Le 19 migliori app gratuite per la produttività delle piccole imprese nel 2020

Pubblicato: 2019-11-16

Rimanere produttivi è fondamentale quando si cerca di gestire un'attività in crescita.

In qualità di imprenditore e leader, sei costantemente trascinato in mille direzioni diverse. Tra la risposta alle e-mail del servizio clienti, l'aggiornamento del tuo negozio e la promozione dei tuoi prodotti, è difficile sapere dove concentrarti per assicurarti di dedicare il tuo tempo a compiti che muovono l'ago.

Le citazioni motivazionali potrebbero essere una bella aggiunta per ispirare l'azione e farti passare la giornata, ma non sono un modo efficiente per aiutarti a fare le cose a lungo termine. Le migliori app per la produttività, d'altra parte, ti assicurano di dedicare il tuo tempo alle attività giuste, ottenere cose che non devi fare dal tuo piatto e automatizzare le faccende che non valgono il tempo di nessuno.

Per aiutarti a iniziare, abbiamo messo insieme questo elenco delle 19 migliori app per la produttività. Abbiamo due elenchi per te: le 11 migliori app per aumentare la produttività per gli imprenditori e le 8 migliori app per la produttività per le piccole imprese. Ognuno aiuterà te e/o il tuo team ad aumentare la produttività nel 2020. Ancora meglio: tutte queste app sono gratuite.

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Le 11 migliori app gratuite per aumentare la produttività per gli imprenditori nel 2020

Un ottimo punto di partenza quando si cerca di aumentare la produttività in tutta l'azienda è con il proprio tempo. Dopotutto, se non gestisci il tuo tempo in modo saggio, è probabile che tu sia un ostacolo per gli altri membri della tua squadra.

Usa queste 11 app che aumentano la produttività per gli imprenditori per ridurre al minimo le distrazioni, gestire il tuo tempo con saggezza e assicurarti di lavorare sempre sulle cose da fare più importanti.

1. Tempo di salvataggio

La migliore app di produttività gratuita per la gestione del tempo

RescueTime è un'app di gestione del tempo che monitorerà e calcolerà quanto tempo dedichi a diversi tipi di attività.

Ad esempio, forse ti sembra di guardare i social solo per pochi minuti al giorno. RescueTime può mostrarti esattamente quanto tempo dedichi a scorrere i tuoi feed. I risultati potrebbero sorprenderti e mostrarti che devi ridurre al minimo questa distrazione.

O forse ritieni che tagliare e incollare i dati da un'app all'altra non richieda lo sforzo che stai dando e che vale la pena automatizzare. RescueTime può mostrarti quanto tempo risparmierai con uno strumento di automazione come Zapier.

Se ti senti come se stessi lavorando per lunghe ore ma non svolgi abbastanza, RescueTime può aiutarti a vedere e capire dove stai dedicando troppo tempo alle attività che non hanno un impatto sufficiente. Ciò ti consente di trovare opportunità per delegare tali attività, automatizzarle o evitare determinate distrazioni.

2. Rimani concentrato

La migliore app di produttività gratuita per bloccare le distrazioni

Se scopri che stai perdendo troppo tempo sui social media, sui siti web di notizie o su altre distrazioni online, puoi utilizzare StayFocusd, un'estensione di Chrome, per bloccare completamente l'accesso a quei siti.

StayFocusd funziona consentendoti di specificare quanto tempo sei disposto a dedicare a specifici tipi di siti Web. Quindi, se vuoi limitare lo scorrimento di Twitter a 10 minuti al giorno, puoi configurarlo in StayFocusd. Quando i tuoi 10 minuti sono scaduti, StayFocusd bloccherà il tuo accesso a Twitter per tutto il tempo che lo dirai.

StayFocusd ha anche un'opzione nucleare che ti consente di bloccare l'accesso a tutti i siti Web, o a tutti tranne i siti Web che devi utilizzare (ad es. Google Docs), quando devi rimanere concentrato su un'attività specifica. È un ottimo strumento per quando devi ridurre al minimo le distrazioni ma stai lottando con la forza di volontà di cui hai bisogno per farlo da solo.

