Appalti: tipi di contratti e migliori pratiche

Il modo in cui si assemblano gli elementi necessari per eseguire il progetto si chiama approvvigionamento, che è un modo elegante per dire come ottenere i beni e i servizi necessari per un progetto. Se non hai una fornitura costante o almeno gestita delle cose di cui hai bisogno per eseguire il progetto, andrai fuori strada e minaccerai il successo del progetto.

Quando hai bisogno di forniture da terzi, è importante stipulare un accordo per assicurarti di ottenere ciò di cui hai bisogno e che ti venga consegnato quando ne hai bisogno. Tutti questi dettagli sono definiti in quello che viene chiamato un contratto di appalto. Non c'è progetto se non ci sono appalti.

Elementi essenziali del contratto di appalto

Ci sono molti tipi di contratti negli appalti, ma prima di entrare in questo, dobbiamo avere una solida comprensione di cosa sono gli appalti e perché sono fondamentali per il successo del progetto. Gli appalti si riferiscono alle tecniche, ai metodi strutturati e ai mezzi utilizzati da un'organizzazione per ottenere ciò di cui ha bisogno a un buon prezzo e nei tempi previsti, costruendo comunque solide relazioni con fornitori e fornitori.

In primo luogo, è necessario identificare i beni oi servizi di cui hai bisogno. Una volta che lo sai, puoi iniziare a cercare un elenco di fornitori in grado di soddisfare le tue esigenze a un prezzo entro i limiti del tuo budget. Quindi, si passa alla fase di negoziazione per assicurarsi che tali esigenze siano soddisfatte. Quando lo sono, entrambe le parti finalizzano un ordine di acquisto con prezzo, consegna e processo di pagamento definiti.

Successivamente, le forniture vengono consegnate alla data concordata e tale consegna viene verificata per assicurarsi che sia conforme all'accordo. Quindi mantieni buoni registri di amministrazione del contratto e salvi i documenti, come faresti con qualsiasi transazione commerciale. Più agevole è questo processo, più felici saranno tutte le parti coinvolte e più è probabile che si crei un legame tra le due parti per assicurarsi che anche gli appalti futuri vadano a buon fine. Un contratto solido è necessario per realizzare un progetto di successo.

Che cos'è il contratto di appalto?

Il contratto di appalto è il processo di costruzione di accordi legalmente vincolanti tra appaltatori e fornitori nel corso della gestione di un progetto. Questi contratti sono necessari per progetti per ottenere materiali, forniture e servizi necessari.

L'uso di contratti e appalti aiuta l'acquirente e il venditore a raggiungere un accordo su questi materiali, beni e servizi. Questo accordo include il pagamento delle fatture e il rispetto dei termini e delle condizioni del contratto. Un contratto di appalto è un documento legalmente vincolante tra l'acquirente e il venditore che non solo definisce le relazioni così come sono in termini di affari, ma protegge anche entrambi i loro interessi.

I parametri dell'appalto comprendono la selezione del fornitore e del prodotto, la verifica del fornitore, la decisione sui termini e le condizioni attraverso le negoziazioni e la gestione di tale processo attraverso l'ordine, il pagamento e la consegna del materiale, della fornitura o del servizio.

Perché è importante il contratto di appalto

Il contratto di appalto è importante perché serve a massimizzare i profitti e mantenere le aziende solubili in un mercato competitivo. Il contratto di appalto offre a entrambe le parti la possibilità di collaborare con la certezza che nessuna delle due trae vantaggio dall'altra. Aiuta inoltre l'azienda a diversificare le proprie risorse per lavorare in modo più efficace esternalizzando il lavoro a terze parti che possono farlo in modo più conveniente.

Tipi di contratti di appalto

Quando si tratta di contratti, c'è più di un modo per fare un accordo. Questi diversi tipi di contratti negli appalti offrono una varietà di rischi per una parte o per l'altra e sono adatti a progetti di costruzione in cui l'ambito è più o meno certo fin dall'inizio. I tre principali tipi di contratti di appalto sono i seguenti:

