10 sistemi di produttività per provare che funzionano davvero

Chi non vorrebbe essere più produttivo?

Bene, un modo per farlo è implementare un sistema di produttività. E ce ne sono molti tra cui scegliere!

Diamo un'occhiata ai 10 sistemi di produttività più popolari che puoi provare.

Che cos'è un sistema di produttività?

Un sistema di produttività è fondamentalmente qualsiasi insieme di strategie, procedure e filosofie progettate per aiutare le persone a essere più produttive.

Potrebbe essere un semplice insieme di regole che, se seguite, possono mantenerti concentrato o un modo per organizzare le tue cose da fare per renderle più facili da realizzare (o qualsiasi altra via di mezzo).

Gli obiettivi finali della "produttività", in questi sistemi, sono una combinazione di migliori:

• Priorità. Parte dell'essere più produttivi è sapere su cosa concentrarsi. Se hai 8 ore di lavoro e 10 ore di attività, devi capire quali 2 ore di attività abbandonare o delegare. In questo modo massimizzi il valore delle tue 8 ore di lavoro.
• Messa a fuoco. I sistemi di produttività tentano anche di migliorare la tua concentrazione. Se riesci a eliminare le distrazioni e prestare attenzione esclusivamente al tuo lavoro, finirai per fare di più.
• Efficienza. Legati a questi concetti, i sistemi di produttività tentano anche di aumentare l'efficienza complessiva. In altre parole, uno dei tuoi obiettivi è aumentare la velocità con cui puoi completare le attività in modo soddisfacente.

Sistemi di produttività che funzionano

Senza ulteriori indugi, diamo un'occhiata ad alcuni dei migliori sistemi di produttività che puoi seguire nel 2021:

1. L'elenco delle cose da fare di base.

È un vecchio, ma un buono. E non alzare gli occhi al cielo a meno che tu non l'abbia effettivamente provato!

L'elenco delle cose da fare di base è un classico per un motivo. L'idea è semplice; scomponi tutti i tuoi progetti, obiettivi e responsabilità in attività digeribili e facilmente conteggiabili.

Crea elenchi di queste attività e stabilisci le priorità per esse: le priorità A sono urgenti, le priorità B possono attendere un paio di giorni e le priorità C possono rimanere in sospeso per un po'.

Questo sistema può essere difficile da mantenere coerente e non è l'ideale per tutti gli stili di lavoro o per tutti gli individui.

Tuttavia, è un ottimo punto di partenza se non hai mai provato un sistema di produttività prima.

2. La tecnica del pomodoro.

La tecnica del Pomodoro ha umili origini negli anni '80, ideata da Francesco Cirillo. L'idea di base è quella di utilizzare un timer per suddividere la giornata lavorativa in brevi sprint, con pause intermedie. Ad esempio, puoi lavorare per 25 minuti, fare una pausa per 5 minuti e ripetere. Dopo 3 iterazioni di questo ciclo, puoi fare una lunga pausa (da 20 a 30 minuti).

Diversi studi hanno dimostrato che intervalli di tempo diversi sono "ideali" e le preferenze individuali variano notevolmente. Quindi ci vorrà un po' di sperimentazione per capire quale modello di lavoro concentrato e alternanza di pausa funziona meglio per te.

Detto questo, fare pause frequenti e rimanere concentrati durante il tuo tempo di "concentrazione" è ottimo per aumentare le tue prestazioni (e mantenere il morale ragionevolmente alto).

3. La matrice di Eisenhower.

Eisenhower Matrix non ha suggerimenti o suggerimenti su come lavorare in modo più efficiente. Al suo interno, è un semplice sistema di priorità. Ma se usato correttamente, può aiutarti a ottenere molto di più ogni giorno.

La matrice di Eisenhower è talvolta chiamata matrice "urgente-importante" perché classifica la priorità dell'attività in termini sia di urgenza che di importanza. L'urgenza di un'attività si riferisce alla rapidità con cui deve essere eseguita, mentre la sua importanza è l'impatto che ha per i tuoi obiettivi a lungo termine.

Un compito può essere urgente, ma non importante, e importante, ma non urgente.