3. Boomerang per Gmail e Outlook

Il miglior strumento di produttività gratuito per eliminare le distrazioni della posta elettronica

Se scopri che la posta elettronica è una delle tue maggiori fonti di distrazione, Boomerang per Gmail e Outlook può aiutarti. Usa la sua funzione Pausa Posta in arrivo per evitare che nuove e-mail arrivino nella tua Posta in arrivo nei momenti in cui devi concentrarti. Quando sei pronto, riattiva la tua casella di posta per far entrare la tua email.

La cosa fantastica di Boomerang dopo aver chiuso la tua casella di posta è che puoi creare eccezioni di consegna. Supponiamo che tu debba concentrarti ma stai anche aspettando un'e-mail importante dal tuo partner commerciale o da un investitore. Puoi aggiungere quegli indirizzi e-mail come eccezioni in modo che aggirino il blocco e arrivino al tuo account.

Puoi anche inviare una risposta automatica a chiunque ti invii un'e-mail mentre la tua casella di posta è in pausa per far sapere loro che ci sarà un ritardo prima di ricevere il messaggio. Questo può essere utile per fornire informazioni di contatto alternative che le persone possono utilizzare se hanno bisogno di contattarti urgentemente.

4. Todoist

La migliore app di produttività gratuita per la gestione dell'elenco delle cose da fare

Se hai bisogno di un'app per tenere traccia di tutte le tue cose da fare, Todoist è un'ottima opzione. Puoi utilizzare il suo piano gratuito per creare fino a 80 progetti, semplificando la segregazione delle tue attività in sospeso in tutti gli elenchi di cui hai bisogno.

Ad esempio, puoi creare elenchi separati per le cose da fare di lavoro e le cose da fare a casa e gestire entrambi gli elenchi dalla stessa applicazione. Oppure puoi diventare ancora più dettagliato, creando elenchi per lavoro, casa, commissioni, e-mail, progetti specifici, obiettivi a lungo termine e qualsiasi altra cosa devi classificare in un gruppo distinto.

Il vantaggio di Todoist è la sua semplicità. Aggiungi una riga rapida che descriva ciò che devi fare, quindi disattivala quando è completa. È fondamentalmente una replica di un elenco di cose da fare scritto a mano, ma che funziona ovunque tu sia e su qualsiasi dispositivo che stai utilizzando nel momento in cui una cosa da fare ti viene in mente.

5. Flusso Kanban

La migliore app di produttività gratuita per la Tecnica del pomodoro

KanbanFlow ti offre tutti i vantaggi di una lavagna Kanban con gli strumenti necessari per completare le tue attività utilizzando la Tecnica del Pomodoro.

Inizia impostando le tue corsie e aggiungendo le tue attività. Quando sei pronto per iniziare uno di questi, puoi fare clic su un paio di pulsanti per iniziare un Pomodoro di 25 minuti. KanbanFlow ti avvisa quando è il momento di fare una pausa e ti consente anche di registrare quel Pomodoro su una scheda attività, se necessario.

Un'altra caratteristica unica di KanbanFlow è che quando metti in pausa un timer prima che sia completo, ti chiede perché lo hai messo in pausa. Questo può essere utile per scoprire cosa ti distrae più spesso quando stai cercando di concentrarti in modo da poter pensare a modi per ridurre al minimo le distrazioni più fastidiose.

6. Gmail

La migliore app di produttività gratuita per la gestione della posta elettronica

Gmail è un ottimo strumento gratuito per la posta elettronica, ma le sue numerose funzionalità lo rendono anche un ottimo strumento di produttività.

Ti sembra di rispondere costantemente alle stesse domande più e più volte? Risparmia il tempo necessario per digitare le risposte creando Risposte predefinite: selezioni di testo salvate che puoi aggiungere a qualsiasi e-mail in pochi clic.

