Presupposti del progetto: una guida rapida

Fare ipotesi è generalmente disapprovato. Tuttavia, nella gestione dei progetti, le ipotesi di progetto sono essenziali per la pianificazione di un progetto. Ma in che modo le ipotesi di progetto differiscono dalle ipotesi che spesso ci fuorviano nella nostra vita quotidiana?

Diamo un'occhiata a come vengono definite le ipotesi di progetto nella gestione del progetto e perché sono così importanti. Quindi impareremo a conoscere un registro delle ipotesi di progetto e in che modo le ipotesi differiscono da vincoli e rischio. Per ulteriore chiarezza, inseriremo anche un esempio di ipotesi di progetto.

Quali sono le ipotesi di progetto?

Un'ipotesi di progetto viene utilizzata nella pianificazione del progetto per definire un fattore che è vero, reale o certo, anche se non esiste una prova. Devi presumere che ci siano certe verità per procedere con la pianificazione del tuo progetto.

Ciò non significa che tutte le ipotesi di progetto siano vere; a volte lo sono e altre volte no. Ecco perché quando fai un presupposto di un progetto, devi stare molto attento e analizzarlo bene.

Un presupposto nella gestione del progetto può essere un evento o una circostanza che ci si aspetta si verifichi durante il ciclo di vita del progetto. Puoi pensarlo come un'ipotesi plausibile. I project manager di solito hanno anni di esperienza e hanno imparato lezioni da progetti precedenti. Ciò conferisce alle loro ipotesi più credibilità rispetto ad alcuni principianti.

La pianificazione di un progetto si basa su molti presupposti. Più sono ragionevoli queste ipotesi, migliore è il progetto. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online che ti aiuta a trasformare le ipotesi in un piano di progetto praticabile. I nostri diagrammi di Gantt interattivi organizzano le tue attività, collegano le dipendenze per evitare ritardi e persino filtrano per il percorso critico. Quindi puoi impostare una linea di base per monitorare la varianza del progetto in tempo reale per rimanere in pista. Inizia oggi stesso con ProjectManager gratuitamente.

Perché le ipotesi di progetto sono importanti?

Le ipotesi di progetto sono importanti perché puoi andare avanti senza di esse. Semplicemente non c'è modo di dimostrare tutto in un piano di progetto. Stai stimando costi, durata e altro. I presupposti aprono le porte al progetto e alla sua pianificazione.

Identificando i presupposti del progetto sei in grado di capire meglio se gli obiettivi e le attività del progetto sono realistici e realizzabili dato il lasso di tempo che hai. L'analisi delle ipotesi fa parte della gestione del rischio del progetto.

Se analizzi le ipotesi del tuo progetto e si rivelano errate, dovrai rivedere il tuo piano di progetto. Ecco perché le ipotesi di progetto devono essere identificate, tracciate e gestite durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Creazione di un registro delle ipotesi di progetto

Per identificare, tracciare e gestire le ipotesi, è necessario creare un registro delle ipotesi di progetto. Si tratta di un dato fondamentale per la creazione del piano di progetto e per la revisione nel corso del progetto.

È durante la fase di avvio di un progetto che un project manager creerà il registro delle ipotesi. Informa la redazione della carta del progetto. Qui farai ipotesi di alto livello. Le ipotesi basate su compiti, che sono considerati di livello inferiore, vengono fatte durante l'esecuzione del progetto.

Sebbene tu crei il registro delle ipotesi di progetto durante una fase iniziale del progetto, dovrebbe essere regolarmente rivisto e rivisto. Quindi puoi chiudere le false ipotesi e continuare a tracciare quelle attive.

Quando si crea un registro delle ipotesi, assicurarsi di includere quanto segue per ciascuna ipotesi.

• L'assunzione della data viene registrata
• Di quale categoria si tratta, ad esempio budget, programmazione, ecc.
• Assegna un nome e descrivi l'ipotesi
• Impatto dell'assunzione, come alto, medio o basso
• Tasso di incertezza di assunzione da alto, medio a basso
• Assegnare un proprietario che sia responsabile dell'assunzione
• Definire un piano d'azione per mitigare l'impatto se l'ipotesi è vera
• Fissare la data per la prossima revisione delle ipotesi
• Prendere nota dello stato dell'assunzione, ad esempio chiuso o aperto

Presupposti del progetto e vincoli del progetto

Le ipotesi di progetto sono una delle tante cose che un project manager deve considerare mentre lavora alla costruzione del piano di progetto. Discutiamo alcune altre cose che un project manager deve identificare all'inizio del progetto per consegnarlo con successo.

Come abbiamo discusso, un'ipotesi di progetto è ciò che si crede vero in un progetto. Può trattarsi di un evento o di circostanze che potrebbero verificarsi nel corso del ciclo di vita del progetto. Il project manager è in grado di formulare tali ipotesi sul progetto perché ha esperienza, può ricercare dati storici e chiedere il parere di esperti.

Un vincolo di progetto è una limitazione al progetto. Questo può essere qualsiasi cosa, dal budget alla pianificazione e alle risorse necessarie per eseguire il progetto. Secondo il Project Management Book of Knowledge (PMBOK) del Project Management Institute, ci sono sei vincoli nei progetti: ambito, qualità, pianificazione, budget, risorse e rischio.