Una volta che hai separato correttamente i tuoi compiti in categorie in base all'urgenza e all'importanza, puoi concentrare tutti i tuoi sforzi prima sui tuoi compiti urgenti e importanti e fare più progressi ogni giorno.

4. Il sistema Getting Things Done (GTD).

Originariamente lanciato da David Allen (e oggetto del suo popolare libro con lo stesso titolo), Getting Things Done è un sistema di produttività progettato per aiutarti a migliorare la tua produttività nel tempo.

GTD è essenzialmente un processo in 5 fasi:

Il passaggio 1 è Capture, in cui annoterai tutto ciò che sta occupando la tua mente (compresi tutti i tuoi compiti e le preoccupazioni attuali).

Il passaggio 2 è Chiarire, in cui puoi trasformare quei pensieri caotici in attività e azioni.

Il passaggio 3 è Organizza, in cui assegnerai la priorità alle attività in base all'urgenza e all'importanza (suona familiare?).

Il passaggio 4 è Riflettere, dove puoi apportare le modifiche che ritieni opportuno.

Il passaggio 5 è Coinvolgi, in cui puoi iniziare a svolgere i tuoi compiti uno per uno.

GTD incoraggia anche i professionisti a separare i compiti in 6 aree in base all'orizzonte temporale:

• azioni in corso
• progetti attuali
• aree di interesse
• Obiettivi 1-2 anni
• visioni a lungo termine
• e gli obiettivi generali della vita.

5. Il sistema Zen to Done (ZTD).

Creato da Leo Babauta e ispirato a GTD, il sistema Zen to Done (ZTD) segue alcuni principi simili.

ZTD si differenzia da GTD perché è più focalizzato sullo sviluppo personale e sull'ottimizzazione delle abitudini, piuttosto che sui singoli compiti e progetti.

Sotto ZTD, seguirai un processo simile in GTD, delineando tutti i tuoi pensieri e infine riducendoli a una manciata di "compiti più importanti" (MIT) che vuoi svolgere ogni giorno.

Nel tempo, valuterai e migliorerai le tue abitudini, i tuoi sistemi e i tuoi comportamenti, attenendoti alle routine e completando i tuoi MIT senza distrazioni.

6. Il sistema giornaliero tripletta.

Il sistema di produttività giornaliero tripletta è un modo per semplificare e organizzare i tuoi obiettivi di lavoro complessivi. L'idea è di concentrarti su 3 cose principali che vuoi realizzare ogni giorno; puoi scriverli la sera prima del lavoro o durante la mattina.

Se fai tutte e 3 le cose durante il giorno, vinci! È così semplice.

Ovviamente, ci sono alcuni punti deboli in questa strategia. Non tutti i compiti e gli obiettivi hanno lo stesso peso e non tutti sono facili da quantificare, quindi ridurlo a "3" cose può essere difficile.

Tuttavia, è un ottimo modo per restringere la tua attenzione e sentirti bene nel raggiungere un obiettivo quotidiano.

7. Inserimento nel diario dei proiettili.

Popolare tra gli hipster qualche tempo fa, il bullet journaling è più di un semplice progetto artistico da sfoggiare su Instagram. Sviluppato da Ryder Carroll come soluzione per rimanere concentrati e produttivi nonostante l'ADHD, puoi utilizzare il bullet journal per ottenere una maggiore produttività in quasi tutti i settori della vita.

Il Bullet Journal in genere si basa sulla scrittura a mano (e sui diari letterali) per organizzare i tuoi pensieri.

Creerai un indice, delineerai i tuoi obiettivi e praticherai la "registrazione rapida", che si basa su un sistema di simboli e abbreviazioni per creare una scrittura e una comunicazione concise - e creerai tu stesso questo sistema.

C'è molto spazio per la flessibilità e l'adattamento personale qui. Non è una soluzione ideale per tutti, ma se ti piace l'idea della scrittura a mano e trovi i tuoi pensieri sparsi il più delle volte, potrebbe essere perfetta.

8. L'approccio “mangia la rana”.

Non preoccuparti. Non stiamo mangiando rane vere in questo sistema. Salvo che…

Mark Twain una volta disse: “Se il tuo lavoro è mangiare una rana, è meglio farlo la prima cosa al mattino. E se il tuo lavoro è mangiare due rane, è meglio mangiare prima quella più grande”.