Hai delle email che devi sempre aggiungere a una cartella di riferimento o inviare al tuo commercialista? Crea filtri per etichettare o inoltrare automaticamente e-mail da una persona specifica o con un oggetto specifico (ad es. "Fattura"). Puoi anche usarli per mantenere pulita la tua casella di posta creando filtri per archiviare o eliminare automaticamente determinate e-mail.

Puoi utilizzare uno dei tanti componenti aggiuntivi di Gmail per creare attività in app di gestione dei progetti come Trello o Asana, inviare e-mail direttamente a Slack o aggiungere e-mail a Evernote senza uscire dalla posta in arrivo. Ciò semplifica l'elaborazione delle e-mail non appena arrivano e le porta dove alla fine devono essere.

7. Evernote

La migliore app di produttività gratuita per rimanere organizzati

Ogni pezzo di software che usi ha il suo metodo per salvare le informazioni. I file sul tuo computer vengono salvati sul tuo disco rigido. I documenti Google vengono salvati su Google Drive. Aggiungi ai preferiti le pagine Web che desideri salvare nel browser e archivia le e-mail a cui potresti dover fare nuovamente riferimento nelle cartelle dell'app di posta elettronica.

Il problema con questo approccio? È difficile sapere dove cercare quando hai bisogno di trovare qualcosa che ricordi di aver salvato. Evernote risolve questo problema fornendoti una fonte centrale per tutte le note e i documenti che devi salvare.

Evernote ti consente di prendere appunti tramite testo o voce su qualsiasi dispositivo e salvarli sul tuo account. Ma puoi anche integrarlo con Google Drive, Gmail e Outlook per salvare documenti ed e-mail a cui potresti dover fare riferimento in seguito o utilizzare il suo clipper web per salvare copie complete di pagine web sul tuo account Evernote.

Quindi, quando devi cercare qualcosa che sai di avere, non devi indovinare dove l'hai salvato. Puoi semplicemente cercare nel tuo account Evernote.

8. LastPass

La migliore app di produttività gratuita per la gestione delle password

Usare la stessa password su ogni sito che visiti è una cattiva idea per chiunque, ma è particolarmente problematico per gli imprenditori che devono assicurarsi che gli hacker non possano entrare nei loro documenti aziendali, siti Web, banche e programmi di contabilità.

Ma trovare e ricordare password univoche è un compito in sé e per sé. È qui che entra in gioco LastPass. Con LastPass, puoi generare password lunghe, complesse e uniche per ogni sito a cui devi accedere. Salva quelle password nel tuo account LastPass in modo da non dover mai ricordare un accesso o reimpostare la password.

Il piano gratuito di LastPass ti consente di salvare i dettagli di accesso per un massimo di 20 account, in modo da poterlo utilizzare per proteggere i tuoi accessi per i tuoi strumenti più importanti. Oppure puoi eseguire l'upgrade a soli $ 3 al mese per creare e salvare accessi sicuri per tutto.

9. Zapier

La migliore app di produttività gratuita per automatizzare le tue attività

Zapier è un connettore per app che semplifica lo spostamento dei dati da un'app all'altra senza competenze di codifica. Si connette con più di 1.500 app per aiutarti ad automatizzare i tuoi flussi di lavoro.

Ad esempio, Shopify Zaps di Zapier aggiungerà automaticamente nuovi ordini a un foglio di calcolo, aggiungerà nuovi clienti al tuo strumento di email marketing, creerà attività nel tuo strumento di gestione dei progetti per nuovi ordini e pubblicherà nuovi prodotti sui social media. Ciò garantisce che queste attività vengano completate ma non richiede alcun lavoro da parte tua.

Qualsiasi attività meccanica sul tuo piatto che consiste nel copiare e incollare dati da un sistema all'altro può probabilmente essere automatizzata con Zapier. L'impostazione di queste automazioni richiede solo pochi minuti e ti restituirà parte del tuo tempo per concentrarti su cose da fare più importanti.

10. Google

Il miglior strumento di produttività gratuito per ridurre al minimo le app

Hai bisogno di convertire rapidamente le valute, scoprire che ora è in un paese a un oceano di distanza o eseguire complessi calcoli matematici? Non hai bisogno di app separate per nessuna di queste attività, hai solo bisogno di Google.

