopo aver eseguito il piano di implementazione del processo, vorrai rivederlo per vedere cosa è andato bene e dove hai sbagliato. Questo aiuta a informare i nuovi piani di implementazione del processo, ma può anche essere utile per perfezionare i passaggi per garantire il raggiungimento degli obiettivi definiti.

ProjectManager aiuta con l'implementazione del processo

La gestione dell'implementazione di un processo richiede molti strumenti diversi. Devi gestire team, risorse, costi e monitorare i tuoi progressi e le tue prestazioni per assicurarti di rispettare il calendario del tuo piano di implementazione. ProjectManager è un software pluripremiato che dispone delle funzionalità necessarie per pianificare, gestire e monitorare il tuo progetto in tempo reale.

Usa più viste di progetto

I team interfunzionali richiedono una suite di potenti strumenti sincronizzati tra loro. I manager elaborano un piano di implementazione su un diagramma di Gantt, che organizza le attività, collega tutti e quattro i tipi di dipendenze e può persino filtrare per il percorso critico. I team utilizzeranno strumenti diversi per eseguire tali lavori. Se lavorano in un ambiente agile, vorranno mappare i nostri sprint utilizzando la visualizzazione della bacheca kanban per gestire il loro backlog e pianificare gli sprint. Se sono produttori, potrebbero preferire i nostri robusti elenchi di attività. Qualunque sia lo strumento che utilizzi, tutti i dati vengono aggiornati simultaneamente in tempo reale in modo che tutti collaborino sulle stesse informazioni aggiornate.

Tieni traccia dei progressi in tempo reale

Quando hai un piano di implementazione sul diagramma di Gantt, puoi impostare una linea di base. Questo acquisisce il piano e ti consente di confrontarlo con i tuoi progressi effettivi. Ottieni una visione di alto livello dell'intero progetto con la nostra dashboard in tempo reale. Raccoglie dati in tempo reale e li visualizza in grafici e diagrammi di facile lettura che mostrano tempi, costi, carico di lavoro e altro ancora. Non sono necessarie configurazioni dispendiose in termini di tempo come con un software leggero. È pronto quando lo sei tu. E se desideri maggiori dettagli, utilizza i nostri strumenti di reportistica personalizzabili che possono anche essere condivisi per aggiornare le parti interessate.

Per assicurarti che l'implementazione del tuo processo funzioni con le tue risorse disponibili per raggiungere gli obiettivi aziendali, devi gestire ogni fase del piano di implementazione del processo. Il nostro software dispone di funzionalità di gestione delle attività, gestione dei rischi e gestione delle risorse che ti aiutano a raggiungere i tuoi obiettivi, siano essi per un progetto, l'implementazione di un processo o un piano di gestione del cambiamento.

ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che consente ai team di pianificare, gestire e monitorare il loro processo di implementazione. La nostra piattaforma collaborativa consente ai team di condividere file, commenti e altro sia che si trovino in reparti diversi o in fusi orari diversi. Unisciti ai team di Avis, Nestlé e Siemens che utilizzano il nostro software per raggiungere il successo. Inizia subito con ProjectManager gratuitamente.