L'intera idea del sistema di produttività "mangia la rana" è organizzare i tuoi compiti e le tue priorità dal più difficile al meno difficile.

Fare prima la cosa più difficile della giornata ti assicurerà di essere al massimo della concentrazione, della produttività e dell'energia quando lo fai - e una volta che hai finito, tutto sembrerà più semplice per impostazione predefinita.

È semplicissimo, ma funziona (almeno per alcuni di noi).

9. Il sistema della scheda Kanban.

Una bacheca Kanban è progettata per aiutarti a organizzare visivamente le tue attività. Puoi creare colonne diverse per rappresentare le diverse fasi di un determinato processo, come "brainstorming", "preparazione", "esecuzione" e "seguito".

Quindi, puoi creare schede per rappresentare diversi clienti, progetti o attività e spostarle su ciascuna colonna man mano che raggiungi nuovi traguardi.

È vantaggioso perché è visivo e può essere reso pubblico, rendendolo utile per rimanere organizzati come una squadra.

Tuttavia, non tutte le attività possono essere facilmente ridotte a schede e colonne, il che le rende peggiori per attività e progetti astratti.

10. Il sistema di produttività di Seinfeld.

Sì, quel Seinfeld.

Secondo un rapporto, Jerry Seinfeld ha contribuito a promuovere e rendere popolare un sistema di produttività basato sulla coerenza. L'idea è semplice.

Per incoraggiarsi a scrivere, Seinfeld investiva in un grande calendario da parete e metteva una X rossa ogni giorno in cui riusciva a scrivere. Nel tempo, questo ha prodotto un profondo effetto psicologico; ha costruito un'abitudine ripetibile e non ha osato "spezzare la catena".

Ogni giorno in cui pensava di scrivere, sarebbe stato motivato a raggiungere il suo obiettivo, se non altro per mettere una X rossa sul calendario e continuare la serie.

Ci sono molti modi in cui potresti diventare creativo con questo approccio. Potresti premiarti in un modo specifico. Potresti usare qualcosa di diverso da un calendario per tenere traccia dei tuoi progressi.

Ma se sei impegnato a fare qualcosa in modo coerente, farlo ogni giorno e visualizzarlo e/o celebrarlo può rendere più facile stabilire quell'abitudine.

Il valore dei sistemi di produttività

Perché hai bisogno di un sistema di produttività? Perché non puoi semplicemente allacciarti le cinture e lavorare di più?

Bene, per essere onesti, probabilmente puoi lavorare di più. Ma digitare i tasti della tastiera con più forza e dedicare più ore in ufficio ti porterà solo lontano.

I sistemi di produttività offrono numerosi vantaggi, tra cui:

• Probabilmente stai già lavorando più che puoi. Quindi cosa puoi fare per lavorare meglio, davvero? I sistemi di produttività ti danno un senso di orientamento. Ti danno nuove strategie da provare, nuove priorità da seguire e nuovi potenziali obiettivi da fissare per te stesso.
• Poiché seguirai regolarmente questo sistema, trarrai vantaggio anche dalla coerenza. Invece di iniziare la giornata lavorativa senza un piano e cambiando rapidamente le priorità, avrai qualcosa di regolare per ancorarti.
• Unità di squadra. Se gestisci un team, i sistemi di produttività sono ancora più preziosi. Poiché puoi coordinare l'intero team attorno a un unico sistema, puoi mantenere tutti sulla stessa pagina e possibilmente anche incoraggiare una maggiore collaborazione.
• Metriche di successo/fallimento. Come fai a sapere se stai raggiungendo i tuoi obiettivi di produttività? Come puoi sapere se stai facendo le cose per bene? I buoni sistemi di produttività hanno metriche chiare per il tuo successo e fallimento; dovrebbe essere ovvio se stai seguendo il sistema correttamente e se stai facendo progressi all'interno di quel sistema.

Sia che tu ti impegni a rimanere con un sistema di produttività o desideri provarne diversi in sequenza, una cosa è certa; è difficile sapere se il tuo sistema di produttività funziona.

Stai facendo più del solito? Meno del solito? Lo stesso?

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