Google ha tantissime funzioni che appaiono sopra i suoi risultati di ricerca organici e ti aiutano a eseguire rapidamente attività per le quali altrimenti avresti bisogno di un'app separata:

Digita un calcolo nella barra di ricerca per ottenere la risposta come risultato.
Scopri che ora è in Australia o vedere la differenza di fuso orario tra Australia e New York.
Converti dollari USA in euro o yen.
Trova l'hotel più economico nella città in cui stai viaggiando.
Imposta un timer per Pomodoro o un cronometro per monitorare il tempo trascorso in un'attività.

Questi strumenti di ricerca limitano il numero di app che devi avere aperte sullo schermo e il numero di volte in cui accedi e esci da diversi programmi nel corso della giornata.

11. Editore di Hemingway

La migliore app di produttività gratuita per una scrittura chiara e senza errori

Scrivere richiede abbastanza tempo senza doversi preoccupare di avere o meno errori di ortografia e grammatica, o se quello che stai scrivendo sarà abbastanza semplice da essere compreso dagli altri.

Hemingway Editor ti solleva da queste preoccupazioni sottolineando errori di ortografia e grammatica, mostrandoti quali delle tue frasi sono troppo difficili da leggere e indicando parole e frasi con alternative più semplici.

Puoi scrivere direttamente nell'editor di Hemingway o, se non vuoi essere disturbato dai suoi consigli mentre scrivi, incolla il tuo testo nello strumento per ripulire le cose quando hai finito di scrivere. È un buon modo per catturare i tuoi pensieri senza la distrazione di cercare di ottenere le cose perfette allo stesso tempo.

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Le 8 migliori app di produttività gratuite per le piccole imprese nel 2020

Una volta che hai trasformato la tua gestione del tempo in una scienza, sei pronto per iniziare ad aumentare la produttività dell'intero team.

Usa queste otto app di produttività gratuite a livello aziendale per assicurarti che tutti abbiano accesso agli strumenti di marketing per le piccole imprese di cui hanno bisogno per completare il proprio lavoro nel modo più efficiente possibile.

1. Trello

La migliore app di produttività gratuita per i flussi di lavoro della catena di montaggio

Se gestisci progetti che devono passare da una persona o un team a un altro prima che siano completati, Trello è l'app di produttività per la gestione dei progetti ideale.

Con una bacheca Trello, puoi creare corsie diverse per ogni fase del processo, spostare le attività da una corsia all'altra man mano che ciascuna viene completata, assegnare attività alle persone che devono completarle e vedere l'avanzamento di ciascuna attività in sospeso in un momento occhiata.

Trello è l'ideale per flussi di lavoro come il content marketing, in cui sono coinvolti scrittori, editori e grafici, o come l'assunzione e il reclutamento, in cui entrambi i responsabili delle risorse umane e delle assunzioni devono completare compiti specifici durante diverse parti del processo.

2. Asana

La migliore app di produttività gratuita per piccoli team

Mentre Trello è ottimo per i flussi di lavoro della catena di montaggio, il piano gratuito di Asana ti offre un po' più di flessibilità nel modo in cui il tuo team sceglie di lavorare.

La visualizzazione della bacheca di Asana funziona esattamente come quella di Trello, consentendo al tuo team di gestire attività e progetti su una bacheca Kanban. Ma se quella visualizzazione non è adatta al tuo team, puoi anche visualizzare le attività su un elenco di cose da fare più tradizionale o persino su un calendario.

Un altro vantaggio di Asana è che puoi gestire più progetti da una vista centrale. In Trello, hai bisogno di schede individuali per ciascuno dei tuoi flussi di lavoro, ma Asana ti consente di assegnare attività da qualsiasi progetto a chiunque nella tua organizzazione da una dashboard centrale.

