Come fare un piano di gestione del programma

Un programma è un insieme di progetti che si relazionano tra loro e sono quindi gestiti insieme per ottenere la massima efficienza. I vantaggi della gestione di questi progetti simili li fanno stare meglio insieme che da soli.

Tuttavia, ciò non significa che i programmi non richiedano la stessa attenzione laser sulla pianificazione richiesta dai singoli progetti. Un piano di gestione del programma funziona in modo simile a qualsiasi piano di progetto in quanto definisce le politiche, le procedure e i processi da seguire e raggiungere gli obiettivi e gli obiettivi del programma.

Gestione del programma vs gestione del progetto

Prima di spiegare cos'è un piano di gestione del programma, è importante essere chiari sulla differenza tra gestione del programma e del progetto. In molti modi sono simili, tranne che per una differenza fondamentale.

Quella differenza è che, nella gestione del progetto, il tuo sforzo è diretto esclusivamente a produrre rapidamente un risultato finale, senza influire sulla qualità e rispettando la tempistica e il budget concordati. La gestione del programma, tuttavia, segue la stella polare di creare vantaggi per l'organizzazione con la sinergia dalla cogestione di più progetti.

Un'altra differenza è che i progetti possono essere appaltati. L'organizzazione che gestisce il progetto sta lavorando per uno stakeholder, che può o non può far parte di quell'organizzazione. È probabile che una società immobiliare che erige un grattacielo cerchi offerte da appaltatori edili, piuttosto che eseguire il progetto internamente.

Tuttavia, i programmi sono gestiti quasi sempre all'interno di un'organizzazione. Cioè, il responsabile del programma non è un lavoratore a contratto, ma una parte dell'azienda più grande; e il manager del programma è integralmente legato ai loro obiettivi e obiettivi strategici.

Per riassumere, i progetti sono temporanei e forniscono un servizio o un prodotto, e i programmi sono un gruppo di progetti correlati che vengono gestiti collettivamente per ottenere vantaggi che non possono essere raggiunti individualmente.

Che cos'è un piano di gestione del programma?

Gestire qualsiasi cosa richiede un piano, e questo è certamente vero per i programmi.

Esiste un piano di gestione del programma per gestire, eseguire e controllare il programma e i suoi scopi e obiettivi. Pertanto, il piano del programma, come qualsiasi piano, delineerà la panoramica e la strategia del programma. Per fare ciò, il programma deve essere chiaramente definito e il suo ambito delineato.

Il piano è sviluppato da un program manager, che comprende la strategia e gli obiettivi del programma. Un piano di programma riguarda più i vantaggi che i risultati finali. I suoi parametri di successo non sono gli stessi di un progetto in quanto non ha necessariamente bisogno di una consegna di qualità nei tempi e nel budget. Per un piano di programma, il successo risiede nel modo in cui il programma soddisfa le esigenze ei vantaggi dell'organizzazione.

Elementi chiave di un piano di gestione del programma

Qualsiasi programma avrà dipendenze e vincoli. Il piano del programma deve identificarli e includerli nel piano. Ciò include il modo in cui i vantaggi del programma saranno realizzati attraverso la sua gestione.

Poiché un programma è una raccolta di molti progetti, è utile includere una tabella di marcia nel piano. Una tabella di marcia viene solitamente impostata come una sequenza temporale su cui sono punti i compiti che compongono il progetto, con date di inizio e fine. Tuttavia, poiché si tratta di un programma, ci sono diversi progetti mappati lungo la sequenza temporale, il che aiuta a elaborare strategie e collaborare.

Il piano includerà la governance, una struttura organizzativa e il processo utilizzato per pianificare, controllare ed eseguire il piano del programma. Ciò include un programma, un piano di comunicazione, appalti, rischi, procedura di chiusura e tutti gli altri aspetti generali della creazione di qualsiasi piano di progetto.

Dovrai definire i principali risultati finali. Anche un programma ha risultati finali, poiché è composto da progetti. I risultati potrebbero non essere la ragione principale del programma, ma sono pietre miliari importanti che devono essere comprese.

Suggerimenti per la creazione di un piano di gestione del programma

Quando si crea un piano di gestione del programma, ci sono alcune cose che devi tenere a mente. Tendono ad essere simili alla creazione di un piano di gestione del progetto, ma sii consapevole delle differenze tra i due. Ricorda, un piano di progetto è diretto verso il risultato finale, ma i programmi hanno un obiettivo più strategico per i PMO.