• Contratto a prezzo fisso: Il contratto a prezzo fisso o forfettario è quando l'importo pagato per i materiali, i beni o i servizi è fissato al momento della firma del contratto e non cambia successivamente indipendentemente dal fatto che ci siano impatti esterni o interni che fanno aumentare i costi o ritardano la pianificazione. Il vantaggio di questo tipo di contratto è che delinea chiaramente i ruoli e le responsabilità di entrambe le parti in termini di cosa deve essere consegnato e quanto costerà. Questi sono i tipi di contratto più comuni, diretti e facili da gestire.
• Contratto di rimborso dei costi: un contratto di rimborso o di controllo dei costi si verifica quando l'acquirente accetta di pagare i materiali e le attrezzature, nonché eventuali costi indiretti, come stipendi e utenze, che fanno parte della realizzazione del prodotto o servizio. Per far valere la pena per l'acquirente, viene assegnata una commissione fissa o una percentuale del profitto sul prezzo di costo. Questo mette la maggior parte del rischio sulle spalle del venditore. Saranno rimborsati solo dopo aver verificato le spese. Se l'ambito del progetto cambia, il venditore assorbe eventuali costi aggiuntivi. Per rendere questo utile per il venditore, accumuleranno costi aggiuntivi che riducono al minimo gli adeguamenti e migliorano i profitti.
• Contratto di tempo e materiali: i contratti di tempo e materiali rimborsano i fornitori per i materiali che utilizzano e pagano per il tempo dedicato al progetto. Ciò fa sì che il venditore agisca come se fosse un dipendente di terze parti dell'appaltatore. Questo contratto funziona meglio quando l'ambito del progetto è più difficile da definire poiché il contratto consente una certa flessibilità. Tuttavia, quando si utilizza uno di questi contratti, l'acquirente dovrà fornire una maggiore supervisione per assicurarsi che il progetto rispetti i tempi e non superi il budget.

Processi chiave e migliori pratiche per i contratti di appalto

Sebbene il contratto sia firmato, il processo non è completo. C'è, ovviamente, il lavoro che è stato appaltato e che segue i termini e le condizioni del contratto.

Enfatizzare la trasparenza

Una cosa che puoi fare per assicurarti che le cose funzionino senza intoppi è dare la priorità alla trasparenza nel tuo processo di approvvigionamento. Ottenere una maggiore visibilità sulle prestazioni dei fornitori aiuta a rafforzare tali relazioni e lavora per ottenere i migliori risultati per tutti i soggetti coinvolti.

Monitora i progressi

Ti consigliamo di monitorare e gestire da vicino i termini del contratto, in particolare le spese associate al lavoro, per ridurre i costi. Piuttosto che utilizzare fogli di calcolo che devono essere costantemente aggiornati e che spesso corrono il rischio di far circolare versioni precedenti, faresti meglio ad automatizzare questi processi con uno strumento digitale.

Efficienze di identità

Anche la razionalizzazione del processo di appalto è fondamentale. La raccolta e il monitoraggio dei fornitori contribuiscono a garantire il rispetto delle condizioni contrattuali. L'uso di uno strumento di gestione dei progetti online ridurrà i costi evitando errori manuali che possono rallentare il lavoro mentre si lavora per la conformità del contratto.

Come ProjectManager aiuta con gli appalti

ProjectManager è un software pluripremiato che ti aiuta a pianificare, monitorare e creare report sugli appalti dei tuoi progetti. Il monitoraggio e il monitoraggio del tuo approvvigionamento assicura che i costi e la pianificazione rispettino i termini e le contrizioni del contratto. Ci sono modi per farlo meglio dell'utilizzo di un foglio di calcolo.

Utilizza il nostro diagramma di Gantt online per gestire i tuoi contratti. La sequenza temporale visiva di Gantt consente di visualizzare l'intero ciclo di vita del contratto in un unico luogo e di tenere traccia di tutte le risorse e dei costi ad esso associati. Imposta le date di inizio e fine del contratto. Quando gli aggiornamenti di stato vengono aggiunti allo strumento, puoi rivedere i tuoi progressi per vedere se i termini del contratto sono stati rispettati.

Aggiungi costi e risorse al Gantt e sarai in grado di programmare i materiali di cui hai bisogno in un momento specifico del progetto. Poiché il nostro software è basato su cloud, tutte le informazioni sul progetto sono in tempo reale, il che ti consente di tenere traccia dei dati in tempo reale. Ad esempio, il dashboard in tempo reale raccoglie informazioni e le calcola automaticamente per visualizzarle su grafici e grafici di facile lettura per una visione di alto livello della varianza del progetto, dei costi, del tempo e altro ancora.

ProjectManager.com è un software basato su cloud che ti aiuta a organizzare e gestire gli appalti in modo più efficiente. Tieni traccia dei contratti con archiviazione di file illimitata, fai piani di approvvigionamento e monitora e monitora i loro progressi in tempo reale per assicurarti che tutti i termini e le condizioni del contratto siano rispettati. Prova ProjectManager gratuitamente oggi.

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