Lo svantaggio di Asana è che il suo piano gratuito può ospitare solo 15 membri del team, quindi se hai un team più ampio di persone che hanno bisogno di collaborare, dovrai eseguire l'aggiornamento. Con il piano gratuito di Trello, non c'è limite al numero di persone che puoi aggiungere alle tue bacheche.

3. Lasco

La migliore app di produttività gratuita per la comunicazione in tempo reale

Slack è un'app di chat che consente ai team di comunicare tra loro in tempo reale. I singoli membri del team possono scambiarsi messaggi istantanei per chattare quando l'asincronia dell'e-mail non è abbastanza veloce e interi team possono creare i propri canali di discussione per la collaborazione dell'intero team.

Ma dove Slack brilla davvero quando si tratta di produttività è con la sua enorme libreria di app. Puoi connettere Slack a qualsiasi altra app che usi per fare cose come creare ticket di supporto dalle discussioni di Slack, salvare allegati direttamente su Dropbox o Google Drive o aggiungere cose da fare ricevute in Slack al tuo elenco di cose da fare.

Esistono anche app Slack che ti aiutano ad automatizzare il processo per ottenere informazioni dai tuoi colleghi. Puoi aggiungere un'app che raccolga automaticamente gli aggiornamenti per uno standup quotidiano, accetti gli ordini di cibo per un pranzo con catering o invii sondaggi settimanali sul coinvolgimento dei dipendenti.

Alcune di queste app sono gratuite e altre a pagamento, ma l'ampia libreria di app Slack ti offre molte opzioni tra cui scegliere.

4. Documenti, Fogli e Presentazioni Google

Le migliori app di produttività gratuite per la collaborazione in tempo reale

Documenti, Fogli e Presentazioni Google semplificano la collaborazione con altri per creare documenti di testo, fogli di lavoro e presentazioni. I contributori possono collaborare su queste risorse in tempo reale, vedendo dove gli altri stanno attualmente apportando modifiche in modo che nessuno prevalga su ciò che sta facendo qualcun altro.

Puoi anche controllare cosa possono fare gli altri sulle risorse che crei, autorizzando loro a visualizzare, commentare o apportare modifiche alle tue risorse. Utilizza la modalità di suggerimento per offrire modifiche che il proprietario del documento può accettare o rifiutare, oppure lasciare commenti quando ci sono domande o sono necessarie ulteriori spiegazioni.

La cosa migliore di questa suite di strumenti è che tutte le versioni storiche delle risorse che crei sono salvate e accessibili. Quindi, se qualcuno apporta modifiche che non ti piacciono o devi tornare a una versione precedente, non solo puoi vedere tutte le versioni precedenti, ma puoi anche ripristinarle in pochi clic.

5. Google Drive

La migliore app di produttività gratuita per la condivisione di file e cartelle

Mentre molte aziende utilizzano Dropbox, Google Drive è un affare migliore se stai cercando uno strumento gratuito per la condivisione e l'archiviazione di file. Il piano gratuito di Dropbox Basic ti offre solo 2 GB di spazio di archiviazione, ma ottieni 15 GB con Google Drive (sebbene quello spazio sia condiviso con il tuo account Gmail, se ne hai uno).

Google Drive funziona in modo più naturale se utilizzi anche strumenti Google come Documenti, Fogli e Presentazioni. I file che crei con questi strumenti vengono salvati automaticamente su Google Drive. Puoi creare cartelle condivise in Google Drive e concedere automaticamente a chiunque abbia accesso alla cartella lo stesso accesso ai file all'interno di quella cartella.

Lo strumento Backup e sincronizzazione di Google Drive semplifica inoltre il backup automatico di tutti i file salvati sul computer su Google Drive e l'accesso a tali file senza dover aprire l'app Web Google Drive. È un altro modo per ottenere tutto ciò di cui hai bisogno in una posizione centrale in modo da non dover indovinare dove vengono salvati i file.

6. Nozione

La migliore app di produttività gratuita per la gestione della conoscenza del team

Uno dei modi migliori per mantenere produttivo il tuo team è assicurarsi che tutti abbiano un facile accesso alle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro. È un'impresa difficile quando ogni team utilizza un sistema diverso per documentare e archiviare le proprie conoscenze.