Elenca obiettivi e obiettivi

Detto questo, la prima cosa che chiunque faccia un piano deve fare è definire ciò che sta cercando di ottenere. Elenca gli obiettivi e gli obiettivi per assicurarti che il tuo piano rimanga all'interno di tali parametri. Non puoi raggiungere i tuoi obiettivi se non sono chiari.

Pertanto, la comunicazione, come in tutti i progetti, è fondamentale. Senza un canale designato, una determinata frequenza e target, a chi sono diretti i tuoi messaggi, ci saranno problemi.

Pianificare la comunicazione

La comunicazione include l'aggiornamento delle parti interessate. Nel caso dei programmi, le parti interessate sono quelle della tua organizzazione, di solito a livello dirigenziale, che vogliono vedere il ritorno sul loro investimento riflesso nella tua rendicontazione del programma. Il piano del programma deve delineare tali comunicazioni, con quale frequenza e con quali materiali, inclusa la definizione delle loro aspettative.

Crea una linea temporale

Successivamente, dovrai affrontare la sequenza temporale e la portata di tutti i progetti nel tuo programma. Ciò significa il tuo budget complessivo e come regna nell'ambito del tuo programma. Dovrai trovare un equilibrio tra questi due aspetti del programma. Anche se non hai un programma che termina con un risultato di qualità, hai una serie di scadenze più piccole inerenti a ciascun progetto che devono essere gestite nel tuo piano di programma.

Includi i tuoi stakeholder

Assicurati di pianificare non solo con le parti interessate, ma anche con il tuo team. La trasparenza è importante. Il team è in prima linea nel tuo progetto e ti fornirà dati preziosi attraverso il loro coinvolgimento e osservazione. A loro volta, vuoi che conoscano il piano del programma, in modo che possano fare scelte informate quando sono costretti ad agire.

Dopo aver incontrato le parti interessate e i team responsabili dell'esecuzione dei vari progetti, hai una visione sia macro che micro del progetto. Questo informerà il tuo piano di programma mentre lo finalizzi.

Come ProjectManager aiuta con i piani di gestione del programma

Non dimenticare che tutta questa pianificazione può essere facilitata da uno strumento di gestione dei programmi online, come ProjectManager. Il nostro strumento online ti assicura di disporre delle informazioni più aggiornate per prendere decisioni migliori e basate sui dati.

Gestire un programma è difficile, ma è ancora più difficile se si passa da un progetto all'altro per raccogliere dati. Con la nostra vista Panoramica dei progetti, ottieni un elenco di tutti i progetti nel tuo programma. Puoi vedere il titolo del progetto, chi lo gestisce, il team che lo esegue e lo stato. Da questa vista ad alto livello puoi gestire il tuo programma.

Crea dashboard di programmi personalizzati

Dalla vista Panoramica progetti, puoi anche organizzare e raggruppare i tuoi progetti. Quando selezioni determinati progetti e li raggruppi in una cartella, puoi filtrare in base a questo gruppo nel dashboard Panoramica, che mostra sei grafici che tengono traccia delle metriche del programma come salute, carico di lavoro e progresso. Con questa visualizzazione ad alto livello dell'avanzamento e delle prestazioni del tuo programma, puoi rilevare i problemi e apportare modifiche per ottimizzare l'efficacia del tuo programma.

Tieni traccia dei tuoi progetti con una tabella di marcia

Un altro potente strumento è la roadmap del programma, che raccoglie tutti i progetti nel programma e li visualizza su una sequenza temporale del diagramma di Gantt. Puoi vedere tutti i tuoi programmi fino al livello di attività in un posto e come si relazionano tra loro e se ci sono dipendenze. Ma questa non è una vista statica. Filtra per assegnatario, project manager o cliente, vedi durata, date di inizio e fine pianificate e altro ancora. Mostra le metriche chiave degli stakeholder durante le presentazioni.

Per abbinare le risorse alla capacità del tuo programma, disponiamo di una solida gestione delle risorse per l'intero programma. Le funzionalità ti aiutano a monitorare, gestire e creare report sulle risorse del tuo programma. La nostra pagina del carico di lavoro ti offre gli strumenti per bilanciare il carico di lavoro dei tuoi team per aumentare la produttività.

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