Come per le ipotesi di progetto, questi vincoli sono identificati all'inizio del progetto e creano i confini in cui il progetto verrà eseguito. In genere, ci sono due tipi di vincoli. I vincoli aziendali sono problemi di alto livello che dipendono dalla tua organizzazione. È raro che questi vincoli cambino. I vincoli tecnici sono quelli che limitano le scelte progettuali. Sono corretti e le modifiche ad essi influiranno sul piano del progetto.

Le differenze sono che le ipotesi sono ritenute vere ma i vincoli sono veri. I presupposti tendono ad essere positivi per il progetto mentre i vincoli no. Se un presupposto si dimostra falso, può essere dannoso per il progetto, mentre i falsi vincoli sono buoni.

Assunzioni di progetto vs. Rischi di progetto

È chiaro che le ipotesi di progetto significano qualcosa che accadrà. Puoi considerare il rischio del progetto in modo simile. I rischi possono essere buoni o cattivi, ma sono anche ipotesi. Se un rischio compare infatti nel progetto, non è più un rischio ma un problema e un problema che deve essere risolto o sfruttato.

Ma le ipotesi e il rischio del progetto, sebbene simili, non sono gli stessi. Differiscono nel loro punto di vista. Se si verifica un rischio, il progetto viene influenzato positivamente o negativamente. Tuttavia, se un'ipotesi non si verifica durante il ciclo di vita del progetto, il progetto ne risente.

Esempi di ipotesi di progetto

Abbiamo discusso le ipotesi e quanto siano importanti per la pianificazione del progetto. Sono una parte così critica della pianificazione che è necessario mantenere un registro delle ipotesi di progetto. Abbiamo anche discusso di come le ipotesi di progetto condividano elementi in comune con i vincoli e i rischi del progetto e come differiscono.

Prima di concludere, esploriamo alcuni esempi. Gli esempi di ipotesi di progetto aiutano a inserire definizioni astratte nel mondo reale, che è dove esistono nel tuo progetto. Diamo una rapida occhiata ad alcuni dei presupposti che possono verificarsi nel corso della gestione di un progetto.

Uno dei presupposti che fai è che avrai tutte le risorse necessarie per completare il progetto entro i tempi consentiti. Ciò significa che i membri del team qualificati, le attrezzature, i materiali, ecc. Forse stai presumendo che quei membri del team saranno disponibili e non in vacanza. Stai presumendo che il periodo di tempo del progetto non si verificherà durante una vacanza importante che potrebbe interrompere la produzione.

Potrebbe essere qualcosa di apparentemente banale come presumere che tutte le parti interessate saranno presenti alle tue riunioni. Questo potrebbe non sembrare un grosso problema, ma se conosci le aspettative dei tuoi stakeholder, non avrai tutte le informazioni necessarie per pianificare di conseguenza.

Un altro presupposto è che l'attrezzatura che hai è in buone condizioni. Dovrebbe essere mantenuto e pronto in modo da poter, ad esempio, produrre quei widget di cui il mercato ha un disperato bisogno. Ma se i macchinari devono essere riparati o sostituiti, non puoi soddisfare quella domanda prima dei tuoi concorrenti.

Ci sono i tuoi fornitori. Se sei in costruzione, devi avere i materiali in loco quando programmato. È probabile che tu abbia buoni rapporti con i tuoi fornitori e fornitori. Consegneranno come previsto. Ma se non lo fanno, allora il progetto probabilmente non rispetterà la scadenza, il che potrebbe avere un effetto domino che sicuramente non vuoi.

ProjectManager aiuta a tenere traccia delle ipotesi di progetto

Per evitare questi falsi presupposti, è necessario un software di gestione dei progetti in grado di tracciare i dati in tempo reale. ProjectManager è un software di gestione dei progetti online in grado di tenere traccia delle ipotesi del tuo progetto in tempo reale. Ciò consente ai project manager di prendere decisioni più approfondite. Inoltre, i nostri strumenti di gestione del rischio ti aiutano a identificare, monitorare e mitigare i rischi nei tuoi progetti.

Monitora in tempo reale con dashboard live

I project manager devono controllare i loro progressi e le loro prestazioni durante tutto il ciclo di vita del progetto. I nostri dashboard in tempo reale offrono loro una visione di alto livello ogni volta che lo desiderano. Non è richiesta alcuna configurazione e il nostro strumento raccoglie e calcola automaticamente sei metriche di progetto che vengono visualizzate in grafici e grafici di facile lettura.

Gestisci le risorse da rispettare

Dai per scontato che le tue risorse funzioneranno come previsto. Se noti un problema con il carico di lavoro nella dashboard in tempo reale, passa semplicemente al grafico del carico di lavoro. È codificato a colori, il che rende facile vedere chi è sovrascritto e chi ha bisogno di più lavoro. Quindi bilancia il carico di lavoro della squadra dal grafico. E 'così semplice.

Il nostro strumento rende anche facile vedere la disponibilità del tuo team durante la pianificazione delle attività, tenere traccia del tempo che dedica a tali attività con schede attività sicure e offrire loro una piattaforma collaborativa per condividere file, commentare e lavorare meglio insieme. L'unico presupposto di cui puoi essere sicuro è che ProjectManager ti aiuterà a realizzare un progetto di successo.

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