Notion risolve il problema semplificando ai team la creazione di basi di conoscenza interne a cui chiunque nell'azienda può cercare e accedere. Crea spazi di lavoro diversi per gruppi diversi, come risorse umane, marketing, vendite e servizio clienti, quindi cercali tutti in una volta per trovare rapidamente le conoscenze documentate da qualsiasi team.

Con il piano gratuito di Notion, puoi aggiungere un numero illimitato di membri del team e creare fino a 1.000 blocchi di spazio di archiviazione, il che è perfetto per le aziende in crescita che desiderano raccogliere conoscenze aziendali in anticipo ma non hanno grandi budget.

7. Contabilità dell'onda

La migliore app di produttività gratuita per una semplice contabilità aziendale

Wave è uno strumento di contabilità aziendale gratuito e ricco di funzionalità che consente agli imprenditori e ai loro team finanziari di collaborare per tenere traccia di vendite, fatture, spese e profitti.

Con il piano gratuito di Wave, ottieni transazioni illimitate sul conto bancario, fatturazione e scansione delle ricevute, semplificando la raccolta e il consolidamento di tutte le spese e le entrate aziendali. Aggiungi le carte di credito aziendali dei tuoi dipendenti per acquisire le loro spese e chiedi loro di inviare le foto delle ricevute utilizzando l'app mobile di Wave.

Puoi anche accettare pagamenti tramite Wave (sebbene si applichino commissioni di transazione) e convertire automaticamente i pagamenti in valute estere. Infine, aggiungi i tuoi contabili e contabili al tuo sistema in modo da lavorare tutti con gli stessi dati e imposta le autorizzazioni per assicurarti che tutti vedano solo ciò che vuoi che vedano.

8. CloudApp

La migliore app di produttività gratuita per la condivisione di schermate

Gli screenshot sono utili per comunicare chiaramente sia internamente che esternamente, ma la condivisione degli screenshot può essere onerosa. CloudApp semplifica l'acquisizione e la condivisione di schermate e brevi video e la loro condivisione con chiunque sia necessario tramite un collegamento Web. Aiuta gli imprenditori a fornire istruzioni chiare e visive ai propri dipendenti e ai dipendenti di fornire le stesse ai clienti.

Per utilizzare CloudApp gratuitamente nella tua azienda, ogni dipendente che ne ha bisogno dovrà creare il proprio account gratuito. Anche se questo non manterrà tutti gli screenshot della tua attività nello stesso posto, puoi condividerli facilmente tra loro tramite link che possono essere protetti da password se mostrano informazioni sicure.

Scegliere le app di produttività giuste per te e la tua azienda

Anche se avere le giuste app per la produttività può aiutarti a rimanere concentrato sulle attività che muovono l'ago, avere troppe app può diventare un problema di produttività.

Quindi, prima di iniziare a scaricare app e inviarle ai tuoi team, prenditi del tempo per determinare quali sono i tuoi maggiori ostacoli per diventare più produttivi.

Le distrazioni sono il tuo più grande ostacolo alla produttività? In tal caso, strumenti come RescueTime, StayFocusd, Boomerang e KanbanFlow potrebbero aiutare.

La produttività complessiva della tua azienda sta soffrendo perché le persone non sono sicure di quali siano le loro priorità o perché non riescono a trovare ciò di cui hanno bisogno per andare avanti? In tal caso, configura i tuoi team con app come Trello, Asana, Google Drive o Notion.

Stai lottando per collaborare in modo efficiente? Strumenti come Slack, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Drive e Wave Accounting possono fornire la soluzione perfetta.

Stai lottando per comunicare chiaramente? Prova Hemingway Editor e CloudApp. Oppure, se hai difficoltà a ricordare troppe informazioni, affidati a strumenti come Evernote, Todoist o LastPass.

Determina la causa principale della tua produttività imperfetta e nel 2020 avrai fatto il primo passo verso una maggiore produttività.